年度分類法在企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：本文主要對年度分類方法在企業(yè)文書檔案管理中的優(yōu)勢進(jìn)行了介紹，并對年度分類這一方法的應(yīng)用性進(jìn)行了較為詳細(xì)的敘述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;年度分類法;應(yīng)用

我國的經(jīng)濟(jì)社會呈現(xiàn)著新的發(fā)展趨勢，有許多的企業(yè)不斷涌現(xiàn)，并且企業(yè)的規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大，出于對這些現(xiàn)狀的考慮，我國出臺了一系列的政策對企業(yè)文書檔案管理進(jìn)行了規(guī)定，使企業(yè)文書檔案管理有了新的發(fā)展?，F(xiàn)行的企業(yè)文書檔案管理模式主要是以“件”為單位的，在此基礎(chǔ)上，分類成為企業(yè)文書檔案整理的一個關(guān)鍵。企業(yè)中的文書檔案管理工作是以分類方案為基礎(chǔ)的，相關(guān)人員的所有工作都會圍繞這一方案進(jìn)行開展，它們進(jìn)行歸納整理時所使用的方法也是由分類方案決定的。

1 企業(yè)文書檔案管理中存在的問題

1.1 企業(yè)檔案管理缺乏先進(jìn)的管理意識

我國傳統(tǒng)的檔案管理方法是卷宗管理法，隨著社會的發(fā)展，以“卷”為單位的管理方法在企業(yè)中越來越不適用，它會使文書檔案的歸納整理工作變得更為復(fù)雜。而以“件”為文件歸納整理的基本單位，可以使文件歸納整理工作變得不那么繁瑣，使文件歸納整理工作的效率得到較高的提升。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及文檔管理人員要么沒有文檔管理的意識，要么沿用傳統(tǒng)的不太適用的管理方法，所以他們必須要轉(zhuǎn)變觀念，對這項(xiàng)工作進(jìn)行高度的重視。

1.2 企業(yè)文書檔案管理中的缺陷

傳統(tǒng)的檔案分類方法是非常繁瑣的，并且它的分類標(biāo)準(zhǔn)方法有許多，比如以問題為標(biāo)準(zhǔn)的分類法、以機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)的分類法，而純粹以這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類是很難的，它們會使企業(yè)文書檔案管理的難度增加，同時，還會使相關(guān)工作人員的工作量變得更加的繁重。并且由于分類并不純粹，當(dāng)相關(guān)人員在對這些檔案進(jìn)行查閱以及利用時，會存在一些問題?，F(xiàn)在調(diào)取文件時，不能對具有相關(guān)信息的文件進(jìn)行精確的調(diào)取，導(dǎo)致后續(xù)工作的進(jìn)度延緩或者是一些相關(guān)的決策受到延誤。

2 年度分類法的具體運(yùn)用

2.1 年度分類法的含義

年度分類法，即根據(jù)文件形成的年度將企業(yè)的文書檔案分成若干類別的方法。這種方法可以反映一個企業(yè)活動逐年發(fā)展變化的面貌，是運(yùn)用最廣泛的一種分類方法。采用年度分類法簡便易行，類目設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)清楚、明確，便于人們按時間查找利用檔案，因而成為企業(yè)最常用的一種分類方法。

2.2 特殊情況的處理

就企業(yè)而言，許多文件會涉及到不同的年度，這種跨年度的文件通常這樣處理：跨年度的收發(fā)文以收到或簽發(fā)年度為準(zhǔn)，跨年度的來往文則放入與內(nèi)容關(guān)系密切的年度。文件的形成年度與內(nèi)容涉及的年度不一致時，以文件針對的年度為準(zhǔn)。幾份文件為一件時，以排在最前面的文件為準(zhǔn)。

2.3 年度分類文書檔案管理方法的步驟

年度分類法首先需要將企業(yè)中需要?dú)w檔的文件以件為單位進(jìn)行收集，然后要把這些文件以形成的年度為依據(jù)進(jìn)行分類，分類以后要按年度歸檔時間對這些文書檔案進(jìn)行相應(yīng)的排序，然后在進(jìn)行編號蓋章工作，在蓋章工作進(jìn)行之前，要對文書檔案的年度號以及年度文件流水號進(jìn)行填寫，在做好這一系列的工作以后，對計算機(jī)進(jìn)行充分的利用，要按照文書檔案錄入規(guī)則對這些文件的信息進(jìn)行錄入。

同時，在計算機(jī)中對文件所存放的檔案盒的號碼、文件在檔案保管位置的序列號、排號以及層號進(jìn)行錄入。

2.4 年度分類法的作用

年度分類法可以使文檔管理人員在開展工作時，能夠最大限度的使“機(jī)構(gòu)”文書檔案管理過程中的得到簡化，這樣可以使工作步驟化繁為簡，使相關(guān)人員工作量得到削減。年度分類法會進(jìn)一步降低保管期限在企業(yè)文書檔案管理的過程中的地位，從某種意義上來講，企業(yè)的文檔管理與檔案館的檔案管理有很大的差別，尤其是保管期限方面，企業(yè)文檔的保管期限繁雜而靈活，所以更適合用年度分類法。年度分類法可以對企業(yè)文書檔案的各個環(huán)節(jié)遵循以“年”為基本特征的規(guī)律，使年度分類法在檔案管理過程中得到充分的體現(xiàn)。

3 結(jié)束語

根據(jù)上面的敘述我們可以知道，在對企業(yè)文書檔案進(jìn)行管理時，可以對一些舊有的方法進(jìn)行摒棄，對具有創(chuàng)新性、先進(jìn)性的年度分類檔案管理方法進(jìn)行充分的利用，它可以使企業(yè)文書檔案管理的工作環(huán)節(jié)得到削減，使管理工作人員的工作量得到減少，從而使企業(yè)文書檔案管理工作效率得到全面的提升。與此同時，在寫文書檔案管理工作中對年度分類檔案管理方法進(jìn)行應(yīng)用，可以使檔案管理工作能夠更快的適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，可以使檔案管理人員在相對輕松的環(huán)境之下，更快更好的完成檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[2]王金木.年度分類整理方法在企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案學(xué)研究，2016（01）：45-47.

作者簡介

朱文舫（1976-），女，河北省永清縣人，本科，講師，秘書檔案管理方向。