檔案信息化建設(shè)與檔案管理

王磊

摘 要：檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的主要形式之一，代表了未來檔案管理的發(fā)展趨勢，也是檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我國不斷推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，使檔案管理體現(xiàn)出它的價(jià)值。自改革開放以來，我國引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷更新檔案管理理念，因此我國檔案管理人員的檔案管理能力、技術(shù)以及工作效率都在不斷進(jìn)步，使我國檔案管理適應(yīng)了社會(huì)的發(fā)展?；诖?，文章就檔案信息化建設(shè)與檔案管理展開論述。

關(guān)鍵詞：檔案工作;信息化建設(shè);檔案管理

近年來，隨著信息技術(shù)在檔案中的應(yīng)用，檔案已進(jìn)入變革的關(guān)鍵時(shí)期，信息技術(shù)在整個(gè)檔案變革中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，在新時(shí)期下為了讓檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)中的作用，對(duì)信息資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理是檔案信息發(fā)展過程不可或缺的重要環(huán)節(jié)。受多種因素的影響，當(dāng)前我國檔案信息化管理中還存在諸多問題，為讓檔案朝著信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，完善我國檔案信息化建設(shè)，我們需分析當(dāng)前檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問題，采取針對(duì)性措施，促使我國檔案管理朝著規(guī)范化、電子化方向發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)的概念和特征

1）概念。檔案信息化可以從廣義或狹義上來講。檔案信息化從廣義上講是對(duì)經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等方面的信息進(jìn)行各領(lǐng)域信息的融合，實(shí)現(xiàn)信息共享和融合。從狹義上來講，檔案信息化是對(duì)檔案內(nèi)部資料的信息化，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的全面性和豐富性更為突出。檔案信息化建設(shè)其實(shí)就是將檔案的保存方式進(jìn)行改變，由電子數(shù)字化載體替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體進(jìn)行保存，從而實(shí)現(xiàn)檔案的長期保存，通過信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，并且使檔案信息查找更加方便。檔案信息化建設(shè)能夠有效提高檔案建設(shè)的效率，還能夠提高服務(wù)群眾的質(zhì)量。

2）特征。檔案信息化建設(shè)在不同階段具有不同的特征：在實(shí)驗(yàn)階段，檔案信息化建設(shè)是對(duì)以往檔案管理手段的一種突破和改良，體現(xiàn)了多元化的特點(diǎn);在普及階段，通過檢索手段的開發(fā)和應(yīng)用，使得檔案管理信息技術(shù)在計(jì)算機(jī)相關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用開始被承認(rèn)，其中包括一些編目的普及和計(jì)算機(jī)輔助立卷;在網(wǎng)絡(luò)階段，通過多媒體技術(shù)的應(yīng)用和光盤儲(chǔ)存能力的使用，讓計(jì)算機(jī)的主體地位逐漸被承認(rèn)，在檔案管理中的位置也逐漸靠前;在數(shù)字檔案時(shí)代，隨著數(shù)據(jù)庫的建立和使用電子文件管理網(wǎng)站的建立，意味著數(shù)字檔案的發(fā)展成為了檔案管理的主要代表。使得數(shù)據(jù)庫向數(shù)字檔案管理的發(fā)展趨勢也逐漸顯露。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題

1）檔案信息化認(rèn)識(shí)存在不足?，F(xiàn)階段很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)觀念落后，沒有從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，沒有從資源的角度來認(rèn)識(shí)檔案信息，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理長期停留在查檔、管檔以及建檔水平上，常將一些很有利用價(jià)值的檔案信息遺忘在角落里，在很大程度上忽視了對(duì)檔案信息資源的合理開發(fā)利用，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理。

2）信息數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢。一般來說，學(xué)校在實(shí)際教學(xué)中所產(chǎn)生的日常管理信息、教學(xué)信息等檔案工作人員在完成信息整理后，將信息內(nèi)容通過電子文件形式傳遞到數(shù)據(jù)庫中，便于信息使用者通過模塊進(jìn)行信息查閱，實(shí)現(xiàn)管理的高效化、簡單化。檔案信息則不同，傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)形式保存或是記錄的，倘若我們要將學(xué)校所有的檔案信息進(jìn)行錄入，并未為這些信息構(gòu)建一個(gè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，是非常具有難度的，并且還會(huì)耗費(fèi)大力的精力時(shí)間，故而，學(xué)校檔案數(shù)字化進(jìn)程還比較緩慢。

3）檔案信息的安全保密管理面臨挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案信息化管理的目的最終還是要回歸到幫助企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)。信息化管理大量依賴軟硬件設(shè)備，且通常處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這也給企業(yè)檔案帶來了更多的信息安全問題。過去，檔案管理具有封閉性和利用率低的特點(diǎn)，安全風(fēng)險(xiǎn)通常較小。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下則恰恰相反。企業(yè)檔案可能涉及到企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)或是敏感信息，這些商業(yè)秘密一旦泄露或者損壞，則會(huì)對(duì)企業(yè)造成不可估量的損失。因此，如何在檔案信息化建設(shè)、檔案利用和檔案安全管理中找到平衡點(diǎn)，也是企業(yè)檔案管理人員的重要工作。

3 應(yīng)對(duì)策略

1）積極更新觀念，提高信息認(rèn)識(shí)。在新時(shí)期下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要樹立“電子檔案”觀念，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變過去檔案簡單收集、整理以及借閱模式，進(jìn)而與當(dāng)前的社會(huì)接軌。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員還需摒棄傳統(tǒng)手工操作管理的觀念，從思想意識(shí)上樹立起檔案管理信息化的觀念，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案自動(dòng)化管理，真正的認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值，以便在今后的檔案管理中利用各種先進(jìn)的信息化手段動(dòng)態(tài)化、便捷性的傳播檔案信息，讓檔案價(jià)值得以最大化的發(fā)揮。

2）推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，構(gòu)建管理系統(tǒng)。資源建設(shè)是學(xué)校檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，學(xué)校所有的業(yè)務(wù)都必須要圍繞資源建設(shè)來開展。在信息化時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作，需將重點(diǎn)放置在檔案資源共享和檔案數(shù)字化兩方面，首先學(xué)校要投入人力財(cái)力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，同時(shí)還需嚴(yán)格遵守相應(yīng)原則，科學(xué)合理編制數(shù)字化建設(shè)工作計(jì)劃，重點(diǎn)加強(qiáng)監(jiān)督管理，以便有效保障檔案數(shù)字化工作的順利有序開展。同時(shí)，還需基于最大化滿足廣大用戶使用需求基礎(chǔ)上，構(gòu)建完整檔案數(shù)字化目錄，形成各個(gè)單位協(xié)同努力的局面。其次，學(xué)校檔案管理部門還需要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)雙歸檔制度，與此同時(shí)還需對(duì)規(guī)定范圍圖形文件和文本實(shí)行并聯(lián)并存制度，通過這些舉措，實(shí)現(xiàn)檔案的全檢索。最后，學(xué)校檔案部門還需以政府最新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，針對(duì)性構(gòu)建科學(xué)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，與辦公應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)合起來，從真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理、收集以及歸檔全過程的網(wǎng)上操作。

3）加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理。傳統(tǒng)檔案工作具有封閉性的特點(diǎn)且檔案利用率較低，這一定程度上保障了檔案的安全性。在信息化時(shí)代，檔案的數(shù)字化讓信息變得可以復(fù)制，且能夠較快地傳輸，企業(yè)檔案面臨著更加多元化，信息安全也更加多元。（1）對(duì)涉密檔案實(shí)行安全等級(jí)管理。企業(yè)要全面細(xì)致地對(duì)當(dāng)前檔案進(jìn)行梳理，根據(jù)檔案的價(jià)值和保密程度進(jìn)行分級(jí)，對(duì)不應(yīng)該公開的涉密信息，應(yīng)該采取措施加以保護(hù)。（2）著重加強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)。檔案管理部門應(yīng)牽頭組織，聯(lián)合上下層的檔案管理中心開展培訓(xùn)活動(dòng)，吸收專業(yè)的檔案管理人才，不斷推動(dòng)檔案培訓(xùn)的系統(tǒng)化、組織化和長期化。在信息化背景下，檔案管理工作的社會(huì)化和服務(wù)化特點(diǎn)逐漸突出，還應(yīng)注重服務(wù)管理方面的培訓(xùn)，同步提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)。

4 結(jié)語

在信息化的時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)是檔案工作改革與發(fā)展的必然選擇，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，有利于提高檔案資源的合理運(yùn)用，提高檔案的管理能力。在未來的發(fā)展中，檔案管理部門應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)引入創(chuàng)新性的思路，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的全面發(fā)展，從而全面提升檔案管理水平。

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