檔案規(guī)范化與信息化管理

文/冉雪蓮，重慶煤礦安全監(jiān)察局

1 引言

檔案質(zhì)量管理全面化是指以單位領(lǐng)導(dǎo)為核心，組織檔案工作人員進(jìn)行部署。通過(guò)現(xiàn)代化的方式讓科技化管理發(fā)揮良好的作用。制定全面有效的規(guī)章制度與管理體系，確保檔案管理工作落實(shí)到每個(gè)人身上。圍繞著加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量為核心，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

2 檔案含義

檔案管理工作不容忽視，有了良好的檔案管理工作、齊全的資料記載，才可對(duì)單位的歷史沿革與發(fā)展起到說(shuō)服性的作用。在單位中，檔案管理的含義是在工作當(dāng)中關(guān)乎社會(huì)和國(guó)家及單位本身重要的過(guò)程以數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像、實(shí)物、文字記錄的形式進(jìn)行詳細(xì)記載。所以檔案管理工作的質(zhì)量，直接關(guān)系著這些流程中的重要信息。只有通過(guò)不懈的努力，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，保證檔案的真實(shí)性、完整性，才能將此項(xiàng)工作的成效提升。

3 檔案管理工作的意義

檔案是人類社會(huì)進(jìn)行各種實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是原生信息。其深入人類日常社會(huì)生活，體現(xiàn)在社會(huì)生活的方方面面，有著非常重要的作用。所以，加速推動(dòng)檔案管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展，持續(xù)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，檔案管理當(dāng)務(wù)之急必須不斷增加工作力度。

檔案工作已成為單位不可或缺的部分。它既可較高的提升工作品質(zhì)及效率，又有利于保證原始資料的真實(shí)性。檔案管理工作直接體現(xiàn)單位領(lǐng)導(dǎo)是不是能根據(jù)整體運(yùn)作情況及時(shí)調(diào)整管理政策。加強(qiáng)管理的理念，就是要加強(qiáng)研究新出現(xiàn)的檔案管理方法，如實(shí)、完整地反映出單位的整個(gè)運(yùn)作成果及發(fā)展情況。

在信息化迅速發(fā)展的今天，人們對(duì)檔案工作的管理意識(shí)逐漸淡薄，忽略其在社會(huì)發(fā)展里的現(xiàn)實(shí)作用及長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義。隨著人們逐漸進(jìn)入信息社會(huì)后，檔案對(duì)于人們了解客觀及主觀世界，對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、傳承文明及科技創(chuàng)新，具有無(wú)可代替的作用。所以，檔案工作迅速融入信息社會(huì)，加快信息檔案建設(shè)是檔案部門和檔案工作者當(dāng)務(wù)之急的重要任務(wù)。檔案信息化、規(guī)范化及科學(xué)化是檔案工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路。

4 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

單位檔案管理工作是單位內(nèi)重要的人、事、物的管理載體，是對(duì)單位發(fā)展實(shí)行的準(zhǔn)確記錄，從其內(nèi)容來(lái)看，有著較強(qiáng)的政策性、嚴(yán)密性及專業(yè)性。因此，對(duì)新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行分析有著較為重要的意義。

第一，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。由于傳統(tǒng)觀念的影響，導(dǎo)致管理觀念比較的陳舊，在檔案管理方面只是進(jìn)行保管并沒有注重檔案資料的運(yùn)用，也沒有對(duì)檔案進(jìn)行有價(jià)值的開發(fā)，更沒有實(shí)現(xiàn)檔案的共享。第二，檔案管理機(jī)制不夠完善。沒有根據(jù)自身的情況對(duì)各項(xiàng)機(jī)制進(jìn)行完善，工作人員自身能力也存在著很大的差異，讓檔案管理工作一直處于被動(dòng)的狀態(tài)。第三，沒有有效的利用檔案資源。因?yàn)椴恢匾暀n案的管理工作，同時(shí)沒有正確的檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致了檔案管理在實(shí)際的工作中不能夠規(guī)范的開展，也就不能讓檔案得到有效的利用。

5 電子信息檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建所應(yīng)遵循的基本原則

1）規(guī)范化。任何工作要想保持一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)，都需要將其安全性、秩序性保障起來(lái)。電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的介入，使得系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息能輕易被被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的安全性、可靠性要求，需要在系統(tǒng)建設(shè)期間，分析可能會(huì)存在的安全隱患問(wèn)題，確保每一個(gè)工作階段都能夠規(guī)范化，管理質(zhì)量提升能夠給電子檔案應(yīng)用帶來(lái)積極的推進(jìn)作用。

2）一體化。一體化指電子信息檔案統(tǒng)一管理階段，做好集成化的管理模式應(yīng)用，當(dāng)各種數(shù)據(jù)信息資源能夠協(xié)調(diào)性應(yīng)用，那么電子檔案的真實(shí)性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用期間會(huì)生成一個(gè)較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發(fā)性問(wèn)題，在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段，應(yīng)探索管理周期設(shè)置要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效性管理與應(yīng)用。

3）自動(dòng)化。自動(dòng)化在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段的要求，就是針對(duì)電子檔案的自動(dòng)生成，檔案管理員對(duì)相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行搜集、整理，經(jīng)過(guò)分類、整合之后能夠?qū)σ延械碾娮訖n案信息資源進(jìn)行深入的分析與研究。整合過(guò)程中，將文件自動(dòng)合成處理，為后續(xù)的利用提供便捷條件。

6 提升新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的相關(guān)策略

全面強(qiáng)化檔案管理工作信息化建設(shè)，檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為了其發(fā)展的必然趨勢(shì)，從當(dāng)前檔案管理工作開展實(shí)際來(lái)看，其總體有著較大的提升空間。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作認(rèn)識(shí)，健全檔案管理工作機(jī)構(gòu)。同時(shí)，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，可選擇使用當(dāng)前已經(jīng)較為成熟的檔案資源管理系統(tǒng)，通過(guò)借助新技術(shù)對(duì)圖像檔案與文字檔案進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，及時(shí)存儲(chǔ)到檔案信息庫(kù)中。也可選擇使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案資料進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案管理的無(wú)障礙、遠(yuǎn)距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時(shí)也可有效防止出現(xiàn)檔案在長(zhǎng)期保存過(guò)程中出現(xiàn)的損壞與老化等問(wèn)題。此外，在檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)檔案管理信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統(tǒng)軟件的可移植性，推動(dòng)檔案管理工作信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化程度。

7 結(jié)束語(yǔ)

在檔案管理工作中，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將直接影響檔案管理的工作效率和質(zhì)量。信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，我們可以將信息技術(shù)和檔案管理工作結(jié)合到一起，對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善，重視檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，才可以讓檔案管理工作更加順利的開展，最終讓單位得到更好的發(fā)展。