基于大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施

岳瑩

摘 要：近年來高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，這也使高職院校各種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都呈現(xiàn)出快速增長的態(tài)勢(shì)，再加之職業(yè)教育越來越受到重視，這也導(dǎo)致高職檔案涉及的種類更具多元化，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)。為了能夠?qū)崿F(xiàn)高職檔案信息的高效管理和利用，需要抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的新機(jī)遇，樹立大檔案觀，借助于大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)來提高檔案管理水平，更好的發(fā)揮出高職院校檔案的重要價(jià)值。文中分析了大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理模式的變化，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高職院校;檔案管理;措施

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息量十分龐大，數(shù)據(jù)信息處理速度較快，同時(shí)數(shù)據(jù)種類形式更具多樣化。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于高職院校檔案管理工作帶來了較大的影響，面對(duì)高職院校檔案數(shù)量的增加及檔案種類的多元化，而且在實(shí)際檔案管理工作中，檔案需求主體也更具多元化。因此需要進(jìn)一步強(qiáng)化高職院校檔案管理，使檔案信息能夠更好的服務(wù)于高職院校的發(fā)展和建設(shè)，并與大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展要求相符合。

1 大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作的變化

1.1 檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)

由于高職院校傳統(tǒng)的檔案管理工作中，針對(duì)于紙質(zhì)檔案采取人工管理方式，不僅管理效率不高，而且檔案管理成本較高，在檔案管理工作中失誤率處于較高水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高職院校檔案管理工作信息化水平有了較大的提升，檔案管理工作中應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)來完成一系列工作，即能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的有效保存和高效管理，而且能夠自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類和匯總，檔案管理人員工作量大幅度降低，檔案歸檔效率和檔案管理工作質(zhì)量也有了較大程度的提升。

1.2 采用云端對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，云存儲(chǔ)不僅存儲(chǔ)容量較大，而且存儲(chǔ)速度較快，易于操作，能夠使人們快速獲取到所需要的數(shù)據(jù)信息，可以有效的解決當(dāng)前高校檔案數(shù)量不斷增加情況下的存儲(chǔ)問題?？梢哉f在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，高校龐大的檔案數(shù)據(jù)量，通過開發(fā)和利用云存儲(chǔ)有效的解決了檔案信息存儲(chǔ)問題。

1.3 具有較強(qiáng)的服務(wù)功能

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，一切工作要求以能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化為目標(biāo)，并基于檔案工作相關(guān)要求來進(jìn)行存檔，為日后檔案查詢和使用奠定基礎(chǔ)，但對(duì)于檔案信息的深層次分析卻很少涉及，這必然會(huì)影響到檔案信息后續(xù)的開發(fā)利用。但大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校檔案管理工作的應(yīng)用，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行深入挖掘，并分析檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，以此來促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案的服務(wù)功能。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的措施

2.1 樹立大檔案觀

大檔案觀作為一個(gè)全新的檔案管理理念，在其理念中主張針對(duì)具有保存價(jià)值的檔案納入歸檔范圍，并對(duì)其進(jìn)行集中和統(tǒng)一管理，以此來提高檔案服務(wù)的高效性和開放性。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要求檔案管理工作中要樹立以信息為載體的大檔案觀，針對(duì)檔案信息的來源給予充分的重視。并在實(shí)際工作中加大對(duì)檔案信息的收集，使檔案能夠更全面和真實(shí)的反映出學(xué)校的辦學(xué)過程和發(fā)展歷程。對(duì)于校外信息則宜謹(jǐn)慎選取和妥善保存，使其成為檔案信息的重要來源之一。通過做好校內(nèi)和校外信息的收集工作，可以保證檔案信息的全面性，為檔案信息的開發(fā)利用提供助力支持。而且在實(shí)際檔案管理工作中，檔案管理人員還需要樹立大服務(wù)觀，將傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)積極轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，并基于檔案需求為中心來開展具體的檔案管理工作，針對(duì)于檔案數(shù)據(jù)背后的隱性信息和知識(shí)進(jìn)行深度挖掘，使檔案信息資源能夠更好的服務(wù)于本校和社會(huì)。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方法

在當(dāng)前高職院校檔案管理工作中，需要充分的結(jié)合當(dāng)前社會(huì)和教育環(huán)境、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)條件等，積極做好高職檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進(jìn)，并加快推動(dòng)檔案模塊化和資源庫建設(shè)。同時(shí)還要積極優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理理念和檔案管理方法，加快對(duì)檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，努力提高檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平。通過借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)來對(duì)高職院校檔案管理工作內(nèi)容和流程進(jìn)行規(guī)范，打造檔案管理數(shù)字化調(diào)控平臺(tái)，及時(shí)針對(duì)高職院校檔案信息進(jìn)行收集、加工、整理和歸檔，全面提高高職院校檔案管理質(zhì)量和水平。

2.3 建立健全檔案管理制度

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高職院校需要在實(shí)際檔案管理工作中要重視檔案管理制度的完善，并積極構(gòu)建檔案管理體系，通過結(jié)合學(xué)校自身的情況，基于國家檔案相關(guān)的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，以此來保證建立的檔案管理制度更具科學(xué)性和合理性，能夠及時(shí)針對(duì)檔案管理工作的新問題和新情況進(jìn)行補(bǔ)充和完善，增強(qiáng)制度的適用性。另外，任何制度都不可能是一成不變的，在社會(huì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理工作也在不斷發(fā)展，因此需要及時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，更好的發(fā)揮其指導(dǎo)作用，有效的促進(jìn)高職院校檔案的規(guī)范化管理，更好的發(fā)揮出檔案的實(shí)際效能。

2.4 做好檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新

大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算的快速發(fā)展和應(yīng)用給人們的日常生活帶來了諸多的便利。在高職院校檔案管理工作中，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算機(jī)來打造檔案信息管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理，能夠及時(shí)針對(duì)檔案信息的變動(dòng)進(jìn)行更新。并以此來構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)，需要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行升級(jí)和更新，由專業(yè)人員對(duì)其開展日常維護(hù)，這對(duì)高職院校檔案管理工作的跨越式發(fā)展具有極為重要的推動(dòng)作用。

2.5 加速檔案數(shù)字資源建設(shè)

在當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)，高職院校檔案管理工作中要充分的應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。通過構(gòu)建高職院校檔案管理系統(tǒng)，將其與高職院校其他系統(tǒng)進(jìn)行有交對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化探索、智能分類和自動(dòng)查詢。對(duì)于高職院校檔案管理工作而言，其最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案倣睥開發(fā)利用，因此依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)，當(dāng)前高職院校檔案管理工作加快了向數(shù)據(jù)分析方面的發(fā)展。針對(duì)于這種情況，檔案管理人員需要通過運(yùn)用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等技術(shù)手段來對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、抽取和挖掘，獲取到有價(jià)值的信息和知識(shí)，從而將傳統(tǒng)的提供數(shù)據(jù)和文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲R(shí)，為用戶提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，更好的滿足用戶的需求。

3 結(jié)束語

隨著高職教育規(guī)模的不斷拓展，近年來高職院校檔案數(shù)量也呈現(xiàn)也不斷增長的態(tài)勢(shì)，這對(duì)檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。面對(duì)這種情況下，在當(dāng)前高職院校檔案管理工作中，宜借助于大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，積極樹立大檔案觀，積極構(gòu)建完善的檔案管理體系，加快推動(dòng)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，全面提高檔案管理的信息化水平。由于檔案管理工作作為高職院校日常管理工作中最為基礎(chǔ)性的一項(xiàng)工作，通過強(qiáng)化高職院校檔案管理，努力提高檔案的開發(fā)利用水平，為高職院校的健康、穩(wěn)定發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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