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      學(xué)校檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

      2019-12-22 07:19:41樸紅梅延邊體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校
      新商務(wù)周刊 2019年23期
      關(guān)鍵詞:檔案室檔案管理人員

      文/樸紅梅,延邊體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校

      在教育教學(xué)改革不斷深化的新形勢下,學(xué)校的檔案管理應(yīng)該適應(yīng)新形勢的要求,學(xué)校管理者必須認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,讓檔案管理服務(wù)于教育教學(xué)改革、促進(jìn)學(xué)校的教育教學(xué)改革。目前,很多學(xué)校的檔案管理還存在一定的問題,無法適應(yīng)新形勢,且阻礙了學(xué)校的發(fā)展。

      1 目前學(xué)校檔案管理存在的具體問題如下

      1.1 學(xué)校不夠重視檔案管理工作

      這是一個(gè)老問題,長期以來,部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)觀念陳舊,一些學(xué)校的教職工更是如此,他們對(duì)檔案管理存在著嚴(yán)重的認(rèn)識(shí)誤區(qū),有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工覺得學(xué)校檔案管理無非是抄抄寫寫、然后裝訂保管、提供借閱,是非常簡單的事務(wù)性工作,可有可無,檔案工作決不是學(xué)校的主要工作,談檔案工作促進(jìn)學(xué)校發(fā)展更以為是笑談,有這些偏見的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工認(rèn)為一些檔案留著不動(dòng),不丟了,不外傳,外調(diào)、查詢檔案時(shí)能夠找到就行……如此種種,輕視學(xué)校檔案管理的思想比比皆是,更有些教職工對(duì)學(xué)校檔案管理缺乏了解,不重視學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分,從而忽視學(xué)校檔案管理工作,不能夠有效實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理功效,發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

      1.2 學(xué)校檔案管理人員薄弱,管理水平和管理手段有待于提高

      在學(xué)校管理中,大多數(shù)檔案管理人員不是科班出身,他(她)們?nèi)鄙賹I(yè)的檔案知識(shí),本身對(duì)檔案管理工作意義的認(rèn)識(shí)不夠,因此,不理解學(xué)校檔案管理的重要性,不明確檔案管理的要求,在收集、整理、歸檔、裝訂學(xué)校檔案時(shí)業(yè)務(wù)太差,檔案不規(guī)范,檔案管理員管理檔案的意識(shí)非常薄弱;還有一些學(xué)校檔案人員奇缺,為了應(yīng)付此項(xiàng)工作,找一些后勤教輔人員兼職,造成檔案管理人員管理檔案的精力不足,這些人對(duì)檔案工作敷衍了事,常常是把材料放入檔案袋而已,不能及時(shí)整理檔案,還有的學(xué)校根本沒有檔案管理意識(shí),該建立的檔案不建,檔案流失家常便飯,直接影響學(xué)校檔案的管理質(zhì)量。還有一些學(xué)校檔案材料缺乏真實(shí)和準(zhǔn)確,影響了檔案的權(quán)威性、真實(shí)性。

      1.3 檔案室硬件和環(huán)境設(shè)施較差

      有的學(xué)校檔案管理必備的設(shè)施不到位,檔案柜不足、裝訂設(shè)備老化,還有的學(xué)校因?yàn)樾I峋o張,沒有設(shè)立專用的檔案室,或檔案室面積不足,或把檔案室設(shè)在角角落落;有的學(xué)校檔案繁多、但檔案室狹小、潮濕、設(shè)備落后,這樣造成的后果是導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀,造成了檔案管理的瑕疵,影響了檔案的整潔及完整。還有些學(xué)校必須的切刀、統(tǒng)一的檔案夾,舍不得購買,檔案不標(biāo)準(zhǔn)、不歸整,還有很多學(xué)校檔案整理不規(guī)范,亂糟糟的,到處散放,檔案隨意,在查檔和調(diào)檔根本找不到,如此這般,建檔與不建檔一樣。

      2 為了適應(yīng)教育教學(xué)改革要求,學(xué)校應(yīng)該努力提升檔案管理水平,具體建議如下

      2.1 配備專業(yè)的檔案管理員

      檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)很強(qiáng)的工作,管理人員必須具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí),才能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需要。這就需要學(xué)校配備專業(yè)的檔案管理人員。而檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)的基本原理,又要掌握檔案管理過程中的各種實(shí)際操作方法。要運(yùn)用科學(xué)的管理原則和方法,對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全過程進(jìn)行管理。通過這種管理,建立合理的館(室)藏結(jié)構(gòu),同時(shí)還要大力開發(fā)檔案信息資源,編輯各種資料匯編,為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

      2.2 檔案管理應(yīng)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

      信息時(shí)代,學(xué)校檔案工作和整個(gè)社會(huì)發(fā)生著千絲萬縷的聯(lián)系,新問題、新情況不斷出現(xiàn)。因此,學(xué)校應(yīng)該提升檔案科學(xué)化和規(guī)范化的管理水平。力爭實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化、電子化,同時(shí),學(xué)校檔案管理員要善于學(xué)習(xí)新知識(shí),不斷提高自己的科學(xué)文化和專業(yè)理論水平;不管學(xué)歷高低、資歷長短,都應(yīng)不斷地“充電”,努力增長新知識(shí)、新技能,不斷提高檔案管理水平。同時(shí),學(xué)校檔案員要主動(dòng)地爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,獲得多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在干中學(xué),在學(xué)中干,不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。另外,新時(shí)期學(xué)校檔案工作所呈現(xiàn)的新特點(diǎn),需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)和成果,又要敢于創(chuàng)新思維模式和管理模式,以新思維對(duì)待新事物,以新對(duì)策對(duì)待新問題,才能不斷推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的不斷向前發(fā)展。

      2.3 穩(wěn)定檔案管理人才隊(duì)伍

      檔案管理工作是知識(shí)性、專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的一項(xiàng)工作,檔案管理人員的不穩(wěn)定,直接影響到檔案工作的連續(xù)性。為穩(wěn)定學(xué)校檔案管理隊(duì)伍,學(xué)校應(yīng)力爭做到:一是學(xué)校檔案管理部門要注意做好檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定工作,要從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益出發(fā),切實(shí)解決他們工作中、生活中的實(shí)際問題,使他們安心本職工作,熱愛本職工作,創(chuàng)新本職工作,促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。二是要考慮到檔案工作的特點(diǎn)和實(shí)際,要遵守檔案工作的法律法規(guī)和相關(guān)制度要求,建立健全學(xué)校檔案管理體系,配備好檔案專、兼職人員,力爭使學(xué)校的檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化的軌道。三是要將檔案管理工作任務(wù)納入到專、兼職檔案人員的年度考核之中,調(diào)動(dòng)他們做好學(xué)校檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性。四是要建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制,做到精神獎(jiǎng)勵(lì)與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合,只有這樣,才能更好的激發(fā)學(xué)校檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性,才能保證學(xué)校檔案管理工作的有效開展,才能更好地發(fā)揮出學(xué)校檔案管理工作在促進(jìn)學(xué)校整體工作中的作用。

      總之,從深層次看,學(xué)校檔案還是一筆寶貴的文化財(cái)富。所謂“百年名?!?,大多具有比較豐富的檔案資源,完整齊全的學(xué)校檔案,可以在教書育人、展示學(xué)校特色,弘揚(yáng)校園文化,培育人文精神方面發(fā)揮獨(dú)特的作用。因此,解決學(xué)校檔案管理存在的問題也是提升學(xué)校管理工作的重要途徑,并對(duì)學(xué)校發(fā)展有著重大的意義。

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