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      運用PDCA管理工具探究醫(yī)院檔案管理新模式

      2019-11-21 21:39:36張婉楓王星月
      關鍵詞:管理工具醫(yī)院檔案

      張婉楓 王星月

      中圖分類號:G271 文獻標識:A 文章編號:1674-1145(2019)9-131-01

      摘 要 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院現(xiàn)代管理制度建設發(fā)展的重要組成部分,科學、高效的檔案管理為醫(yī)院持續(xù)管理發(fā)展奠定了堅實的基礎。

      關鍵詞 PDCA 醫(yī)院檔案 管理工具

      在國家深化公立醫(yī)院綜合改革的進程中,2017年,國務院辦公廳出臺了《關于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導意見》,明確提出要建立權責清晰、管理科學、治理完善、運行高效、監(jiān)督有力的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。管理,就是為了實現(xiàn)某一目標,運用科學的管理工具和方法對人的外在行為進行控制的過程,讓管理工作高效、有質量,首先應選擇正確的管理工具。

      PDCA,作為一種現(xiàn)代化、科學性的管理工具,計劃、實施、檢查、處理,四個階段的過程循環(huán),有效地提高管理工作質量,日益應用于各個行業(yè)。同時,在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建設工作中,對醫(yī)院檔案管理工作也同樣提出了更高、更多的要求,運用PDCA循環(huán)實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)改進,是一個值得思考的內容。

      一、醫(yī)院檔案管理及PDCA管理工具的主要內容

      1.醫(yī)院檔案管理的發(fā)展要求。醫(yī)院檔案管理工作是一項管理性、服務性、政治性的工作,雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益,但它是記載著整個醫(yī)院中人、財、物的發(fā)展過程,是對醫(yī)院實際運營過程中從事的各項活動,如音像、文字等留存下來的具有保存價值的重要參考資料,是醫(yī)院發(fā)展歷程和醫(yī)院管理的重要見證和重要參考,價值意義巨大。隨著新時期的發(fā)展要求,對醫(yī)院檔案的管理方法、管理人員的專業(yè)性也提出了新的要求,科學化、信息化的發(fā)展力量也不斷影響著醫(yī)院檔案發(fā)展的步伐。

      2.PDCA管理工具的主要方法。PDCA循環(huán)最初是由美國質量管理專家休哈特博士提出的,后由戴明挖掘、普及又稱戴明循環(huán)。PDCA具體包含著四個循環(huán)反復的步驟,計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、處理(Act)。計劃的制定必須立足于實際,具有明確性,運用可考量的指標去計劃進行驗證;執(zhí)行主要包括行為措施和具體任務,對所做計劃的具體解決方案,并將實施方案轉化成可執(zhí)行的任務;檢查主要是追蹤工作執(zhí)行的數(shù)據(jù)情況,檢查計劃指標的完成情況,從而去驗證方法的可行性、正確性。處理,按照前三個階段的結果進行調整和改進。PDCA是一個持續(xù)改進的循環(huán)過程,沒有真正的終點,而是不斷的改進、發(fā)展的過程。

      二、運用PDCA管理工具在醫(yī)院檔案管理中的主要應用

      (一)計劃階段

      1.醫(yī)院檔案管理存在問題。計劃開始階段,首先要深入剖析醫(yī)院檔案管理實際工作中存在的問題。第一,管理制度建設不夠健全。醫(yī)院檔案管理制度建設無法緊跟醫(yī)院快速發(fā)展步伐,其中部分科室在收到上級下發(fā)的重要檔案文件、資料及其他檔案材料,不能及時做到歸檔,歸檔過程中存在滯后、凌亂、不完整現(xiàn)象。第二,觀念陳舊、重視程度不足。醫(yī)院作為治病救人的場所,臨床一線工作放在首位,人財物多以臨床建設為主,對檔案管理及場所建設投入力度不足。第三,加強醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化。傳統(tǒng)的紙質檔案,只能靠手動查閱,工作效率極低,將檔案歸類電子化、信息化迫在眉睫。第四,管理人員素質和能力需要提升。過去,檔案專業(yè)較少,大多數(shù)檔案管理者年齡偏大、專業(yè)性不強。

      2.計劃解決問題。通過對目前實際管理過程中存在的問題進行深入分析,發(fā)現(xiàn)問題主要出現(xiàn)在制度、觀念、信息化、人員幾個方面。第一,要結合醫(yī)院實際情況,對檔案管理制度進行重新梳理、完善,確保在工作過程中有章可循。第二,在觀念上提高重視,加大檔案存放場所投入力度。第三,完善電子檔案,將紙質檔案全部電子化,加快查詢效率。第四,對現(xiàn)有管理人員加強自身素質和能力水平培養(yǎng)。

      (二)實施階段

      1.在制度上,認真學習《中華人民共和國檔案法》、《三級綜合醫(yī)院貧家標準(2012年版)》等相關涉及醫(yī)院檔案管理的法律法規(guī),結合醫(yī)院實際檔案管理體系,進一步規(guī)范檔案管理流程及制度,如在檔案室歸類過程中,規(guī)定歸口部門每季度1-5日送至檔案室接收,并按照檔案管理規(guī)定進行排序、編碼。同時,規(guī)范檔案類別管理,細化職責,責任到人,提高檔案管理效率。

      2.在重視程度上,一方面,加大檔案軟硬件投入力度。另一方面,定期開展檔案管理會議,科室設立檔案管理秘書,組織檔案法律法規(guī)及管理方法等內容的培訓指導學習,建立檔案醫(yī)師,培養(yǎng)良好檔案管理習慣。

      3.在數(shù)字化建設上,使用高拍儀等先進設備將全部紙質文件信息化,在醫(yī)院OA內網(wǎng)設置查閱權限進行分類,確保電子檔案的安全性和保密性。

      4.在人員培養(yǎng)方面,進行走出去、引進來培訓方式,定期組織培訓學習,引進專家到醫(yī)院進行主題授課,外派進行參觀學習。同時,組織全員參與的培訓學習,讓職工了解檔案工作的必要性,提高自身政治覺悟,提升管理隊伍的整體實力。

      (三)檢查階段

      在建立完善配套的管理制度和流程,重視落實情況,加大檢查力度,可從主要涉及科室抽取人力,組成檢查小組。在檢查過程中,發(fā)現(xiàn)存在的問題,并對問題根源進行深入剖析,在實踐中總結經(jīng)驗,提出整改意見。發(fā)現(xiàn)好的亮點,進行表揚鼓勵,提高檔案管理積極性和約束力。

      (四)處理階段

      總結評價階段是最后的尾聲,關乎著整體的管理效率和結果。定期組織開展檔案管理的相關考核分析,保證下一階段工作的有效性,好的經(jīng)驗保留、推廣,待解決的問題進一步進行改進,真正將問題解決。

      三、結語

      PDCA管理工具的使用就是將“復雜的問題簡單化、簡單的問題模式化、模式的問題制度化,制度的問題系統(tǒng)化”,將PDCA應用于醫(yī)院檔案管理中,使得員工對檔案管理“從被動接受管理到主動參與管理,從粗放管理走向精細化管理,從經(jīng)驗管理走向科學管理”,進一步提高檔案管理專業(yè)程度、辦事效率、利用率,為推動醫(yī)院進入現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。

      參考文獻:

      [1] 孫芳麗.醫(yī)院文書檔案質量管理PDCA理論應用研究[J].蘭臺內外,2018(04):67-68.

      [2] 徐婕.PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技管理中的應用[J].管理觀察,2016(34):69-170.

      [3] 楊光.醫(yī)院檔案管理在質量管理中的應用[J].基礎醫(yī)學論壇,2013(31):4186-4187.

      [4] 許愛德,苗翠玲,潘曉楓.PDCA循環(huán)院里在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索運用[J].中國農村衛(wèi)生,2013(12):45-46.

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