文/康婭娟，寧夏回族自治區(qū)煙草公司銀川市公司

1 采購過程的內(nèi)部審核

1.1 采購需求階段的招標(biāo)工作

企業(yè)的物資采購應(yīng)采用集中采購的方式，避免物資過于分散采購或者長時(shí)間不進(jìn)行采購，這樣能夠促使企業(yè)招標(biāo)采購成本降低，并提升其招標(biāo)采購的效率，并合理有效的進(jìn)行資源的整合，大大增強(qiáng)了工作效率。重大、高技術(shù)工程項(xiàng)目和物資采購項(xiàng)目，組織相關(guān)專家論證，實(shí)行集體決策和審批。項(xiàng)目決策失敗，實(shí)行責(zé)任追究制度。

1.2 投標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)階段

首先，通過采用公開招標(biāo)或其他采購方式，對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)實(shí)施合理化選擇。如：確定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，在招標(biāo)項(xiàng)目開展時(shí)隨機(jī)選擇代理機(jī)構(gòu)，每年對(duì)合作的代理機(jī)構(gòu)實(shí)行審查，不符合標(biāo)準(zhǔn)的代理機(jī)構(gòu)在下一年將取消招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)合作資格;合理防范代理勾結(jié)。

第二，制定采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)實(shí)施的審核部門，在項(xiàng)目實(shí)施前，對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)、商業(yè)需求及潛在供貨商進(jìn)行研究，并按要求編制采購計(jì)劃。向負(fù)責(zé)采購的管理部門進(jìn)行匯報(bào)，組織財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律、法規(guī)等部門及有關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，并經(jīng)采購管理部門組織會(huì)議審核批準(zhǔn)。采購計(jì)劃包括兩部分：商業(yè)計(jì)劃和技術(shù)計(jì)劃。具體實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)要求和格式由公司采購管理部門另行公布。

評(píng)標(biāo)工作由招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)依法設(shè)立的評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行。評(píng)標(biāo)人員由招標(biāo)方代表和不少于全體成員三分之二的技術(shù)經(jīng)濟(jì)專家組成，五名以上單數(shù)成員。所有有關(guān)評(píng)標(biāo)、授標(biāo)的材料應(yīng)以書面形式向采購單位報(bào)告招標(biāo)情況、招標(biāo)過程情況，并歸檔，“逐項(xiàng)”進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督。

1.3 合同簽訂、驗(yàn)收、項(xiàng)目評(píng)估階段

中標(biāo)通知書給出后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，根據(jù)中標(biāo)通知書、招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件，簽訂書面合同。

財(cái)務(wù)管理部門和內(nèi)審部門對(duì)合同的簽訂、履行、分工進(jìn)行檢查，對(duì)項(xiàng)目或材料采集購買的驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)。項(xiàng)目評(píng)估時(shí)段，財(cái)務(wù)管理及內(nèi)部審計(jì)，參與項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)執(zhí)行、合同執(zhí)行、驗(yàn)收結(jié)算、項(xiàng)目效益等方面的項(xiàng)目符合性及實(shí)際效果評(píng)估。

2 企業(yè)采購貨物的現(xiàn)狀

2.1 缺乏系統(tǒng)性。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營少不了物資采購，其對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)作來說非常重要，但是由于部門的不同，對(duì)物資的需求也有所不同，進(jìn)行物資采購的時(shí)間和數(shù)量也都會(huì)不同，這種不同化隨著企業(yè)經(jīng)營及業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，還有業(yè)務(wù)部門的不斷增加，也在迅速發(fā)生改變。這導(dǎo)致企業(yè)缺乏系統(tǒng)的、有計(jì)劃的采購物資，有時(shí)會(huì)有大量的物資采購計(jì)劃，中期需要在沒有采購的情況下減少，有時(shí)沒有計(jì)劃，需要緊急采購。

2.2 大部分傳統(tǒng)的材料采購,采購人員和供應(yīng)商之間通過個(gè)人接觸,防止采購受到更多的監(jiān)督和紀(jì)律約束,很可能給隱藏的采購人員與供應(yīng)商之間創(chuàng)造相關(guān)的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì),這不僅在采購過程中影響公平公正,會(huì)使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失，還有可能是采購的材料不符合生產(chǎn)和使用標(biāo)準(zhǔn)，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的安全，影響公司的社會(huì)聲譽(yù)和形象。

3 企業(yè)對(duì)于完善集中采購工作相關(guān)建議

3.1 完善制度，確保集中采購的規(guī)范化運(yùn)作

首先，實(shí)施集中采購機(jī)制的企業(yè),有必要梳理現(xiàn)有采購體系,與企業(yè)的實(shí)際狀況進(jìn)行有效結(jié)合，并針對(duì)國家的相關(guān)法律、法規(guī)，改善現(xiàn)有的管理機(jī)制,修改有關(guān)的采購管理標(biāo)準(zhǔn)和工作流程,提高采購的可行性和標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制。修訂和改進(jìn)后的采購標(biāo)準(zhǔn)將作為采購人員的約束和指導(dǎo)方針，可有效避免各種采購風(fēng)險(xiǎn)和非常規(guī)行為。其次，要建立完善的組織結(jié)構(gòu)，采購人員必須堅(jiān)持相互合作、相互監(jiān)督的原則，從而實(shí)現(xiàn)分流和切斷賄賂來源的權(quán)利。第三，對(duì)集中采購項(xiàng)目的范圍、限制標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行更詳細(xì)的劃分，對(duì)采購文件進(jìn)行規(guī)范、明確采購內(nèi)容，完善集中采購管理，規(guī)范采購做法。

3.2 組織內(nèi)部審核機(jī)構(gòu)進(jìn)行物資的集中采購

一是完善物資采購內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)。從設(shè)計(jì)的角度來看企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)組織模式,最權(quán)威的、獨(dú)立的和科學(xué)的內(nèi)部審計(jì)組織應(yīng)該是：企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)委員會(huì)應(yīng)當(dāng)直接由董事會(huì)，監(jiān)事會(huì)有效地監(jiān)督內(nèi)部審計(jì)工作,設(shè)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)委員會(huì)辦公室，具體負(fù)責(zé)內(nèi)部審計(jì)工作。

二是科學(xué)設(shè)置內(nèi)部審計(jì)程序。國有企業(yè)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)后，應(yīng)當(dāng)按期對(duì)物資集中采購進(jìn)行審計(jì)。在進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)的過程中，應(yīng)科學(xué)完善內(nèi)部審計(jì)程序，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的職能。只有內(nèi)部審計(jì)過程科學(xué)完善，才能發(fā)現(xiàn)當(dāng)前集中采購存在的不足，提出改進(jìn)建議，提高集中采購的水平。

3.3 規(guī)范集中采購程序

科學(xué)合理地制定采購程序。第一，應(yīng)實(shí)現(xiàn)相對(duì)集中，在原則上應(yīng)對(duì)相同的采購項(xiàng)目實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)劃與安排，盡量避免重復(fù)采購等問題，優(yōu)化采購成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。其次，認(rèn)真規(guī)劃招標(biāo)內(nèi)容，制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范招標(biāo)順序、內(nèi)容及相關(guān)合同。第三，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格控制，可以有效提高供應(yīng)商的競爭力，提高集中采購的質(zhì)量。最后，根據(jù)企業(yè)規(guī)定的相關(guān)法律，建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與方法。

3.4 強(qiáng)化監(jiān)管，堵塞商業(yè)賄賂渠道

集中采購是一項(xiàng)涉及資金和物資的重要工作。對(duì)于此工作要做到規(guī)范化，就要設(shè)立集中采購的長期監(jiān)督管理體制，形成一套科學(xué)合理有效的監(jiān)督管理體制。監(jiān)督要把人與崗位、崗位與事務(wù)、事物與責(zé)任、責(zé)任與利益緊密結(jié)合起來，使每個(gè)環(huán)節(jié)既相互聯(lián)系，又相互制約。監(jiān)督制約體制包括兩方面：企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督與社會(huì)的外部監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督首先是設(shè)立和健全采購評(píng)價(jià)體系。年初，采購工作的檢查結(jié)果將與年度目標(biāo)考核相結(jié)合。集中采購活動(dòng)中發(fā)生的違規(guī)問題必須進(jìn)行嚴(yán)肅處理，責(zé)任必須落實(shí)。二是加強(qiáng)監(jiān)督檢查。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)在集中采購工作結(jié)束后實(shí)行專項(xiàng)審計(jì)，紀(jì)檢部門要對(duì)集中采購的全部過程進(jìn)行全程監(jiān)管，對(duì)采購過程中出現(xiàn)的投訴事項(xiàng)進(jìn)行有效監(jiān)控和關(guān)注。外部監(jiān)督主要是向社會(huì)公開集中采購信息相關(guān)內(nèi)容。

4 結(jié)束語

企業(yè)的物資采購工作對(duì)企業(yè)來說意義非常，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營有著很大的作用，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，要通過對(duì)物資采購活動(dòng)中出現(xiàn)的問題或存在的隱患提出建議和解決方案，加強(qiáng)監(jiān)督和督促整改，將監(jiān)督檢查轉(zhuǎn)化成有形的審計(jì)結(jié)果，體現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的價(jià)值。