檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

劉海柱 胡麗 王銀

【摘要】隨著信息化技術(shù)的革新，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院改革工作開(kāi)創(chuàng)了新的局面。面對(duì)激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)，醫(yī)院檔案管理工作必然要實(shí)現(xiàn)信息化，并與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步提高工作服務(wù)質(zhì)量和效率，凸顯檔案信息化在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中的重要地位和功能價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;信息化建設(shè);檔案管理;價(jià)值;地位

傳統(tǒng)模式下，我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作效率不高，檔案管理水平和質(zhì)量完全取決于檔案管理人員的責(zé)任心、業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，而在信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在很大程度上決定了醫(yī)院檔案管理發(fā)展趨勢(shì)、服務(wù)質(zhì)量和效能等。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏信息化管理意識(shí)。雖然檔案信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但目前仍有醫(yī)院在檔案信息化管理方面思想意識(shí)薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)不重視對(duì)醫(yī)院檔案的信息化管理和保護(hù)。例如，資金投入力度不足，由此導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化管理思想與時(shí)代發(fā)展步伐脫節(jié)，有些醫(yī)院資金短缺，不能及時(shí)針對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，這在很大程度上限制了醫(yī)院檔案管理工作高效開(kāi)展。

（二）人員素質(zhì)有待提升。目前，我國(guó)部分縣級(jí)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院規(guī)模小，運(yùn)行管理秩序較為混亂，尤其現(xiàn)有檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)相關(guān)理論、實(shí)踐知識(shí)，業(yè)務(wù)技能相對(duì)欠缺，在職人員年齡偏大，重理論而輕實(shí)踐，對(duì)信息化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理手段、技能缺乏正確認(rèn)知，業(yè)務(wù)操作能力培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致管理技能偏低，加之受傳統(tǒng)醫(yī)療管理體制束縛，個(gè)別醫(yī)院檔案管理人員非專業(yè)出身，甚至存在身兼數(shù)職的情況，致使醫(yī)院檔案信息化管理工作的開(kāi)展捉襟見(jiàn)肘。

（三）檔案信息化建設(shè)水平滯后。雖然目前我國(guó)大部分三級(jí)醫(yī)院均已建立起比較規(guī)范和完善的信息管理系統(tǒng)，且將信息化管理方式運(yùn)用到醫(yī)院電子取號(hào)、網(wǎng)絡(luò)掛號(hào)、甚至病號(hào)入院、發(fā)藥、收費(fèi)、出院結(jié)算、醫(yī)囑處理、藥品入庫(kù)、采購(gòu)等計(jì)算機(jī)管理日常工作中，但在檔案管理方面，依然采用常規(guī)做法。紙質(zhì)辦公環(huán)境下，醫(yī)院醫(yī)療檔案卷宗管理難度大大提高，而檔案信息化建設(shè)水平滯后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)卷宗的管理到光盤網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)變，也為信息瀏覽、檔案資源檢索、保存增加了難度。

二、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

（一）節(jié)約資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的永久性保護(hù)和存儲(chǔ)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，可利用字符識(shí)別儀、高速掃描儀、光盤刻錄機(jī)等檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與錄入設(shè)備進(jìn)行檔案資源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)字化掃描管理，徹底改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法、流程與模式，有利于節(jié)約資源和空間，同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行環(huán)保、綠色、高效永久性保護(hù)和存儲(chǔ)。

（二）使檔案管理更為高效和便捷。傳統(tǒng)體制下，我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)大多采用紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行檔案資源的存儲(chǔ)和管理，而這些紙質(zhì)檔案介質(zhì)容易腐爛、受潮、發(fā)霉甚至生蟲變質(zhì)。因此，對(duì)醫(yī)院檔案資料的管理要求、環(huán)境、建筑面積、室內(nèi)溫濕度控制參數(shù)等均提出很高的要求，而在信息化時(shí)代，海量化的數(shù)字檔案資源均可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅易于隨時(shí)隨地保存，且減少了財(cái)力、物力和人力成本。

（三）可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源加密、共享。傳統(tǒng)條件下的檔案資源查詢效率低，流程繁瑣，出于保護(hù)需求，醫(yī)療機(jī)構(gòu)某些珍貴檔案資源嚴(yán)禁隨意外借查閱，所以不利于資源共享，而通過(guò)建設(shè)信息化的醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，則能夠?qū)λ袡n案資源進(jìn)行共享，同時(shí)還可設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限，讓用戶在線基于自身權(quán)限查閱和檢索檔案資源，優(yōu)化和簡(jiǎn)化了檔案利用流程，足不出戶便可實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了檔案管理利用效率。

三、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的對(duì)策

（一）應(yīng)重視人才培養(yǎng)及對(duì)信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)抓住機(jī)遇，更新人才培養(yǎng)理念和思路，重視醫(yī)院檔案信息化與現(xiàn)代化管理，創(chuàng)新人才培養(yǎng)和信息化技術(shù)運(yùn)營(yíng)，調(diào)動(dòng)醫(yī)院各職能科室積極投入到信息化檔案建設(shè)管理工作實(shí)踐中，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變。

（二）要完善醫(yī)院檔案信息化管理機(jī)制和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院檔案信息化管理必然要依賴先進(jìn)的技術(shù)保障體系，只有建立安全、實(shí)用、先進(jìn)的醫(yī)院檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，才能遵循前瞻性、協(xié)作性原則，采用歸檔雙軌制手段，將資金和精力投入到軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配置中。

（三）應(yīng)建立健全醫(yī)院各項(xiàng)信息化檔案管理制度。制度是各項(xiàng)工作順利有效開(kāi)展的保障，醫(yī)院必須要上下齊心，從領(lǐng)導(dǎo)到員工，嚴(yán)格遵循既定規(guī)章制度，進(jìn)行檔案信息化管理，嚴(yán)格管理網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的查閱權(quán)限，進(jìn)一步規(guī)范電子存檔步驟，減少網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，從檔案的保存、檢索到共享，均要做到有章可依、有法可依。

四、結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)日益進(jìn)步和發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，檔案信息化建設(shè)為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造了良好條件，隨著社會(huì)管理水平、信息化能力不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理手段和思維已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐。因此，在醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐中，必然要尋求一種創(chuàng)新化、適應(yīng)當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代工作要求的檔案信息化管理模式，提升醫(yī)院檔案信息化建設(shè)管理水平和質(zhì)量。

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