信息化條件下企業(yè)檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)讓我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都得到了迅猛的發(fā)展，信息化處理是目前各領(lǐng)域的主要處理形式，信息化時(shí)代的來(lái)臨代表著高效和便捷。檔案管理的問(wèn)題遇到了很多的挑戰(zhàn)。對(duì)于管理問(wèn)題應(yīng)該不斷進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)工作人員的工作質(zhì)量，提升工作效率主要依靠信息化的管理手段。想要提升檔案管理的效率就應(yīng)該運(yùn)用適合企業(yè)的管理方式。信息化管理背景下，企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該得到及時(shí)的解決，提出改進(jìn)檔案管理工作的方法對(duì)于企業(yè)發(fā)展也是一個(gè)重要的舉措。本文將對(duì)信息化條件下企業(yè)檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：信息化背景;企業(yè)檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

我國(guó)正處在一個(gè)飛速的發(fā)展的信息化時(shí)代，信息技術(shù)在全球范圍內(nèi)都得到了廣泛的應(yīng)用。這種信息化的處理方式不光對(duì)于經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和效率產(chǎn)生較大影響，對(duì)于我國(guó)的社會(huì)文化背景和精神文明也有很重要的意義。信息化條件在一定程度上改變?nèi)藗兊纳罟ぷ鞣椒ǎ壳捌髽I(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)中各個(gè)領(lǐng)域都廣泛應(yīng)用了信息技術(shù)，在這樣的大趨勢(shì)下，企業(yè)的檔案管理工作信息化建設(shè)是一定要進(jìn)行的。

1 企業(yè)檔案管理建設(shè)概述

企業(yè)檔案是在企業(yè)各項(xiàng)工作中形成的信息案底，管理工作則是要對(duì)企業(yè)所有檔案進(jìn)行處理，這種原始的記錄方式可以記錄整個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程。企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌也有重要意義，企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步是要依賴于原始憑證的，所以企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的未來(lái)發(fā)展有很重要的服務(wù)作用。企業(yè)檔案管理和其他管理工作有很大的不同，這項(xiàng)工作是一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的工作，而且隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)建立了適合自己公司發(fā)展的制度，企業(yè)檔案管理工作的作用大小以及地位層次都隨著企業(yè)制度在不斷變化。企業(yè)檔案管理工作在信息化背景的影響下，想要更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)就應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理方式，更好的發(fā)揮檔案的基本作用。企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展有著非常重要的作用，所以企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該給予這項(xiàng)工作一定的重視，從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題一定要提出科學(xué)合理的解決方式。

2 企業(yè)檔案管理在信息化背景下存在的問(wèn)題概述

信息化背景可以為企業(yè)的檔案管理工作變得更高效和便捷，但是也會(huì)遇到很多的問(wèn)題。

第一個(gè)問(wèn)題就目前網(wǎng)絡(luò)安全性是比較差的，企業(yè)的檔案是比較機(jī)密的存在，所以傳統(tǒng)的檔案管理工作可以將實(shí)質(zhì)的檔案進(jìn)行妥善保管，并且讓專門的管理人員進(jìn)行監(jiān)管。但是目前信息化背景下的檔案都是電子形式的，保存起來(lái)是很容易出現(xiàn)問(wèn)題的，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)如果遭受到了惡意的攻擊，企業(yè)的檔案會(huì)有一定的危險(xiǎn)，這對(duì)于企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)利益增長(zhǎng)都是非常不利的。網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性很難避免，信息被竊取和盜用是有可能會(huì)出現(xiàn)的。網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性又比較強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身也比較復(fù)雜，這種隱患都讓網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息化檔案承受威脅。網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展以及電子檔案信息對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全要求是比較更好的，檔案信息安全性問(wèn)題如果比較突出，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就有可能會(huì)遭受到黑客或者病毒的攻擊。系統(tǒng)被非法攻擊和使用會(huì)造成信息數(shù)據(jù)的泄露和遺失，當(dāng)前背景下，電子檔案信息被破壞的可能性是非常大的。

第二種就是檔案信息的利用率下降。企業(yè)檔案管理人員的觀念和遺失是比較保守的，對(duì)于當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展是比較不利的。如果不能對(duì)檔案的秘密進(jìn)行正確的處理，檔案信息資源以及開(kāi)發(fā)手段和查閱檔案資料方法不嚴(yán)密的話就很容易讓電子檔案遭受惡意篡改。但是如果企業(yè)的檔案信息比較難查閱，前臺(tái)等服務(wù)設(shè)施不完善，閱覽環(huán)境相對(duì)較差的話會(huì)很難讓企業(yè)工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行利用。企業(yè)檔案信息如果利用率不該會(huì)讓檔案的開(kāi)發(fā)利用效率變得極低[1]。

第三點(diǎn)就是檔案人才培養(yǎng)不合理的問(wèn)題，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展水平是不一樣的，企業(yè)檔案管理隊(duì)伍要和現(xiàn)代化的管理要求還有一定的距離，如果缺乏對(duì)檔案相關(guān)法律知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的了解，工作僅僅是收集和整理，檔案的深層開(kāi)發(fā)力度就會(huì)不夠。這樣會(huì)嚴(yán)重影響檔案創(chuàng)新工作的進(jìn)度。企業(yè)檔案管理隊(duì)伍也會(huì)出現(xiàn)男女比例不平衡以及年齡結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題，年齡比較大的工作人員瀕臨退休，對(duì)于工作的認(rèn)真態(tài)度是很難保證的。高級(jí)職稱的人員較少也比較難以調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。信息化的背景需要信息技術(shù)作為支撐，企業(yè)的人員調(diào)配不合理就很難讓檔案管理工作和現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行合作，不利用信息化的現(xiàn)代技術(shù)就很難保證檔案管理工作的效率，從而影響企業(yè)的發(fā)展[2]。人才的供需矛盾也是企業(yè)發(fā)展的突出問(wèn)題，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本形式下，高素質(zhì)的人才是很容易流失的，非專業(yè)的人員比較多，檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)很難提升[3]。

第四點(diǎn)就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)以及對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用的意識(shí)比較淺薄。檔案管理工作得不到相應(yīng)的重視就會(huì)讓管理工作很難進(jìn)行。企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)的最大目的就是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益，追求最大經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)最大的目標(biāo)[4]。企業(yè)檔案工作相比其他工作來(lái)說(shuō)，工作內(nèi)容是比較基礎(chǔ)的，而且屬于服務(wù)型的工作項(xiàng)目，很難直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。所以檔案工作基本處在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的邊緣，管理非常松散，這種情況是會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)不健全，對(duì)于企業(yè)未來(lái)的發(fā)展很難發(fā)揮應(yīng)有的效益。

3 企業(yè)檔案管理的基本改革措施

第一個(gè)建議就是建立適合企業(yè)本身的規(guī)章制度，每個(gè)企業(yè)都有自己不同的特點(diǎn)，所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該針對(duì)自己企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)和目標(biāo)建立相應(yīng)的制度，這樣才能讓企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的更加順利。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不安全的威脅，企業(yè)可以讓檔案管理人員進(jìn)修一些信息安全技術(shù)工作，檔案管理人員一定要增強(qiáng)檔案的安全意識(shí)。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)檔案信息進(jìn)行鑒別，確定檔案的保密程度以及開(kāi)放范圍。這樣經(jīng)過(guò)嚴(yán)格篩選之后的檔案才能對(duì)企業(yè)員工們進(jìn)行開(kāi)放。企業(yè)也應(yīng)該確立監(jiān)管人員的具體點(diǎn)責(zé)任，遵循著檔案管理工作人員對(duì)主管下檔案負(fù)責(zé)的基本原則。檔案信息建設(shè)以及應(yīng)用的各個(gè)階段也應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范去執(zhí)行，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)使用以及維護(hù)管理和涉密信息采集，儲(chǔ)存都有很大的關(guān)系。想要保證電子文檔中的檔案信息不被非法訪問(wèn)和使用，應(yīng)該對(duì)入網(wǎng)訪問(wèn)進(jìn)行一定程度的控制，只讓規(guī)定范圍內(nèi)的人員登錄服務(wù)器，獲取企業(yè)檔案資源，這種情況下還應(yīng)該采取一些信息保護(hù)技術(shù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行維護(hù)。

第二個(gè)建議就是轉(zhuǎn)變企業(yè)的管理觀念，對(duì)企業(yè)的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提供更加高效的檔案信息服務(wù)。企業(yè)的檔案利用需求是有一定規(guī)律的，企業(yè)檔案信息資源想要轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力為企業(yè)制造出相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益，就應(yīng)該大膽利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，這樣才能讓企業(yè)檔案信息資源轉(zhuǎn)換成為可觀的經(jīng)濟(jì)效益或者社會(huì)效益。

第三個(gè)建議就是應(yīng)該不斷提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的工作素質(zhì)和人才隊(duì)伍建設(shè)就是新時(shí)期內(nèi)企業(yè)檔案工作的基本要義。檔案工作人員一定要有現(xiàn)代化的管理方法，對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用也盡量線束，學(xué)習(xí)新的方法新的技能對(duì)于企業(yè)檔案信息建設(shè)是比較有幫助的。檔案管理工作人員的培養(yǎng)也應(yīng)該投入一定比例的資金，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)也是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該盡量讓工作人員得到培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)比較重要的內(nèi)容，無(wú)論是未來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益還是社會(huì)效益都需要檔案資源進(jìn)行輔助，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視企業(yè)檔案管理工作，檔案管理工作人員也應(yīng)該讓檔案資源為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。

參考文獻(xiàn)

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[2]曹陽(yáng).信息化條件下醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界（01）.

[3]劉愛(ài)云.建筑企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].建材發(fā)展導(dǎo)向（下），2017（7）.

[4]劉伶俐.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].通訊世界，2017（22）：336-337.

作者簡(jiǎn)介

覃方圓（1984-），女，壯族，廣西來(lái)賓，本科，研究方向：檔案管理。