大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的價值及其優(yōu)化措施

摘 要：高校人事檔案管理作為高校人才流動和信息導(dǎo)入的主要平臺是高校人事工作不可或缺的一部分。在大數(shù)據(jù)這一時代背景下，高校人事檔案管理正面臨著巨大的時機和坎坷。所以高校需要采取更加高效措施，對高校人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，把高校人事檔案管理水平上升到一個新高度。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案管理;優(yōu)化措施

中國人事檔案可追溯到延安時期。在中華人民共和國成立后，一些企業(yè)和機構(gòu)，包括大學(xué)，建立并改進(jìn)了人事檔案管理系統(tǒng)。通過有效管理個人名冊，個人檔案充分記錄所取得的成就、經(jīng)驗、專業(yè)和技術(shù)水平、政治觀點、工作條件、工作資格等。學(xué)院和大學(xué)可以充分了解人才信息，并作為人才管理的基礎(chǔ)。

互聯(lián)網(wǎng)孕育出了大數(shù)據(jù)，它用來描述基于互聯(lián)網(wǎng)的信息集合。伴隨著時代的飛快進(jìn)步，大數(shù)據(jù)這一名詞的概念進(jìn)入了每個人的耳朵，與生產(chǎn)和人的生活的關(guān)系變得越來越緊密，內(nèi)容也變得更加多樣化。在這一階段，幾乎所有的信息數(shù)據(jù)都已經(jīng)涵蓋在大數(shù)據(jù)之中了，并且在儲存、管理和分析方面難以使用常規(guī)數(shù)據(jù)處理工具。

1 大數(shù)據(jù)的定義和在高校人事檔案管理中的應(yīng)用

1.1 大數(shù)據(jù)的定義

對于“大數(shù)據(jù)”（Big data）研究機構(gòu)Gartner給出了這樣的定義?！按髷?shù)據(jù)”是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來適應(yīng)海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。相比傳統(tǒng)數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)具有以下特征：信息量大、類型繁多、低值密度和運算速度快。如今，大數(shù)據(jù)被廣泛用于社會的許多領(lǐng)域，發(fā)揮了巨大的社會和經(jīng)濟價值。

1.2 大數(shù)據(jù)在高校人事檔案信息化管理中的作用

第一，高校要獲取關(guān)于學(xué)院和大學(xué)工作人員檔案的信息比較復(fù)雜，而且各種各樣，傳統(tǒng)的紙張檔案應(yīng)用起來非常困難。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以系統(tǒng)地收集學(xué)院和大學(xué)工作人員檔案資料，分類和準(zhǔn)確存儲大量信息，從而為工作人員檔案的信息管理奠定基礎(chǔ)。第二個是管理，學(xué)院和大學(xué)的人事檔案中包含了大量的信息和復(fù)雜性，而傳統(tǒng)的人工管理很繁瑣。應(yīng)用大數(shù)據(jù)增強了通過計算機、云存儲和其他技術(shù)管理人事檔案的效率，使其管理更加清晰有序。通過將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于學(xué)院員工檔案管理，可以在使用過程中通過計算機恢復(fù)功能直接獲得數(shù)據(jù)。這使學(xué)院工作人員名冊的使用更加方便，更有利于工作人員的決策。

2 高校人事檔案管理優(yōu)化措施

2.1 完善人事檔案信息化管理管理制度

大數(shù)據(jù)的發(fā)展是一個總的趨勢。在大數(shù)據(jù)的時代背景下，學(xué)院和大學(xué)必須摒棄以前的人事檔案管理方法，清楚地意識到人事檔案信息管理的必要性與重要性，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集、分類、儲存和使用復(fù)雜的人事檔案。建立一個符合學(xué)院和大學(xué)現(xiàn)狀的現(xiàn)代化人事檔案信息管理系統(tǒng)。同時，為了改進(jìn)和完善人事檔案管理系統(tǒng)，有必要建立一個新的人事檔案管理機制，理清楚現(xiàn)有的人事檔案管理機制。掌握檔案管理的工作人員的職責(zé)和規(guī)則，使他們能夠根據(jù)有關(guān)管理工作的要求嚴(yán)格管理檔案信息。

2.2 大數(shù)據(jù)管理平臺的建立

在更新高校人事檔案管理概念的基礎(chǔ)上，需要增加投資，更新工作人員名冊管理所需的信息技術(shù)設(shè)備和軟件技術(shù)。一旦高校人事檔案管理硬件和軟件完全達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，就可以在此基礎(chǔ)上建立大數(shù)據(jù)管理平臺。在構(gòu)建一個龐大數(shù)據(jù)管理平臺的過程中，高校首先要收集和分類原始數(shù)據(jù)，并確定其真實性。同時，建立一個以部門為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，并準(zhǔn)確記錄有關(guān)信息，例如每個人事檔案中的號碼、姓名、性別、族裔、出生日期、出生地點、政治外貌和學(xué)術(shù)信息。第二，在輸入基本資料后，將工作人員檔案歸檔并處理，供今后參考。最后，在人事檔案數(shù)據(jù)庫中，人事檔案還必須與有關(guān)單位聯(lián)系，以便及時更新資料。

2.3 形成“大檔案”思想

大數(shù)據(jù)的浪潮已經(jīng)到來，學(xué)院和大學(xué)的人事檔案管理需要與時俱進(jìn)，改變以往的思維，大檔案的設(shè)立十分有必要，并對工作人員的人事檔案進(jìn)行詳細(xì)和多層面的采集、儲存和利用。在高校形成大檔案系統(tǒng)的循序漸進(jìn)過程中，有必要利用已建立的檔案作為準(zhǔn)確、迅速地檢測資料和存檔設(shè)備的基礎(chǔ)，這樣不僅可以極大地保證信息準(zhǔn)確性，還可以提高效率。高校必須確保檔案資料的安全，確保學(xué)院和大學(xué)個人檔案資料等隱私信息不被不法人員盜用，并確保其知識產(chǎn)權(quán)不被侵犯。

2.4 組建“大檔案”管理部門

“大檔案”系統(tǒng)是一個大規(guī)模和完整的數(shù)字檔案系統(tǒng)。因此，在具體管理中，必須準(zhǔn)確地了解檔案信息的內(nèi)容以及信息與信息之間的關(guān)系，以確保信息能夠有效地發(fā)揮其自身的價值。

2.5 提高業(yè)務(wù)能力

在高校人事檔案信息管理過程中，檔案的管理工作人員的工作水平和總體質(zhì)量也是一個至關(guān)重要的因素。在進(jìn)行檔案管理的工作中，文件管理工作人員不但必須具備文件管理方面的技術(shù)知識，而且還需要具備高水平的處理檔案信息的能力，同時也有一種強烈的思想道德意識和責(zé)任感。學(xué)院和大學(xué)必須通過職業(yè)技能培訓(xùn)和專業(yè)技能實習(xí)，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及個人的綜合素質(zhì)。總之，學(xué)院和大學(xué)的人事檔案管理水平直接影響到學(xué)院和大學(xué)的未來的發(fā)展方向和水平，而大數(shù)據(jù)的開發(fā)也促進(jìn)了學(xué)院人事檔案的信息規(guī)范化。因此，在大數(shù)據(jù)時代，高校必須采取積極有效的方式，解決與學(xué)院工作人員檔案信息管理過程有關(guān)的問題，優(yōu)化這些檔案，并極大地改善高校檔案管理現(xiàn)狀。

3 結(jié)語

總的來說，在大數(shù)據(jù)時代，學(xué)院工作人員檔案的管理工作正在進(jìn)行之中，高校應(yīng)該做一個好的工作，改進(jìn)和優(yōu)化，更好地解決目前工作中存在的問題。只有從客觀和前瞻性的角度，才能正確地考慮到大數(shù)據(jù)環(huán)境中新的人事檔案要求。為了更好地解決與現(xiàn)有工作人員名冊工作有關(guān)的許多問題，并為發(fā)展大專院校工作人員的工作提供可靠的援助

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作者簡介

楊揚，女，漢族，新疆庫爾勒人，研究方向：人事檔案管理。