高校辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用研究

摘 要：本文首先闡述了高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)意義，介紹了辦公自動化系統(tǒng)的概念及主要技術(shù);其次針對高校數(shù)字化辦公的特點進(jìn)行詳細(xì)描述;第三是對數(shù)字化校園平臺對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行了講解;最后對高校辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：辦公自動化系統(tǒng);net JAVA;數(shù)字化校園

1 高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)意義

在高校的傳統(tǒng)辦公模式中，院校各個部門之間的信息通道并不通暢，信息孤島和割裂顯現(xiàn)還比較常見，導(dǎo)致高校各個部門間的信息傳達(dá)不順暢，信息收集重復(fù)率高，難以實現(xiàn)信息暢通和資源的有效共享，在這種情況下，高校的辦公事務(wù)就會顯得效率低下，工作量大而且重復(fù)。隨著高校的不斷發(fā)展，校區(qū)和部門的數(shù)量在不斷增加，辦公事務(wù)以及管理職能也不斷增多，進(jìn)一步改進(jìn)辦公模式，建設(shè)先進(jìn)有效的高校辦公自動化系統(tǒng)就顯得更為重要。

2 辦公自動化系統(tǒng)的概念及主要技術(shù)

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是將計算機、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運用到傳統(tǒng)辦公方式，進(jìn)而形成的一種新型辦公方式。辦公自動化利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息化技術(shù)，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動或重復(fù)性業(yè)務(wù)活動，優(yōu)質(zhì)而高效地處理辦公事務(wù)和業(yè)務(wù)信息，實現(xiàn)對信息資源的高效利用，進(jìn)而達(dá)到提高生產(chǎn)率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質(zhì)量、改善工作環(huán)境。

辦公自動化系統(tǒng)主要包括以下幾個方面的技術(shù)：1）辦公門戶技術(shù)：門戶技術(shù)是整合了內(nèi)容、應(yīng)用程序、工作場所的一門技術(shù)。信息門戶技術(shù)提供了個性化的信息集成平臺和可擴展的框架，能夠根據(jù)需要進(jìn)行全方位的信息資源整合，使應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)內(nèi)容、人員和業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)互動。2）信息共享與交換技術(shù)：信息資源的共享是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要內(nèi)容。為提高辦公自動化效率，需要建設(shè)統(tǒng)一、安全、高效的信息資源共享交換平臺。3）業(yè)務(wù)協(xié)同機制：多維度、多領(lǐng)域的“協(xié)同辦公”是辦公自動化發(fā)展的方向。協(xié)同工作就是由多人互相配合完成同一工作目標(biāo)。4）工作流技術(shù)：在辦公自動化系統(tǒng)中，工作流技術(shù)的實施主要是通過工作流管理系統(tǒng)來實現(xiàn)的。工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，通過計算機技術(shù)的支持完成工作流的定義和管理，并按照預(yù)先定義好的工作流邏輯完成工作流的執(zhí)行。

3 高校辦公自動化系統(tǒng)的特點

1）兼容協(xié)作。高校辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建，要具有較強的兼容性，能夠適應(yīng)高校不同性質(zhì)、不同組織方式的工作流程，能實現(xiàn)行政、教學(xué)、教師、學(xué)生各自特定的行為方式運轉(zhuǎn)。

2）便捷方便。高校辦公自動化系統(tǒng)要是一個開放的體系，系統(tǒng)具有完善的工作編輯器，能涵蓋高校辦公事務(wù)的所有流程。相應(yīng)的客戶端應(yīng)用可以根據(jù)學(xué)校實際辦公特點進(jìn)行調(diào)整和修改，能定制修改辦公流程，修改控制工作狀態(tài)，還可以在實際應(yīng)用中，依據(jù)學(xué)校實際系統(tǒng)的構(gòu)建規(guī)模配置合適的管理員。

3）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。高校辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用要實現(xiàn)多種數(shù)據(jù)的協(xié)同應(yīng)用，要嚴(yán)格遵循教育部及其他規(guī)定的信息管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和協(xié)同化設(shè)計，構(gòu)建符合要求和標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，提高數(shù)據(jù)交換的便捷性，方便與校內(nèi)外其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，便于查詢和傳輸各種辦公數(shù)據(jù)。既可以實現(xiàn)上下級教育機構(gòu)的公文信息交換，也能滿足內(nèi)部辦公的各種需求。

4）靈活實用。高校辦公自動化系統(tǒng)要具備多種功能，信息閱覽平臺與高校門戶網(wǎng)站通過集成作用，可以實現(xiàn)門戶信息與辦公自動化系統(tǒng)信息的同步傳輸或發(fā)布。系統(tǒng)要具備人性化的在線幫助，能夠及時幫助用戶了解掌握系統(tǒng)及其它相關(guān)操作的使用方法，滿足用戶的實際使用需求。

5）安全性。高校辦公自動化系統(tǒng)要具有靈活的權(quán)限控制和完善的安全機制。可以在授權(quán)平臺上實現(xiàn)用戶和權(quán)限的有效匹配，辦公系統(tǒng)中任何信息只要滿足權(quán)限要求，都能夠進(jìn)行查詢和發(fā)布，在權(quán)限控制之內(nèi)，用戶登錄系統(tǒng)后僅可以看到相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的信息。

系統(tǒng)的安全機制由網(wǎng)絡(luò)登錄驗證、數(shù)據(jù)庫登錄驗證、應(yīng)用管理模塊等組成，系統(tǒng)客戶通過分級授權(quán)和驗證機制，保障數(shù)據(jù)查詢、使用、傳輸?shù)炔僮鞯陌踩?。這種多層安全機制既提高了系統(tǒng)的安全性，同時也有利于防范病毒、黑客的非法攻擊。

4 高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計要求

1）辦公模式要注意移動化。隨著智能終端的普及與互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，移動化辦公已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公的一種發(fā)展趨勢。解決工作空間與工作時間的局限性，并實現(xiàn)隨時可以辦公的目標(biāo)，可以大大提高工作效率。移動化辦公最重要的問題就是要處理好數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)的安全，有效利用無線虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立虛擬數(shù)據(jù)專網(wǎng)，從而更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳輸服務(wù)，同時設(shè)計多種安全驗證及嚴(yán)密的控制，利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行保護，使辦公自動化的移動平臺更加安全可靠。

2）行政管理要體現(xiàn)集成化。在高校管理中，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，可實現(xiàn)財務(wù)、后勤、人事、教務(wù)、學(xué)生等一系列的管理工作，只要登錄自動化辦公系統(tǒng)就可以方便快速的處理各種事務(wù)。辦公自動化系統(tǒng)要將高校的部門機構(gòu)相互聯(lián)系，使行政、教學(xué)各個部門之間，教師、學(xué)生各類人群之間關(guān)系更加密切，能夠及時發(fā)布查詢相關(guān)信息，提高工作效率，使辦公變得更加方便、快捷、智能。

3）系統(tǒng)功能要注意實用化。對辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，要遵循從實際出發(fā)、以人為本的原則，一定要根據(jù)高校實際情況，建設(shè)適合自身發(fā)展的辦公自動化系統(tǒng)，使辦公自動化系統(tǒng)簡單實用，使工作質(zhì)量和工作效率得到顯著的提高。

4）工作流程要設(shè)計規(guī)范化。高校辦公自動化系統(tǒng)涵蓋范圍廣，內(nèi)容多，具體的功能及操作也各種各樣，因此在辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)中，要梳理各種行政及教學(xué)管理要求，建立規(guī)范可行的工作流程，實現(xiàn)工作過程的有效管理。例如審批流程：填報人填好相應(yīng)文件，再將填好的文件發(fā)送給部門負(fù)責(zé)人或直屬負(fù)責(zé)人復(fù)核，復(fù)核通過后，發(fā)送給相關(guān)職權(quán)負(fù)責(zé)機構(gòu)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，如果需要修改，退回填報人進(jìn)行修改。相關(guān)職權(quán)負(fù)責(zé)機構(gòu)負(fù)責(zé)人審核完畢以后，發(fā)送給填報人，填報人按照審核意見再將文件發(fā)送給相應(yīng)負(fù)責(zé)的審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會簽和簽發(fā)。在流程的規(guī)范化中，一定要做到步驟清晰，責(zé)任分明，監(jiān)督有序。

5 辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)前提是要構(gòu)建數(shù)字化校園，通過信息技術(shù)來滿足高校各類信息的使用需求，以實現(xiàn)數(shù)字資源的合理應(yīng)用。數(shù)字化校園是在傳統(tǒng)的空間上，實現(xiàn)環(huán)境（包括設(shè)備、教室等），資源（如圖書、講義、課件等）以及應(yīng)用（包括教、學(xué)、管理、服務(wù)、辦公等）的全部數(shù)字化，有效拓展高校的時間和空間維度，提升高校教學(xué)、辦公、管理效率和質(zhì)量，擴展高校業(yè)務(wù)功能，最終實現(xiàn)全面數(shù)字化的目的。

辦公自動化系統(tǒng)以數(shù)字化校園平臺為基礎(chǔ)，其信息服務(wù)的廣度、深度以及功能均能顯著提高，與傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)存在本質(zhì)區(qū)別。高校辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)容幾乎涵蓋了高校的所有行政、教學(xué)、管理等事務(wù)，數(shù)字化校園平臺的建設(shè)會推進(jìn)高校自動化辦公進(jìn)程，擴展系統(tǒng)內(nèi)容的廣度，催進(jìn)高校辦公自動化系統(tǒng)的充分利用。

6 高校辦公自動化系統(tǒng)展望

高校辦公自動化系統(tǒng)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要部分，是一個循序漸進(jìn)、持續(xù)發(fā)展、逐步認(rèn)識的過程。在高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)中，一定要以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，理性地發(fā)現(xiàn)和解決問題，做到有計劃、有目的、分步驟地實施。這樣辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展，才會取得更加豐碩的成果。

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作者簡介

趙超（1975-），鄭州，武漢大學(xué)碩士，河南牧業(yè)經(jīng)濟學(xué)院信息工程學(xué)院，副教授。