紀(jì)娟

摘 ?要：隨著時(shí)代發(fā)展科技水平的提高，高校檔案管理的重要作用也逐漸得到了各高校的重視。但是，許多高校的檔案管理方法還較為落后，傳統(tǒng)方法的短板也日益凸顯。各高校都在急切的尋找新的解決方案。本文對(duì)國(guó)內(nèi)各高?，F(xiàn)有的檔案管理方法進(jìn)行分析，找到其存在的問(wèn)題并結(jié)合現(xiàn)有的先進(jìn)信息化手段提出了一些可行性建議，對(duì)于提高檔案管理的效率和精準(zhǔn)度會(huì)有不小的助力。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理 ?信息化 ?管理方法

在時(shí)代飛速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為高校檔案管理提供了新的方法。各高校紛紛開(kāi)始嘗試使用信息化手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)手段，再借助互聯(lián)網(wǎng)建立相關(guān)的檔案管理網(wǎng)站。如今，各大高校都開(kāi)始提起對(duì)于檔案管理的重視程度，高校檔案的管理也逐漸成為高校綜合實(shí)力的重要組成部分。在信息化發(fā)展飛速的今天，檔案數(shù)字化既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。要借助信息化優(yōu)勢(shì)積極探索高效，精確的檔案管理方法，從檔案收集，分類(lèi)，總結(jié)等各方面全覆蓋。

一、使用大數(shù)據(jù)管理檔案的必要性

（一）高校檔案具有很大的潛在價(jià)值

高校檔案是學(xué)校多年進(jìn)行教育工作遺留下來(lái)的珍貴的文字，圖片文獻(xiàn)對(duì)于高校的教學(xué)工作大有裨益，是高校珍貴的教學(xué)資源，也是高校實(shí)力的另一大體現(xiàn)。這些檔案不僅是珍貴的教育教學(xué)資源，更是記載了學(xué)校的輝煌歷史，合理的運(yùn)用也有利于學(xué)校優(yōu)良風(fēng)氣的形成。

第一，高校檔案是學(xué)校建立以來(lái)進(jìn)行的教學(xué)工作的重要體現(xiàn)，檔案完整地記錄了多年以來(lái)的教學(xué)工作，對(duì)于高校的教學(xué)工作具有很大的借鑒意義，積極從之前教師的教學(xué)工作當(dāng)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，有利于高校教學(xué)質(zhì)量的提高。

第二，高校檔案記載的是學(xué)校多年以來(lái)的發(fā)展歷史，詳細(xì)記錄了學(xué)校的起步，發(fā)展，學(xué)校一路走過(guò)來(lái)經(jīng)歷的坎坷與輝煌，這些都是一所高校校園文化的真實(shí)體現(xiàn)，通過(guò)對(duì)檔案的整理可以運(yùn)用這些珍貴的檔案開(kāi)展各種校園文化建設(shè)活動(dòng)，從而將優(yōu)秀的校園文化發(fā)揚(yáng)下去。

（二）方便檔案的整理和存儲(chǔ)

傳統(tǒng)的高校檔案管理還主要依賴(lài)于紙質(zhì)形式，這就需要建立相關(guān)的部門(mén)專(zhuān)門(mén)進(jìn)行管理，而且在檔案前期的整理歸納中也需要大量的人力，時(shí)間，精力。而且紙質(zhì)檔案還需要特別的去進(jìn)行照看，即使在特別的看護(hù)下也還存在著檔案出現(xiàn)損壞，丟失的問(wèn)題。而使用信息化方式對(duì)檔案進(jìn)行管理大大減少了前期的整理，總結(jié)時(shí)間，減少了人員的投入，也提高了效率，節(jié)省了空間。而且使用信息化方式可以完全避免出現(xiàn)檔案損壞，丟失的情況，保證了檔案的完整性。

（三）可以大大的發(fā)揮檔案的作用

由于高校檔案的信息量十分巨大，查閱使用很不便利，但是其中的一些檔案資料具有很大的使用價(jià)值卻不能很好地利用，也就降低了檔案的使用效率，使檔案不能很好地發(fā)揮其作用。借助相應(yīng)的軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理可以提高使用者的檢索效率，讓珍貴的檔案發(fā)揮其真正的作用。

二、進(jìn)行信息化檔案管理的具體方法

（一）開(kāi)發(fā)高效方便的檔案管理系統(tǒng)

首先，要建立完善先進(jìn)的檔案收錄系統(tǒng)，要針對(duì)不同的檔案載體開(kāi)發(fā)研究不同的檔案收錄方法。要在原始檔案的收錄與電子檔案的管理兩方面共同發(fā)力，使用電子檔案徹底解決傳統(tǒng)檔案占用空間大，保存管理困難的弊端。其次，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化收錄后也要及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行更新，逐步清理無(wú)用檔案，使檔案保持新鮮準(zhǔn)確，對(duì)于檔案系統(tǒng)也要及時(shí)地更新維護(hù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定，避免出現(xiàn)技術(shù)故障造成檔案的丟失，損壞。最后，在檔案完成數(shù)字化收錄后要研發(fā)與之相配套的軟件，使用者可以快速高效的查詢(xún)到需要的內(nèi)容，大大減少了之前紙質(zhì)檔案查詢(xún)，收錄的時(shí)間。使用數(shù)字化管理可以使使用者根據(jù)年份，關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢(xún)，高效快速的查詢(xún)到使用者所需的內(nèi)容，提高其使用效率，讓這些檔案發(fā)光發(fā)熱。

（二）完善高校檔案管理的配套措施

1.關(guān)注檔案的保密工作

高校檔案不同于一些其他檔案，高校檔案記錄了學(xué)校的教學(xué)，研究等方面的重要文獻(xiàn)，而且還保存著有關(guān)學(xué)生個(gè)人信息，學(xué)校財(cái)務(wù)，人事變動(dòng)等方面的內(nèi)容，所以做好檔案的保密工作是十分重要的。如果泄露或者被非法竊取就會(huì)對(duì)學(xué)校造成很大的損失。因此高校必須加強(qiáng)高校檔案的保密工作，逐步建立完善安全的信息保護(hù)體系，建立相關(guān)的檔案保護(hù)部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的保護(hù)。

2.注意檔案軟硬件的保護(hù)

即使各高?；蚨嗷蛏俣紦碛邢鄳?yīng)的軟硬件檔案管理設(shè)備但是大多存在著設(shè)備更新不及時(shí)，硬件老化，配套軟件落后的情況，使用時(shí)便會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰等現(xiàn)象。由于高校檔案信息化管理目前還處在建設(shè)初期，也沒(méi)有建立更加完善的檔案檢索系統(tǒng)、且分級(jí)管理也不明確，所以應(yīng)加強(qiáng)軟硬件的更新，定期對(duì)軟硬件的系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，從而保證檔案管理系統(tǒng)的安全使用。

3.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別，對(duì)于檔案管理人員又提出了更高的要求，不再只要求管理人員要耐心，細(xì)致。還要求管理人員了解互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通曉各種相關(guān)的檔案管理軟件，并可以熟練地使用。所以，高校要加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)的檔案管理人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)出具備信息化管理水平的高素質(zhì)管理人才。

（三）研究高校檔案管理的配套設(shè)施

1.給予足夠的資金與政策支持

高校進(jìn)行檔案數(shù)字化管理應(yīng)提供充足的資金，要設(shè)立檔案數(shù)字化管理專(zhuān)項(xiàng)資金。保證檔案管理部門(mén)可以跟隨時(shí)代發(fā)展更新數(shù)字化管理的軟硬件設(shè)備，并可以按時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)。招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員對(duì)高校檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的管理保證高校檔案得到最好的保護(hù)與管理。

2.要求其他部門(mén)積極配合

進(jìn)行高校檔案的數(shù)字化整理在提高檔案使用效率的同時(shí)也可以以檔案為跳板加強(qiáng)學(xué)校各部門(mén)之間的交流。但是，目前各高校還存在著各部門(mén)之間交流不暢的問(wèn)題，所以高校要加強(qiáng)各部門(mén)之間的交流，共同交流總結(jié)并充實(shí)學(xué)校檔案庫(kù)，使檔案庫(kù)內(nèi)容保持準(zhǔn)確。

3.著手建立完善的檔案管理制度

高校的檔案管理工作是一項(xiàng)牽扯面較廣，如果沒(méi)有完善的規(guī)章制度那么檔案的管理工作就無(wú)法正常進(jìn)行，甚至減慢正常的檔案數(shù)字化進(jìn)度。所以要從規(guī)章制度上保證相關(guān)人員各司其職，認(rèn)真工作，保證檔案數(shù)字化的正常進(jìn)行。

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