數(shù)字時(shí)代檔案整理的轉(zhuǎn)型升級(jí)

楊曦

摘 要：21世紀(jì)是一個(gè)數(shù)字時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，檔案整理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)用新型的技術(shù)來加強(qiáng)檔案整理工作，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。本文主要分析數(shù)字時(shí)代背景下檔案整理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，意在起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;檔案整理;轉(zhuǎn)型升級(jí)

在人類社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，檔案起到了至關(guān)重要的作用，可以記載人類社會(huì)發(fā)展的歷程，為做出更好的決策提供參考。在檔案管理工作中，檔案整理工作是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，檔案整理質(zhì)量直接對(duì)檔案管理工作的效率產(chǎn)生不容小覷的重要影響。要想提高檔案管理效率，必須提升檔案整理質(zhì)量。21世紀(jì)是一個(gè)數(shù)字時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，檔案整理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)用新型的技術(shù)來加強(qiáng)檔案整理工作，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。本文主要分析數(shù)字時(shí)代背景下檔案整理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，意在起到一定的參考作用。

1 數(shù)字時(shí)代檔案整理存在的問題

目前，我們已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)代，檔案整理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，但是從目前來看，檔案整理工作還存在一些不容忽視的問題，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 對(duì)檔案整理工作缺少全面認(rèn)識(shí)

如今還有一些工作部門沒有全面認(rèn)識(shí)檔案整理工作的重要價(jià)值，認(rèn)為檔案整理工作只是將檔案收集在一起就可以了，對(duì)其沒有投入應(yīng)有的人力和財(cái)力，這導(dǎo)致檔案整理工作只是停留于表層，沒有落實(shí)到實(shí)處。這方面問題具體體現(xiàn)為檔案整理工作的專業(yè)人員比較缺少。已有的在職人員也沒有充分意識(shí)到檔案整理工作的技術(shù)、技巧和重要價(jià)值，對(duì)檔案管理工作不夠重視。不少工作人員認(rèn)為要想在檔案整理工作方面做出業(yè)績(jī)是比較困難的。所以他們沒有投入更多的精力在提升檔案整理工作質(zhì)量上面。

1.2 檔案整理方法不夠科學(xué)合理

從目前來看，一些工作部門的檔案整理工作的方法、方式還是比較傳統(tǒng)的，他們用手工方式將檔案收集在一起，然后按照時(shí)間或者內(nèi)容的方式將檔案進(jìn)行分類。這種傳統(tǒng)的整理方法花費(fèi)的時(shí)間較多，效率有待進(jìn)一步提高。工作人員沒有使用數(shù)字化、科學(xué)化的方法整理檔案，這樣不利于發(fā)揮檔案在工作中的真正價(jià)值。

根據(jù)上文分析可以看出，一些工作部門的檔案整理工作確實(shí)存在一些不容忽視的問題。工作人員要正視這些問題的存在，意識(shí)到21世紀(jì)是一個(gè)數(shù)字化時(shí)代，要在檔案整理工作中注入新型技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的優(yōu)化升級(jí)。

2 數(shù)字時(shí)代檔案整理的轉(zhuǎn)型升級(jí)

數(shù)字時(shí)代背景下，檔案整理工作要想實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級(jí)，可以從以下幾點(diǎn)入手：

2.1 應(yīng)用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，檔案整理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，積極運(yùn)用數(shù)字技術(shù)，在這種情況下，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，隨之而來的還有元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，這種技術(shù)的出現(xiàn)直接打破了傳統(tǒng)落后的手工檔案整理方式，可以大大提升檔案整理工作的質(zhì)量與方式。這種整理技術(shù)是通過計(jì)算機(jī)的操作，將電子文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并進(jìn)行歸類，方便快捷。人們可以通過元數(shù)據(jù)文件查閱自己所需要的檔案信息。單位檔案管理部門應(yīng)該積極應(yīng)用這種新型的整理技術(shù)，提升檔案整理的工作效率。

2.2 應(yīng)用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是與元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)一同出現(xiàn)的。我們都知道，檔案整理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到很多方面。由于元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)還沒有在我國(guó)得到全面推廣，所以在這種情況下，非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)有了用武之地，這是一種具有綜合性的檔案整理數(shù)據(jù)?？梢詫?duì)整體的和獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整理，不必高度依賴信息技術(shù)，對(duì)檔案的要求也比較低，比較符合我國(guó)當(dāng)前檔案整理工作的整體形勢(shì)。

2.3 應(yīng)用檔案虛擬整理技術(shù)

在數(shù)字化背景下，還有一種新型的檔案整理技術(shù)即檔案虛擬整理技術(shù)。這種技術(shù)主要是用來整理與歷史相聯(lián)系的檔案文件。檔案虛擬整理技術(shù)在對(duì)檔案之間的歷史聯(lián)系進(jìn)行揭示和記錄時(shí)，使用的是一整套符號(hào)以及其蘊(yùn)含的語(yǔ)法邏輯，能夠?qū)n案之間存在歷史聯(lián)系的反映出來，并進(jìn)行記錄。簡(jiǎn)言之，檔案虛擬整理技術(shù)通過多維整理的方式對(duì)存在歷史聯(lián)系間的檔案進(jìn)行整理記錄。這樣不會(huì)對(duì)檔案實(shí)體的排序造成負(fù)面影響，讓人們可以得到完整的檔案。

2.4 進(jìn)一步完善的檔案整理工作規(guī)程

在數(shù)字化背景下，檔案整理工作的重要性越來越明顯，工作部門必須對(duì)這項(xiàng)工作予以應(yīng)有的高度重視，要不斷完善工作規(guī)程，進(jìn)一步規(guī)范檔案整理工作的相關(guān)步驟，還要對(duì)各種新型的檔案整理技術(shù)進(jìn)行研究，并予以積極應(yīng)用。工作規(guī)程的制定完善，旨在對(duì)檔案整理工作予以規(guī)范，使工作人員在工作時(shí)有據(jù)可依。

2.5 繼續(xù)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案整理工作的順利完成，離不開高素質(zhì)的工作人員隊(duì)伍。工作部門要繼續(xù)加強(qiáng)專業(yè)的教育培訓(xùn)工作，讓工作人員積極參與這些培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家為工作人員介紹各種新型的檔案整理技術(shù)。比如元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)等，關(guān)鍵是要不斷提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，使他們更好地利用新型技術(shù)來整理檔案。同時(shí)，工作部門還要對(duì)員工接受教育培訓(xùn)的情況進(jìn)行嚴(yán)格的考核，切實(shí)提升工作人員的工作技能。

總而言之，我們已經(jīng)邁入了一個(gè)全新的時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代背景下，檔案的重要性更加明顯，檔案整理工作是檔案管理工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化背景下，工作部門應(yīng)積極應(yīng)用新型技術(shù)來整理檔案，制定高效的工作流程，不斷完善工作機(jī)制讓工作人員在工作時(shí)有據(jù)可依。還要對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升他們的業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，主動(dòng)應(yīng)用新型技術(shù)整理檔案，從根本上提升檔案整理工作效率。

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