南京地鐵一號(hào)線增購車輛采購項(xiàng)目溝通管理探討

[摘要]文章以筆者負(fù)責(zé)的南京地鐵一號(hào)線增購車輛采購（NJL1ZG）項(xiàng)目管理為例，闡述了NJL1ZG在項(xiàng)目管理過程中溝通管理的重要性、溝通管理計(jì)劃以及溝通管理策略等內(nèi)容，為地鐵車輛項(xiàng)目的溝通管理積累經(jīng)驗(yàn)。

[關(guān)鍵詞]溝通管理重要性;溝通管理計(jì)劃;溝通策略;南京地鐵一號(hào)線增購車輛采購項(xiàng)目

[DOI]1013939/jcnkizgsc201929160

隨著南京市城市軌道交通的建設(shè)發(fā)展，作為南京市客流量最大的地鐵一號(hào)線，南京地鐵公司對(duì)南京地鐵一號(hào)線列車的開行計(jì)劃進(jìn)行了調(diào)整，促使車輛需求增加。為此，為了進(jìn)一步增加南京地鐵一號(hào)線運(yùn)輸能力，2013年，南京地鐵公司為南京地鐵一號(hào)線向南京中車浦鎮(zhèn)城軌車輛有限責(zé)任公司（以下簡稱：南京浦鎮(zhèn)城軌公司）增購13列列車。由于該項(xiàng)目是南京地鐵運(yùn)營公司成立以來首次采購車輛項(xiàng)目，南京地鐵運(yùn)營公司對(duì)本項(xiàng)目非常重視，南京浦鎮(zhèn)城軌公司結(jié)合南京地鐵運(yùn)營公司對(duì)車輛采購項(xiàng)目提出的要求，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，本項(xiàng)目從設(shè)計(jì)、工藝、采購、質(zhì)量、生產(chǎn)和項(xiàng)目管理上，著重并持續(xù)關(guān)注項(xiàng)目啟動(dòng)、設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)、生產(chǎn)配套、車輛生產(chǎn)、列車調(diào)試、項(xiàng)目資源等確保項(xiàng)目車輛生產(chǎn)質(zhì)量有效控制、物流配送及時(shí)、試驗(yàn)線路滿足、人力配套完善，不斷提高車輛生產(chǎn)品質(zhì)，提高項(xiàng)目管理水平。

1NJL1ZG項(xiàng)目介紹

南京地鐵一號(hào)線增購車輛采購項(xiàng)目共13列車/78輛車，采用6節(jié)編組形式，與南京前期鉚接車輛技術(shù)條件基本一致，車輛設(shè)計(jì)速度為80km/h，車輛采用鉚接車體，最大寬度為3000mm的A型鋁合金車體。2013年12月20日，NJL1ZG正式啟動(dòng)，項(xiàng)目溝通管理作為項(xiàng)目執(zhí)行的重要保障，在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)中，南京浦鎮(zhèn)城軌公司項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)結(jié)合該項(xiàng)目背景、工作范圍、技術(shù)規(guī)格書、關(guān)鍵里程碑、組織構(gòu)架、項(xiàng)目管理辦法、責(zé)任分工、項(xiàng)目難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、項(xiàng)目溝通管理要求以及近期工作安排進(jìn)行了詳細(xì)的討論，確定了重要溝通對(duì)象、需要的信息、信息發(fā)布頻率等，方便在項(xiàng)目執(zhí)行過程中進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的編制與實(shí)施。

2NJL1ZG項(xiàng)目溝通管理的重要性

項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目管理重要的領(lǐng)域之一，是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，科學(xué)地、合理地組織和管理所有項(xiàng)目工作中的有效的溝通交流。項(xiàng)目溝通管理是確保項(xiàng)目信息及時(shí)且恰當(dāng)?shù)匾?guī)劃、收集、生成、發(fā)布、存儲(chǔ)、檢索、管理、控制、監(jiān)督和最終處置所需的各個(gè)過程，它是項(xiàng)目成功的基本條件，要求參與項(xiàng)目的每個(gè)人都必須使用“項(xiàng)目語言”傳達(dá)和接收信息，保障項(xiàng)目順利實(shí)施。由于地鐵車輛生產(chǎn)工藝復(fù)雜，涉及設(shè)計(jì)部門、技術(shù)部門、采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)車間、保供中心、試驗(yàn)中心等多個(gè)部門，因而開展NJL1ZG項(xiàng)目管理過程中，要最大限度的發(fā)揮溝通管理作用，只有這樣才能保障項(xiàng)目的順利執(zhí)行，取得較好的效果。因此，在NJL1ZG項(xiàng)目執(zhí)行過程中，重視項(xiàng)目溝通管理，提高項(xiàng)目溝通管理效率和效果具有非常重要的價(jià)值和作用，但最為重要的體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是內(nèi)部溝通管理方面，能夠使設(shè)計(jì)部門、技術(shù)部門、采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)車間、保供中心、試驗(yàn)中心等多個(gè)部門形成有效的溝通機(jī)制，協(xié)助解決項(xiàng)目執(zhí)行中的問題，促進(jìn)項(xiàng)目順利執(zhí)行;二是外部溝通管理方面，能夠保障項(xiàng)目組與南京地鐵公司等外部單位形成良好的溝通管理機(jī)制，及時(shí)了解項(xiàng)目業(yè)主的訴求，并協(xié)助業(yè)主解決相關(guān)訴求，提高業(yè)主對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的滿意度。

3NJL1ZG項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃

NJL1ZG項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃是NJL1ZG的項(xiàng)目管理計(jì)劃中的重要組成部分，為了保障各部門的有效溝通，從溝通時(shí)間、溝通對(duì)象、溝通內(nèi)容、溝通目的、溝通方式、負(fù)責(zé)人等方面制定了NJL1ZG項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃。在溝通時(shí)間方面，采用固定時(shí)間和非固定時(shí)間兩種方式，固定時(shí)間安排一周一次;非固定時(shí)間，在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中，會(huì)出現(xiàn)影響項(xiàng)目整體進(jìn)度的問題，在此情況下，需要召開緊急會(huì)議，將這些問題提出分析溝通協(xié)調(diào)并予以解決。在溝通對(duì)象方面，可以分為內(nèi)部溝通對(duì)象和外部溝通對(duì)象，基于公司與南京地鐵緊密協(xié)作完成項(xiàng)目執(zhí)行的過程，在此過程中不僅涉及公司內(nèi)部的分工協(xié)作，還涉及南京地鐵以及各子供應(yīng)商。在溝通內(nèi)容方面，根據(jù)不同項(xiàng)目所處的不同階段，制定不同的溝通內(nèi)容，同時(shí)，在項(xiàng)目執(zhí)行中，根據(jù)遇到的問題，會(huì)增加一些溝通內(nèi)容。在溝通目的方面，既保證各單位能夠了解項(xiàng)目進(jìn)度，同時(shí)，也要解決項(xiàng)目執(zhí)行中遇到的問題，如強(qiáng)化單位之間的協(xié)調(diào)配合。在溝通方式方面，因溝通內(nèi)容、溝通目的不同，在項(xiàng)目執(zhí)行中，項(xiàng)目組會(huì)采用例會(huì)溝通、電話溝通、郵件溝通、當(dāng)面溝通等形式，如需要相關(guān)部門配合協(xié)調(diào)的需求，項(xiàng)目經(jīng)理與其他部門項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行電話溝通，協(xié)調(diào)目前執(zhí)行中存在的問題;在負(fù)責(zé)人方面，確定了設(shè)計(jì)部門、技術(shù)部門、采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)車間、保供中心、試驗(yàn)中心等單位的核心成員，根據(jù)不同的溝通內(nèi)容分別確定此次溝通計(jì)劃負(fù)責(zé)人，同時(shí)，各單位核心成員還要定期（每周提供一次）負(fù)責(zé)提供本單位的信息。

4NJL1ZG項(xiàng)目溝通管理策略

由于本項(xiàng)目在執(zhí)行過程中不僅涉及設(shè)計(jì)部門、技術(shù)部門、采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)車間、保供中心、試驗(yàn)中心等多個(gè)單位，還涉及其他地鐵車輛項(xiàng)目的執(zhí)行，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，相關(guān)部門難免會(huì)在生產(chǎn)計(jì)劃等方面產(chǎn)生一些沖突，若發(fā)生的沖突得不到及時(shí)解決，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行會(huì)產(chǎn)生較大的影響。為此，為了預(yù)防和解決項(xiàng)目溝通管理過程中產(chǎn)生的沖突，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，主要采取以下策略：

首先，溝通是人與人之間的有效溝通。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，設(shè)計(jì)部門、技術(shù)部門、采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)車間、保供中心、試驗(yàn)中心等多個(gè)部門，會(huì)結(jié)合公司地鐵車輛項(xiàng)目的總體情況，制定各項(xiàng)目子計(jì)劃，這可能會(huì)造成有些部門某個(gè)項(xiàng)目子計(jì)劃與項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃有一定的偏差。此時(shí)，需要建立有效的溝通機(jī)制，幫助項(xiàng)目組內(nèi)部之間、項(xiàng)目組與外部之間建立良好的關(guān)系，為項(xiàng)目的順利執(zhí)行奠定良好的基礎(chǔ)。作為項(xiàng)目經(jīng)理，要及時(shí)了解每個(gè)部門項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的訴求，并分析這項(xiàng)項(xiàng)目成員的訴求，并與其他部門項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員積極溝通協(xié)調(diào)，解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。其次，情感的溝通是有效的溝通手段。在項(xiàng)目執(zhí)行中，項(xiàng)目經(jīng)理不僅要與設(shè)計(jì)部門、技術(shù)部門、采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)車間、保供中心、試驗(yàn)中心等單位的核心成員進(jìn)行溝通，了解項(xiàng)目執(zhí)行過程中的問題和難處，并積極協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目執(zhí)行中的相關(guān)問題;同時(shí)，還要與業(yè)主、監(jiān)理單位，以及項(xiàng)目相關(guān)供應(yīng)商等負(fù)責(zé)人保持經(jīng)常性溝通，了解他們的訴求。最后，項(xiàng)目經(jīng)理要善于聆聽相關(guān)部門的意見。在項(xiàng)目執(zhí)行中，項(xiàng)目經(jīng)理不僅要聆聽設(shè)計(jì)部門、技術(shù)部門、采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)車間、物流公司、試驗(yàn)中心等部門對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的意見，還要聆聽業(yè)主和相關(guān)供應(yīng)商對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的意見。

5結(jié)論

地鐵車輛采購項(xiàng)目的溝通管理在項(xiàng)目管理工作中具有重要的作用，有效的項(xiàng)目溝通管理保障了南京地鐵一號(hào)線增購車輛采購項(xiàng)目的順利執(zhí)行，為此，本文對(duì)NJL1ZG項(xiàng)目溝通管理的重要性、溝通管理計(jì)劃、溝通管理策略等內(nèi)容進(jìn)行了探討，為地鐵車輛項(xiàng)目的溝通管理積累經(jīng)驗(yàn)。

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[作者簡介]石娜（1986—），女，江蘇徐州人，工程師，學(xué)士。