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      淺析高職院校財務(wù)報銷工作存在的問題與建議

      2019-11-12 06:25:56姚文波
      經(jīng)濟研究導(dǎo)刊 2019年28期
      關(guān)鍵詞:建議高職院校問題

      姚文波

      摘 要:財務(wù)報銷是高職院校財務(wù)管理工作中的重點。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴大,經(jīng)費投入越來越多,資金使用項目越來越廣,財務(wù)報銷方式發(fā)生了變化,導(dǎo)致財務(wù)報銷工作產(chǎn)生了很多問題。從高職院校財務(wù)報銷實際工作入手,針對財務(wù)報銷工作中存在的問題,提出優(yōu)化財務(wù)報銷的思路,以期提高財務(wù)報銷工作效率和質(zhì)量。

      關(guān)鍵詞:高職院校;財務(wù)報銷;問題;建議

      中圖分類號:G717? ? ? ? 文獻標(biāo)志碼:A? ? ? 文章編號:1673-291X(2019)28-0112-02

      近年來,隨著我國高職體制改革的逐步深入,學(xué)生招生數(shù)量的不斷增加,政府對教育經(jīng)費的投入也在加大,并呈現(xiàn)出多元化趨勢。《高等學(xué)校會計制度》頒布以及《政府會計制度》在高校職院校的全面實施,對會計核算的要求越來越高,高職院校的財務(wù)管理也面臨著更高的要求,并對財務(wù)報銷提出了新的挑戰(zhàn),給財務(wù)管理造成一定的壓力,影響財務(wù)主體的權(quán)益,影響了高職院校的發(fā)展。財務(wù)報銷方法、措施的推行和改進可以提高財務(wù)報銷運行效率,有效地降低財務(wù)成本,發(fā)揮資金的最大效用,提升財務(wù)管理水平等。

      一、高職院校財務(wù)報銷的現(xiàn)狀

      大多高職院校還采用傳統(tǒng)的報銷方式,財務(wù)報銷一般報銷人員、部門領(lǐng)導(dǎo)和主管院領(lǐng)導(dǎo)在原始單據(jù)簽字后,由報銷人員到財務(wù)處排隊等候粘貼原始票據(jù)、整理票據(jù)憑證、規(guī)范填寫報銷單據(jù),審核人員審核之后,遞交主管財務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)簽字審批,再回到財務(wù)處簽字復(fù)核無誤后,傳遞到出納進行付款。由于財務(wù)報銷需求較大,報銷時間比較集中,報銷人員排隊較長,需要耐心等候財務(wù)人員對其憑證進行審核、歸類匯總。在財務(wù)報銷過程中,必須完成每項環(huán)節(jié)部署,任一環(huán)節(jié)報銷出現(xiàn)問題必須重新開始財務(wù)報銷準(zhǔn)備工作,占用教職工大量時間,引起報銷人員不滿,增加報銷行為人之間矛盾。

      隨著高職院校改革,辦學(xué)規(guī)模不斷擴大,專項資金投入加大,報銷工作分類細化,財務(wù)報銷流程繁雜,業(yè)務(wù)量大幅增加。但因高職院校財務(wù)工作人員有限,報銷信息不對稱,報銷賬目難易程度不一等,導(dǎo)致審核工作時間較長。在規(guī)定時間內(nèi)完成大量的報銷賬目審核與復(fù)核,報銷人員缺乏耐心等候的前提下,財務(wù)人員工作和壓力增加,財務(wù)報銷效率低下。

      二、高職院校財務(wù)報銷存在的問題

      1.經(jīng)費來源多樣化,預(yù)算控制效果不好。目前,高職院校撥款主要是以財政撥款為主,除了正常的公用經(jīng)費和人員經(jīng)費外,還有大量的專項資金,經(jīng)費來源渠道和申報途徑日趨多樣化,有些項目沒有進行充分的可行性論證,項目經(jīng)費支出難的問題日益突出。并且每項資金的下達細化了用途,不能超支、挪用。比如科研經(jīng)費撥款,不同的科研項目下達的資金不同,但必須做到專款專用。這就要求財務(wù)人員在審核時必須掌握各類經(jīng)費的使用要求,對??顚S?、有特定用途的經(jīng)費進行嚴格的預(yù)算控制,對于超預(yù)算、超范圍的報銷業(yè)務(wù)不予報銷。而項目負責(zé)人認為款項是自己的經(jīng)費,可以隨意使用,同時經(jīng)費的使用要求項目負責(zé)人和歸口部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,加大了財務(wù)報銷的工作量,需要耗費財務(wù)人員的大量時間,影響報銷效率,也使得財務(wù)報銷更加復(fù)雜化。

      2.報銷簽字審批環(huán)節(jié)時間長?,F(xiàn)行的財務(wù)報銷審批大多數(shù)實行“一支筆”制度,即各部門或院(系)領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)經(jīng)費的簽字審批,有些高職學(xué)院還需要分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批,到財務(wù)審核后,主管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)行使簽批權(quán),財務(wù)處長再進行簽字審批。有些事項如專項經(jīng)費除了項目負責(zé)人簽字,各歸口部門領(lǐng)導(dǎo)也要簽字,這種多層的審批制度有利于經(jīng)費的控制管理,但勢必增加了財務(wù)報銷的難度。如遇到部門負責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)開會不在或復(fù)雜業(yè)務(wù)溝通不暢的情況下,簽字很難一兩次完成,往往一筆賬要跑三五次,耗費報賬人員較多的時間,極易引發(fā)財務(wù)人員與報銷人員的沖突,導(dǎo)致報銷人員對財務(wù)部門產(chǎn)生抱怨心理,使得財務(wù)報銷工作難以順利完成。

      3.財務(wù)人員與報銷人員信息不對稱。財務(wù)人員和報銷人員對財經(jīng)制度的熟悉程度直接影響報銷業(yè)務(wù)是否一次順利通過。財務(wù)工作人員熟悉各類經(jīng)費的報賬規(guī)定,但是報銷人員很少有正規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),雖然了解一些財經(jīng)法規(guī),但對財務(wù)制度不可能像財務(wù)人員一樣及時更新。報賬人員在進行報銷工作時,與財務(wù)人員沒有專門的溝通渠道,且財務(wù)報銷相關(guān)的法規(guī)信息化、公開化、透明度不高。因而,在報銷過程中經(jīng)常會出現(xiàn)不合規(guī)票據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限不完整,以及報銷項目與實際經(jīng)濟事項或者經(jīng)費用途范圍不相符等無法辦理的情況,影響報銷程序的完成。頻繁“退單”容易造成報銷人員對財務(wù)審核人員的不滿情緒,進而轉(zhuǎn)嫁為對財務(wù)部門的不滿,也會讓財務(wù)人員因重復(fù)審核而煩躁,影響財務(wù)報銷工作順利進行。

      4.財務(wù)人員業(yè)務(wù)技能和工作積極性不高。長期以來,高職院校財務(wù)人員習(xí)慣于既定的程序,坐在辦公室等候報銷人員遞來憑證,當(dāng)出現(xiàn)不符合相關(guān)規(guī)定時則予以退還,這對于花了很長時間準(zhǔn)備和排隊辦理的報銷人員來說,容易產(chǎn)生抵觸心理。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴大,專項資金投入量增加,對財務(wù)人員的要求提高,但高職院校并沒有重視對報銷人員的培養(yǎng),有些財務(wù)報銷人員業(yè)務(wù)不專,自動更新知識能力不夠。財務(wù)人員工作本身又煩瑣復(fù)雜,特別是遇到報銷高峰期,既要審核原始單據(jù),又要審核領(lǐng)導(dǎo)簽批權(quán)限,還要查看是否符合對應(yīng)的經(jīng)費預(yù)算,再加上時不時的電話答疑,致使財務(wù)人員產(chǎn)生煩躁情緒,嚴重影響工作積極性與熱情。并且財務(wù)人員較其他部門工作人員工作量大,但待遇地位并不高,精神壓力大,導(dǎo)致財務(wù)人員工作積極性不高。

      三、加強高職院校財務(wù)報銷工作的建議

      1.完善財務(wù)報銷制度和規(guī)范。目前高職院校財務(wù)報銷制度和經(jīng)費管理制度尚不完善,沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范。按照會計制度的要求,為了規(guī)范財務(wù)報銷業(yè)務(wù),必須統(tǒng)一財務(wù)報銷制度與業(yè)務(wù)流程。高職院校可根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展和需要,及時修訂完善財務(wù)報銷管理制度,如根據(jù)現(xiàn)行的公務(wù)接待費、差旅費、科研經(jīng)費等系列管理制度,明確具體的規(guī)范要求,細化操作辦法。完善相關(guān)的財務(wù)審批管理制度,規(guī)范報銷要求、報銷流程等。同時,高職院校內(nèi)部要明確財務(wù)報銷監(jiān)督責(zé)任,完善財務(wù)報銷的審批與監(jiān)督機制。財務(wù)報銷的支出預(yù)算應(yīng)當(dāng)與財務(wù)審批制度相結(jié)合,提高財務(wù)報銷支出預(yù)算工作的科學(xué)、合理、準(zhǔn)確可行。

      2.加大財務(wù)報銷宣傳和培訓(xùn)力度。財務(wù)部門要大力宣傳財務(wù)政策和制度,擴大財務(wù)報銷知識的普及程度和范圍,降低財務(wù)人員與報銷人員之間的溝通障礙,緩解財務(wù)人員與報銷人員之間信息不對稱的矛盾。首先,財務(wù)部門可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺,把相關(guān)的報銷指南、財務(wù)報銷制度及流程上傳,也可進一步把條目眾多的文字資料做成圖片、PPT或視頻形式,這樣就可以讓報銷人員有更加直觀的理解,有效減少了審核人員接聽電話及現(xiàn)場答疑的時間,提高工作效率。其次,開通QQ群、微信群等咨詢平臺,及時將新的政策、規(guī)定傳達給報銷人員,對于財務(wù)報銷中常見問題進行答復(fù),大家相互交流,提高了宣傳效率。最后,利用高職院校開學(xué)、預(yù)決算公開會議等進行財務(wù)報銷知識的培訓(xùn),深入各部門、院系開展座談會、講座,進行面對面的交流,現(xiàn)場答疑解惑,讓報銷人員更好地掌握財務(wù)報銷的流程與要求,提高財務(wù)報銷效率。

      3.加強財務(wù)人員隊伍建設(shè)。在高職院校財務(wù)制度不斷改革的情況下,財務(wù)部門應(yīng)加強財務(wù)人員財經(jīng)法規(guī)、制度和專業(yè)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí),通過多種形式、多種途徑,實行多層次培訓(xùn),優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),提高職業(yè)判斷技能,全面提升財務(wù)人員信息化水平和業(yè)務(wù)能力,提高財務(wù)報銷審核工作效率。財務(wù)人員還應(yīng)注重管理能力和溝通協(xié)調(diào)能力,提升業(yè)務(wù)修養(yǎng),進而提高財務(wù)部門的服務(wù)水平和質(zhì)量。同時,完善財務(wù)人員的內(nèi)部獎勵機制,優(yōu)化財務(wù)人員隊伍結(jié)構(gòu),明確財務(wù)人員分工和責(zé)任,減少財務(wù)人員工作量,提高財務(wù)人員工作積極性和效率。

      4.優(yōu)化財務(wù)報銷手段,改進財務(wù)報銷模式。在總結(jié)傳統(tǒng)報銷模式的經(jīng)驗后,充分利用財務(wù)信息化,借鑒兄弟院校的先進經(jīng)驗,可以通過設(shè)立部門財務(wù)報賬專員、分散報銷等手段,改進財務(wù)報銷模式。在信息化應(yīng)用比較深入、廣泛的情況下,可以采用網(wǎng)上預(yù)約報銷。

      首先,制定財務(wù)報賬員制度。報賬員制度就是在校內(nèi)各部門配備固定的報賬員,統(tǒng)一到財務(wù)處報賬,報賬員對教職工提供的原始單據(jù)進行歸集、整理,負責(zé)一般經(jīng)費和專項經(jīng)費的報銷工作。財務(wù)處要建立報賬人員QQ群、微信群,方便新政策的發(fā)布與更新等。另外,財務(wù)處還應(yīng)定期進行財務(wù)報賬業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo),讓他們熟悉報銷業(yè)務(wù)規(guī)范、要求和業(yè)務(wù)流程。設(shè)立報賬員可以增加原始票據(jù)的審核成功率,節(jié)省教職工和財務(wù)審核的時間,提高財務(wù)報銷工作效率。

      其次,分散報銷時段,均衡財務(wù)工作量。高職院校一般下半年收費、科研結(jié)題和期末結(jié)賬時報銷業(yè)務(wù)特別繁忙,而每年上半年由于預(yù)算經(jīng)費還沒有完全劃撥便相對清閑。針對這種情況,財務(wù)部門應(yīng)平時引導(dǎo)教職工盡可能及時處理報銷業(yè)務(wù),避免扎堆報銷。比如,對于項目經(jīng)費可以在項目實施過程中就可以報銷;對辦公用品可以進行集中采購,統(tǒng)一報銷;一般日常業(yè)務(wù)盡可能在財務(wù)不忙的時段審核報銷。也可以引入報銷預(yù)審制度,解決報銷集中問題,形成錯峰報銷,節(jié)省時間,均衡財務(wù)工作量。

      最后,充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)報銷體系。目前大多高職院校已完成校園網(wǎng)工程的建設(shè),可以建立網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng),報銷人員可以不受時間、地點的約束,隨時在網(wǎng)上填寫報銷審批單,將原始單據(jù)和證明材料一并掃描后上傳,在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)走完相應(yīng)的報銷簽批流程后,由財務(wù)審核人打印并送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后留檔、保存。這種報銷模式節(jié)省報銷人員的時間,緩解報銷行為人之間的矛盾,減輕財務(wù)部門人員的工作負擔(dān)。

      財務(wù)報銷是財務(wù)管理的基礎(chǔ),直接關(guān)系到高職院校各項事業(yè)的發(fā)展。因此,高職院校要重視財務(wù)報銷工作,不斷解決報銷過程中存在的問題,采取多種措施和方法,改進現(xiàn)有財務(wù)報銷模式,提高報銷效率,實現(xiàn)財務(wù)報銷工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

      參考文獻:

      [1]? 張惠惠.高校“報賬難”的根源及對策研究[J].現(xiàn)代商業(yè),2017,(4).

      [2]? 齊航.高校網(wǎng)絡(luò)報銷模式分析探究[J].財會學(xué)習(xí),2017,(6).

      [3]? 王露露.完善高校財務(wù)報銷制度的思考[J].財會學(xué)習(xí),2017,(12).

      [4]? 周霞.高職院校財務(wù)部門報賬工作中的問題及對策[J].智庫時代,2018,(9).

      [5]? 劉燕.淺談高職院校財務(wù)報賬存在的問題及對策[J].財經(jīng)界:學(xué)術(shù)版,2018,(12).

      [責(zé)任編輯 吳明宇]

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