企業(yè)檔案管理中存在的問題及優(yōu)化措施

陳賽紅

摘 要：企業(yè)檔案對于提高企業(yè)內(nèi)部控制水平、提高企業(yè)效益具有重要的意義和價值，但一些企業(yè)還存在制度不健全、管理不規(guī)范、缺乏管理程序、人員素質(zhì)不高等問題，需要在嚴(yán)格落實建檔規(guī)章制度、加強檔案日常管理、嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律、加強企業(yè)檔案管理人員的隊伍建設(shè)等方面及時采取措施研究解決。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;優(yōu)化措施

近年來，企業(yè)越來越重視內(nèi)部的控制和管理，能夠認(rèn)真貫徹落實企業(yè)檔案管理有關(guān)規(guī)定，對企業(yè)檔案管理也越來越正規(guī)，狠抓企業(yè)檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，有效提高了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和水平，為歷史地、全面地記錄企業(yè)的發(fā)展和各項業(yè)務(wù)往來提供了歷史依據(jù)，

考察了解和正確選拔使用企業(yè)提供了重要依據(jù)。但是在企業(yè)檔案管理上，有的單位也存在一些問題，需要采取有關(guān)措施進(jìn)一步優(yōu)化。

1 存在的問題

1.1 規(guī)章制度不夠健全

一些企業(yè)在檔案管理方面還不夠重視，投入的人力物力比較少，對建立相關(guān)的制度機制思考的不夠，在如何規(guī)范檔案管理、強化檔案記錄方面還存在薄弱環(huán)節(jié)。

1.2 工作程序不夠規(guī)范

有的在檔管理中比較隨意，沒有嚴(yán)格按照檔案管理的程序進(jìn)行入檔、出檔、調(diào)用等，一些企業(yè)管理人員對材料審核把關(guān)不夠嚴(yán)格、整理歸檔不夠及時，有的還存在丟失、損壞的現(xiàn)象，給企業(yè)業(yè)務(wù)開展、長遠(yuǎn)發(fā)展造成了不良影響，有的甚至還給企業(yè)帶來了法律糾紛，讓企業(yè)遭受了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

1.3 管理人員素質(zhì)不高

由于企業(yè)檔案管理人員很多都是臨時聘用或者是兼職的，工資待遇相對于研發(fā)人員和銷售人員比較低，導(dǎo)致一些工作人員積極性不夠高，特別是個別檔案管理人員素質(zhì)不夠高、法紀(jì)意識淡薄，甚至發(fā)生私自涂改檔案的嚴(yán)重問題。

2 企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

為進(jìn)一步落實企業(yè)管理有關(guān)規(guī)定，切實加強企業(yè)檔案管理，確保企業(yè)檔案材料的現(xiàn)實、準(zhǔn)確、完整，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，企業(yè)要結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實際制定本措施。

2.1 嚴(yán)格落實建檔規(guī)章制度

一是規(guī)范建立檔案。對于企業(yè)重要的戰(zhàn)略決策、人事變動、股東會議等相關(guān)會議資料要及時建立企業(yè)檔案。按照規(guī)定的范圍、內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)收集相應(yīng)材料歸入檔案，歸檔材料必要詳實、填寫內(nèi)容完整規(guī)范、檔案規(guī)格制式統(tǒng)一。認(rèn)真甄別檔案原始材料的真實性和完整性，及時補齊缺件、整理立卷，杜絕虛假不實材料入檔，填寫好企業(yè)檔案管理書。二是認(rèn)真審核鑒別。對手續(xù)不完備、內(nèi)容不準(zhǔn)確、項目有涂改的材料，要認(rèn)真審核鑒別，核實無誤或經(jīng)組織認(rèn)定后方為有效材料。信息不實的材料不得入檔。及時整理歸檔。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)主動督促有關(guān)部門報送材料，及時整理歸檔，并定期對企業(yè)檔案進(jìn)行清理核對，發(fā)現(xiàn)缺件線索后應(yīng)立即催補索要。各級形成的歸檔材料應(yīng)主動向檔案管理部門提供，任何企業(yè)部門和個人不得扣壓留存。四是同步維護(hù)信息。企業(yè)檔案建立整理，要同時建立相應(yīng)的電子檔案逐頁掃描存儲，并錄入企業(yè)綜合信息管理數(shù)據(jù)庫，運用多種手段保證企業(yè)檔案、數(shù)據(jù)信息記載的原始、詳實、可靠。企業(yè)檔案材料變更、增補時，應(yīng)當(dāng)同步備份電子檔案，及時更新企業(yè)數(shù)據(jù)庫，保證紙質(zhì)檔案、電子檔案、企業(yè)綜合信息系統(tǒng)內(nèi)容一致。

2.2 加強檔案日常管理

一是嚴(yán)格檔案的查（借）閱。嚴(yán)格按照審批權(quán)限和程序辦理檔案查（借閱。查閱時，對查閱人和查閱時間、理由、項目等內(nèi)容詳細(xì)登記，全程監(jiān)閱過程，不允許查閱人擅自摘抄、復(fù)制檔案材料。借閱時，對時間要作出嚴(yán)格的規(guī)定，借出和歸還時要認(rèn)真檢查并與電子檔案核對，防止涂改、撤換、添加檔案材料等問題發(fā)生。沒有企業(yè)批準(zhǔn)程序，任何人不得查（借）閱涉及企業(yè)重要機密的檔案。二是要加強檔案的保管手段。檔案保管實施專人專管，不得由戰(zhàn)土和聘用人員從事企業(yè)檔案管理工作。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫室和工作區(qū)域。嚴(yán)格實行企業(yè)檔案登統(tǒng)計制度，詳細(xì)記載檔案進(jìn)出、利用、經(jīng)辦等情況，定期核對檔案出入庫數(shù)量，及時掌握檔案庫存和保管情況。企業(yè)檔案管理人員調(diào)整時應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。檔案工作人員不得保管本人和親屬檔案。三是嚴(yán)格檔案的轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)及時準(zhǔn)確，手續(xù)齊全，由原管理部門進(jìn)行檢查整理，填寫《企業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞單》和《檔案轉(zhuǎn)遞責(zé)任書》，通過專門部門發(fā)送或?qū)Ｈ怂腿?，不得交企業(yè)閑雜人攜帶。檔案接收單位應(yīng)對轉(zhuǎn)遞檔案逐一審核，材料不齊全、手續(xù)不完備、涂改未經(jīng)確認(rèn)的，退回原單位整理后重新轉(zhuǎn)遞。企業(yè)重大會議和交易的時間以檔案明確記載且企業(yè)已認(rèn)定和掌握的時間為準(zhǔn)。對企業(yè)檔案材料中時間記載不一致的，嚴(yán)格按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)定。

2.3 嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律

一是不準(zhǔn)泄露檔案秘密。檔案管理人員不得向無關(guān)人員泄露企業(yè)檔案內(nèi)容。對涉及企業(yè)董事會決定、重大問題處理意見等檔案內(nèi)容，無相應(yīng)企業(yè)證明和領(lǐng)導(dǎo)審批意見的不得對外提供。未經(jīng)允許，不得私自摘抄、復(fù)制檔案材料，摘抄復(fù)制材料應(yīng)加蓋“企業(yè)檔案材料專用章”，用畢及時銷毀。企業(yè)電子檔案應(yīng)嚴(yán)格采取設(shè)制權(quán)限、數(shù)據(jù)加密、查閱日志等技術(shù)措施，確保數(shù)據(jù)信息安全。二是不準(zhǔn)涂改檔案信息。嚴(yán)禁涂改、圈劃、污損、折皺檔案材料。經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)變更的項目，應(yīng)填寫在適當(dāng)位置，并加蓋檔案修改專用章，不得直接對檔案原有內(nèi)容進(jìn)行涂改、覆蓋。凡發(fā)現(xiàn)檔案重要信息有涂改行為的，應(yīng)按違反企業(yè)管理規(guī)定處理，追究檔案管理部門和人員責(zé)任。三是不準(zhǔn)裝入虛假材料。對需入檔的各類人員的獎懲、考核鑒定、職務(wù)變動、學(xué)歷資格、企業(yè)研究成果等材料，要認(rèn)真識別鑒定，統(tǒng)一集中辦理歸檔，嚴(yán)禁企業(yè)內(nèi)相關(guān)本人經(jīng)手，避免裝入虛假材料。違反企業(yè)檔案管理規(guī)定，情節(jié)嚴(yán)重或造成嚴(yán)重后果的，依照企業(yè)檔案管理有關(guān)規(guī)定，對相關(guān)責(zé)任人和部門領(lǐng)導(dǎo)給予懲罰。

2.4 加強企業(yè)檔案管理人員的隊伍建設(shè)

企業(yè)要選好配強檔案管理人員。嚴(yán)格從政治上和業(yè)務(wù)上把關(guān)，把那些紀(jì)律性強、素質(zhì)好、作風(fēng)正、熱愛檔案工作的企業(yè)工作人員選配到檔案管理崗位，并適當(dāng)?shù)奶岣吖べY待遇。凡經(jīng)考核確定從事檔案工作的，一般應(yīng)連續(xù)工作3年以上，以保證企業(yè)檔案管理工作的連續(xù)性。一是要加強教育管理。抓好經(jīng)常性的企業(yè)檔案政策紀(jì)律、愛崗敬業(yè)和職業(yè)道德等教育，養(yǎng)成堅持原則、遵規(guī)守紀(jì)、依法辦事的作風(fēng)。關(guān)心檔案管理人員的工作、生活和成長進(jìn)步，激發(fā)做好檔案工作的內(nèi)在動力。二是要加強對工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。加強基礎(chǔ)培訓(xùn)，重點抓好政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、專業(yè)技能和企業(yè)綜合信息管理系統(tǒng)操作的學(xué)習(xí)訓(xùn)練。抓好崗位培訓(xùn)，抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。三是要加大檢查考評力度。企業(yè)要定期組織檢查考評，通過外部的督促，提高企業(yè)檔案管理的有效性。

總之，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)檔案管理部門要從對企業(yè)長遠(yuǎn)建設(shè)和企業(yè)全體員工負(fù)責(zé)的高度，從提高對檔案管理工作的重視入手，針對檔案管理存在的問題及時制定更加詳細(xì)的制度和規(guī)定，不斷提高工作人員的責(zé)任心和檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案管理對促進(jìn)企業(yè)管理水平、促進(jìn)企業(yè)綜合效益的積極作用。

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