衛(wèi)生事業(yè)單位文書檔案收集歸檔工作管理分析

韋曉婭

（江蘇省常州市醫(yī)療急救中心，江蘇 常州 213015）

作為組織發(fā)展重要記錄載體的文書檔案，是形成于特定社會環(huán)境及一定歷史背景下的問題解決材料或相關(guān)措施實施的成果。衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理中，文書檔案收集與歸檔工作十分重要，因其自身特點的緣故，能將基礎(chǔ)性、輔助性的協(xié)助供于衛(wèi)生事業(yè)單位各項工作的開展，保障工作開展的科學(xué)性、合理性。單位在管理文書檔案時，需要著重提高收集與歸檔工作的重視度，在科學(xué)有效的方式方法的運用下，促進收集歸檔效率的提高，保障文書檔案應(yīng)有的價值作用能夠得到充分發(fā)揮。

1 衛(wèi)生事業(yè)單位文書檔案收集歸檔的重要性

首先，衛(wèi)生事業(yè)單位通過及時、全面的收集與歸檔文書檔案，有利于信息存儲、查找及點閱效率的提高，進而促進醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與效率的提升，能將更科學(xué)、有效的醫(yī)療服務(wù)提供給患者，取得更高的疾病治愈力，并幫助單位自身構(gòu)建良好的社會形象，且在醫(yī)療技術(shù)發(fā)展進步方面也能發(fā)揮一定作用；其次，通過文書檔案的合理收集與歸檔，能將單位自身發(fā)展與運作情況更全面、及時且準確地記錄下來，能為單位帶來更可觀的社會效益；最后，通過文書檔案收集歸檔工作的合理開展，還能將外泄醫(yī)院、患者或工作人員重要信息的情況規(guī)避，能為信息提供更可靠的安全保障[1]。同時，在單位形象及社會安定方面也能發(fā)揮有效的維護作用，最終能為單位的正常運行與發(fā)展及患者生命健康及安全提供保障。

2 衛(wèi)生事業(yè)單位文書檔案收集歸檔工作管理優(yōu)化

2.1 積極優(yōu)化文書檔案管理體系

對于衛(wèi)生事業(yè)單位而言，其文書檔案收集歸檔管理工作的開展，發(fā)揮著不可忽視的輔助作用，例如幫助單位將醫(yī)療糾紛順利化解，或促進單位管理效率的提升?；诖?，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員首先需要著重關(guān)注文書檔案收集歸檔管理工作，在該方面投入充足的人力及財力資源，打造優(yōu)異的軟環(huán)境與硬環(huán)境，為順利開展文書檔案收集歸檔工作奠定基礎(chǔ)；其次，衛(wèi)生事業(yè)單位也要重視文書檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，組建領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)指導(dǎo)文書檔案收集歸檔工作，并向單位考核中納入文書檔案收集歸檔工作，在構(gòu)建約束與激勵機制的基礎(chǔ)上，營造適宜的管理工作氛圍，促進文書檔案收集歸檔管理人員工作積極性的提高；最后，汲取其他單位或行業(yè)的成功經(jīng)驗，優(yōu)化設(shè)計單位文書檔案收集歸檔制度，促進管理工作開展成效的提高。

2.2 全面開展文書檔案宣傳工作

衛(wèi)生事業(yè)單位通過宣傳文書檔案管理工作，能引導(dǎo)單位內(nèi)部人員樹立正確的認知，并加深他們對文書檔案重要性與開展必要性的認識[2]。為了達成這一效果，單位在開展宣傳工作時可從下述幾方面入手：其一，著重提高文書檔案收集歸檔管理工作宣傳力度，通過檔案編研形式與年報編制形式的整合推行，促進宣傳工作成效的增強。同時，關(guān)注相關(guān)工作人員文書檔案管理意識的增強，引領(lǐng)他們在收集歸檔工作開展中能夠更積極、主動地參與；其二，合理拓展檔案宣傳范圍。衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員需要做好榜樣，率先垂范，踴躍投入文書檔案管理宣傳工作事宜中。在現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用下，創(chuàng)新文書檔案管理手段方法。同時，以單位自身實際情況為根據(jù)，圍繞檔案室?guī)觳卣归_定期或非定期的檢查，以便將存在于收集歸檔中的問題與不足發(fā)現(xiàn)并及時解決，這樣一來即可取得更直接的管理成效；其三，著重宣傳文書檔案管理作用，在深入發(fā)掘其作用價值的基礎(chǔ)上，幫助相關(guān)人員進一步認知，促進宣傳效果的提升。衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理人員要注重強化文書檔案管理力度，實時監(jiān)督宣傳工作開展情況、取得的成效，采取適宜的獎懲手段，為宣傳工作的順利開展提供保障。

2.3 規(guī)范文書檔案管理內(nèi)容流程

當前形勢下，衛(wèi)生事業(yè)單位需要規(guī)范化管理文書檔案，在對現(xiàn)代化社會及自身發(fā)展予以考慮的基礎(chǔ)上，科學(xué)化調(diào)整文書檔案管理內(nèi)容及流程，避免此項工作開展中出現(xiàn)各類問題。文書檔案管理人員在工作開展中，有必要將收集、管理、存儲及歸檔等操作相關(guān)的流程熟練把握，加快關(guān)鍵信息提取的速度，及時歸納文書檔案資料，有序開展分類工作[3]。同時，為進一步突出文書檔案價值作用，管理人員需要有效區(qū)分各個類型及內(nèi)容的資料，深入分析關(guān)鍵事件或醫(yī)療科研項目，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)管理人員能將具備使用價值的信息更快速的獲取。此外，部分儲存很長時間的文獻檔案本身不再存在價值，應(yīng)以規(guī)定操作流程為根據(jù)對此類檔案實施銷毀處理。

2.4 引領(lǐng)各部門間構(gòu)建合作關(guān)系

各部門間合作關(guān)系的構(gòu)建，能為單位文書檔案收集歸檔工作的順利開展提供保障，有利于收集歸檔能力的提高。基于此，單位需要將以往的收集歸檔工作方式創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變，將以往對部門提出上交文書檔案資料的要求轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占源舜龠M收集管理工作質(zhì)量的提升。同時，通過各部門間的密切交流與合作，進一步普及收集歸檔文書檔案的意義與價值，引領(lǐng)相關(guān)工作人員摒棄以往不愿將文書檔案資料上交的思想，激發(fā)他們的主動性，由此促進文書檔案收集管理工作效率的提高，進一步發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的價值，為單位的發(fā)展建設(shè)及經(jīng)營奠定基礎(chǔ)。

2.5 貫徹落實人員素質(zhì)培訓(xùn)工作

文書檔案管理人員自身能力的高低，會決定收集歸檔工作的開展效率及質(zhì)量?；诖?，衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理人員要組織安排形式不一的活動，推動檔案管理工作人員能力素質(zhì)的提升[4]。具體而言可從下述幾方面入手：其一，日常工作開展期間，應(yīng)以具體情況為根據(jù)，圍繞工作人員定期安排專業(yè)化項目，通過培訓(xùn)促進工作人員責(zé)任感與使命感的增強。同時，在文書檔案管理工作開展中融入適宜的培訓(xùn)活動，在推動文書檔案收集歸檔效果得以提升的基礎(chǔ)上，促使文書檔案管理工作能夠取得更顯著的成效；其二，衛(wèi)生事業(yè)單位需要積極引進專業(yè)人員，建立在自身實際情況的基礎(chǔ)上，以兼職人員為對象定期開展培訓(xùn)活動，促使他們能夠逐漸具備更強的綜合能力，如此即可將文書檔案管理中出現(xiàn)返工等問題的概率減少；其三，衛(wèi)生事業(yè)單位在開展培訓(xùn)活動的同時，也要引領(lǐng)工作人員將文書檔案收集歸檔范圍準確把握，以免出現(xiàn)不屬于范圍內(nèi)的檔案信息，這也能從側(cè)方面提高文書檔案收集歸檔工作的效率。

3 結(jié)語

綜上所述，在衛(wèi)生事業(yè)單位各項管理工作中，文書檔案作為重要的記錄載體，其收集與歸檔工作能否順利開展，將會在很大程度上決定單位檔案管理工作的開展情況。同時，文書檔案收集歸檔工作的開展，也會對檔案管理效果及自身價值的體現(xiàn)構(gòu)成關(guān)鍵性影響?；诖耍l(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員需要對此項工作予以足夠的重視，在積極宣傳工作開展重要性、優(yōu)化管理體系、規(guī)范內(nèi)容流程、督促部門間合作關(guān)系構(gòu)建的基礎(chǔ)上，為文書檔案管理工作的順利開展提供保障，進而推動單位自身的發(fā)展與運營。