基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的高校檔案管理服務(wù)模式再造

張晶

【摘要】當(dāng)前高校創(chuàng)新服務(wù)工作的重要舉措之一是建立高校檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)理念之下，高校檔案管理服務(wù)系統(tǒng)具有較高的工作效能與效率，能夠有效地優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，能夠?qū)崿F(xiàn)有效的遠(yuǎn)程查詢和訪問數(shù)據(jù)等特點(diǎn)。筆者分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，根據(jù)前人的研究對(duì)當(dāng)前高校檔案管理模式進(jìn)行了前景分析，以期為后續(xù)高校檔案管理服務(wù)模式提供發(fā)展依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校檔案管理;服務(wù)模式

高校檔案是高校發(fā)展中最清晰的原始信息記錄方式。它們具有變化強(qiáng)度大、數(shù)據(jù)庫含量大、社會(huì)價(jià)值高、被需求力強(qiáng)等特點(diǎn)。它們對(duì)高校檔案管理模式和服務(wù)模式的改革產(chǎn)生了重大影響，是“數(shù)據(jù)”應(yīng)用的重要領(lǐng)域。由于數(shù)據(jù)分析的便捷性和效率，大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應(yīng)用可以對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行全樣本、全流程、全方位的分析，提供更加快速的檔案服務(wù)體驗(yàn)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理服務(wù)模式的構(gòu)建

檔案服務(wù)和管理相關(guān)部門提供檔案服務(wù)的同時(shí)，改進(jìn)和完善服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督評(píng)價(jià)體系也很重要，重點(diǎn)應(yīng)遵循用戶的要求。這應(yīng)該包括，建立健全的評(píng)價(jià)指標(biāo)，使用文檔的服務(wù)體系。數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)的高校檔案服務(wù)的功能反饋，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問題，不斷優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)流程，這些都會(huì)加快高校檔案服務(wù)水平的提高。案例數(shù)據(jù)的服務(wù)，滿足學(xué)生和教師多樣化的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)分析在促進(jìn)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，這直接推動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。作為培養(yǎng)人才的重要場(chǎng)所——高校，不僅要為學(xué)生解決學(xué)習(xí)方面的困難，還要提供良好的教學(xué)教育資源。高校作為傳統(tǒng)的管理方法與教學(xué)的具體體現(xiàn)，已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。高校檔案管理部門如何應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，已成為一個(gè)重要的課題。

很多需要開放共享的文檔資源由于傳統(tǒng)的文件管理和資源利用的局限性而導(dǎo)致無法及時(shí)提供給服務(wù)對(duì)象。在共享過程中進(jìn)行操作和實(shí)現(xiàn)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用，可以形成滿足社會(huì)各界需求的數(shù)據(jù)庫，合理地整合大量的相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)的共享。檔案在高校的特點(diǎn)包括數(shù)量巨大、種類繁多等，數(shù)據(jù)的歸檔，文件的管理和存儲(chǔ)，可以開展數(shù)據(jù)云的建設(shè)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，從而將各個(gè)渠道來源的數(shù)據(jù)、不同類型和各種格式以及不同利用形態(tài)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集，加快建立存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、格式統(tǒng)一的高校檔案數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)模塊化的管理理念，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)集成與集成分析之間的協(xié)調(diào)。

利用科技數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理可視化的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，收集學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、利用等等。例如，高校檔案管理過程中，并不需要通過手工查詢來獲取各專業(yè)的學(xué)生人數(shù)和學(xué)生檔案信息中的成績(jī)，而是直接查看數(shù)據(jù)。很多需要共享的文件數(shù)據(jù)由于傳統(tǒng)文件傳輸和文件管理的局限性，無法及時(shí)提供給服務(wù)對(duì)象。大數(shù)據(jù)可以有效地整合大量相關(guān)數(shù)據(jù)并且共享數(shù)據(jù)存取過程中的操作和應(yīng)用，以此來實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的共享，形成滿足校內(nèi)外多種需求的數(shù)據(jù)庫。

高校檔案管理在大數(shù)據(jù)背景之下面臨著重大的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)，當(dāng)然，還有信息化時(shí)代的機(jī)遇。高校檔案管理服務(wù)模式應(yīng)從傳統(tǒng)工作中解放出來，積極應(yīng)對(duì)來自內(nèi)部動(dòng)力因素的挑戰(zhàn)。

二、如何優(yōu)化高校檔案管理服務(wù)系統(tǒng)

檔案信息的統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)對(duì)高校檔案信息服務(wù)工作舉足輕重，檔案信息的統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)可以促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，作為一個(gè)整體，打破信息傳遞阻礙，促進(jìn)公開數(shù)據(jù)，建立文件管理、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)交換格式文件信息管章程等，以此來確保有效地整合文件數(shù)據(jù)資源，并且實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的合理共享。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)該建立統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，在提升自己的同時(shí)加強(qiáng)與其它單位的合作，學(xué)習(xí)其他高校的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

高校的檔案記錄了高校的歷史變遷、教學(xué)科研的發(fā)展和學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷。這些資源在審查學(xué)校的規(guī)劃、教師的教學(xué)和研究以及學(xué)生的學(xué)歷和發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。檔案部門要把檔案等學(xué)校資源轉(zhuǎn)化為社會(huì)資源，就必須把服務(wù)領(lǐng)域從學(xué)校擴(kuò)展到地區(qū)、行業(yè)乃至整個(gè)社會(huì)。在做好學(xué)校師生校友服務(wù)工作的同時(shí)，積極聯(lián)系社會(huì)，及時(shí)做好解密文件和公開檔案的實(shí)地核查工作。此外，檔案部門應(yīng)該建立和完善評(píng)價(jià)指標(biāo)和服務(wù)體系，全面理解和準(zhǔn)確把握后續(xù)需求，提前做好預(yù)防，建立整個(gè)過程的評(píng)估和監(jiān)督系統(tǒng)面向服務(wù)質(zhì)量的用戶需求。

在具體操作過程中，高校除了發(fā)揮自己的天賦優(yōu)勢(shì)外，還應(yīng)加強(qiáng)與科技相關(guān)企業(yè)的合作，利用現(xiàn)代科技公司的資源力量，有效實(shí)現(xiàn)資源的組合，把社會(huì)資源結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)學(xué)生利用檔案資源的質(zhì)量。在現(xiàn)階段，很多高校充分利用信息化帶來的優(yōu)勢(shì)，并通過與企業(yè)的合作，開發(fā)了一個(gè)學(xué)生信息管理系統(tǒng)，在學(xué)生管理和資助方面針對(duì)學(xué)校的情況開發(fā)了相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，包括獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定和宿舍管理都取得了良好的運(yùn)行效果。

為了有效地管理和利用檔案資源，高校檔案管理服務(wù)部門應(yīng)該加強(qiáng)大數(shù)據(jù)的資源利用，改善高校檔案管理服務(wù)流程，盡可能地滿足信息時(shí)代背景下檔案信息需求質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)理念下，高校檔案應(yīng)實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)共享。引入大資源概念，形成綜合統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源集成系統(tǒng);樹立大數(shù)據(jù)服務(wù)理念，積極挖掘檔案的使用價(jià)值，優(yōu)化高校檔案管理服務(wù)體系的服務(wù)能力與服務(wù)質(zhì)量。

高校檔案管理，包括教職工的檔案管理和學(xué)生的檔案管理，當(dāng)然也包括高校在崗的其他人員的檔案管理，針對(duì)不同的檔案，需要采用不同的管理措施。這是可以為我們提供巨大的存儲(chǔ)空間，是大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)之一。這使得高校檔案的收集整理突破了傳統(tǒng)保存期限、檔案的內(nèi)容和檔案范圍的限制。高校教學(xué)不同管理活動(dòng)形成的數(shù)據(jù)的載體都將納入歸檔的范圍。對(duì)于學(xué)生檔案的管理，需要分析具體情況，設(shè)計(jì)出一套符合學(xué)生發(fā)展需求、適合學(xué)生在校檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具。

三、如何構(gòu)建高校檔案管理服務(wù)體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)生的工作得到了有效改善，除了上述存在問題需要改進(jìn)外，建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)是高校檔案管理的可行方案之一，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)注意資源的整合，提升檔案數(shù)據(jù)分離能力的建設(shè)，分析工具的可視化等等。此外，學(xué)生檔案工作的自我管理也是十分重要的，可以培訓(xùn)學(xué)生自己開展檔案工作的管理與服務(wù)，這樣一來，學(xué)生管理自己的問題，老師負(fù)責(zé)交接，一方面減少了教職工的工作強(qiáng)度，節(jié)省了學(xué)校的人員開支;另一方面，還可以有效地鍛煉學(xué)生的工作能力。

檔案管理和服務(wù)部門提供檔案服務(wù)的同時(shí)，改進(jìn)和完善重點(diǎn)是遵循用戶的要求，建立健全服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督評(píng)價(jià)體系并且貫穿整個(gè)過程，這包括建立一個(gè)良好的評(píng)價(jià)指標(biāo)和服務(wù)體系文件和檔案的使用，功能服務(wù)反饋檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)平臺(tái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、不斷改正、不斷標(biāo)準(zhǔn)化和優(yōu)化服務(wù)的過程，使檔案數(shù)據(jù)服務(wù)水平得到提升，這對(duì)學(xué)生檔案管理人員提出了更高的要求——不僅要學(xué)會(huì)分析數(shù)據(jù)信息，還需要具備專業(yè)的檔案知識(shí)，檔案管理服務(wù)人員要培養(yǎng)解決相關(guān)問題和分析數(shù)據(jù)的能力。學(xué)院和大學(xué)應(yīng)該意識(shí)到培養(yǎng)人才的重要性，充分發(fā)揮自身可能存在的人力資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理技能和專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的實(shí)踐能力，提高大學(xué)生的實(shí)踐能力，從而加強(qiáng)他們的綜合素質(zhì)，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理在各個(gè)高校的實(shí)施，為社會(huì)培養(yǎng)有價(jià)值的人才。

建立統(tǒng)一有效的質(zhì)量控制平臺(tái)。檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的質(zhì)量和有效性要求建立數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)的有效功能。此外，還需要建立對(duì)數(shù)據(jù)服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)控機(jī)制。服務(wù)質(zhì)量是衡量檔案服務(wù)有效性的標(biāo)準(zhǔn)。衡量檔案服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)是用戶的滿意度。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案館將通過云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)資源的分析和揭示，為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，需要啟用檔案管理服務(wù)統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)、在線互動(dòng)服務(wù)等信息服務(wù)方式，此外，還要建立客觀公正開放共進(jìn)的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校所擁有的學(xué)生檔案資源是一種珍貴的社會(huì)資源，應(yīng)該好好利用起來，這樣一來，可以為后續(xù)學(xué)校的檔案工作服務(wù)。應(yīng)該把高校檔案作為一種社會(huì)資源有效利用起來，而不是單純作為檔案進(jìn)行保存。除了開發(fā)適合學(xué)生發(fā)展的檔案信息管理平臺(tái)，還可以為用戶的信息化需求提供個(gè)性化服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)粘連信息的收集，可以通過分析數(shù)據(jù)了解客戶的真實(shí)需求，這樣就可以實(shí)時(shí)根據(jù)客戶的需求提供服務(wù)了。例如，高校檔案在大數(shù)據(jù)的背景下可以實(shí)現(xiàn)大學(xué)生學(xué)籍（包括家庭背景）等影響學(xué)生創(chuàng)業(yè)的因素，進(jìn)而加快對(duì)學(xué)生就業(yè)和創(chuàng)業(yè)工作的指導(dǎo)，加快學(xué)生的自我成長(zhǎng)。將成績(jī)單和畢業(yè)材料等系統(tǒng)研究數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步了解學(xué)生的基本信息，可以采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來構(gòu)建用戶服務(wù)平臺(tái)，推出微信平臺(tái)服務(wù)，為用戶提供便捷的信息服務(wù)。

四、結(jié)語

學(xué)生檔案的收集分析過程中，認(rèn)真分析問題的根源，發(fā)揮高校的人才優(yōu)勢(shì)，有目的地利用大數(shù)據(jù)信息優(yōu)勢(shì)，加快學(xué)校自身的發(fā)展;提高對(duì)學(xué)生檔案管理的重視，有效整合資源，建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案服務(wù)的提升。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作者應(yīng)做好自己的本職工作，優(yōu)化高校檔案管理服務(wù)模式，構(gòu)建大型的檔案管理服務(wù)模式體系。不斷提高學(xué)生檔案管理水平，使得學(xué)生檔案管理與時(shí)代發(fā)展共同進(jìn)步，解決學(xué)生困惑的問題，為學(xué)生的成長(zhǎng)創(chuàng)造一個(gè)方便的環(huán)境，使得學(xué)生可以安心學(xué)習(xí)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙國(guó)棟.大數(shù)據(jù)時(shí)代的歷史機(jī)遇[M].北京：清華大學(xué)出版社，2013.

[2]陳海英.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2017（1）：59-61.

[3]馮有輝.大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)體系研究[J].山西檔案，2016（6）：55-57.

[4]謝怡.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2015（11）：106-107.