李真

摘要：檔案在實(shí)際生活中發(fā)揮著非常重要的作用。其是一種重要的記錄形式，在人們各種社交活動(dòng)中具備重要的保存價(jià)值。在中學(xué)檔案的管理中，檔案工作所體現(xiàn)的作用更多集中在記錄過去教育活動(dòng)中教師和學(xué)生教學(xué)生活所形成的清晰完整信息。簡而言之，它是對學(xué)校教師和學(xué)生過去教學(xué)生活的總結(jié)。然而，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，教育檔案和學(xué)生檔案變得越來越多樣化，采用以往傳統(tǒng)檔案管理方式難以有效做好檔案管理。如今大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，中學(xué)更需要為檔案工作創(chuàng)建新的管理計(jì)劃，由此培訓(xùn)出高素養(yǎng)水平的檔案管理人員。

關(guān)鍵詞：中學(xué)? ?檔案管理人員? ?素養(yǎng)提升

現(xiàn)代社會(huì)不斷進(jìn)步與完善，各行各業(yè)的工作人員都面臨來自社會(huì)淘汰的壓力。對于中學(xué)檔案管理人員而言，其工作的開展面臨更高的要求，因此中學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)亟待提升。這就必須大力改善檔案管理人員的工作態(tài)度和質(zhì)量，具體需要我們因此緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，勇于改革創(chuàng)新，由此邁入全新時(shí)代。中學(xué)檔案管理是學(xué)校當(dāng)中不可或缺的重要工作內(nèi)容。因此參與這項(xiàng)工作的檔案管理人員不但要求具備相應(yīng)的學(xué)術(shù)背景，還需要一定的素養(yǎng)及能力，這樣才能切實(shí)保證我國中學(xué)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。

一、中學(xué)檔案本身特點(diǎn)

中學(xué)檔案在內(nèi)容和類別上較為豐富，其不僅具備一般性質(zhì)的檔案內(nèi)容，同時(shí)還具有相應(yīng)的特殊性。具體表現(xiàn)為以下方面：（1）檔案的內(nèi)容復(fù)雜。中學(xué)屬于教育事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵階段。盡管中學(xué)檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)主要由三大板塊構(gòu)成，但是在板塊下面又直接劃分為多種不同的小類目，比如專業(yè)檔案，此類檔案在內(nèi)容上具體包含教師工作計(jì)劃、課程教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教師教案記錄、優(yōu)秀教學(xué)過程展示、校務(wù)工作登記、學(xué)生基本信息、學(xué)生情況統(tǒng)計(jì)表以及學(xué)校組織實(shí)踐活動(dòng)的記錄等。因此，中學(xué)檔案管理工作面臨許多困難。（2）檔案的來源分散。中學(xué)檔案的形成，一般源于上級(jí)單位、校內(nèi)教學(xué)記錄材料和管理部門生成文件以及老師和學(xué)生信息記錄等。其中源于上級(jí)單位的檔案內(nèi)容占據(jù)中學(xué)檔案的極少數(shù)。此類檔案內(nèi)容經(jīng)過詳細(xì)的比較，可知其手續(xù)較為完整與期權(quán)，在實(shí)際操作上更加容易進(jìn)行查閱使用。通常在校內(nèi)教育管理部門及相應(yīng)師生所提供的檔案，其在中學(xué)檔案當(dāng)中占據(jù)絕大比例，能夠直觀反映學(xué)校實(shí)際變化情況。然而，此類檔案并未接受嚴(yán)格審核和登記，因而最終加劇了檔案管理難度。（3）多樣的材料和格式。中學(xué)檔案不僅僅是紙質(zhì)檔案類型，其更多還表現(xiàn)為影像、幻燈片、錄音和實(shí)物檔案等。因此，此類檔案材料格式多樣的檔案，在使用上核查工作非常困難。

二、中學(xué)檔案管理人員素養(yǎng)提升的作用

在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，對中學(xué)檔案進(jìn)行更有效、更科學(xué)的管理是時(shí)代發(fā)展的必然。如果我們想要更好地發(fā)展中學(xué)教育，我們必須放棄以前對中學(xué)檔案分類管理的方法。傳統(tǒng)的檔案管理多是使用紙制品來實(shí)現(xiàn)，排序文件時(shí)的記錄工作也大多由非專業(yè)人員手動(dòng)完成。這種管理方法效率很低，處理起來消耗的時(shí)間很長，總結(jié)也非常困難，容易出錯(cuò)，并且檔案文件經(jīng)常丟失。在新形勢下，這種情況對中學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展非常有害。此外，我們都知道，中學(xué)教育的開展屬于為國家注入新鮮血液的重要教育基地之一。這種非科學(xué)的歸檔方法只會(huì)浪費(fèi)國家資源，最終將嚴(yán)重阻礙中學(xué)檔案的發(fā)展。在我國中學(xué)檔案管理工作中，如果檔案管理安排專業(yè)、高素養(yǎng)的人員進(jìn)行管理，提供先進(jìn)的科學(xué)管理方案，中學(xué)檔案的信息化建設(shè)將由此變得更加方便與快捷，檔案管理工作的發(fā)展速度也將由此變得越來越迅速。與此同時(shí)，文件管理過程變得越來越透明，允許學(xué)生在任何情況下進(jìn)行監(jiān)督，這對每個(gè)學(xué)生的成長都是公平的。

三、當(dāng)前中學(xué)檔案管理人員素養(yǎng)低的成因

（一）中學(xué)檔案管理人員本身專業(yè)不足

如今，在大多數(shù)中學(xué)檔案館運(yùn)營當(dāng)中，內(nèi)部員工幾乎都是老員工。雖然他們在檔案管理工作方面擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，其明顯缺乏關(guān)于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)方面的專業(yè)知識(shí)，對計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的使用仍然不夠熟練;其次，大多數(shù)年輕人現(xiàn)在不愿意在檔案館工作，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這項(xiàng)工作很無聊，而且在專業(yè)要求方面明顯偏低。這就從根本上導(dǎo)致了中學(xué)檔案管理水平嚴(yán)重偏低，整個(gè)過程沒有專業(yè)技術(shù)的支持，因而致使信息化建設(shè)自然難以取得相應(yīng)的成效。當(dāng)員工管理中學(xué)檔案時(shí)，他們多數(shù)都無法擺脫傳統(tǒng)的文件管理方法，或者他們只能使用一些簡單的技術(shù)來分類和管理文件，最終導(dǎo)致中學(xué)檔案管理工作效率趨于低下。

（二）缺乏明確的人員管理制度

如今，絕大多數(shù)中學(xué)都充分認(rèn)識(shí)到需要改革內(nèi)部檔案管理工作，但多數(shù)都明顯缺乏科學(xué)、有效的管理制度。由此可見，中學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)者首先缺乏正確的認(rèn)知理念。由于中學(xué)檔案管理工作本身屬于一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作任務(wù)類型。 檔案有很多種類，檔案數(shù)量巨大，如果缺乏相應(yīng)的管理制度，則中學(xué)檔案管理信息化發(fā)展將是一項(xiàng)不可能完成的任務(wù)。另一方面，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，沒有可用于建立中學(xué)檔案信息化的參考信息，因而使得中學(xué)檔案管理信息化難以持續(xù)進(jìn)行。

（三）檔案管理人員電子檔案能力不足

在當(dāng)今信息時(shí)代發(fā)展背景下，有許多人通過抄襲信息資源來實(shí)現(xiàn)其賺錢的目的，特別是學(xué)生的信息具有非常重要的利用價(jià)值。因此，這種現(xiàn)象的泛濫存在，直接給中學(xué)檔案管理帶來了很大的困難。主要是由于大多數(shù)中學(xué)檔案管理人員都不精通電子檔案管理設(shè)備的使用方法，因此其并不能有效保護(hù)檔案，這就導(dǎo)致一些不法分子很容易成功突破檔案防火墻，在復(fù)制檔案內(nèi)容之后，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行非法售賣，此類學(xué)生的基本檔案信息一旦泄露，必然將由此造成巨大損失。此類問題的產(chǎn)生，絕大多數(shù)中學(xué)都無法采取及時(shí)有效的補(bǔ)救舉措。

四、解決中學(xué)檔案管理人員綜合素質(zhì)較低的方法

（一）提升檔案管理人員本身專業(yè)水平

在當(dāng)今先進(jìn)的電子信息時(shí)代下，中學(xué)必須做的第一件事就是保持中學(xué)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代發(fā)展步伐。具體要求為老員工提供專業(yè)培訓(xùn)，更多的是為他們制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呐嘤?xùn)計(jì)劃，以此來切實(shí)有效地改善和提升管理人員。專業(yè)技術(shù)技能基本上可以使用計(jì)算機(jī)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。同時(shí)，中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)制定獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度，以提高員工的工作效率，并在檔案室培訓(xùn)和招聘一些專業(yè)人員。 信息化建立強(qiáng)有力地確保它吸收一些年輕的新鮮血液，由此來提高檔案管理操作的整體效率。

（二）制定科學(xué)人員管理制度

通常科學(xué)的管理制度在中學(xué)檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。首先，它可以計(jì)劃員工的工作任務(wù)內(nèi)容。 其次，它可以有效地克服中學(xué)檔案管理工作的復(fù)雜性特點(diǎn)，使員工的工作井井有條，趨于科學(xué)、合理化安排。 同時(shí)，中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)可以運(yùn)用其他學(xué)校的成功經(jīng)驗(yàn)，抓住其成功的本質(zhì)，剔除自身糟粕，根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的管理制度。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

中學(xué)檔案管理人員不僅僅服務(wù)于中學(xué)，其同時(shí)也是為國家服務(wù)的工作人員，因此要求其必須具備專業(yè)的素養(yǎng)。首先要求應(yīng)當(dāng)具備正確的政治態(tài)度，要求忠于黨的領(lǐng)導(dǎo)。并且，還要求具備最為基本道德素養(yǎng)水平，由此才能切實(shí)保證與維護(hù)中學(xué)教育中每位學(xué)生和教師的隱私安全。整個(gè)過程要求應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國法律政策，具體嚴(yán)厲杜絕違法的事情，因?yàn)橹袑W(xué)檔案管理工作涉及大量教師和學(xué)生未來的發(fā)展。所以，中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)在選擇相應(yīng)的檔案管理工作人員時(shí)，要求其必須具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)。

五、提升中學(xué)檔案管理人員素養(yǎng)的建議

（一）培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才

具體要求檔案工作人員應(yīng)具備相對較高的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、智慧、能力的綜合體現(xiàn)。檔案工作者應(yīng)具備足夠的基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)，廣博多樣化的知識(shí)等。在檔案管理過程當(dāng)中深入研究主題知識(shí)，由此不斷提升檔案內(nèi)容質(zhì)量，這就需要擴(kuò)大檔案人員視野、增加他們的知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)水平的提升。

（二）將檔案工作納入中學(xué)發(fā)展計(jì)劃

學(xué)校檔案館為現(xiàn)代學(xué)校從事學(xué)校教育、日常管理以及其他各項(xiàng)教育工作開展。要想成為一名合格的當(dāng)代學(xué)校檔案工作者，就應(yīng)該學(xué)習(xí)學(xué)校檔案工作，學(xué)校檔案以及學(xué)校建設(shè)對學(xué)校建設(shè)的影響。積極參與學(xué)校建設(shè)和學(xué)校建設(shè)的方式可以使學(xué)校檔案適應(yīng)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的需要，而不會(huì)拖延學(xué)校建設(shè)的步伐。

（三）增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)專研

學(xué)校加強(qiáng)研究，提高學(xué)校檔案管理水平，加強(qiáng)理論研究和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高理論知識(shí)和理論素養(yǎng)、拓寬思路、拓寬視野、創(chuàng)新思路并獲得新的想法。檔案的創(chuàng)建和管理遵循課程改革，始終適應(yīng)課程改革研究，如何提高信息管理水平，提高管理水平，如何利用檔案管理促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，服務(wù)學(xué)校管理工作開展，為學(xué)生和教育教學(xué)提供更準(zhǔn)確，更快速，更可靠的服務(wù)內(nèi)容。

六、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，中學(xué)檔案管理人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)，在此基礎(chǔ)上熟練掌握電子檔案操控方法，同時(shí)應(yīng)當(dāng)切實(shí)保證學(xué)校各類檔案的安全性。要有效利用時(shí)代發(fā)展特性，結(jié)合先進(jìn)的科技產(chǎn)物，給中學(xué)檔案管理工作提供更好、更科學(xué)的管理方式。

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（作者單位：山東省北鎮(zhèn)中學(xué)）