如何充分發(fā)揮企業(yè)文秘人員的參謀助手作用

王欣榮

國(guó)網(wǎng)湖南省電力有限公司水電分公司 湖南長(zhǎng)沙 410000

雖然辦公室工作人員的水平逐步提高，但由于辦公室工作人員的思想政治教育工作也不盡如人意，這將反映在秘書(shū)的日常工作中。

1 企業(yè)文秘人員的參謀助手作用

在企事業(yè)單位中，辦公室是后勤綜合管理與行政協(xié)調(diào)管理的主要場(chǎng)所，承擔(dān)著內(nèi)部繁重且冗雜的各類(lèi)行政管理工作，需要不斷就實(shí)際問(wèn)題請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，匯報(bào)事件發(fā)展近況與處理進(jìn)度，還要第一時(shí)間向下級(jí)傳達(dá)指令與任務(wù)，保證各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的落實(shí)。另外，辦公室不僅要協(xié)調(diào)企事業(yè)單位的基層工作，還需平衡內(nèi)部人員的關(guān)系，嚴(yán)格遵守現(xiàn)行法律法規(guī)與內(nèi)部制度條例積極做好外交工作，確保對(duì)外商貿(mào)活動(dòng)的有序開(kāi)展。由此可知，企事業(yè)單位文秘工作人員的工作效率、質(zhì)量與內(nèi)部綜合管理息息相關(guān)，為此，企事業(yè)單位必須加大對(duì)辦公室文秘工作的重視度，采取必要的措施增強(qiáng)工作時(shí)效性與精確性[1]。

2 提高辦公室文秘工作效率的具體策略

2.1 樹(shù)立價(jià)值觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

（1）樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。作為辦公室文秘人員，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作模式，并深度剖析本職工作的內(nèi)涵，通過(guò)總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化工作手段，全身心的投入工作。同時(shí)還需提高自身工作衡量標(biāo)準(zhǔn)，客觀認(rèn)知個(gè)體的綜合能力，充分發(fā)揮文秘人員的職能優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)價(jià)值與工作崗位價(jià)值的統(tǒng)一。

（2）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。作為企事業(yè)單位的文秘人員，應(yīng)深刻認(rèn)知辦公室在企業(yè)運(yùn)營(yíng)體系中發(fā)揮著重要作用，積極倡導(dǎo)愛(ài)崗敬業(yè)精神，嚴(yán)格遵守行業(yè)的職業(yè)規(guī)范，為基層工作傾注充沛的情感。在實(shí)際工作過(guò)程中，由衷的關(guān)心體貼每一位員工，盡可能的了解職工的心理變化與生活近況，為其提供必要的幫助，消除其后顧之憂，為企事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)創(chuàng)造有利條件。此外，文秘人員還要強(qiáng)化工作作風(fēng)，顧全大局，在事件處理過(guò)程中，綜合考量多方面的制約因素，將負(fù)面影響降到最低水平。且高度參與公益奉獻(xiàn)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)集體利益與個(gè)人利益的協(xié)調(diào)統(tǒng)一[2]。

2.2 要練就好文筆，確保充分發(fā)揮公文作用

公文的主要作用是總結(jié)工作、安排工作、傳達(dá)會(huì)議的精神和領(lǐng)導(dǎo)的要求，它是一個(gè)單位的臉面。公文寫(xiě)作的水平影響了一個(gè)單位的形象和信息傳播的有效性，而秘書(shū)工作的核心是書(shū)面工作，就主要體現(xiàn)在公文撰寫(xiě)上。因此，做好辦公室秘書(shū)工作，確保公文的規(guī)范化，具有十分重要的意義。要充分發(fā)揮公文的作用，必須加強(qiáng)理論知識(shí)的研究，加強(qiáng)對(duì)上級(jí)文件和領(lǐng)導(dǎo)干部的研究，跟上上級(jí)的要求。同時(shí)，文秘工作者應(yīng)該表現(xiàn)出良好的寫(xiě)作能力和較強(qiáng)的理解能力，制定標(biāo)準(zhǔn)和精細(xì)的工作模板示例，實(shí)現(xiàn)文檔處理標(biāo)準(zhǔn)、流暢、安全，文檔內(nèi)容要簡(jiǎn)潔，表達(dá)要準(zhǔn)確。

2.3 必須加強(qiáng)對(duì)辦公室文員的學(xué)習(xí)

辦公室文秘要想細(xì)化工作內(nèi)容，做好各項(xiàng)工作，則必須有明確的政治立場(chǎng)和扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，要非常了解單位執(zhí)行的有關(guān)行政辦公類(lèi)制度，如值班制度、公文相關(guān)制度、會(huì)議相關(guān)制度、檔案有關(guān)制度等等。當(dāng)前，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)與深入學(xué)習(xí)可切實(shí)提高文秘人員的工作效率與服務(wù)質(zhì)量。對(duì)此，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)明確工作方向和自身工作內(nèi)容、重要性，強(qiáng)化主動(dòng)學(xué)習(xí)思想，積極學(xué)習(xí)技能，開(kāi)闊視野。與此同時(shí)，可邀請(qǐng)專(zhuān)家和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)，開(kāi)辦講座，全面提升文秘人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。除此之外，必須加強(qiáng)禮儀知識(shí)的學(xué)習(xí)，規(guī)范文秘人員的行為舉止，針對(duì)禮儀進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。然后，辦公室內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立健全的考核體制，并實(shí)施嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員可予以經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)，違規(guī)者必須嚴(yán)懲[3]。

2.4 協(xié)調(diào)處理企事業(yè)單位基層業(yè)務(wù)的平衡關(guān)系

（1）轉(zhuǎn)變文秘工作的被動(dòng)局面。對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，大部分辦公室工作需要聽(tīng)從管理決策層的統(tǒng)一差遣。但這并不代表辦公室工作是完全被動(dòng)的，文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)決策層的軍事參謀，應(yīng)當(dāng)著眼于全局。對(duì)此，文秘人員應(yīng)以集體利益為重，維護(hù)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與社會(huì)形象，以企業(yè)可持續(xù)發(fā)展為宗旨組織參與多元化的公共活動(dòng)。同時(shí)文秘人員還要強(qiáng)化自身職責(zé)意識(shí)，協(xié)調(diào)處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類(lèi)事物，不斷積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，以此為基準(zhǔn)，監(jiān)督引導(dǎo)其他職工的工作。（2）協(xié)調(diào)繼承與創(chuàng)新的關(guān)系。繼承優(yōu)良傳統(tǒng)是萬(wàn)物尋求創(chuàng)新的根本保障，而創(chuàng)新理念也是繼承的進(jìn)一步拓展。文秘人員需在日常工作中，延續(xù)以往實(shí)踐積累與驗(yàn)證的優(yōu)良工作手段，不斷解放思想，創(chuàng)新工作模式。只有保證繼承與創(chuàng)新的協(xié)調(diào)配合，才能開(kāi)創(chuàng)企業(yè)運(yùn)作的新局面。

2.5 注重文秘檔案管理信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的飛速發(fā)展，專(zhuān)業(yè)的工作人員要將傳統(tǒng)工作和信息化技術(shù)融合發(fā)展，這樣才能夠提升工作效率，讓工作更加準(zhǔn)確穩(wěn)定地進(jìn)行，所以開(kāi)展文秘檔案管理信息化建設(shè)是非常重要的。由于文秘檔案管理工作較為復(fù)雜，所以現(xiàn)代的信息技術(shù)有著很大的發(fā)展方向和應(yīng)用空間，這種技術(shù)可以將工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，科學(xué)檢索和錄入檔案信息，以此來(lái)提高工作的規(guī)范性。而且在實(shí)際的工作中，我們需要找到一條高效的信息化工作道路，這是現(xiàn)代文秘檔案管理工作發(fā)展的最主要方向。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在新時(shí)期的發(fā)展和進(jìn)步離不開(kāi)高效的經(jīng)營(yíng)和有效的管理，企業(yè)的辦公室秘書(shū)工作具有極其重要的地位和作用。辦公室秘書(shū)人員要不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，總結(jié)自己的工作方法，提高主動(dòng)意識(shí)，協(xié)調(diào)好員工與領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)和部門(mén)之間的關(guān)系，提高工作效率，不斷創(chuàng)新和進(jìn)步，為單位工作的順利開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。