信息化時(shí)代的檔案管理工作的創(chuàng)新研究

張默穎

摘 要：隨著社會(huì)和科技的發(fā)展，人們工作生活中對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性不斷的增強(qiáng)，人們?cè)谟龅絾栴}的時(shí)候，往往會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來查找自己所需要的信息。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，若是還是選擇以往的檔案管理方式，人們很難及時(shí)的獲取自己所需要的信息，檔案管理的水平也無法真正的提高。筆者主要探究了信息時(shí)代檔案管理存在的問題，并找到了一些檔案管理創(chuàng)新的手段，希望能夠切實(shí)提高檔案管理的水平，滿足人們對(duì)于信息的實(shí)際需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;工作創(chuàng)新

1 信息時(shí)代檔案管理存在的主要問題

現(xiàn)代化的發(fā)展為人民生活帶來了便利，也為檔案管理工作提供了新的方式，辦公自動(dòng)化、無紙化便是其中之一。這種變化為檔案的收集、整理與傳遞提供了很大的便利，但目前仍存在以下幾個(gè)主要問題，這些問題的出現(xiàn)極大阻礙了信息化時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展。

1.1 檔案管理存在檔案泄漏的風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)在我國絕大多數(shù)的企業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，存在的缺陷都比較多，比如在信息數(shù)據(jù)傳遞的時(shí)候，存在的信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)比較嚴(yán)重。雖然，現(xiàn)在很多企業(yè)機(jī)構(gòu)都將信息技術(shù)運(yùn)用進(jìn)來，希望能夠切實(shí)提高檔案信息的安全性。但是由于互聯(lián)網(wǎng)本身比較的復(fù)雜，信息的安全也沒有保證。所以，很多企業(yè)都把信息化建設(shè)的重點(diǎn)放在檔案數(shù)字化管理建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)中。在建設(shè)的時(shí)候，數(shù)字化檔案管理以及存儲(chǔ)的方式會(huì)導(dǎo)致信息存在泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，很多企業(yè)以及機(jī)構(gòu)都出現(xiàn)過重要數(shù)據(jù)丟失的情況。檔案的訪問權(quán)限設(shè)置不夠有效，在進(jìn)行檔案信息訪問的時(shí)候，程序比較簡(jiǎn)單，并且攔截功能也不夠完善，這也給檔案管理工作更好的進(jìn)行造成了較大的影響。此外，檔案管理工作人員本身的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力比較差，并且危機(jī)意識(shí)較差，所以，企業(yè)和相關(guān)的機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理建設(shè)的時(shí)候，必須做好風(fēng)險(xiǎn)防控方面的管理。

1.2 檔案管理人員本身的素質(zhì)低下

就現(xiàn)在而言，我國很多企業(yè)以及機(jī)構(gòu)檔案管理人員本身的素質(zhì)無法滿足檔案管理的需要，甚至很多管理人員并沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性。這也導(dǎo)致了很多企業(yè)以及機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候不夠重視，不但會(huì)給檔案管理工作質(zhì)量造成影響，還會(huì)直接影響檔案管理將來的發(fā)展。同時(shí)，企業(yè)和相關(guān)的機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致員工工作的時(shí)候重視程度不夠，很容易出現(xiàn)問題。此外，企業(yè)以及相關(guān)的機(jī)構(gòu)并沒有做好管理人員的培訓(xùn)工作，直接導(dǎo)致了檔案管理人員本身的水平比較低下，很多員工并不能夠通過先進(jìn)設(shè)備來開展檔案管理工作，這也直接導(dǎo)致了檔案管理工作的效率比較低。員工本身的素質(zhì)和能力會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量，這也導(dǎo)致了很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，不夠規(guī)范。

1.3 工作效率比較低下

雖然現(xiàn)在有些企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了信息化手段在檔案管理中應(yīng)用的重要性，但是還有很多機(jī)構(gòu)和企業(yè)并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，沒有完善檔案管理的相關(guān)流程，導(dǎo)致了其開展比較困難。首先，企業(yè)和相關(guān)機(jī)構(gòu)并沒有對(duì)電子檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行完善，這也導(dǎo)致了信息化管理的效果很難真正的提高。其次，很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)并沒有進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍和體系的完善，信息化管理技術(shù)水平低下，無法滿足當(dāng)前企業(yè)檔案管理的實(shí)際需要。最后，企業(yè)和相關(guān)的機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，專業(yè)水平比較低下，檔案管理工作缺乏軟硬件方面的支持，很多管理人員不能夠全面的認(rèn)識(shí)其價(jià)值，檔案管理信息化很難正常的進(jìn)行。

1.4 對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度不夠

企業(yè)和相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，很多管理人員和領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識(shí)到做好檔案管理的重要性，認(rèn)為進(jìn)行檔案管理是檔案管理部門的任務(wù)。長期如此，檔案管理工作人員的工作積極性也很難提高。并且，檔案管理人員本身的收入比較少，這也導(dǎo)致了其工作比較消極，很難全身心的投入到檔案管理中去。這也導(dǎo)致了檔案管理水平很難真正的提高。

2 信息化時(shí)代做好檔案管理工作創(chuàng)新的策略分析

2.1 及時(shí)更新檔案管理的相關(guān)觀念

信息化時(shí)代想要做好檔案管理，需要將現(xiàn)代管理體系合理的運(yùn)用進(jìn)來，切實(shí)提高檔案管理的信息化水平。為了滿足信息化時(shí)代檔案管理的需要，企業(yè)和管理人員必須轉(zhuǎn)變管理理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，推動(dòng)檔案管理更好的進(jìn)行。

2.2 對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)發(fā)展的步伐加快，檔案管理的模式也發(fā)生了很大的變化。對(duì)于檔案管理信息化而言，進(jìn)行信息化檔案資源建設(shè)是最重要的。相關(guān)的企業(yè)和機(jī)構(gòu)必須將信息化手段運(yùn)用進(jìn)來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，這樣不但能夠切實(shí)提高檔案管理工作的實(shí)際效率，還能夠保證數(shù)據(jù)信息的完整性，其準(zhǔn)確性也超過了以往檔案管理模式，能夠滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案的需要。

2.3 根據(jù)需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善

現(xiàn)在檔案管理部門進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，若是檔案管理制度完善，不但能夠?qū)⑵髽I(yè)原則性體現(xiàn)出來，還能夠讓員工在一種比較積極的狀態(tài)中更好的完成相關(guān)的工作，將檔案管理本身的規(guī)范性和自律性很好的體現(xiàn)出來。但是就目前而言，很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理制度還不夠完善。所以，需要做好檔案管理部門工作制度的完善，從而給檔案管理部門工作效率的提高奠定基礎(chǔ)。隨著信息化的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，管理人員本身的壓力也不斷的增加，各個(gè)機(jī)構(gòu)為了做好檔案管理，必須完善檔案管理的制度，從而解決檔案管理中存在的問題。

2.4 重視檔案管理工作人員素質(zhì)的提高

想要做好檔案管理，人才是非常重要的。所以，企業(yè)和相關(guān)的機(jī)構(gòu)必須重視檔案管理部門工作人員本身的素質(zhì)提高，讓其真正的認(rèn)識(shí)到做好檔案管理對(duì)于企業(yè)的意義，提高檔案管理人員本身的保密意識(shí)。此外，企業(yè)和機(jī)構(gòu)還必須認(rèn)識(shí)到管理人員專業(yè)水平提高以及信息技術(shù)水平提高的重要性，定期的進(jìn)行培訓(xùn)和管理，確保管理人員本身的水平能夠滿足檔案管理的實(shí)際需要。

2.5 增加檔案管理資金方面的投入

無論是企業(yè)還是相關(guān)的機(jī)構(gòu)，想要提高檔案管理信息化的水平，資金都是非常重要的。首先，必須增加檔案管理部門資金方面的投入，從而給檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施完善奠定物質(zhì)的基礎(chǔ)，檔案管理部門想要做好檔案管理，計(jì)算機(jī)與復(fù)印機(jī)等設(shè)備是非常重要的，所以，必須保證資金投入足夠。

2.6 升級(jí)檔案管理軟件

各省市之間檔案不互通的很大一部分原因是他們所使用軟件之間的不兼容，因此必須開發(fā)出一個(gè)全國通用的檔案管理軟件，為檔案信息的全國互通提供基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)于檔案管理軟件本身也有要求，要做出一個(gè)集信息收集、信息處理、信息搜索與應(yīng)用于一體的多功能軟件。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)與智能手機(jī)普及的現(xiàn)在，要讓檔案管理軟件與人民群眾的需求相結(jié)合，比如讓人民群眾在家就能做到信息的上傳與驗(yàn)證，軟件后臺(tái)則能將人們上傳的信息進(jìn)行分析處理以及儲(chǔ)存與歸類，方便后續(xù)的搜索與應(yīng)用，讓政府、企業(yè)與個(gè)人在信息的使用上沒有障礙。

3 結(jié)語

隨著社會(huì)科技的發(fā)展，信息技術(shù)在我們生活工作中的作用不斷的增加，企業(yè)和相關(guān)的機(jī)構(gòu)，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，若是還是選擇以往的檔案管理方式，人們很難及時(shí)的獲取自己所需要的信息，檔案管理的水平也無法真正的提高。筆者主要分析了當(dāng)前檔案管理存在的主要問題，并找到了信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的手段，希望能夠真正的提高檔案管理的水平。

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