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      關(guān)于強化行政單位檔案規(guī)范化管理的探討

      2019-12-13 07:22:10曾令兵
      卷宗 2019年32期
      關(guān)鍵詞:行政單位規(guī)范化管理檔案

      曾令兵

      摘 要:在行政單位中檔案具有非常重要的地位,它是整個單位的“心臟”,所有的檔案都是對工作期間發(fā)生情況的真實反映,具有參考、查詢的價值。隨著行政單位內(nèi)部的工作體制和管理模式不斷的改革,如何改變原有的管理模式,加強檔案管理成為了各行政單位面臨的一大難題。本文首先說明了行政單位檔案規(guī)范化的重要性,然后分析了當(dāng)前行政單位檔案規(guī)范化管理中存在的不足,最后詳細(xì)闡述了強化行政單位檔案規(guī)范化管理的策略。

      關(guān)鍵詞:行政單位;檔案;規(guī)范化管理;制度

      1 行政單位檔案規(guī)范化的重要性

      所謂規(guī)范化管理,是指通過構(gòu)建可行性、完善性的管理體系,并將其運用管理實踐中,重點是完善體系的構(gòu)建。檔案管理是行政單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù),也是單位管理質(zhì)量和水平的主要表現(xiàn)。因此,加強對檔案的規(guī)范化管理具有重要意義,表現(xiàn)為:

      1)為日常管理提供資料。檔案管理作為行政單位的關(guān)鍵內(nèi)容,也是單位領(lǐng)導(dǎo)掌握的信息內(nèi)容,規(guī)范化的檔案管理,能夠為單位各項工作提供參考。通過對數(shù)據(jù)、信息的整合、分析,全方位的了解單位員工的情況,然后按照相關(guān)方式分配人力資源,提高管理效率。

      2)搞好管理隊伍建設(shè)。管理隊伍是行政單位的基礎(chǔ),也是單位管理工作開展的核心,打造一支復(fù)合型、素質(zhì)高的隊伍,是行政單位的發(fā)展重點。開展規(guī)范化的管理,不但能夠提高單位的管理水平,還能通過對管理隊伍的分析,做好員工的晉升、獎罰工作,促使其發(fā)揮主觀能動性,進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。

      2 當(dāng)前行政單位檔案規(guī)范化管理中存在的不足

      1)檔案管理意識有待提升。當(dāng)前有些行政單位未能認(rèn)識到機關(guān)檔案的重要性,認(rèn)為檔案管理屬于后勤部門的范疇,對人民群眾及本單位做出的貢獻(xiàn)相對較小,對檔案管理的價值有所忽視。一方面,受傳統(tǒng)落后管理思想的影響,行政單位管理者未能認(rèn)識到檔案管理的價值;另一方面,行政單位在檔案部門上的投入相對較少。

      2)當(dāng)前管理制度有待改進(jìn)。當(dāng)前不少行政單位仍沿用傳統(tǒng)檔案管理制度,主要采取紙質(zhì)管理,檔案管理人員在日常工作中,深受時間、地點等要素的影響,難以順利開展相應(yīng)服務(wù)。當(dāng)有人需要查看檔案時,檔案管理人員往往需要逐個排查序號,為滿足查詢要求,往往需要耗費較長時間,工作效率相對低下。與此同時,在傳統(tǒng)檔案管理模式中,存放檔案需要占據(jù)大量空間,有些檔案需要保存較長時間,會導(dǎo)致社會資源浪費問題,與當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展要求背道而馳。

      3)檔案管理機制有待健全。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,當(dāng)前檔案管理制度中電子檔案管理系統(tǒng)尚不健全。越來越多行政單位開始運用電子檔案管理方式,有效降低檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān),讓檔案查詢效率大幅度提升。然而,當(dāng)前電子檔案管理機制尚不健全,會給后續(xù)工作造成負(fù)面影響,一方面電子檔案查詢權(quán)限不夠明確,有些行政單位享有絕對權(quán)威,可以任意查詢公務(wù)人員的電子檔案信息,與當(dāng)前黨政工作理念背道而馳;另一方面缺乏健全的電子檔案監(jiān)督管理機制,有些行政單位尚未構(gòu)建相應(yīng)監(jiān)管機制,難以有效應(yīng)對檔案管理中的不良或違法行為,使得整體機關(guān)檔案管理質(zhì)量大打折扣。

      3 強化行政單位檔案規(guī)范化管理的策略

      1)提高對檔案規(guī)范化的重視度

      首先,向單位員工介紹檔案規(guī)范化的重要性。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮模范帶頭作用,重視上級單位的指導(dǎo),端正工作態(tài)度,這對于提升檔案整理的規(guī)范化水平而言意義重大。其次,加大檔案規(guī)范化管理的宣傳力度,通過宣傳法規(guī)、制度等內(nèi)容,提高工作人員對檔案管理的重視度。利用各界的力量,維護(hù)檔案管理,提升規(guī)范化水平。最后,由于檔案規(guī)范化管理工作特殊,無法在短時間內(nèi)為單位帶來利潤,因此,管理者必須放眼未來,加大經(jīng)費、人力的投入,完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),優(yōu)化管理流程,提升管理水平。

      2)完善基礎(chǔ)工作。(1)完善檔案工作機制。行政單位在日常管理工作中要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè),還應(yīng)該重視檔案工作機制建設(shè),借助完善的工作機制為檔案管理工作的開展提供相應(yīng)的保障,確保檔案管理制度能夠在合理的工作機制規(guī)范下運行,為檔案資源的有效利用提供保障。(2)出臺相關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。針對當(dāng)前我國行政單位檔案管理現(xiàn)狀,政府相關(guān)部門也應(yīng)該結(jié)合檔案管理需求出臺適當(dāng)?shù)臋n案管理工作標(biāo)準(zhǔn),要求檔案管理人員嚴(yán)格按照各項標(biāo)準(zhǔn)開展各項工作,有效促使行政單位檔案管理工作得到規(guī)范化和有序化發(fā)展,為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件。(3)做好檔案歸檔。檔案管理工作復(fù)雜,需要進(jìn)行系列工作,其中檔案分類是一項重要工作。實際工作中,按照檔案的先后順序、內(nèi)容,對檔案進(jìn)行分類,便于查詢、提取和使用檔案。為保證歸檔質(zhì)量,預(yù)防檔案資料丟失,行政單位應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度,從而明確檔案的歸檔、調(diào)取流程,減少歸檔問題的出現(xiàn)。(4)加強檔案保密工作。檔案規(guī)范化管理過程中,應(yīng)強調(diào)檔案管理的安全性。由于檔案具有可復(fù)制的特征,為預(yù)防檔案資料外傳,必須做好檔案的保密工作。首先,按照國家的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn),建造專門的檔案室,區(qū)分檔案人員辦公室、檔案存放庫房。為了預(yù)防偷盜現(xiàn)象的出現(xiàn),需要加固檔案室的門窗。其次,安排專人開關(guān)檔案室,禁止無關(guān)人員進(jìn)入。最后,做好涉密檔案資料的保管,采用合適措施預(yù)防檔案泄露。因為重要的檔案一旦泄露,就會危害國家利益和安全。此外,保證檔案的存放時間,嚴(yán)格控制存放室的溫濕度,以及歸還、借閱流程。

      3)加強管理人員的職業(yè)道德建設(shè)。管理人員是事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的主要人員,此工作是否順利、規(guī)范,取決于管理人員的素質(zhì)和態(tài)度。首先,減少管理人員的調(diào)換,重視優(yōu)秀人才的選拔,確保選拔的人員德才兼?zhèn)?,具有工作?zé)任心。其次,加強管理人員的教育培訓(xùn),幫助其樹立正確的價值觀。培養(yǎng)管理人員的信息化技能,注意向技術(shù)型人才轉(zhuǎn)型。一方面,培養(yǎng)管理人員的安全意識,注重繼續(xù)教育,提高其對檔案規(guī)范化管理的重視度。另一方面,向管理人員介紹計算機知識,幫助其了解新型的技術(shù)和管理手段,促進(jìn)檔案管理向電子信息化轉(zhuǎn)型。最后,給予管理人員一定的支持,比如,時刻和管理人員溝通,實行獎罰制度,讓每位管理人員感受到來自領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和關(guān)注,營造良好的工作氛圍,提升檔案管理水平。

      4)加大行政單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)力度。在信息時代下,通過將計算機技術(shù)運用到行政單位檔案管理中,能夠利用數(shù)字化方式存儲相應(yīng)檔案資料,有利于提高空間利用率,有效延長行政單位檔案的存儲時間,以免產(chǎn)生行政單位檔案破壞問題。通過加大行政單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)力度,內(nèi)部局域網(wǎng)可以實現(xiàn)網(wǎng)上查詢,讓獲取行政單位檔案的速度更為快速高效。在運用計算機采集和上傳資料時,必須采取嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的篩選工作,切實保障信息錄入的準(zhǔn)確性,在經(jīng)過審查工作后,對檔案材料進(jìn)行分類歸檔。在將檔案上傳后,需要確保檔案的準(zhǔn)確性和保密性,開放性材料需設(shè)置可讀,但不能下載及修改。另外,在開展行政單位檔案管理時,要注重安全管理,設(shè)置高效防火墻,有效防御非法入侵,并定期更新病毒庫,開展科學(xué)有效的數(shù)據(jù)庫加密工作,及時備份重要信息,設(shè)置用戶權(quán)限,推進(jìn)行政單位檔案數(shù)字化建設(shè),為開展規(guī)范化管理做好準(zhǔn)備。

      4 結(jié)語

      綜上,對于行政單位來說,檔案管理工作的規(guī)范化對行政單位各項工作的開展都產(chǎn)生著一定的影響,只有行政單位認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理的重要性,并制定一系列的措施提升檔案管理水平,才能夠切實加快我國行政單位檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程,提升檔案資源的有效利用率,為行政單位在未來獲得更好的發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

      參考文獻(xiàn)

      [1]喬艷.機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強化策略的分析[J].山西農(nóng)經(jīng),2017(14).

      [2]王春麗.淺談當(dāng)今經(jīng)濟環(huán)境下機關(guān)檔案規(guī)范化管理存在的問題及對策[J].現(xiàn)代營銷(經(jīng)營版),2018(08).

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