事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析探討

張道正

摘 要：新時(shí)期，快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)帶給了事業(yè)單位的檔案管理工作，所以就很有必要建設(shè)信息化檔案管理模式?，F(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理工作中還有諸多問題存在，對(duì)信息化建設(shè)的開展造成了很大阻礙，必須盡快把這一問題解決，以讓信息化建設(shè)的步伐加快。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

不斷發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)，也在一定程度上完善了事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理模式。檔案管理信息化是事業(yè)單位檔案管理工作中非常重要的一部分，事業(yè)單位的檔案管理不但會(huì)對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)者的決策產(chǎn)生直接影響，也與單位內(nèi)部人才的考核、培養(yǎng)有十分密切的聯(lián)系[1]。目前，快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化，而不斷出現(xiàn)的檔案管理軟件，使得我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代信息化也在慢慢實(shí)現(xiàn)?？梢哉f，現(xiàn)代化發(fā)展的一大趨勢(shì)就是事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1）永久性保存相關(guān)檔案資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中很容易因?yàn)榄h(huán)境問題的影響，如溫度、濕度等而有發(fā)霉、損壞等現(xiàn)象出現(xiàn)，所以便不能得到長期的儲(chǔ)存，甚至于被丟失。而信息化檔案管理建設(shè)能夠以數(shù)字化檔案取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，并于計(jì)算機(jī)磁盤中存儲(chǔ)，一方面能夠?qū)n案存儲(chǔ)空間進(jìn)行有效利用，另一方面可以永久性存儲(chǔ)檔案資源，以免環(huán)境原因?qū)n案造成損害。

2）提升檔案管理的有效性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理過程比較繁瑣，也有很多的管理程序，加大了工作人員查詢和整理的難度。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，工作人員在查詢檔案的過程便可以借助專門的查詢系統(tǒng)更為方便的查詢相關(guān)檔案，節(jié)省了查詢時(shí)間，降低了管理難度，可以使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

3）轉(zhuǎn)變管理方式。傳統(tǒng)檔案管理主要采用的是紙張保存，其管理方式主要為人工錄入，而在信息化檔案管理中主要運(yùn)用的是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，其主要借助電子錄入的管理方式。檔案管理信息化建設(shè)使傳統(tǒng)檔案運(yùn)用、存儲(chǔ)職能發(fā)生了改變，不但讓檔案管理有效性大大提高，也對(duì)檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展起到了積極促進(jìn)作用。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具體措施

1）提升信息化建設(shè)的重視度。事業(yè)單位如果想在最短的時(shí)間內(nèi)將檔案管理信息化建設(shè)順利完成，就需要深刻認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵性作用。在事業(yè)單位的發(fā)展中檔案管理信息化建設(shè)發(fā)揮著極為重要的促進(jìn)作用，在領(lǐng)導(dǎo)者制定決策的過程中提供了有效幫助。第一，事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，確保軟硬件設(shè)施的充足性，不僅要為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，同時(shí)還需要最大化發(fā)揮檔案管理信息化的價(jià)值和作用。第二，事業(yè)單位需對(duì)信息化檔案管理進(jìn)行維護(hù)與更新，確保相關(guān)信息檔案平臺(tái)可以使事業(yè)單位的實(shí)際使用需求得到滿足，以此保證檔案信息化管理與時(shí)俱進(jìn)。此外，就平臺(tái)使用率較低的問題，事業(yè)單位需要高度重視信息管理平臺(tái)的使用量，加深對(duì)管理平臺(tái)實(shí)際功能和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，以良好的基礎(chǔ)支持檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率、質(zhì)量的最佳化。第三，事業(yè)單位應(yīng)密切關(guān)注紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化問題，在開展檔案管理的過程中采用“紙質(zhì)+數(shù)字”的方式，加快轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案，從而使最終的無紙化檔案管理成功實(shí)現(xiàn)。

2）完善檔案信息化管理制度。開展檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要保證就是制度[2]。事業(yè)單位需從制度著手，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范與約束，構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度，為順利開展單位檔案信息化管理保駕護(hù)航。在搜集檔案信息方面，需創(chuàng)新收集方式與手段，做到規(guī)范搜集，并把重點(diǎn)搜集與廣泛搜集結(jié)合起來，充分掌握檔案資料的形成規(guī)律，并集中進(jìn)行檔案管理，便于對(duì)檔案信息更好地查找。除此之外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)分析單位發(fā)展?fàn)顩r與目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上，制定出行之有效的檔案信息化管理加護(hù)，形成統(tǒng)一性的網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)更全面的檔案管理。與此同時(shí)，還應(yīng)從聯(lián)系起國家的相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及自身的發(fā)展?fàn)顩r，制定標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部檔案管理體系，將檔案的格式、內(nèi)容、目錄以及數(shù)據(jù)庫信息資源等統(tǒng)一，順利實(shí)現(xiàn)電子信息的數(shù)據(jù)共享，提高檔案資料利用率。

3）檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)。新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理若要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，則最不能少的就是信息化平臺(tái)建設(shè)，因此在建設(shè)時(shí)需將以下兩點(diǎn)做到：第一，硬件建設(shè)。單位在發(fā)展過程中可對(duì)自身已有管理平臺(tái)予以利用，在其基礎(chǔ)上將一個(gè)統(tǒng)一且又相對(duì)獨(dú)立的檔案管理功能模塊開發(fā)出來，并把檔案管理職能和流程特點(diǎn)結(jié)合起來設(shè)計(jì)功能模塊，立足于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需求展開合理化硬件建設(shè)，在實(shí)踐中完善和升級(jí)硬件環(huán)境，如此方可發(fā)揮系統(tǒng)平臺(tái)的價(jià)值，把檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處。第二，資源整合。在將硬件建設(shè)做好后，信息化建設(shè)中的另一項(xiàng)重要內(nèi)容就是資源整合，而要將這一點(diǎn)實(shí)現(xiàn)，就需借助相關(guān)管理軟件，諸如ERP、EDP等均能夠?qū)崿F(xiàn)此目的，因此在發(fā)展過程中既要有硬件建設(shè)，且軟件建設(shè)也不能缺少，管理人員可在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)。

4）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。檔案工作的科學(xué)性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)，對(duì)管理人員的綜合素養(yǎng)提出了較高的要求。信息化檔案管理模式建設(shè)，一定要將檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提高，使之與新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展需求相符。第一，將思想認(rèn)識(shí)提高。不斷發(fā)展的社會(huì)，相應(yīng)的也增大了檔案管理工作的壓力，增加了其難度，所以事業(yè)單位需將檔案管理人員對(duì)此項(xiàng)工作得到認(rèn)識(shí)提高。強(qiáng)化管理意識(shí)，使之社會(huì)責(zé)任感較高，并擁有良好的職業(yè)道德與積極向上、勇于創(chuàng)新的工作態(tài)度，更好的服務(wù)人民。第二，在人才教育與培訓(xùn)工作上不斷加強(qiáng)。事業(yè)單位需經(jīng)常開展集體學(xué)習(xí)，提供一個(gè)相互交流學(xué)習(xí)的平臺(tái)給檔案管理人員，讓其能夠?qū)n案管理的基本理論知識(shí)展開系統(tǒng)學(xué)習(xí)，還能夠?qū)n案管理工作實(shí)際情況結(jié)合起來學(xué)習(xí)專業(yè)技能。除此之外，定期組織現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行信息化學(xué)習(xí)，借助科學(xué)的知識(shí)和方法將其專業(yè)能力提高，使之能夠?qū)τ?jì)算機(jī)軟件做到熟練應(yīng)用，與信息化時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展需求相符。

5）健全監(jiān)督管理體系。事業(yè)單位如果要讓檔案信息化管理的安全性得到保證，就一定要將檔案管理監(jiān)督機(jī)制完善。事業(yè)單位在實(shí)施檔案信息化建設(shè)時(shí)，最重要的就是對(duì)檔案信息的安全予以保證，所以必須在嚴(yán)格的監(jiān)管與監(jiān)督機(jī)制下有效開展檔案信息化建設(shè)[3]。第一，對(duì)自我監(jiān)督引起重視。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)自我監(jiān)督不斷加強(qiáng)，設(shè)置檔案訪問權(quán)限，必須在得到上層權(quán)限審批后再執(zhí)行信息提取、查閱等操作。將涉密檔案保密管理責(zé)任制度構(gòu)建起來，涉密檔案保密管理的主要責(zé)任由單位主要領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)，涉密檔案的保密管理責(zé)任則由保密管理工作人員所承擔(dān)。在檔案信息系統(tǒng)中錄入事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的身份信息，將所有訪問者的身份、時(shí)間以及借閱內(nèi)容記錄好，針對(duì)身份不明的外部訪問者予以攔截，并對(duì)其IP地址和身份進(jìn)行核對(duì)，真正把檔案保密工作落到實(shí)處。第二，采用公開監(jiān)督模式。事業(yè)單位檔案管理工作可對(duì)公開監(jiān)督模式予以實(shí)施，對(duì)社會(huì)公眾建議予以積極采納，第一時(shí)間對(duì)內(nèi)部管理方式進(jìn)行調(diào)整，將服務(wù)質(zhì)量和工作效率提高，把良好形象樹立起來。

3 結(jié)語

總之，檔案信息化管理與事業(yè)單位的利益緊密相關(guān)，所以事業(yè)單位應(yīng)在檔案信息化建設(shè)上下功夫，高度重視檔案管理信息化建設(shè)，從物質(zhì)上支持檔案信息化建設(shè)，以順利進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作，把檔案的服務(wù)價(jià)值充分發(fā)揮出來。

參考文獻(xiàn)

[1]張代勇.探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題與策略[J].祖國，2016（22）：99.

[2]韓鴻立.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析[J].城建檔案，2016（7）：25-26.

[3]史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2015，44（5）：166-168.