淺析人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用

楊喻童

摘 要：選擇機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的重要依據(jù)就是對(duì)人事檔案進(jìn)行全方面的考察。伴隨著近年來我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷革新，對(duì)于一些機(jī)關(guān)單位員工的職能又提出了新的挑戰(zhàn)。所以對(duì)于人力資源的把控成為了機(jī)關(guān)單位工作的重要部分。人力資源的管理是否符合企業(yè)發(fā)展的需要會(huì)直接影響到人事機(jī)關(guān)職能的發(fā)揮。但依據(jù)近些年來對(duì)機(jī)關(guān)部門的調(diào)查，越來越多的單位忽視了人事檔案在整個(gè)人力資源管理的作用。這篇文章主要向大家介紹了現(xiàn)階段我國人事檔案的利用現(xiàn)狀及人事檔案的基本作用，并依據(jù)人事檔案利用的問題提出相應(yīng)的簡介，以期對(duì)我國人力資源管理方面提供一些參考意見。

關(guān)鍵詞：人事方案;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人力資源

1 引言

就現(xiàn)階段我國人力資源管理的狀況而言，人事檔案可以給相關(guān)的機(jī)關(guān)單位提供人員的有力和全方面的信息，可以更加科學(xué)的利用人才深度挖掘人才的潛力，減少人才的流失。但是如果人事檔案不符合時(shí)代發(fā)展需要，就會(huì)降低人力資源管理的效率。所以，現(xiàn)階段我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各階級(jí)工作人員都要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在整個(gè)人力資源管理的作用，只有這樣才可以更大限度的推動(dòng)我國人才事業(yè)管理的更好發(fā)展。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)人事檔案的利用情況

2.1 人事檔案中的內(nèi)容不夠具體全面

人事檔案中的基本內(nèi)容不僅僅是生平履歷的概述，還包括組織鑒定情況以及學(xué)業(yè)情況等內(nèi)容。但是單位錄用員工的重點(diǎn)在于對(duì)人員工作能力的考核，僅僅靠書面的信息無法全面的進(jìn)行表達(dá)。人事檔案并沒有達(dá)到讓單位了解到錄用員工信息的效果，所以很多單位在面試員工時(shí)，往往就會(huì)忽視了人事檔案的作用。

2.2 人事檔案失真

因?yàn)榇嬖谥鞣N現(xiàn)實(shí)因素，有很多人為了能夠使自己的工作更加順利，未來的薪酬更高，往往會(huì)采取一些不正當(dāng)?shù)氖侄蝸砀淖冏约旱娜耸聶n案，而相關(guān)的單位無法辨別出正確的和錯(cuò)誤的信息，只好一錯(cuò)再錯(cuò)的接受這些信息。在人員考核之中也會(huì)錯(cuò)誤的錄用一些檔案較為光鮮靚麗的人員。倘若這些人員不具備專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的技能，那么就會(huì)給機(jī)關(guān)單位執(zhí)行工作帶來很大的阻礙。

2.3 管理者素質(zhì)沒有達(dá)到基本要求

許多單位會(huì)很大程度上忽視人事檔案管理的作用，因此，在檔案管理的人員配備方面會(huì)選擇一些學(xué)歷較低且沒有太多工作經(jīng)驗(yàn)的人來擔(dān)任。而這些人也秉持這一種不認(rèn)真的態(tài)度來管理。長此以往，人事檔案的管理失去了原有的效果和本來的目的。

3 人事檔案在人力資源管理中的作用

3.1 發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力

人事檔案能夠全面地反映工作人員的信息以及德才的各項(xiàng)表現(xiàn)。人力資源管理部門可以通過人事檔案，充分了解到員工過去的工作狀況以及學(xué)習(xí)情況。從信息的各個(gè)方面發(fā)覺員工的內(nèi)在潛力，很少對(duì)于人才的浪費(fèi)和埋沒。在選擇相關(guān)員工的過程中，可以充分發(fā)揮各類人才的長處，各司其職，充分行使到人才的作用。

3.2 全面推進(jìn)人力資源的配置

對(duì)于一個(gè)沒有接觸的應(yīng)聘員工，可以利用人是答案第一時(shí)間掌握相關(guān)員工的信息情況，從而進(jìn)行下一步的科學(xué)管理和決策。依據(jù)人才的特點(diǎn)和能力水平可以分配到不同的部門盡到自己的職責(zé)。在組織內(nèi)部也可以權(quán)衡利弊，合理分配。把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，最大程度的發(fā)揮自身的長處。避免各部門之間的人才競爭，同時(shí)在另一方面也可以促進(jìn)各部門人才合理的流通以及利用。減少壓制人才的現(xiàn)象，促進(jìn)人力資源的合理配置和利用。

3.3 有利于人才預(yù)測能力科學(xué)化

組織內(nèi)部是影響人力資源需求的決定性因素。因此，有效地協(xié)調(diào)組織內(nèi)部的人力資源，預(yù)測人才的能力范圍是十分必要的?？梢杂萌耸聶n案對(duì)組織內(nèi)部的人力資源狀況進(jìn)行變革和發(fā)展。定制科學(xué)有效的人力資源計(jì)劃，一旦發(fā)現(xiàn)脫離了人事檔案的人力資源預(yù)測就要進(jìn)行及時(shí)的更改，減少內(nèi)部的損失。

4 改進(jìn)人事檔案管理的措施

4.1 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人是在生產(chǎn)過程中的決定性因素。因此，在這個(gè)充滿知識(shí)的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)人才的需求以及素質(zhì)方面也有了新的要求?，F(xiàn)階段，一些落后的管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段我國人力資源發(fā)展的需求。因此，在人才的利用方面不光要注重學(xué)歷，并且還要注重素質(zhì)的培養(yǎng)以及學(xué)習(xí)工作能力。讓他們能更快地使用現(xiàn)如今的時(shí)代要求。許多的工作人員不按照工作要求上崗，為了金錢和利益做出一些不符合要求的是。針對(duì)這些情況要進(jìn)一步端正他們的思想，提升為人民服務(wù)的意識(shí)。積極的做好協(xié)調(diào)工作，及時(shí)的將各種信息提供給需要的部門。不能輕視自身的工作，在工作中有所懈怠。檔案工作管理人員應(yīng)該按照我國法律來執(zhí)行自己的責(zé)任，進(jìn)一步提高保護(hù)檔案的意識(shí)。

4.2 建立嚴(yán)格檔案管理制度

檔案的管理工作也應(yīng)該依據(jù)時(shí)代的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行積極有效的調(diào)整。將不適合當(dāng)代發(fā)展情形的條例和規(guī)章制度進(jìn)行及時(shí)的改革。要根據(jù)最前沿的信息收集相應(yīng)的材料，保證信息的完整性和真實(shí)性。并且在收集材料的同時(shí)也要及時(shí)分類，做好釘裝工作。在他人查閱相應(yīng)的檔案時(shí)，要進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)管工作防止答案的丟失和材料的竊取。同時(shí)要以高漲的服務(wù)熱情對(duì)待人民群眾，積極地同有關(guān)部門做好溝通。這些工作都是嚴(yán)格的規(guī)章制度為基礎(chǔ)的，因此制定相應(yīng)的規(guī)章制度是十分必要的。

4.3 使檔案制度更加科學(xué)化

近年來，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)的快速發(fā)展，各種各樣的檔案也隨之增多。傳統(tǒng)的收集和管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，這也勢必會(huì)給當(dāng)前的工作帶來很大的壓力。所以，就應(yīng)該制定相關(guān)的規(guī)章制度，是檔案管理更加的科學(xué)化、制度化。通過互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)個(gè)人網(wǎng)絡(luò)查詢。這樣一來也能增強(qiáng)個(gè)人檔案的保密性。同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)答案也可以實(shí)現(xiàn)資源配置的最優(yōu)。從而推動(dòng)我國各個(gè)地方公共事業(yè)更好的發(fā)展。

4.4 豐富人事檔案的基本內(nèi)容，增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

人事檔案為我國人力資源管理部門提供全面具體并且有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)。人事檔案的內(nèi)容較為豐富，它不僅僅只包括個(gè)人的自傳、獎(jiǎng)勵(lì)以及工資級(jí)別，另一方面而言它也能直接吩咐仆人的興趣愛好。所以它可以給相應(yīng)的工作崗位計(jì)劃完全具體的信息，使人事檔案成為人力資源管理的得力助手。當(dāng)然，提供人力資源管理信息的前提是保障信息的可靠性和真實(shí)性。因此在人事檔案管理的過程中，要充分發(fā)揮它的真實(shí)性。加強(qiáng)檔案的監(jiān)管，防止材料失真現(xiàn)象的發(fā)生。在使用人事檔案時(shí)，要進(jìn)行多次檢查，確保信息的真實(shí)性之后進(jìn)行采納，弄虛作假的遞交材料者要給予相應(yīng)的處罰，以懲戒后人。同時(shí)，法律在人事檔案使用的過程中也提到了不可或缺的作用，因此加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，以防止虛假問題的產(chǎn)生。

5 結(jié)束語

市政工程相關(guān)的工作是推動(dòng)我國城市發(fā)展的重要關(guān)鍵部分之一。因此，我們就要從深層方面把握市政工作的基本情況。制定更加科學(xué)合理的人事檔案。緊跟時(shí)代潮流，制定相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)，使人事管理信息更加完善安全，最快速的找尋到人事的相關(guān)信息，為人力資源配置提供相應(yīng)的幫助。最大程度的利用有才干的人，為推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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