張金芳

[摘 要]物資采購管理作為企業(yè)管理中的一項重要內(nèi)容，直接影響著企業(yè)的成本和利潤，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理水平的不斷提高，大型企業(yè)的內(nèi)控制度日趨完善，而在部分中小企業(yè)管理過程中，物資采購管理還有待加強。文章以A公司2019年物資采購計劃及個別項目為例，通過對物資采購過程中發(fā)現(xiàn)的物資采購計劃制定不科學(xué)、物資采購方式不合理、物資采購人員不專業(yè)、物資采購監(jiān)管缺失等問題進(jìn)行分析，提出具體的應(yīng)對措施，為中小企業(yè)物資采購管理提供參考，完善企業(yè)內(nèi)控制度，節(jié)約企業(yè)生產(chǎn)成本，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

[關(guān)鍵詞]物資采購;生產(chǎn)成本;企業(yè)管理

近年來，隨著國家《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》的頒布實施，各大型企業(yè)對行業(yè)工程項目及大型物資采購的招投標(biāo)制度逐步完善，而在一些中小企業(yè)，還存在各種物資采購問題，造成采購結(jié)果與目標(biāo)偏離、采購資源浪費、采購監(jiān)管缺失等，這不僅影響了公平公正的市場競爭環(huán)境，也損害了企業(yè)的健康發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)科學(xué)安排采購計劃，選擇正確的采購方式，遵循“公平、公開、公正”的原則開展物資采購工作，為其健康可持續(xù)發(fā)展提供保障。

1 概述

1.1 物資采購管理的定義

物資采購管理是企業(yè)為了完成生產(chǎn)和銷售計劃，在確?？煽抠|(zhì)量的前提下，從適當(dāng)?shù)墓?yīng)廠商，以適當(dāng)?shù)膬r格，適時購入必需數(shù)量的物品或服務(wù)的一切管理活動。

1.2 物資采購管理的重要性

物資采購管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中占有至關(guān)重要的地位，企業(yè)從生產(chǎn)設(shè)備、原材料的購買，再到生產(chǎn)出高質(zhì)量的產(chǎn)品，每一個過程都離不開采購，高質(zhì)量的采購不僅可以提高產(chǎn)品的質(zhì)量，還可以提高企業(yè)的生產(chǎn)效益，為企業(yè)的利潤最大化提供保證。

1.2.1 為企業(yè)提高生產(chǎn)效率提供基礎(chǔ)

物資采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)，生產(chǎn)經(jīng)營所必需的原材料、輔料及生產(chǎn)設(shè)備等都是由采購來完成的，采購質(zhì)量的好壞直接決定了企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量和效率，高效率首先要以高質(zhì)量作為基礎(chǔ)，因此，物資采購質(zhì)量的好壞為企業(yè)提高生產(chǎn)效率提供了基礎(chǔ)。

1.2.2 為企業(yè)節(jié)約經(jīng)營成本提供了條件

采購成本一般包括原材料和生產(chǎn)設(shè)備的售價、采購費用和運輸費用等各項支出，以適當(dāng)?shù)膬r格采購必需數(shù)量的物品避免浪費和積壓，采購成本太高，將會造成利潤降低甚至導(dǎo)致虧損。因此，采購成本的降低為企業(yè)節(jié)約成本提供了條件。

1.2.3 為企業(yè)建立供應(yīng)鏈提供支持

采購是企業(yè)和資源市場的接入口，只有物資采購部門人員與供應(yīng)商聯(lián)系緊密，才能相互交換信息，了解市場行情。對于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，企業(yè)可以建立供應(yīng)商備選庫，形成供需結(jié)合的供應(yīng)鏈條，使企業(yè)更加及時、準(zhǔn)確地掌握市場變動情況。

2 存在的問題

A公司是國有企業(yè)非法人分支機構(gòu)，經(jīng)營地址位于縣級市，職工人數(shù)160人，經(jīng)營范圍為單一的產(chǎn)品銷售，主要銷售商品由上級單位統(tǒng)一實施采購，其他工程類、服務(wù)類、物資類采購項目由A公司自行實施，公司成立“三項工作”管委會負(fù)責(zé)物資采購工作，并規(guī)定3000元以上項目均要立項，堅持以公開招標(biāo)為主，可使用公開招標(biāo)和非公開招標(biāo)等方式采購。文章以A公司2019年物資采購項目為例，發(fā)現(xiàn)物資采購管理存在以下問題。

2.1 物資采購計劃制訂不科學(xué)

首先，新增采購項目高于年初計劃項目。如年初提報項目32項，其中：工程類項目4項，物資采購項目20項，服務(wù)類項目8項。2019年1—12月新增項目33項，其中：工程類項目6項，物資采購項目21項，服務(wù)類項目6項。其次，存在重復(fù)申報采購項目。如：年初提報購置汽車坐墊項目和購置防暑降溫藥品項目，2019年7月新增計劃購置汽車坐墊項目和購置防暑降溫藥品項目。最后，新增項目提報時間較晚，無法按計劃完成采購。如：2019年12月提報購置櫥柜計劃，因時間原因無法按計劃實施。

2.2 物資采購方式選擇不合理

物資采購選擇的采購方式直接決定供應(yīng)商的選擇，非公開招標(biāo)采購方式中的詢價、單一來源采購、競爭性談判等方式存在許多弊端，如詢價只是針對采購人員認(rèn)識的幾個有限商家進(jìn)行簡單的比較采購，競爭性談判也只是面對報名的幾個商家進(jìn)行談判，經(jīng)過幾輪談判，最后選擇報價較低的供應(yīng)商中標(biāo)，這幾種方式雖然也能取得最低的價格，但并不是最優(yōu)的選擇。如A公司2019年度在職和離退休人員體檢項目計劃采用非公開招標(biāo)采購方式——競爭性談判，這種方式發(fā)布的信息面相對較窄，只是對報名的幾家醫(yī)院進(jìn)行談判，容易產(chǎn)生體檢價格較高、服務(wù)質(zhì)量不高、體檢結(jié)果不夠精準(zhǔn)等問題。

2.3 物資采購人員不專業(yè)

在許多中小企業(yè)，人才流失非常嚴(yán)重，物資采購部門的人員和具體實施部門的人員對物資采購方面的法律規(guī)章制度學(xué)習(xí)不到位，對物資采購流程不熟悉，對各部門實際工作情況及所需的資源不了解，在制訂物資采購計劃時沒有及時了解行業(yè)規(guī)定和市場行情，因為調(diào)研的不充分而造成采購計劃嚴(yán)重不符合實際，造成不必要的損失和浪費。在遇到采購專業(yè)性強、要求高的物品時，常常由于能力、水平、精力的限制不能勝任，導(dǎo)致計劃提報環(huán)節(jié)反復(fù)多次，且容易產(chǎn)生推諉扯皮現(xiàn)象，既浪費了大量的時間，又嚴(yán)重影響物資采購的效率。如A公司“三項工作”管委會平均年齡46歲以上，年齡結(jié)構(gòu)偏大，無法適應(yīng)高強度的物資采購工作。

2.4 采購規(guī)模小，缺乏優(yōu)勢

中小企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模不大，不如大型企業(yè)那樣擁有雄厚的資金和實力，在采購物資時需求量少，采購品種較多，個別企業(yè)還存在較強的個性化需求，這也就決定了在采購商品時沒有優(yōu)勢，缺乏和供應(yīng)商談判的籌碼。如A公司2019年度3000～5000元采購項目6項，其中采購籃球運動服3600元，金額太小，數(shù)量太少，無法取得最大限度優(yōu)惠。

2.5 物資采購監(jiān)管缺失

物資采購對企業(yè)的資金成本起著決定性的作用，由于個人利益的驅(qū)使和制度的漏洞，在中小企業(yè)或多或少都存在不良的采購行為。因為采購工作的特殊性，物資采購工作的漏洞比較隱蔽，也使一些人為了滿足個人欲望視企業(yè)利益于不顧而中飽私囊，向供應(yīng)商索要錢物，收受回扣等，走上經(jīng)濟(jì)犯罪的道路。還有一些人為了達(dá)到個人私利，與供應(yīng)商串通，使該供應(yīng)商在競標(biāo)過程中處于優(yōu)勢地位，更有甚者采用圍標(biāo)、串標(biāo)、陪標(biāo)等手段使供應(yīng)商中標(biāo)，給企業(yè)采購帶來極大的道德風(fēng)險。

3 建議

3.1 制訂科學(xué)的采購計劃

加強物資采購計劃管理，使計劃管理更加準(zhǔn)確、更加科學(xué)。提高計劃提報的準(zhǔn)確率，杜絕無計劃、超計劃采購，從管理者到執(zhí)行者，都要認(rèn)識到物資采購計劃的重要性，關(guān)口前移，科學(xué)合理編制采購計劃，合理安排采購順序，對緊缺物資和項目跨度時間較長的提前安排采購計劃，及時跟進(jìn)，按計劃實施，不影響公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營。確因工作需要，必須追加采購計劃或變更采購內(nèi)容的，要提前安排，按照程序?qū)徟?/p>

3.2 選擇正確的物資采購方式

物資采購方式要堅持以公開招標(biāo)為主，公開招標(biāo)方式的優(yōu)點表現(xiàn)在公開信息、程序規(guī)范、公平競爭、客觀評價、公正選擇和優(yōu)勝劣汰方面，還因為投標(biāo)人較多，競爭激烈，且不容易產(chǎn)生串標(biāo)、圍標(biāo)等現(xiàn)象，有利于招標(biāo)人從更多的競爭對手中選擇合適的中標(biāo)人，并獲得最大的利益。只有在采購的項目數(shù)額或標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到公開招標(biāo)要求時，才可采用非公開招標(biāo)采購方式，不能簡單地以采購數(shù)額大小直接決定采購方式。

3.3 提升物資采購人員素質(zhì)

選擇合適的人員來進(jìn)行物資采購計劃的編制，一是提高業(yè)務(wù)水平，安排人員深入各個部門調(diào)研，掌握生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)律，熟悉各部門業(yè)務(wù)及物資采購業(yè)務(wù)流程，保證物資采購計劃編制的科學(xué)性。二是提高采購人員法律意識，只有提高采購人員的法律意識，遵守職業(yè)道德，才能確保物資采購活動嚴(yán)格按照物資采購辦法執(zhí)行。三是建議對物資采購計劃編制人員實行定期輪崗，定期進(jìn)行績效考核，爭取人人都熟悉采購計劃的編制，確保計劃制訂的準(zhǔn)確性。

3.4 通過集中采購實現(xiàn)規(guī)模優(yōu)勢

集中采購可以實現(xiàn)由小訂單到大訂單的轉(zhuǎn)變，也有了和供應(yīng)商談判的籌碼，擺脫中間商，直接和一級經(jīng)銷商談判，降低采購成本。中小企業(yè)一是可以以行業(yè)協(xié)會的名義，成立一個采購組織，集小單到大單，形成采購規(guī)模，獲取最低的價格，得到最大利潤;二是可以使用電商采購平臺，直接和電商簽訂采購合同，比如可以與淘寶、京東等電商簽訂采購合同，電商平臺都能滿足個性化需求和零星物品需求;三是可以由上級單位合并采購項目，如各分公司和子公司對同一商品都有采購需求，可以將采購計劃上報上級單位匯總后統(tǒng)一采購，以達(dá)到集中采購的規(guī)模，實現(xiàn)規(guī)模采購的優(yōu)勢。

3.5 加強物資采購全過程監(jiān)督

對物資采購工作實施全過程監(jiān)督，從最初的計劃制訂開始，到采購物資審批、市場調(diào)查、招標(biāo)、簽訂合同、驗收、付款和發(fā)放等環(huán)節(jié)。堅持按照公平、公正、公開的原則，杜絕暗箱操作。一是采用事前監(jiān)督，從采購物資計劃階段參與監(jiān)督，查看年度計劃擬定是否合理，采購項目是否符合公司需求，確保采購計劃科學(xué)合理。二是采用事中監(jiān)督，參與物資采購比價招標(biāo)過程，監(jiān)督程序是否正確，流程是否規(guī)范，確保采購過程無舞弊行為發(fā)生。三是采用事后監(jiān)督，對完成的物資采購項目實行專項審計，發(fā)現(xiàn)問題，立整立改，完善監(jiān)管機制，推動物資采購工作朝著規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的管理方向發(fā)展。

4 結(jié)論

綜上所述，物資采購計劃管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，加強物資采購計劃管理，提高物資采購管理水平刻不容緩。只有從計劃階段加以控制，實現(xiàn)集中采購規(guī)模化，實施采購全過程監(jiān)督，逐步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，才能使企業(yè)保持正確的發(fā)展方向，因此，中小企業(yè)一定要提高物資采購計劃管理的重視程度，積極采取有效措施，提高物資采購管理水平，為企業(yè)節(jié)約采購成本，降低費用支出，使企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

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