試論如何科學(xué)開發(fā)人事檔案提升人力資源管理水平

賈繼萍

摘 要：如今，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和全球科技經(jīng)濟(jì)一體化趨勢(shì)的深入推進(jìn)，煤炭企業(yè)的作用愈發(fā)重要，做好人事檔案管理工作提高企業(yè)工作效率、強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部員工的管理具有無比重要的意義。但我國(guó)在這方面還有所欠缺，在新時(shí)期背景下，推進(jìn)煤炭企業(yè)檔案管理信息化事業(yè)刻不容緩。本文結(jié)合實(shí)際，提出了煤炭企業(yè)人事檔案信息化的建設(shè)策略以及提升人力資源管理水平的策略。

關(guān)鍵詞：科學(xué)開發(fā);人事檔案;人力資源管理;水平

1 煤炭企業(yè)檔案的重要性

檔案是記錄事件真實(shí)情況、還原歷史面貌的重要憑證，煤炭企業(yè)的檔案記錄著煤炭企業(yè)工作的具體情況，記錄著煤炭企業(yè)逐步發(fā)展進(jìn)步的軌跡，保存好檔案，可方便日后進(jìn)行檢查核實(shí)，還可方便后來的職工了解煤炭企業(yè)發(fā)展情況和現(xiàn)狀，更好地融入工作，還能據(jù)此尋找工作漏洞，以便進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，加強(qiáng)管理。而人事檔案則記錄著一位員工的經(jīng)歷、彰顯其品德作風(fēng)，對(duì)于企業(yè)而言有著憑證、依據(jù)的作用，更是招收新人員時(shí)的重要參考，在辦理各種手續(xù)時(shí)都需要用到，因此做好煤炭企業(yè)的人事檔案管理工作，可以為人員的審查核實(shí)保留最直接最關(guān)鍵的憑證和依據(jù)，提升人力資源管理水平，可以促進(jìn)煤炭企業(yè)的健康和諧發(fā)展。

2 煤炭企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

1）缺少專業(yè)檔案管理人員。煤炭企業(yè)的人事檔案數(shù)量龐大、種類繁多，而且煤炭企業(yè)檔案具有重要意義，它是管理機(jī)關(guān)依照法律對(duì)煤炭企業(yè)進(jìn)行管理監(jiān)督和審查的重要依據(jù)，是公民進(jìn)行查詢時(shí)提供法律憑證的重要工具，因此社會(huì)對(duì)煤炭企業(yè)的檔案管理提出了較高要求。檔案管理是一門學(xué)問，很多高校已經(jīng)開設(shè)專門的課程甚至專業(yè)，但目前很多煤炭企業(yè)的檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，不具備較高層次的知識(shí)水平和先進(jìn)的檔案管理理念，也不具備準(zhǔn)確迅速處理復(fù)雜信息的能力，甚至還有文盲現(xiàn)象。

2）多采用紙質(zhì)檔案，不易保存。紙質(zhì)檔案最突出的特點(diǎn)便是占用空間大，隨著科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)教育醫(yī)療公益等事業(yè)蒸蒸日上，由此產(chǎn)生的需要處理和保存的信息量與日俱增，紙質(zhì)人事檔案會(huì)隨之增多，此外，隨著越來越多的人加入煤炭企業(yè)，古舊的檔案管理方式早已不能滿足需求。紙質(zhì)檔案需要占用大量空間，而且容易發(fā)生損壞、丟失和混淆等問題。有些企業(yè)之間需要調(diào)取查看檔案時(shí)，還需要派遣專人前往，浪費(fèi)人力資源，而且文件傳輸效率非常低。另外煤炭企業(yè)的檔案往往需要保管幾年甚至幾十年，或是永久保存，紙張作為保存信息的媒介，具有其局限性，例如容易老化、受潮等，每年煤炭企業(yè)為了防止檔案受潮就需要耗費(fèi)大量人力物力資源。另外紙張儲(chǔ)存的信息量相對(duì)于電子設(shè)備而言十分有限，同等體積的紙張和U盤等儲(chǔ)存的信息量千差萬別。

3）檔案處理和管理方式落后，失誤多。企業(yè)的人事檔案丟失并不是少見的情況，這是由于目前我國(guó)煤炭企業(yè)的檔案管理人員未能采用科學(xué)先進(jìn)的檔案管理方法，不能細(xì)化檔案的類別，進(jìn)行分類整理，并且未能作出正確精準(zhǔn)的標(biāo)注，加上人工管理過程中不可避免的一些失誤，便造成了檔案丟失等問題。有些檔案可以重新辦理，但有些檔案丟失后無法重新置辦，這就為煤炭企業(yè)的工作帶來了巨大不便。

4）對(duì)于檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性不夠重視。人事檔案具有法律效應(yīng)，其對(duì)于一個(gè)員工而言十分重要，因此必須要求嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，但目前有些檔案管理人員不具備科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，在蓋章、簽名之前未能仔細(xì)核實(shí)檢查檔案是否準(zhǔn)確無誤，有時(shí)一字之差便能差之千里，因此在收錄檔案時(shí)必須秉持零失誤的態(tài)度，杜絕因馬虎粗心而出現(xiàn)檔案中有錯(cuò)誤的問題。

5）文件傳輸效率低下。目前不同的企業(yè)之間在調(diào)用檔案時(shí)，往往需要用傳真等方式進(jìn)行文件傳輸，需要一張一張將檔案放入掃描儀進(jìn)行掃描，效率低下、速率緩慢，而且在傳輸較大文件時(shí)容易出現(xiàn)缺頁(yè)漏頁(yè)的問題，影響單位工作的正常進(jìn)行。

3 科學(xué)開發(fā)人事檔案的措施

1）完善檔案管理制度。想要提高煤炭企業(yè)檔案管理的效率，首先要從根本上改變現(xiàn)有的檔案管理制度，需要明確檔案管理人員的職責(zé)和工作人員調(diào)用檔案的申請(qǐng)流程、能夠調(diào)用檔案的等級(jí)權(quán)限，在申請(qǐng)查看檔案時(shí)，必須出示相關(guān)證明，填寫申請(qǐng)表并簽字或蓋章，標(biāo)明調(diào)檔時(shí)間、原因、歸還時(shí)間、申請(qǐng)人姓名和部門、職務(wù);還應(yīng)結(jié)合法律制定獎(jiǎng)罰措施，明確規(guī)定檔案出現(xiàn)問題后的負(fù)責(zé)人、懲罰措施，若是一段時(shí)間內(nèi)檔案管理工作沒有出現(xiàn)任何失誤，則應(yīng)當(dāng)設(shè)置適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。

2）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作有著不言而喻的重要地位和較高的難度，因此煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排具有較強(qiáng)信息處理能力和較高專業(yè)素養(yǎng)的人員來承擔(dān)這份工作，可招收管理學(xué)院或開設(shè)過檔案管理課程的專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，并對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)。

3）采用先進(jìn)的信息化手段管理檔案。前文中已經(jīng)提到，紙質(zhì)檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前我國(guó)發(fā)展的需要，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)信息化檔案管理方式，加大對(duì)于檔案管理部門的資金投入，購(gòu)進(jìn)計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化辦公專業(yè)設(shè)備，購(gòu)進(jìn)正版實(shí)用軟件，組織檔案室工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們熟悉設(shè)備的操作和應(yīng)用軟件進(jìn)行信息處理和檔案分類保存的流程，將檔案進(jìn)行更為細(xì)化的分類，妥善保存。

4）提高全體職工人員對(duì)于檔案管理工作的重視性。部分煤炭企業(yè)目前已經(jīng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行檔案的保存和處理，但有些工作人員缺乏職業(yè)道德操守，應(yīng)用檔案室電腦進(jìn)行私人活動(dòng)，或是隨意借用檔案室電腦，因操作不慎導(dǎo)致電腦染上病毒。單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于全體人員的監(jiān)管力度，明確檔案閱讀權(quán)限，規(guī)定檔案室電腦不得私用，提高全體職工人員對(duì)于檔案管理工作的重視性，讓檔案管理工作在全體人員的支持下平穩(wěn)進(jìn)行。

4 采用信息化手段管理人事檔案的優(yōu)點(diǎn)

1）節(jié)省空間，儲(chǔ)存信息量大。信息化檔案區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最顯著的特點(diǎn)就是占用空間小，一張光盤、一個(gè)U盤、一臺(tái)電腦能夠儲(chǔ)存的信息，甚至能抵得上一整間檔案室所有紙質(zhì)檔案所蘊(yùn)含的信息，而且它們的保存條件比紙質(zhì)檔案簡(jiǎn)單，對(duì)于受潮等問題的抵抗性強(qiáng)，不存在老化問題，不懼昆蟲等生物侵蝕。多媒體信息載體的形式極為豐富，軟盤硬盤、內(nèi)存卡、U盤等體積都很小，便于保存和攜帶且容量巨大。

2）查找檔案時(shí)高效準(zhǔn)確，為人事管理提供便利。以往查找某份檔案需要管理人員按照目錄進(jìn)行檢索工作，再?gòu)臅苌蠞M滿的檔案盒、檔案袋中查找所需信息，但采用信息化檔案處理方式后，可通過網(wǎng)絡(luò)高效準(zhǔn)確地查找所需文件，省時(shí)省力。

3）信息處理速度快。計(jì)算機(jī)處理信息的速度要比普通人腦快出千百倍，尤其在涉及計(jì)算問題時(shí)，人腦免不了出現(xiàn)疏漏，計(jì)算機(jī)卻不會(huì)。而在對(duì)檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，可應(yīng)用計(jì)算機(jī)便捷地將擁有相同關(guān)鍵詞的檔案調(diào)出并儲(chǔ)存在特定位置，效率極高。

4）文件傳輸速度快。應(yīng)用信息化檔案管理方式，在不同部門、不同單位之間進(jìn)行文件傳輸時(shí)，只需采取發(fā)送郵件、附件或者郵寄光盤等方式，不必再派遣專人跑到該單位調(diào)取紙質(zhì)檔案，也不必一頁(yè)一頁(yè)將文件放入掃描儀進(jìn)行掃描上傳，而且同一份文件可同時(shí)被多個(gè)單位進(jìn)行查閱，方便多個(gè)單位進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)作，處理問題。

5 結(jié)束語

隨著信息化的深入發(fā)展和計(jì)算機(jī)等多媒體的普及，人事檔案信息化管理成為必然趨勢(shì)，它能夠提高文件傳輸速率，節(jié)省空間，提升工作效率，從多方面提升人力資源管理水平。

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