高校財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)及其改進(jìn)措施

文/李洪，湖南理工學(xué)院

1 高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案內(nèi)容專業(yè)性

對(duì)于高校管理工作而言，高校財(cái)務(wù)檔案不僅是高校檔案管理工作的核心，同時(shí)也是高校歷年經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)的史料與憑據(jù)。高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的真實(shí)性與完整性對(duì)于提升高校綜合管理工作的重要體現(xiàn)。高校財(cái)務(wù)檔案管理主要包括兩個(gè)方面：其一是財(cái)務(wù)收支票類（比如說(shuō)學(xué)生的學(xué)費(fèi)、收據(jù)、助學(xué)金以及獎(jiǎng)學(xué)金、清單以及服務(wù)類的相關(guān)內(nèi)容）；另一種是財(cái)務(wù)核心算專業(yè)憑據(jù)（比如說(shuō)工資獎(jiǎng)金福利津貼發(fā)放表、單據(jù)賬表、銀行對(duì)賬單以及各類財(cái)務(wù)檔案的管理、分類、移交或者銷毀等等），因此具有較為明顯的專業(yè)性。

1.2 檔案管理過(guò)程的政策性

高校財(cái)務(wù)檔案管理是依據(jù)不同階段的票據(jù)進(jìn)行整理、分類之后再進(jìn)行歸檔，從最初收集再到后期的審查、銷毀，整個(gè)流程都要嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家以及部門(mén)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求來(lái)進(jìn)行操作，對(duì)于那些未依據(jù)執(zhí)行流程操作的人員進(jìn)行依法、嚴(yán)格處理，因此檔案管理工作具有嚴(yán)格的政策性。

2 當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校財(cái)務(wù)檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題

2.1 制度不夠健全

依據(jù)現(xiàn)階段我國(guó)的實(shí)際情況來(lái)看，當(dāng)前高校財(cái)務(wù)檔案管理制度中存在著制定缺陷、以及管理寬松以及責(zé)任感不強(qiáng)等問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)導(dǎo)致了高校財(cái)務(wù)檔案管理工作經(jīng)常出來(lái)不細(xì)致、不作為、混亂等情況。而負(fù)責(zé)高校財(cái)務(wù)檔案管理的高層只重視教學(xué)質(zhì)量的好壞優(yōu)劣，對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案管理工作并不重視，認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理只是對(duì)高校內(nèi)各種項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)的支出票據(jù)和證明進(jìn)行歸納與整合，至于確立一個(gè)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的制度是沒(méi)有必要的，這也使得整個(gè)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作長(zhǎng)期沿用傳統(tǒng)、落后的工作模式，對(duì)于提升高校綜合管理水平造成了不同程度的影響。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

高校財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)的高層領(lǐng)導(dǎo)忽視財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，而且許多在從事高校財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)人員往往都是其他部門(mén)的教師臨時(shí)調(diào)到部門(mén)當(dāng)中兼職一段時(shí)間，這些教師雖然在自身專業(yè)上有所成就但是在高校財(cái)務(wù)檔案管理工作方面仍然缺少相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理人員在工作當(dāng)中的積極性與效率性受到不同程度的影響。許多財(cái)務(wù)檔案管理人員往往都是先將自已的本職工作做完之后再做財(cái)務(wù)檔案管理工作，有些管理人員甚至拖延或者不做，高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)度受到了嚴(yán)重的阻礙。

3 強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)檔案管理建議

對(duì)于上述高校財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題，高校方面必須要對(duì)合具體情況來(lái)制定出一些科學(xué)、合理、具有創(chuàng)新意識(shí)的管理方式，在擺脫傳統(tǒng)陳舊、落后管理方式的同時(shí)，強(qiáng)化新時(shí)期的高校財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量。

3.1 構(gòu)建完善的高校財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

完善的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)日常管理工作的重要基礎(chǔ)，想要將管理工作落到實(shí)處，就必須要把制度進(jìn)行完善，同時(shí)還要將‘有法可依、有理可循’的理念貫徹到整個(gè)工作過(guò)程當(dāng)中，也就是說(shuō)只有將制度進(jìn)行補(bǔ)充、完善之后才能夠保障管理工作的質(zhì)量。因此高校財(cái)務(wù)檔案管理制度必須要依據(jù)以下幾個(gè)部分內(nèi)容進(jìn)行：1）按照高校傳統(tǒng)的管理制度作為前提，參考國(guó)內(nèi)與國(guó)外最先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理方式后結(jié)合高校自身的實(shí)際情況，來(lái)總結(jié)出其間存在的問(wèn)題并制定出一套符合國(guó)情的高校財(cái)務(wù)管理機(jī)制；2）按照我國(guó)國(guó)家所制定的法律法規(guī)以及近些年推出的財(cái)務(wù)政策、文件，以此來(lái)作為指導(dǎo)思想來(lái)構(gòu)建出一個(gè)完善、穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)；3）構(gòu)建一個(gè)健全的高校內(nèi)部檔案查閱方案和檔案審查管理機(jī)制；4）確立一只嚴(yán)格的管理隊(duì)伍來(lái)保障高校財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠安全、可靠、穩(wěn)定地運(yùn)行。

3.2 強(qiáng)化學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)能力

如果高校條件允許，可以通過(guò)聘用業(yè)內(nèi)知名度高的專家、教授或者一些講師到校來(lái)進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，也可以到其他高校去和其他專業(yè)人員進(jìn)行相互學(xué)習(xí)、探討，為高校培養(yǎng)出更多具有高校財(cái)務(wù)管理水平和職業(yè)素養(yǎng)的人才，構(gòu)建出一支團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定的高校財(cái)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)；1）高校要對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍中的所有成員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化的培養(yǎng)，并結(jié)合每個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理成的實(shí)際情況來(lái)制定出一個(gè)最高效、最合理的人才養(yǎng)成計(jì)劃，然后再依據(jù)每個(gè)成員的文化程度高低以及人員的培訓(xùn)效果優(yōu)劣進(jìn)行分類，再結(jié)合循序漸進(jìn)的方式來(lái)培養(yǎng)并提高他們的政治思想與責(zé)任感。2）重視高校財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，并運(yùn)用定期或者不定期的方式將高校財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍中表現(xiàn)優(yōu)異的成員，通過(guò)外派的方式去學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)或者國(guó)外先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)與技能，然后再深入分析高校財(cái)管檔案管理當(dāng)中的問(wèn)題并進(jìn)行總結(jié)之后，通過(guò)確立榜樣和舉行專業(yè)技能競(jìng)賽、優(yōu)化人員評(píng)比等方式來(lái)提高所有成員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，從面全面提升高校財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍的綜合能力，確保高校財(cái)務(wù)檔案管理能夠走向多元化、市場(chǎng)化、創(chuàng)新化方向發(fā)展。3）想要提升高校財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量，那么就必須要在高校財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)當(dāng)中確立一套嚴(yán)格的崗位責(zé)任制與獎(jiǎng)懲機(jī)制，將部門(mén)當(dāng)中的高層管理人員組成一個(gè)監(jiān)督小組，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的日常工作質(zhì)量以及貢獻(xiàn)度來(lái)進(jìn)行記錄并給出一些相應(yīng)的評(píng)價(jià)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的成員給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；至于一些表現(xiàn)較差的成員則應(yīng)當(dāng)要進(jìn)行適應(yīng)的懲罰。通過(guò)這種帶有激勵(lì)性質(zhì)的方式對(duì)于提升高校財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作態(tài)度和工作效率具有重要的促進(jìn)作用。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，想要將高校財(cái)務(wù)檔案管理工作落到實(shí)處，就必須要結(jié)合高校的實(shí)際情況，投入大量的時(shí)間與人力、物力來(lái)進(jìn)行總結(jié)與分析，并對(duì)現(xiàn)有的高校財(cái)務(wù)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，這樣才能夠適應(yīng)高校未來(lái)的發(fā)展需求。