黨政機(jī)關(guān)檔案管理淺談

邸攀峰

摘 要：檔案管理對(duì)于黨政機(jī)關(guān)而言具有重要意義，這就需要加強(qiáng)檔案管理工作，而以往的檔案管理模式和方法顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展的要求，這就需要對(duì)檔案管理的思路以及方法進(jìn)行創(chuàng)新，提升檔案管理的效果，為黨政機(jī)關(guān)的發(fā)展提供保障。本文通過分析黨政機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題，進(jìn)而提出有效的措施，希望可以提升檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新思路;黨政機(jī)關(guān);檔案管理;加強(qiáng)措施

檔案管理是黨政機(jī)關(guān)工作中重要的一個(gè)組成部分，其具有重要意義，這主要體現(xiàn)在：第一，當(dāng)管理對(duì)于一個(gè)單位、區(qū)域或是工作有重要影響，尤其是當(dāng)前檔案管理的新形勢下，檔案管理的制度化、規(guī)范化以及科學(xué)化重視性不斷凸顯。第二，檔案管理能夠儲(chǔ)備各種信息資源，提升管理的規(guī)范性，可以給之后的工作提供歷史依據(jù)，給管理者決策提供可靠的參考;第三，提升檔案管理的規(guī)范性以及科學(xué)性，能夠把相關(guān)信息文件都整合到一起，提升管理的制度化以及標(biāo)準(zhǔn)化，可以衡量一個(gè)單位相關(guān)工作管理的效果，促進(jìn)自身形象的提升。所以，黨政機(jī)關(guān)就需要重視檔案管理工作，針對(duì)工作中的問題，采取有效的措施解決，進(jìn)而充分發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值。

1 黨政機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題

1.1 人才不足、環(huán)境滯后

檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，要長時(shí)間工作才能夠了解相關(guān)的檔案，能夠正確的分類把握。然而很多黨政機(jī)關(guān)中都缺乏專業(yè)的隊(duì)伍以及人才，沒有固定的檔案管理場所以及崗位，這就使得人員容易流動(dòng)，會(huì)限制檔案管理的延續(xù)性以及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。另外，在基礎(chǔ)條件方面的投入也不夠，能夠認(rèn)真依據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》進(jìn)行場所建設(shè)的黨政機(jī)關(guān)單位并不多，有的雖然建設(shè)了場所，但是在基礎(chǔ)條件上并不是很好，這也限制了檔案管理工作的開展以及效果。

1.2 缺乏安全的制度，流程不暢

這給黨政機(jī)關(guān)的檔案管理工作帶去了很大的影響，很多黨政機(jī)關(guān)在檔案工作中都存在很多的問題，比如，對(duì)工作的重視程度不足、工作力度不夠、程序化簡單堆積、擺放無序等，之所以會(huì)產(chǎn)生這些問題，主要原因就是缺乏嚴(yán)格、健全的制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，且檔案管理的相關(guān)流程不夠清楚，這就使得在工作中容易出現(xiàn)遺失或者是疏漏的情況，限制了檔案管理工作的效果[1]。

2 創(chuàng)新思路加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)檔案管理

2.1 提升對(duì)檔案信息化管理的重視程度

檔案管理信息化在黨政機(jī)關(guān)的普及時(shí)間還不是很長，這就使得很多黨政機(jī)關(guān)對(duì)于檔案信息化管理缺乏重視程度，存在不全面的認(rèn)知，并未意識(shí)到其優(yōu)勢。所以，這就需要提升黨政機(jī)關(guān)對(duì)檔案信息化管理的重視程度，有關(guān)部門要組織開展有關(guān)的培訓(xùn)以及講座，讓黨政機(jī)關(guān)充分認(rèn)識(shí)到其優(yōu)勢，跟隨時(shí)代的步伐，滿足未來人才技能以及檔案管理發(fā)展的需要。這也是黨政機(jī)關(guān)不斷學(xué)習(xí)和提升自己以滿足社會(huì)發(fā)展需要的一個(gè)過程。

2.2 要提升黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理安全性

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在快速的發(fā)展中，這也讓網(wǎng)絡(luò)犯罪以及非法活動(dòng)得到了發(fā)展，黨政機(jī)關(guān)檔案是需要保密的，帶有一定的敏感性，所以，在檔案管理工作中就需要注重檔案的保密性，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，避免非法人員竊取以及毀壞檔案。比如，有關(guān)檔案部門就需要基于信息安全部門的協(xié)助下采取多樣化的技術(shù)措施進(jìn)行保障，比如，安全審計(jì)、備份信息數(shù)據(jù)、設(shè)置防火墻等。另外，還需要不定期的對(duì)內(nèi)部設(shè)備進(jìn)行檢查，測試網(wǎng)絡(luò)，確保安全性，避免泄露檔案。

2.3 加強(qiáng)對(duì)新型數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用

黨政機(jī)關(guān)在檔案管理中需要注重提升數(shù)字化，這能夠促進(jìn)電子檔案優(yōu)越性的提升，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)能夠提升電子功能以及體現(xiàn)，運(yùn)用先進(jìn)的儀器設(shè)備把檔案實(shí)施數(shù)字化處理，這就能夠促進(jìn)電子檔案使用優(yōu)越性的提升，為檢索提供便利，這也是構(gòu)建有關(guān)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)[2]。

2.4 養(yǎng)成習(xí)慣、明確流程，提高管理水平

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，同時(shí)也是一種精細(xì)作業(yè)，所以，這就對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求，管理人員需要注重提升自身的業(yè)務(wù)水平以及綜合素質(zhì)。第一，要堅(jiān)持習(xí)慣養(yǎng)成，加強(qiáng)精細(xì)意識(shí)，提升自身的工作執(zhí)行力，把之前形成的好作風(fēng)、好習(xí)慣以及制度繼續(xù)保持，進(jìn)而促進(jìn)形成人人依照規(guī)定辦事、工作簡潔明確的氛圍;其次，需要對(duì)檔案管理的工作流程進(jìn)行清楚掌握，依據(jù)工作崗位具體情況，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行再次的梳理以及細(xì)化，包括：接收、分類、立卷、歸檔、整理、交接、借閱等等，加強(qiáng)對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的控制，進(jìn)而確保檔案工作能夠高效的開展。

2.5 構(gòu)建嚴(yán)格遵循的標(biāo)準(zhǔn)制度，促進(jìn)信息化管理規(guī)范性的提升

黨政機(jī)關(guān)的檔案管理范圍廣，工作量比較大，所以，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前工作發(fā)展的需要，這就需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，在這個(gè)過程中就需要構(gòu)建嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)制度，進(jìn)而確保電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)兼容性以及安全性[3]。要想讓制度標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的建立，政府和相關(guān)部門就需要針對(duì)信息實(shí)施有效的管理，包括集中以及分類管理。在把紙質(zhì)形式檔案運(yùn)用相關(guān)技術(shù)設(shè)備轉(zhuǎn)化成電子檔案的過程中，就需要認(rèn)真的依據(jù)國家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及指導(dǎo)規(guī)范進(jìn)行落實(shí)。另外，機(jī)關(guān)內(nèi)有關(guān)部門要構(gòu)建基于國家標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上的意見，讓檔案管理能夠高效的開展，避免出現(xiàn)無序、重復(fù)以及交叉的問題。

2.6 高度重視、消除隱患，確保萬無一失

檔案管理中留存有很多的歷史文件以及工作記錄，因此，這就需要確保這些信息的安全性。黨政機(jī)關(guān)的檔案管理人員要能夠樹立檔案管理是家事、檔案管理沒有小事這一思想，在工作中要做到“三個(gè)零”，也就是登記錄入不能出現(xiàn)任何的差錯(cuò)、設(shè)備運(yùn)行要確保沒有故障，還有物品安全沒有風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理人員需要依據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，保證檔案保管的場所能夠滿足相關(guān)的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各種隱患需要認(rèn)真、全面的進(jìn)行排查，比如，防日光和紫外線照射、防盜、耐久、防塵等，確保檔案文件的信息以及文本都是安全的。

2.7 注重檔案管理場所的清掃工作

不管是工作場所還是庫房專柜，干凈整潔的環(huán)境都很重要，這就需要注重檔案管理場所的清掃工作。第一，要做到全面清理打掃場所，注重對(duì)各邊角以及隱藏處實(shí)施定點(diǎn)清理;第二，要制定清掃標(biāo)準(zhǔn)，并且粘貼到明顯的地方;第三，要確保設(shè)備運(yùn)行，每天都需要隨時(shí)檢查相關(guān)設(shè)備是不是正常運(yùn)行，特別是電子存檔文件更需要引起重視，防止遺失數(shù)據(jù)。

3 結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前基層黨政機(jī)關(guān)需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而提升對(duì)其的重視程度，對(duì)以往的檔案管理模式和方法進(jìn)行改變和創(chuàng)新，加強(qiáng)信息化建設(shè)，針對(duì)以往工作中存在的問題，采取有效的措施解決，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，制定嚴(yán)格的制度等，促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]郭文寧，張立春.淺議機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)需求分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（19）：37-38.

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[3]薛惠芳，蔡俊，陸麗華.金壇市金城鎮(zhèn)創(chuàng)新思路加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)檔案管理[J].檔案與建設(shè)，2009（10）：57+56.