高校檔案數(shù)字化建設(shè)探究

張麗平

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，高校檔案管理也擁有全新的路徑，也就是開展數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢也非常明顯，其不僅可以滿足工作環(huán)節(jié)的簡化，同時(shí)也能確保檔案的安全性，從而容納越來越多的信息。所以，本文就高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行分析，希望可以滿足高校檔案數(shù)字化的可持續(xù)實(shí)施。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;數(shù)字化

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，高校檔案管理也需要考慮到數(shù)字化建設(shè)，只有如此，才能夠滿足高校的發(fā)展需求，最終通過檔案來提供必要的支撐。

1 高校檔案數(shù)字化的意義

1）提升檔案利用效率。雖然檔案數(shù)字化實(shí)施多年，但是難以取得較高的成效，目前，大部分高校都沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，材料依舊是以紙質(zhì)檔案歸檔為主。檔案管理系統(tǒng)僅僅是著錄檔案目錄，用戶查檔也只有利用目錄檢索之后，通過人工翻閱、復(fù)印的方式進(jìn)行處理，但是如此耗費(fèi)的時(shí)間較長，并且效率低下。如果能夠進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，就可以配合檔案管理軟件和信息化技術(shù)，通過快速的檢索與查閱相關(guān)檔案，然后打印，最終節(jié)約復(fù)印和翻閱流程，提升實(shí)際利用率。

2）時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》發(fā)布之后，明確指出檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)要延續(xù)到2020年，這樣就可以初步滿足信息化作為核心的檔案現(xiàn)代化管理，基本上可以實(shí)現(xiàn)與小康社會(huì)的相互匹配，能夠有效的服務(wù)國家治理，從而建立檔案事業(yè)發(fā)展體系。同時(shí)，針對檔案管理信息化，還需要推動(dòng)檔案資源存量數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化以及增量電子化;創(chuàng)新檔案信息化管理的模式，實(shí)現(xiàn)與信息社會(huì)的相互融合，這樣才能夠基于信息化作為核心，來提升現(xiàn)代化的檔案管理水平。不難看出，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢，而高校檔案就需要與時(shí)俱進(jìn)，能夠通過數(shù)字化的實(shí)施，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1）檔案實(shí)體數(shù)量多，增加了加工難度。高校檔案資源的出現(xiàn)主要是教學(xué)、教研以及管理等對應(yīng)活動(dòng)行程檔案資料，其主要包含了學(xué)籍信息、科研檔案、基建檔案等。但是因?yàn)闀r(shí)間跨度大、來源較為廣泛等，伴隨著日常的管理與教學(xué)科研的積累，就會(huì)有大量實(shí)體資料的存在。考慮到館藏檔案數(shù)量多而大，這樣就會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化加工過程相對復(fù)雜、耗時(shí)較長、工作量大，最終導(dǎo)致檔案數(shù)字化加工難度進(jìn)一步增加。

2）缺少先進(jìn)技術(shù)的支持。目前，高校以紙質(zhì)檔案管理作為主體，雖然院校也意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)，也配備了掃描儀、計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)路由器等，但是還欠缺檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)西悉尼傳輸交換機(jī)等，再加上掃描儀和計(jì)算機(jī)論文紙質(zhì)檔案收錄與編制索引的設(shè)備，最終無法將其功能發(fā)揮出來[1]。

3）未能實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化系統(tǒng)的融合。高校在收集電子文件中，因?yàn)槿鄙俳y(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)和流程，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致目錄分?jǐn)?shù)和電子文件系統(tǒng)無法對應(yīng)，同時(shí)也會(huì)影響后續(xù)的檢索和查閱，這樣就會(huì)導(dǎo)致諸多存儲(chǔ)格式的出現(xiàn)，使得在后期存在不兼容的問題。再加上數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)、電子文件標(biāo)準(zhǔn)等都沒有做好統(tǒng)一規(guī)劃，使得高校檔案軟件以及對應(yīng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)有所差異，這樣不僅會(huì)造成低水平建設(shè)和資源浪費(fèi)，同時(shí)也會(huì)影響不同學(xué)校之間的跨庫檢索。

4）檔案管理人員數(shù)字化程度不足。很多高校檔案管理人員都是工作多年的員工，其專業(yè)知識(shí)還停留在傳統(tǒng)的檔案管理上。檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作人員明顯存在數(shù)字化專業(yè)素養(yǎng)不足的問題，這樣會(huì)對檔案數(shù)字化管理帶來影響。如果檔案管理人員開展對應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，這樣無疑會(huì)占據(jù)員工休息時(shí)間，受到員工的排斥。再加上員工非常熟悉紙質(zhì)檔案管理，所以，在最開始的時(shí)候，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，要比傳統(tǒng)紙質(zhì)管理更慢，進(jìn)而影響數(shù)字化的實(shí)施。

3 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化路徑

針對高校檔案數(shù)字化建設(shè)，還需要考慮到檔案數(shù)字化資源的科學(xué)規(guī)劃，合理利用先進(jìn)技術(shù)，在配合上辦公系統(tǒng)的配合使用以及人才培養(yǎng)，這樣才能夠滿足高校檔案數(shù)字化建設(shè)的基本要求。

1）科學(xué)規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)資源。在新時(shí)期下，高校檔案數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢，同時(shí)也是提升檔案管理效率的重要保障。首先，積極轉(zhuǎn)變管理思想，能夠給予檔案數(shù)字化建設(shè)高度重視，并且投入專項(xiàng)資金，提供軟硬件設(shè)備支持，最終完善信息化管理平臺(tái)，提升實(shí)際的管理水平。其次，全面詳細(xì)的分析館藏檔案的實(shí)體特點(diǎn)，針對各種類型的檔案以及重大活動(dòng)留存的影響與圖片等都需要進(jìn)行有效的整合，結(jié)合數(shù)字化建設(shè)之中的特點(diǎn)和需求，最終開展數(shù)字化檔案建設(shè)，確保其工作質(zhì)量[2]。

2）合理運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)。首先，在高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中運(yùn)用二維碼技術(shù)。其中，需要做好二維碼子系統(tǒng)的單獨(dú)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)二維碼的生成、識(shí)別等對應(yīng)的功能。在具體操作中，直接將用戶信息生成對應(yīng)的二維碼名片，通過二維碼識(shí)別，登錄檔案管理網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)自助查詢、借閱與下載;直接將檔案基本信息生成二維碼，并且貼在檔案資料上，這樣有利于快速的實(shí)施檔案管理操作，也有利于用戶的檢索。其次，高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)還需要應(yīng)用FRID技術(shù)。通過終端管理器和中心數(shù)據(jù)庫來建立FRID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，這樣就可以直接將已經(jīng)編好的檔案直接運(yùn)用終端管理器寫入FRID標(biāo)簽，在生成之后，存入到中心數(shù)據(jù)庫，如此，管理人員就可以通過盤點(diǎn)指令以及查詢指令以后的FRID閱讀器，自動(dòng)盤點(diǎn)與查詢網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，利用這一技術(shù)，還能夠滿足被盜、防毀等要求。

3）實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合?；诜植际郊軜?gòu)的高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過Web Service實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的相互結(jié)合，這樣就可以滿足信息交互和有效對接，主要是將辦公自動(dòng)化的電子文件直接轉(zhuǎn)化為XML格式，然后存入數(shù)據(jù)庫來實(shí)施歸檔處理，最終滿足全文檢索。如此，就可以電子化辦公，確保文件歸檔的完整性和齊全性。但是也需要注意，在全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫的建立中，也需要通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來滿足數(shù)據(jù)庫的共享要求。

4）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。人才，作為高校檔案管理數(shù)字化的重要支撐。但是由于傳統(tǒng)的檔案管理人員會(huì)對數(shù)字化管理產(chǎn)生一定的抵觸，所以，就無法形成普遍的數(shù)字化管理意識(shí)。首先，招聘對應(yīng)的技術(shù)人才，要求其能夠熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)操作，能夠帶動(dòng)整個(gè)部門的其他員工學(xué)習(xí)信息技術(shù)。其次，注重現(xiàn)有人才培養(yǎng)，完善績效考核制度，并且將操作能力和數(shù)字化技術(shù)認(rèn)知掛鉤選拔機(jī)制，從而激勵(lì)員工學(xué)習(xí)新的操作技術(shù)。比如，定期開展培訓(xùn)，利用巡回講座的方式，這樣也有利于對于人才的選拔。這樣不僅有利于整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)素養(yǎng)的提升，同時(shí)也可以進(jìn)一步推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的有效改革[3]。

4 結(jié)語

總而言之，在高校檔案數(shù)字化管理中，還需要注重檔案管理，能夠做好專業(yè)人才的培養(yǎng)與選拔，以此來提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。在數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，也需要結(jié)合高校的實(shí)際情況和行政管理的特點(diǎn)，能夠有的放矢的進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這樣才能夠?yàn)楦咝n案管理提供對應(yīng)的保障條件，同時(shí)也有利于工作效率目標(biāo)的達(dá)成。

參考文獻(xiàn)

[1]李潔.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)探析[J].智庫時(shí)代，2019（31）：112+114.

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[3]尹小莉.可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（05）：11-12.