淺析高校后勤檔案管理的重要性與存在的問題及應(yīng)對策略

陳亮

摘 要：高校后勤檔案管理涉及的內(nèi)容非常多，管理人員的工作量也比較大。高校后勤檔案管理是學(xué)校后勤管理工作的重要內(nèi)容，同時還為高校發(fā)展決策的制定提供了依據(jù)。高校后勤檔案管理工作可以反映出學(xué)校后勤管理的真實水平。本文主要是針對高校后勤檔案管理的重要性的分析，討論了管理過程中遇到的實際問題并提出意見和建議。

關(guān)鍵詞：高校后勤檔案;管理;重要性;問題;應(yīng)對策略

高校后勤檔案材料真實、準(zhǔn)確、客觀的記錄了學(xué)校的后勤管理工作的歷史，包含了后續(xù)管理的各種文件、數(shù)據(jù)、照片等資料。在日常管理過程中，后勤部門負責(zé)文件的起草、接受和處理，對于學(xué)校其他工作的順利開展有著支撐作用。

1 高校后勤檔案收集工作的重要性分析

1）高校后勤檔案的收集是后勤工作的基礎(chǔ)。高校后勤檔案管理工作不僅可以反映出學(xué)校教學(xué)、科研的發(fā)展情況，還會影響到教學(xué)質(zhì)量。高校后勤檔案管理工作可以體現(xiàn)教學(xué)理念，同時對于教學(xué)、科研工作提供了物質(zhì)支撐。高校后勤管理會涉及到辦學(xué)的每一個細節(jié)，會在學(xué)校文化生活的每一個環(huán)節(jié)中留下痕跡。有的高校辦學(xué)歷史悠久，后勤檔案管理還具有歷史價值。凸顯出豐富的文化內(nèi)涵，為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)提供了支撐和依據(jù)。

2）高校后勤檔案的收集可以衡量后勤管理質(zhì)量。高校后勤檔案管理可以為學(xué)校決策制定提供的重要證據(jù)，可以發(fā)揮出巨大經(jīng)濟效益和社會效益。高校后勤檔案管理工作和設(shè)施、制度有著直接的聯(lián)系，后勤工作并不是臨時起意。校園建筑的設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)施的維修都要依據(jù)后勤檔案，高校后勤檔案直接反應(yīng)了后勤管理工作的水平。要重視后勤檔案的收集工作，確保后勤檔案管理材料的完整性和真實性，為廣大師生創(chuàng)設(shè)良好的生活環(huán)境，為后勤發(fā)展提供可靠依據(jù)。

3）高校后勤檔案的收集促進了檔案統(tǒng)一管理進程。要想更好的了解高校后勤工作，先要清楚后勤工作的管理變化。后勤管理人員工作記憶是十分有限的，個體在時空層面存在明顯的有限性和片面性。針對以上特點，高校后勤檔案管理工作就顯得十分的重要。只有確保高校后勤檔案的完整收集，才能進行后續(xù)的統(tǒng)一管理。保證后勤檔案管理的豐富性和完整性，將其作為高校檔案管理的基礎(chǔ)性要求。

2 高校后勤的檔案收集遇到的問題

因為后勤檔案管理人員認識的局限性，導(dǎo)致部分檔案材料的遺漏。高校后勤檔案管理涉及的內(nèi)容非常多，對于人員的專業(yè)性要求比較高。不僅有許多的常規(guī)性工作，還有著很多的臨時性工作。后勤檔案管理人員流動性比較大，兼職人員沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，從而導(dǎo)致管理效率低下。很多高校的后勤檔案管理制度不完善，歸檔工作無章可循。有的學(xué)校的制度落實存在問題，導(dǎo)致了管理混亂、資料不完整的情況。資料丟失情況時有發(fā)生，后勤檔案管理規(guī)范化建設(shè)進程緩慢。人員對于自身工作職責(zé)認識不清楚，對于檔案材料收集范圍不明確。部分工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低，檔案管理意識非常的薄弱。為了減少工作量使得材料大量的堆積，導(dǎo)致材料歸檔不及時。檔案管理人員只能完成簡單的收集、分類工作，嚴重的影響了后勤檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 提升高校后勤檔案管理效率的措施

1）強化后勤檔案管理調(diào)查，制定高效的管理方案。隨著高校后勤改革工作的推廣和深入，后勤社會管理工作的社會化不斷提升。積極推動信息化體系和后勤管理的融合，促進管理內(nèi)容和管理方式的優(yōu)化和創(chuàng)新。高校的后勤檔案管理材料的來源、范圍、形式甚至載體都發(fā)生了明顯的變化，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足后勤管理工作的各種需求。結(jié)合新時期高校后勤檔管理的特征和規(guī)律進行分析，為行業(yè)的發(fā)展增添動力。在實際工作過程中，要嚴格的按照相關(guān)的管理規(guī)范和要求，積極探索新的工作模式。保證后勤管理材料的真實性，為學(xué)校發(fā)展提供更多支撐。

2）促進高校后勤檔案管理制度優(yōu)化，逐漸適應(yīng)學(xué)校后勤發(fā)展需求。結(jié)合實際情況，促進高校后勤檔案管理制度的建設(shè)進程。將其作為長期、系統(tǒng)的工作，認真研究和學(xué)習(xí)后勤檔案方案的收集范圍。強調(diào)材料收集的內(nèi)容和形式，制定出符合高校發(fā)展規(guī)章制度。明確高校后勤檔案管理人員的工作職責(zé)，將其納入到材料管理的考核過程中，進而保證后勤檔案材料的完整性、有效性。

3）強化后勤檔案人員的培訓(xùn)工作，樹立全新的工作意識。保證后勤檔案收集工作符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，全體后勤檔案管理人員要共同努力，為學(xué)校其他工作開展提供有力支撐。實際上，后勤管理工作的主體是人，人員自身的素養(yǎng)將會直接影響到工作質(zhì)量。定期的進行培訓(xùn)、座談等活動，加深人員之間的溝通交流。不斷拓展人員的視野，強化后勤檔案管理人員的專業(yè)知識，進一步提升人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時，定期對于后勤檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，逐步強化人員的責(zé)任意識。后勤管理人員要保持嚴謹、認真的工作態(tài)度，保證后勤檔案資料的完整。

4）強化遺漏檔案材料的收集工作，充實后勤檔案管理材料。后勤檔案管理過程中，針對遺漏的材料要及時的進行補充收集。遵循隨時發(fā)現(xiàn)、隨時收集的原則，充實后勤檔案管理材料。已經(jīng)撤銷的部門、離職的干部會掌握一部分的文件，要嚴格按照相關(guān)規(guī)范進行分析鑒別。對于有價值的要及時的歸檔保存，不斷的豐富后勤檔案內(nèi)容。如果需要留存?zhèn)€人的檔案材料，就要采用復(fù)印的方式，將其納入到電子信資料庫之中。

5）提升人員檔案管理意識，完善檔案管理制度。高校領(lǐng)導(dǎo)要重視后勤檔案管理工作，進一步的強化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識。確保人員認識到后勤檔案管理的潛在價值和長遠作用，將其納入到日常監(jiān)管工作體系。確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證所有材料都能及時、完整的歸檔。強調(diào)檔案管理制度建設(shè)，明確后勤檔案管理工作內(nèi)容。結(jié)合后勤檔案管理工作特點制定出更加高效的管理體系，逐步的完善歸檔流程。確定歸檔的范圍和時間，提升歸檔工作的準(zhǔn)確率。

檔案管理人員除了擁有專業(yè)素養(yǎng)，還要具備良好的政治素養(yǎng)。培養(yǎng)人員無私奉獻的工作精神，強化人員的責(zé)任心和事業(yè)心。定期的進行培訓(xùn)，確保人員具備扎實的專業(yè)技能。管理人員還要熟悉最新的管理技術(shù)和管理方法，依靠信息化管理措施不斷的提升業(yè)務(wù)水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，針對高校后勤檔案管理的重要性與存在的問題的討論是十分必要的。高校后勤管理會涉及到辦學(xué)的每一個細節(jié)，會在學(xué)校文化生活的每一個環(huán)節(jié)中留下痕跡。明確高校后勤檔案收集工作的重要性，為后續(xù)工作的開展提供理論支撐。嚴格的按照相關(guān)的管理規(guī)范和要求，積極探索新的工作模式。結(jié)合高校后勤檔案管理遇到的實際問題進行分析，制定出科學(xué)的應(yīng)對措施。強化后勤檔案管理調(diào)查，制定高效的管理方案;促進高校后勤檔案管理制度優(yōu)化，逐漸適應(yīng)學(xué)校后勤發(fā)展需求;強化后勤檔案人員的培訓(xùn)工作，樹立全心的工作意識;強化遺漏檔案材料的收集工作，充實后勤檔案管理材料;提升人員檔案管理意識，完善檔案管理制度。結(jié)合后勤檔案管理工作特點制定出更加高效的管理體系，逐步的完善歸檔流程。通過以上措施，進一步的提升高校后勤檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為行業(yè)發(fā)展增添新的動力。

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