信息化時(shí)代對(duì)檔案利用的探索

陳滔

摘 要：如今的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，給人們的生活和工作帶來(lái)了很多便利。同時(shí)在檔案的開(kāi)發(fā)和利用方面，也提高了效率和效果。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)擁有手工管理無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，不但方便快捷，而且存儲(chǔ)量大，安全性高，所以需要合理利用信息技術(shù)。筆者針對(duì)信息化時(shí)代的檔案管理利用進(jìn)行了分析，具體如下。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);網(wǎng)絡(luò);檔案;開(kāi)發(fā);利用

在21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，而且逐漸得到推廣和應(yīng)用，檔案管理利用的信息化程度也越來(lái)越高。在這樣的時(shí)代背景下，必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息的監(jiān)管，合理利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)手段，挖掘檔案的價(jià)值，提高檔案的利用率。

1 檔案利用中存在的問(wèn)題

1）缺乏檔案意識(shí)。如今，科學(xué)技術(shù)在大力發(fā)展，整個(gè)社會(huì)的信息化程度、網(wǎng)絡(luò)化程度也在不斷提升。而傳統(tǒng)的檔案管理利用效率明顯落后于時(shí)代的發(fā)展，甚至無(wú)法滿足人們對(duì)信息的需要?？傮w表現(xiàn)為檔案工作人員缺乏信息意識(shí)、思想觀念落后、缺乏創(chuàng)新精神和開(kāi)拓精神，最終導(dǎo)致硬件設(shè)備的優(yōu)化與工作人員的觀念不協(xié)調(diào)[1]。

2）資源建設(shè)不完善。要對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，就需要充分利用軟硬件設(shè)備，并對(duì)其進(jìn)行不斷的更新維護(hù)。而且這項(xiàng)工作需要投入大量資金，但很多單位和企業(yè)未投入這方面的資金，所以導(dǎo)致檔案的信息化建設(shè)程度不夠。不但整體投資不夠，而且連有限的資金也未被用在關(guān)鍵的地方，產(chǎn)生了結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題，浪費(fèi)了資源。也有一些部門(mén)和機(jī)構(gòu)不愿意在檔案方面進(jìn)行投入，哪怕進(jìn)行了投入，也只是重復(fù)購(gòu)買(mǎi)各種各樣的軟件資源、光盤(pán)資源，沒(méi)有注重效益，也忽略了網(wǎng)絡(luò)資源的利用。而且檔案管理缺乏統(tǒng)一的格式，所以非常散亂。

3）服務(wù)模式陳舊。隨著信息技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，很多檔案管理部門(mén)都購(gòu)置了打印機(jī)、電腦等設(shè)備，而且構(gòu)建了文件數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案查詢庫(kù)。一些檔案部門(mén)也建立自己的網(wǎng)頁(yè)，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。然而因?yàn)槲覈?guó)檔案信息化管理的起步很晚，所以檔案的儲(chǔ)存和利用也停留在原地，和國(guó)外的技術(shù)相比有很大差異[2]。甚至僅僅只開(kāi)展了內(nèi)部的管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)、自動(dòng)服務(wù)的目標(biāo)。

2 信息技術(shù)對(duì)檔案利用帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)

1）能促使信息化時(shí)代社會(huì)檔案觀得到普及。通過(guò)促使信息時(shí)代和檔案利用進(jìn)行結(jié)合，能深入挖掘檔案的價(jià)值。從整體來(lái)說(shuō)，檔案的利用者是固定不變的，然而大家在利用檔案時(shí)僅僅只關(guān)注自身需要的內(nèi)容，另外的零散檔案卻沒(méi)有得到關(guān)注。在如今的信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了一定的利用，使得檔案的開(kāi)發(fā)也更加直觀和有效。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，能對(duì)檔案分析進(jìn)行強(qiáng)化，深入挖掘檔案里的關(guān)鍵信息，不用在傳統(tǒng)檔案內(nèi)尋找結(jié)果。不但提升了人們對(duì)數(shù)據(jù)檔案的利用率，也促使大家根據(jù)自身的需求，快速找到了需要的信息，挖掘了檔案價(jià)值。所以，這也使得社會(huì)檔案觀得到了一定的普及。

2）能促使檔案管理工作更加靈活、多樣化。網(wǎng)絡(luò)的交互性、即時(shí)性，能促使檔案管理工作更加靈活多樣。過(guò)去的檔案開(kāi)發(fā)利用，主要以紙質(zhì)為主，而通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，則可以促使電子檔案得到無(wú)限復(fù)制，也可通過(guò)電子郵件、通訊軟件來(lái)進(jìn)行傳播。傳播者和受眾的身份能得到轉(zhuǎn)化，檔案編研不再僅僅只是簡(jiǎn)單的單向傳遞。同時(shí)，檔案開(kāi)發(fā)者除了能根據(jù)受眾群體的想法和建議來(lái)進(jìn)行調(diào)整，也可按照受眾的需求來(lái)編研檔案，優(yōu)化檔案的開(kāi)發(fā)和利用[3]。

3）能促使工作理念更加先進(jìn)化。過(guò)去的檔案管理利用工作，所針對(duì)的僅僅只是單位內(nèi)部的檔案。不但信息來(lái)源非常單一，而且資料也不齊全。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)則為檔案開(kāi)發(fā)者提供了豐富的資源庫(kù)，借助網(wǎng)絡(luò)渠道，便能找到需要的檔案資料、數(shù)據(jù)等，而且還能在網(wǎng)上查找相關(guān)的動(dòng)態(tài)。一些檔案開(kāi)發(fā)者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)開(kāi)展跨地區(qū)的合作，不但能防止資源被浪費(fèi)，也能促使檔案的質(zhì)量得到提升。

3 信息化時(shí)代背景下檔案利用的對(duì)策

1）利于大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變檔案的開(kāi)發(fā)模式。從目前來(lái)看，很多需要檔案的人會(huì)直接前往檔案室查找和搜索。然而這需要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，長(zhǎng)時(shí)間占用檔案案卷，可能會(huì)對(duì)檔案資料的管理利用產(chǎn)生不好的影響。所以要采取先進(jìn)信息的技術(shù)，建立精確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而保證檔案使用者能及時(shí)獲取需要的信息。同時(shí)也要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行利用，提高挖掘數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)的能力，這樣便能幫助檔案使用者從海量數(shù)據(jù)信息中找到自身需要的內(nèi)容。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，也能針對(duì)檔案的具體信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、核算。在分析信息檔案的過(guò)程中，壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)范圍，從而準(zhǔn)確的找出檔案中隱藏的信息。

2）對(duì)軟件進(jìn)行及時(shí)的更新。在如今的信息時(shí)代背景下，為了更好的利用檔案。必須要及時(shí)更新檔案軟件程序，實(shí)現(xiàn)和另外一些軟件的兼容，最終達(dá)到檔案資源共享的目標(biāo)，提高檔案的利用率[4]。檔案管理部門(mén)需要和信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，引進(jìn)智能化的軟件，提高檔案查找的效率。舉個(gè)例子，在對(duì)檔案進(jìn)行保存和使用時(shí)，可采用CAD、CAM系統(tǒng)，或者是ERP系統(tǒng)，借助信息技術(shù)對(duì)檔案的種類進(jìn)行識(shí)別，具體分為視頻類、文字類等，再存儲(chǔ)到相對(duì)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將檔案資源上傳至云端信息庫(kù)保存，這樣便能實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程傳遞、安全保管，為檔案的利用帶來(lái)了更多的便利。

3）對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和評(píng)估。將有價(jià)值的檔案資料傳遞給檔案利用者，屬于檔案工作者的重要責(zé)任。同時(shí)，這份工作也屬于評(píng)判檔案部門(mén)信息服務(wù)質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)。在網(wǎng)絡(luò)信息繁雜的今天，各種不同的信息良莠不齊，內(nèi)容也非常多。所以需要加強(qiáng)對(duì)檔案的鑒定、評(píng)估，而且檔案工作者也要提高自身的鑒定、評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行甄別、選擇、分析，并且從其中獲取與檔案利用者相關(guān)的部分，提高檔案管理服務(wù)的整體水平[5]。

4）保證對(duì)檔案使用的安全性。對(duì)于有利用價(jià)值、需要保密的檔案，必須要保證其安全性。因?yàn)檫@些重要的檔案對(duì)于社會(huì)建設(shè)、政治建設(shè)具有一定的作用，為了避免其泄漏、被篡改，必須要提升檔案管理權(quán)限的安全性，防止因權(quán)限丟失而產(chǎn)生不良后果?？沙浞掷孟冗M(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，隔離計(jì)算機(jī)中的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)，使得該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)獨(dú)立化。而且管理者也要擁有現(xiàn)代化的管理理念，樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全防范的意識(shí)，設(shè)置檔案權(quán)限，做好檔案?jìng)浞莸墓ぷ?。通過(guò)安裝防火墻和保密軟件，可防止有人惡意入侵系統(tǒng)，對(duì)信息檔案進(jìn)行竊取和篡改[6]。不僅如此，更要加強(qiáng)監(jiān)管的力度，使工作人員用密碼和口令才能進(jìn)入系統(tǒng)。最后還要安裝監(jiān)控系統(tǒng)，隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)的情況進(jìn)行查看。

4 總結(jié)與體會(huì)

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理利用也和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行了滲透。所以，檔案資料的信息化建設(shè)成為了必然趨勢(shì)。因?yàn)槲覈?guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制正在不斷轉(zhuǎn)型，所以傳統(tǒng)檔案工作也逐漸朝著信息化的進(jìn)程邁進(jìn)，怎樣對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用，已經(jīng)成為了檔案工作者需要不斷探索的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)

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