貫徹落實電子檔案管理模式對單位發(fā)展的影響

王皓然

摘 要：隨著科技的進步和經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，信息化的速度越來越快，單位發(fā)展對于信息化的技術提高要求更加普遍，電子檔案管理在大數(shù)據(jù)時代的背景下，對新經(jīng)濟的發(fā)展做出重要貢獻，有助于提高單位管理模式的進步，優(yōu)化技術條件，促進單位的可持續(xù)健康發(fā)展。

關鍵詞：電子檔案;管理模式;模式對比;發(fā)展影響

信息化的發(fā)展使得單位管理技術得到革新，電子檔案的出現(xiàn)提高了單位的行事效率，提高信息儲存的高密度性，實現(xiàn)信息與載體間的分離，與傳統(tǒng)檔案模式相比，更具有共享性、多樣性以及經(jīng)濟環(huán)保等優(yōu)點，貫徹落實電子檔案管理模式，正確處理同傳統(tǒng)模式之間的關系，提高對單位發(fā)展的效用。

1 發(fā)展背景的闡釋

1.1 經(jīng)濟進步

經(jīng)濟是社會進步與發(fā)展的基礎和前提，我國改革開放以來，經(jīng)濟發(fā)展速度呈現(xiàn)直線上升狀態(tài)，經(jīng)濟的繁榮發(fā)展有利于政治的穩(wěn)定與科學技術的革新。在經(jīng)濟全球化的浪潮中，提高經(jīng)濟發(fā)展水平有利于國家的穩(wěn)定與權力地位的保證。經(jīng)濟的進步推動國家總體發(fā)展的提升，從而促進單位的多樣化多功能發(fā)展，推動電子技術的提高，為建立電子檔案管理模式提供經(jīng)濟基礎性的保障與單位的健康持續(xù)發(fā)展。

1.2 政治發(fā)展

國家檔案局辦公室關于印發(fā)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的通知中提到“推進電子檔案科學管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設，明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能”國家支持電子檔案管理模式的發(fā)展，大力促進電子檔案模式管理的應用，確保電子檔案的真實、完整、可用與安全。遵循國家有關法律法規(guī)和標準規(guī)范，推進單位對于電子檔案管理模式的應用發(fā)展，提高單位檔案的嚴密規(guī)范。

1.3 科技文化革新

電子檔案管理模式的發(fā)展離不開科技文化水平的重視與提高?？萍嫉陌l(fā)展進步是保證的社會可持續(xù)性健康發(fā)展的重要保證，電子檔案是指利用計算機技術形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件，計算機的發(fā)展是當代大數(shù)據(jù)時代必不可少的主導因素，而電子檔案模式建立在計算機的發(fā)展基礎上，信息化的不斷發(fā)展變化推進電子檔案管理模式的進步。

2 管理模式的探究

2.1 管理要求

1）管理制度的要求。相關單位需要構建出一套完善的電子文件歸檔管理制度，對電子文件進行約束，保證電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相互依存、共同發(fā)揮各自作用[1]。完備良好的管理制度對于電子檔案管理模式實行的準確度與可靠性提供一定的保障作用。

2）管理人員的要求。管理人員是電子檔案管理模式的重要性角色，單位相關工作人員要遵循所制定的管理制度，做到恪盡職守，嚴格按照管理制度相關的準則與規(guī)范執(zhí)行任務，保證電子檔案真實性，還原最本真的內(nèi)容，培養(yǎng)管理人員綜合素質(zhì)，推動管理人員對于制度的遵守性，利于單位良好氛圍的建立。

2.2 管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。如果說管理要求是電子檔案的核心，那管理系統(tǒng)就是電子檔案管理模式的靈魂性呈現(xiàn)。確保系統(tǒng)結(jié)構的對外開放性與可擴展性，要支持電子檔案管理的業(yè)務模式，此外，在國家的相關規(guī)定中，系統(tǒng)應具備對實體檔案進行輔助管理的功能和依據(jù)檔案保存和利用的業(yè)務要求分別建立相應數(shù)據(jù)庫等。完善電子檔案管理軟硬件設施。合理完備的管理系統(tǒng)利于電子檔案在單位中的應用，推進單位的信息化管理，繼而推動單位人事部的管理與內(nèi)部人員制度的運作。

3 模式的對比

電子檔案管理模式是對舊有管理模式的開拓創(chuàng)新。電子檔案管理模式具有共享性的特點，通過電子設備便于傳輸分享，對于不同地點的操作辦公，電子檔案節(jié)省了空間時間，同時提高了單位的辦事效率。此外，電子檔案具有多樣性，不像傳統(tǒng)的紙張，電子類型多種多樣，可方便操作與靈活創(chuàng)新應用，不僅在該模式上具有創(chuàng)新，在單位人員操作的過程中有助于單位人員的思維意識的創(chuàng)新發(fā)展。電子檔案不用浪費紙張，需要的是電腦信息化的操作，具有經(jīng)濟環(huán)保性，對于單位的綠色生態(tài)發(fā)展提供良好的助推作用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作中，檔案管理人員需要對檔案庫房環(huán)境進行 特別的關注，防止檔案資料由于受到一定的外部環(huán)境的影響所帶來的安全風險或因為管理疏忽而造成丟失，這些問題都將對檔案的完整性造成比較嚴重的影響。而電子檔案作為虛擬性的形式不會遇到這些問題，有利于保護信息的原件性[2]，保障單位信息的準確度與相對問題上的安全性。在運用電子檔案管理模式的同時，要關注其不穩(wěn)定性的缺點，網(wǎng)絡信息化的形式要注重信號與網(wǎng)絡侵入的安全性問題，避免對單位的隱私造成不必要的威脅。作為電子檔案，主要依托電子設備來完成相應的操作，這在一定程度上造成了對設備的依賴性，因此更要關注到依賴性的問題。

4 對單位的影響

電子檔案管理模式具有信息化數(shù)據(jù)化的特點，在新經(jīng)濟時代的帶領下，面對大數(shù)據(jù)的沖擊，電子檔案管理模式對于單位的發(fā)展有著不可或缺的作用，是在數(shù)據(jù)處理，信息整合方面的高效率操作，但電子檔案方向的發(fā)展有利有弊，不可盲目進行偏執(zhí)一方的應用，根據(jù)單位的實際情況，實事求是，抓住單位管理模式的特色與管理制度的不同，通過電子檔案的管理模式進行單位不同層面的優(yōu)化處理。電子檔案管理模式處理得當有助于單位的快速成長與發(fā)展，推動單位前進，繼而提高單位的經(jīng)濟效益，開拓新發(fā)展。

5 結(jié)語

處于信息化時代，科技經(jīng)濟發(fā)展速度日益加快，檔案管理也應順應時代潮流的發(fā)展變化，應用創(chuàng)新。找準電子檔案管理模式的方向，抓住管理模式的優(yōu)勢，做好劣勢的防范，趨利避害，進行總結(jié)分析與論證，根據(jù)不同單位的性質(zhì)類型，貫徹落實電子檔案管理模式，從而推動單位的進步，保障經(jīng)濟的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻

[1]陳平平.探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式[J].建筑工程技術與設計，2018，（24）：3758.

[2]阮潔.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理模式的差異與共性探討[J].魅力中國，2019，（24）：339-340.