在學校檔案管理中信息技術(shù)的應用

史大貴

摘要：利用信息技術(shù)管理學校檔案工作，不僅能夠使檔案管理工作變得更加智能化，還能夠進一步提高檔案信息的利用效率，并且降低檔案管理成本與檔案管理難度，這對保障學校檔案管理工作效率、工作質(zhì)量而言至關(guān)重要。所以越來越多的學校利用信息技術(shù)管理學校檔案?；诖吮疚募磳π畔⒓夹g(shù)在學校檔案管理中的應用進行粗淺的分析與探討，以期為學校檔案管理工作的發(fā)展提供有益的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：學校;檔案管理;信息技術(shù);應用

前言：

信息技術(shù)在檔案管理中應用儼然已經(jīng)成為當前檔案界的發(fā)展趨勢，同時也是發(fā)展學校檔案管理工作的必然要求。這不僅僅是因為信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用，能夠進一步提高學校檔案信息的利用效率，更是因為基于現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建下的檔案管理，能夠使監(jiān)督工作變得更加有效，更有利于降低人為干擾，提高服務質(zhì)量。因此以下筆者結(jié)合個人實踐研究經(jīng)驗與相關(guān)參考文獻，為了更好的剖析信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用，從信息技術(shù)應用的可行性入手加以分析，并提出強化學校檔案管理中信息技術(shù)的應用對策，以期使學校檔案更好的為教育教學工作所服務。

1.在學校檔案管理中信息技術(shù)應用的可行性分析

傳統(tǒng)的檔案信息資源往往都是以紙質(zhì)形式為主導，而這種紙質(zhì)檔案不僅極易受到外界環(huán)境的影響，在長期的翻閱與使用過程中出現(xiàn)字跡模糊不清的情況，因此需要投入大量的人力資源用于檔案信息資源的保護。而將信息技術(shù)應用于學校檔案管理中，恰恰能夠借助于信息技術(shù)本身的特點，通過計算機與網(wǎng)絡信息化手段打造數(shù)字化檔案信息資源，將其存儲在電腦磁盤之中，即解決了檔案存儲空間問題，也進一步提高了檔案信息資源的使用效率，強化了檔案管理效率。同時，在檔案的借閱過程中，利用信息技術(shù)本身的查找特性，查詢者只需要檢索幾個關(guān)鍵詞或者是檔案編號，就能夠快速的查找到自己所需要的檔案資料，不僅避免了傳統(tǒng)的檔案使用者要想獲得資料需要一個柜子、一個柜子翻，然后再翻找一個又一個檔案袋的麻煩，還大大的提升了檔案資料的使用水平與使用效果。并且，信息技術(shù)本身依托的就是計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)，所以信息技術(shù)的應用能夠幫助檔案管理人員擺脫以往面對海量資料難以及時更新的問題。此時的檔案管理人員只需要直接搜索關(guān)鍵詞或是材料編碼就能夠找到對應資料，之后仍舊是搜索關(guān)鍵詞就能夠第一時間找到需要補充材料的位置，將新材料復制或是敲入進去。此外，因為信息技術(shù)的開放性特點，利用信息技術(shù)也進一步滿足了檔案信息資源的共享需求，打破了檔案使用者在檔案查詢使用時的時間與空間桎梏，大大的節(jié)約了節(jié)約時間，也提高了節(jié)約效率。所以說信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用，不僅具有可行性，也充分體現(xiàn)出了現(xiàn)代技術(shù)在學校檔案管理中的優(yōu)勢與價值。

2.強化學校檔案管理中信息技術(shù)的應用對策

第一，提高對檔案管理工作的重視程度。意識不僅決定了工作形態(tài)，意識方向也對政策、措施能夠落實到位有著至關(guān)重要的影響。所以要想切實做好學校檔案管理工作，發(fā)揮出檔案管理工作的最大價值，首先就要讓全校師生正確的認識到檔案管理工作的重要性與價值，尤其是要得到學校領(lǐng)導層面的認可與理解，進而為檔案管理工作的發(fā)展投入更多的經(jīng)理，為信息技術(shù)的引進投入必須的資金支撐，進而使信息技術(shù)能夠更好的在檔案管理工作中得以應用。

第二，提高學校檔案管理信息化水平。信息技術(shù)在學校檔案管理工作中的應用，不僅需要檔案管理部門的努力，還需要學校其他有關(guān)部門的通力配合與支持，進行良好的寫作互通，也只有如此才能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的根本目的。尤其是信息技術(shù)單位必須要與檔案管理部門建立統(tǒng)一的展現(xiàn)，做好管理中心與數(shù)據(jù)庫的維護，并且?guī)椭鷻n案管理人員提高其自身的信息化水平，數(shù)量掌握信息化技術(shù)，從而更好的發(fā)揮信息技術(shù)在學校檔案管理中的作用。同時，檔案管理人員還要保護好數(shù)據(jù)庫與管理中心，確保需要資源的人能夠得到相應的資源，管理人員需要用信息技術(shù)完成文件傳遞與錄入，這么做可以有效減少非必要檔案占用數(shù)據(jù)庫空間，提高網(wǎng)絡的使用率，是提高檔案檢索效率的必要工作。

第三，利用信息技術(shù)進行科學分類。科學的分類有助于發(fā)揮出檔案館工作的最大價值，因此在應用信息技術(shù)的過程中，首先就要對學校檔案實施科學的分類。通常情況下可以將檔案信息資料看作是最為基本的編制前提，并且利用計算機進行信息記錄，這么做能夠迅速幫助檔案管理人員取得材料分類序號，保障了檔案錄入速度。而這類檔案在實際的使用過程中，檔案使用者僅僅依靠相應序號或是分類編碼的搜索就能夠快速找到檔案材料，大大的提高了檔案信息資料的使用便捷性。此外，檔案管理人員還要秉承認真的態(tài)度做好材料歸檔工作，在遇到材料丟失、材料損壞的時候要第一時間處理，保障檔案完整性，避免其成為歷史遺留問題，影響到后續(xù)工作的進行。

結(jié)束語：

信息技術(shù)的應用不僅給人們的工作、生活、學習帶來了巨大的便利，更是使人們的交流變得更加的便捷。尤其是在檔案管理工作中應用信息技術(shù)，能夠更好的發(fā)揮出了檔案信息的最大效用，更好的服務于使用者。因此，信息技術(shù)的應用已經(jīng)成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢與反向，在學校檔案管理工作中亦是如此。所以在今后學校檔案管理工作過程中，更要加強對信息技術(shù)應用的研究與探索，進一步提高信息技術(shù)的有效應用，從而最大限度的促進學校檔案管理效率的穩(wěn)步提升。

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