魏發(fā)強(qiáng)

摘 要：檔案是寶貴的信息資源，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理自然需要加強(qiáng)建設(shè)和推進(jìn)。只有對于檔案進(jìn)行科學(xué)化的保護(hù)與充分的調(diào)動(dòng)利用，才能夠使檔案得到充分利用，將檔案的潛在價(jià)值激發(fā)出來。新時(shí)期檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，不斷完善，摒棄過去的傳統(tǒng)檔案管理方式，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和利用。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;機(jī)關(guān)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理的發(fā)展趨勢

1.1 檔案管理的信息化

息化技術(shù)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，信息化時(shí)代背景下機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作開展積極采用信息化技術(shù)，通過信息化系統(tǒng)平臺(tái)的創(chuàng)設(shè)加強(qiáng)與機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門的溝通與聯(lián)系，使得機(jī)關(guān)單位中各項(xiàng)工作的開展都能在信息化系統(tǒng)平臺(tái)上擁有清晰明確的記錄、總結(jié)與跟進(jìn)說明。

1.2 檔案管理的電子化

機(jī)關(guān)單位檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建要求管理人員將各項(xiàng)檔案資料信息都轉(zhuǎn)化成數(shù)字化模式儲(chǔ)存在系統(tǒng)平臺(tái)中，由系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，檔案管理的電子化可采用電子掃描技術(shù)將紙質(zhì)資料、圖片等轉(zhuǎn)化成高分辨率的電子信息，降低管理成本的同時(shí)提高了檔案管理效率。

1.3 檔案管理的實(shí)用性

現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)單位檔案管理具有一定的實(shí)用性，信息化系統(tǒng)平臺(tái)對檔案管理的統(tǒng)計(jì)、整理與分析，能夠快速整合各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)，并將檔案數(shù)據(jù)根據(jù)自身需要統(tǒng)計(jì)成各類圖表的形式，應(yīng)用與機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)事物決策、工作開展的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)等，大大提高了檔案信息的實(shí)用性。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 對檔案管理工作的重視力度不足

通過近年來機(jī)關(guān)單位的發(fā)展情況可以看出，對檔案管理的重視力度不足已經(jīng)成為管理工作中最為棘手的問題。在現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位管理工作中，檔案管理工作極為重要，既是相應(yīng)決策的重要參考資料，也是職工和單位在自身權(quán)益進(jìn)行維護(hù)過程中所需要應(yīng)用到的一個(gè)權(quán)威憑證，理應(yīng)得到更多的關(guān)注。而在機(jī)關(guān)單位的實(shí)際發(fā)展中，這一關(guān)鍵性的認(rèn)識(shí)比較容易被大家忽略。從普通的檔案管理人員到相關(guān)的單位領(lǐng)導(dǎo)，很多單位人員都缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理可有可無，使得人事檔案在機(jī)關(guān)單位的發(fā)展方面的作用沒有得到充分的發(fā)揮，工作質(zhì)量自然也就會(huì)受到嚴(yán)重的影響。與此同時(shí)，人力、物力和財(cái)力等方面沒有充足的保證，單位制定的各項(xiàng)舉措實(shí)施不到位，檔案管理工作呈現(xiàn)出比較混亂的狀態(tài)。

2.2 缺乏比較專業(yè)的管理人員

檔案管理工作由于其自身的工作特點(diǎn)，所以需要相應(yīng)的管理人員應(yīng)當(dāng)具有較高的個(gè)人素質(zhì)以及專業(yè)能力，由于人們對于檔案管理工作存在著一定的誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作人員只需要具備良好的工作態(tài)度就可以了。而在實(shí)際的檔案管理工作過程中，檔案管理人員個(gè)人的素質(zhì)以及專業(yè)能力對于檔案管理工作有著重要的影響，如果僅憑檔案管理人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)以及傳統(tǒng)的管理方式，而缺乏一定的能力，那么在經(jīng)過長時(shí)間的工作之后，檔案管理人員的個(gè)人工作意識(shí)就會(huì)受到影響，并且還會(huì)降低檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)以及安全意識(shí)，并且還會(huì)使檔案管理水平的提升受到影響。

2.3 檔案管理資源開發(fā)不完善

新時(shí)代科技發(fā)展得到極大的進(jìn)步，無論是工作還是生活，信息化的現(xiàn)代科技都給人們帶來了極大的便利，然而目前我國仍然有大部分機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理過程中對信息技術(shù)重視程度不足，并沒有將信息技術(shù)有效地運(yùn)用在檔案管理工作當(dāng)中，部分單位甚至存在檔案室條件相當(dāng)落后的情況，一些先進(jìn)的檔案存儲(chǔ)及資料整合技術(shù)并沒有真正的用武之地。

3 新時(shí)期機(jī)關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新思路

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)力度

機(jī)關(guān)單位應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理人員的長期培訓(xùn)機(jī)制、績效考核機(jī)制以及晉升機(jī)制等等，定期組織檔案管理人員參加檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等不同領(lǐng)域的培訓(xùn)活動(dòng)，拓寬檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握最新檔案管理知識(shí)和技能的途徑，提高檔案管理人員專業(yè)知識(shí)體系的先進(jìn)性與科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與工作能力的共同提高。通過組織開展創(chuàng)新教育活動(dòng)來強(qiáng)化檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力。通過職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)活動(dòng)來促使檔案管理人員端正工作態(tài)度，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。最后，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理人員招聘機(jī)制，提高對檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，盡量招聘那些檔案管理專業(yè)畢業(yè)的已經(jīng)有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀大學(xué)生，這些都有效提高了檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)與能力。

3.2 改進(jìn)檔案管理體系

對當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理體系進(jìn)行全面的改進(jìn)完善，明確其是整個(gè)單位各部門運(yùn)行的前提條件。這個(gè)過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際對相關(guān)國家法律法規(guī)要求進(jìn)行全面總結(jié)分析，從管理人員角度出發(fā)，增強(qiáng)相應(yīng)管理工作的靈活性和實(shí)效性，注重對人性化理念的引入，單位應(yīng)要求工作人員對相關(guān)資料做好全面的保密工作，對所收集資料進(jìn)行定期校驗(yàn)，明確電子網(wǎng)絡(luò)防火墻的等級(jí)，使機(jī)關(guān)單位檔案資料安全性得到保障。結(jié)合管理流程進(jìn)行適合當(dāng)前新時(shí)期發(fā)展的檔案管理模式構(gòu)建，全面推動(dòng)管理機(jī)制的創(chuàng)新發(fā)展，以此使我國機(jī)關(guān)單位檔案管理水平得以有效提升。

3.3 創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

無論是哪個(gè)單位的檔案管理人員，將檔案管理工作做好都是他們分內(nèi)最重要的工作職責(zé)和工作任務(wù)，假如工作人員在這方面的管理認(rèn)識(shí)不足，樣樣都會(huì)在現(xiàn)代化檔案管理工作中留下很大的缺口和隱患。然而如果從實(shí)際工作來分析，想要做好檔案管理必須從兩個(gè)方面的工作內(nèi)容著手：其一，從單位自身角度出發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合單位的實(shí)際情況來掌握單位運(yùn)行的基本狀態(tài)，同時(shí)依據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)來做出一些決策;再者從社會(huì)發(fā)展的角度進(jìn)行分析，社會(huì)各界都可以根據(jù)真實(shí)的檔案記錄來分析當(dāng)前的機(jī)關(guān)單位運(yùn)行的狀態(tài)或者是歷史運(yùn)行狀態(tài)，這就很好地為不同機(jī)關(guān)之間的合作提供了一個(gè)比較初步的形式。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作作為機(jī)關(guān)單位管理的重點(diǎn)，新形勢下面對其在檔案管理中的不足，還需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的手段，積極順應(yīng)檔案管理行業(yè)和機(jī)關(guān)單位管理的改革需求，落實(shí)機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化發(fā)展，同時(shí)還需要積極進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理的整體水平和效率，這對于我國機(jī)關(guān)單位的改革和發(fā)展都具有重要的意義。

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