辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略研究論

文/趙志宏，神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)汝箕溝無煙煤分公司

辦公室是行政管理工作的主要陣地,工作量很大,需要文秘及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)實(shí)際工作情況,而文秘工作水平和企業(yè)內(nèi)部管理有著十分重要的關(guān)系,低效的辦公室文秘工作,會(huì)直接降低企業(yè)內(nèi)部管理水平。對(duì)此,對(duì)此企業(yè)要加大對(duì)辦公室文秘工作的重視力度,根據(jù)當(dāng)前辦公室文秘的專業(yè)能力水平,制定合理有效的培養(yǎng)機(jī)制,明確辦公室文秘工作的主要原則,全面提高辦公室文秘的綜合素質(zhì),保證各項(xiàng)工作的順利開展,提高企業(yè)綜合管理水平,進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)性健康發(fā)展。在這樣的環(huán)境背景下,探究辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及原則

1.1 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

不論在機(jī)關(guān)單位還是政府組織機(jī)構(gòu)中辦公室都處于中心位置，對(duì)其他部門工作具有領(lǐng)導(dǎo)地位，是政府組織機(jī)構(gòu)或機(jī)關(guān)單位行政工作的重要場所。辦公室在日常工作中不但工作量較大且工作環(huán)節(jié)較多，且流程較復(fù)雜。作為辦公室的文秘工作人員，要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，又要與下級(jí)部門進(jìn)行溝通，并且要保證每一項(xiàng)工作都不出現(xiàn)差錯(cuò)。文秘工作者是政府組織機(jī)構(gòu)各部門工作信息的傳達(dá)者，要協(xié)調(diào)各部門完成工作內(nèi)容。各政府組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)在考慮辦公室工作效率的同時(shí)還要重視員工之間的關(guān)系，只有員工之間關(guān)系協(xié)調(diào)才能保證政府組織機(jī)構(gòu)工作良好開展。所以在提高政府組織機(jī)構(gòu)辦公室工作效率時(shí)，要著重提高文秘人員工作質(zhì)量，確保其協(xié)調(diào)政府組織機(jī)構(gòu)各部門之間的關(guān)系，保證工作效率適應(yīng)政府組織機(jī)構(gòu)整體工作運(yùn)行速度。

1.2 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的原則

文秘工作在政府組織機(jī)構(gòu)或各政府部門中起著至關(guān)重要的作用，要想文秘工作順利進(jìn)行，在工作就要嚴(yán)格按照原則開展，雖然不同政府組織機(jī)構(gòu)的政府組織機(jī)構(gòu)文化不同，但通常情況下文秘員工的工作原則都比較相似。如堅(jiān)持按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示工作、協(xié)調(diào)上下級(jí)部門溝通、促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)與員工關(guān)系、保證政府組織機(jī)構(gòu)工作良好運(yùn)行等。除此之外，文秘人員要時(shí)刻注意自身職業(yè)素質(zhì)，提高自身思想道德素質(zhì)與工作水平，在要求時(shí)間內(nèi)完成工作內(nèi)容，保證在繁忙的辦公室工作中保持熱情的心態(tài)等。

2 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

2.1 獎(jiǎng)懲制度的合理完善

在辦公室工作開展過程中,如果管理制度做到獎(jiǎng)罰分明,可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性,尤其是文秘工作者。由于獎(jiǎng)懲制度的合理完善,工作人員的競爭意識(shí)將會(huì)被徹底激發(fā),文秘人員對(duì)工作的自我要求和追求性也會(huì)得到提升。另外,獎(jiǎng)懲制度具有很強(qiáng)的警告性,可以幫助文秘人員在工作中完善自我,對(duì)今后工作的開展也能起到良好的促進(jìn)作用。在中央機(jī)關(guān)辦公室中,獎(jiǎng)懲制度的具體制定可根據(jù)工作人員的工作效能和實(shí)際效率來進(jìn)行,在獎(jiǎng)懲制度的完善過程中,管理人員需要保證制度具有一定的科學(xué)性和合理性,在制度制定完成之后,可進(jìn)行為期一個(gè)月的試用期,并對(duì)其進(jìn)行多次評(píng)測。

2.2 激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是國家、企業(yè)獲得發(fā)展動(dòng)力的重要前提。很多人認(rèn)為我國辦公室文秘工作不具備靈活性,只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實(shí)際工作中,文秘工作更需要在思想和行為上獲得創(chuàng)新。從文秘工作的工作性質(zhì)來看,工作模式顯得十分重要,管理人員需要對(duì)文秘工作的工作模式進(jìn)行反復(fù)思索,將工作效率過低的傳統(tǒng)模式剔除,通過激發(fā)文秘工作人員的思想創(chuàng)新,使其在實(shí)際工作中尋找更簡潔的工作方式,最終實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和水平的穩(wěn)定提升。想要提升文秘工作的創(chuàng)新意識(shí),可實(shí)施以下兩方面管理措施:第一,管理者可以鼓勵(lì)文秘人員在工作中進(jìn)行大膽創(chuàng)新,以做好本職工作為前提,在辦公室中形成一種創(chuàng)新工作氛圍。例如,在進(jìn)行通信信息收集時(shí),除了報(bào)紙、內(nèi)部雜質(zhì)等傳統(tǒng)信息渠道,文秘人員可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用,但網(wǎng)絡(luò)信息存在很多不真實(shí)情況,文秘人員在信息收集時(shí)需要逐一進(jìn)行核實(shí),避免信息的不準(zhǔn)確而影響下一步工作的開展。第二,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)起到帶頭作用,將工作的前瞻性合理表現(xiàn)出來,利用合理方式將創(chuàng)新理念融入辦公室工作中,從而為其他工作人員帶來啟發(fā)。

2.3 提升學(xué)習(xí)能力

要樹立文秘良好的外在形象,講究文秘禮儀,提升學(xué)習(xí)能力是必不可少的。社會(huì)不斷變化發(fā)展,企業(yè)加快更新步伐,知識(shí)更是日新月異。做企業(yè)文秘如果死守原有經(jīng)驗(yàn),就只能固步自封,逐漸被時(shí)代所淘汰。提升學(xué)習(xí)能力,一是要更新文秘相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。業(yè)務(wù)知識(shí)對(duì)任何職場人士來說都是基本技能,是工作的“飯碗”。企業(yè)的發(fā)展是思路的更新,大到企業(yè)制度方針改變,小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷發(fā)展變化的。作為辦公室文秘,只有接受新的業(yè)務(wù)知識(shí),不斷更新才能真正做好企業(yè)的日常工作。二是學(xué)習(xí)政策理論?？梢哉f一個(gè)不熟悉國家方針政策,不了解時(shí)事行情,不清楚行業(yè)動(dòng)態(tài)的人是做不好企業(yè)文秘工作的。為此有些企業(yè)專門設(shè)立了理論研究部門,針對(duì)國家大政方針、宏觀調(diào)控動(dòng)向,為企業(yè)自身發(fā)展尋求更好道路和方向。企業(yè)辦公室文秘作為企業(yè)管理的助手,就是要懂政治、講經(jīng)濟(jì)、知法規(guī),更要做到擅觀察、?？偨Y(jié)、勤分析。三是學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)管理。企業(yè)辦公室文秘作為日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領(lǐng)導(dǎo)思想的傳達(dá)者,很多時(shí)候需要“站在領(lǐng)導(dǎo)的角度”看待問題,這時(shí)就需要學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù),當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)“參謀”。

2.4 完善獎(jiǎng)懲制度

在辦公室文秘工作開展中,為了提高工作效率和工作質(zhì)量,要制定合理有效的獎(jiǎng)懲制度,獎(jiǎng)懲分明,激發(fā)辦公室文秘的工作積極性和主動(dòng)性,使其保持工作熱情,進(jìn)而保證各項(xiàng)工作的順利完成。同時(shí),完善的獎(jiǎng)懲制度可以提高員工競爭意識(shí),提高文秘人員對(duì)實(shí)際工作的追求,不斷制定工作目標(biāo),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文秘人員的自我優(yōu)化和自我發(fā)展,提高職業(yè)素養(yǎng),提高工作效率。同時(shí),要加對(duì)辦公室文秘工作的評(píng)估和監(jiān)督,結(jié)合辦公效率和辦公效能綜合評(píng)定,保證各項(xiàng)制度的科學(xué)性,評(píng)測各項(xiàng)制度,使得管理制度可以發(fā)揮出對(duì)文秘人員的約束和監(jiān)管,有效提高辦公室文秘工作質(zhì)量。

2.5 思想政治素養(yǎng)的提升

思想政治素養(yǎng)對(duì)辦公室文秘人員自身發(fā)展方向影響巨大,思想政治素養(yǎng)的提升可幫助他們培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。在日常工作中,文秘工作人員首先要做的便是提升業(yè)務(wù)素質(zhì),對(duì)工作中的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行合理強(qiáng)化,在做好各方面工作的同時(shí),協(xié)調(diào)好生活和工作中的各項(xiàng)關(guān)系。與此同時(shí),很多中央政府機(jī)關(guān)單位帶有很強(qiáng)的服務(wù)性,文秘人員思想政治素質(zhì)的提升,可加強(qiáng)人民對(duì)政府的信賴程度,讓機(jī)關(guān)單位在人民心中留下一個(gè)更好的印象。另外,管理人員應(yīng)注重加強(qiáng)文秘工作者對(duì)問題的處理能力,增強(qiáng)他們在繁雜事務(wù)中的心理承受量,對(duì)他人所提出的意見進(jìn)行深入思考,確保日常工作的有序進(jìn)行。

2.6 提升協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)能力體現(xiàn)企業(yè)辦公室文秘的綜合素質(zhì),影響文秘上傳下達(dá)的實(shí)效。提高協(xié)調(diào)能力,就要正確處理工作各項(xiàng)目的關(guān)系,文秘工作事項(xiàng)較為繁雜,涉及有日常事務(wù)、臨時(shí)任務(wù)、各項(xiàng)活動(dòng)等,需要文秘分清主次,拿捏輕重;提高協(xié)調(diào)能力,也要正確處理組織間的關(guān)系,對(duì)內(nèi)主要是各級(jí)關(guān)系,對(duì)外為各個(gè)組織單位之間的關(guān)系;提高協(xié)調(diào)能力,還要正確處理人際關(guān)系,正確處理上下級(jí)關(guān)系,擁有良好的人際關(guān)系,能為秘書工作起到良好的推動(dòng)作用。

2.7 積極引導(dǎo)創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新對(duì)于一個(gè)國家來說是興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，對(duì)于單位來說也是永葆生命的源泉。辦公室文秘的工作很多都是按部就班的，讓很多人覺得靈活性很低，甚至過于死板。實(shí)際上，辦公室文秘工作應(yīng)當(dāng)從思想上和行為方式上進(jìn)行必要的創(chuàng)新。對(duì)于辦公室文秘而言，創(chuàng)新是對(duì)落后低效的工作模式與方法的淘汰。探尋新的先進(jìn)的高效的方法，才能在辦事效率上有質(zhì)的提高，辦公整體水平也將隨著提高。

3 結(jié)論

結(jié)合文秘工作對(duì)如何做好新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考。其中最大的體會(huì)是,企業(yè)辦公室文秘工作者是一個(gè)奉獻(xiàn)大于索取、工作不出政績的崗位,可謂“好漢子”不想干,“賴漢子”干不了,選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻(xiàn)精神。探討做好企業(yè)辦公室文秘工作的思路和方法,就是要更好地找出企業(yè)辦公室文秘工作的規(guī)律,提高企業(yè)文秘工作的效率,使文秘工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

[1]張文和.關(guān)于做好國有企業(yè)辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2015(12).

[2]張朝陽.略論企業(yè)辦公室主任的知識(shí)結(jié)構(gòu)[J].管理觀察,2014(18).