基層黨校檔案信息化管理工作研究

李慶彪

（中共鄒城市委黨校，山東 鄒城 273500）

基層黨校檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新逐漸被管理人員重視，好的管理方式不僅能夠更好地保存檔案信息實(shí)現(xiàn)基本的保管功能，還能夠?yàn)榻窈簏h校工作的開展提供便捷。檔案管理人員要能夠在信息化的科技潮流下，不斷地探究和健全檔案的管理制度，使得檔案的管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和組織化。

1 基層黨校檔案信息化管理制度的建立

任何一個(gè)部分或者是組織都有一定的管理制度，基層黨校檔案管理工作看似簡(jiǎn)單但是其中的學(xué)問卻很大，黨校應(yīng)該重視和加強(qiáng)檔案管理制度的建立和優(yōu)化。在信息科技的背景下，黨校要能夠改變以往落后、不便捷、易丟失等檔案管理的方式和方法，對(duì)管理者進(jìn)行一定的信息技術(shù)的培養(yǎng)，提高管理者業(yè)務(wù)能力的同時(shí)并能夠按照高效的管理制度來完成檔案管理的工作。

例如，不少黨校的檔案大部分都是紙質(zhì)的，也有一些電子版的，對(duì)于這些電子檔案的管理，黨校的管理制度要求使用光盤作為載體來完成電子版檔案的管理。但是光盤也會(huì)隨著時(shí)間老化，如果使用次數(shù)過多或者保存不當(dāng)很容易導(dǎo)致光盤中的檔子信息丟失，這對(duì)于黨校的管理工作來說是一個(gè)很嚴(yán)重的問題。所以黨校的管理制度應(yīng)該緊跟信息科技的潮流，抓住信息化的優(yōu)勢(shì)，利用信息技術(shù)來優(yōu)化和完善電子檔案的保存、備份、存檔等。信息化的黨校檔案制度的建立，能夠提高檔案管理者的工作能力，使得信息科技更好地為黨工作服務(wù)，為人民服務(wù)，提高黨內(nèi)工作的效率。此外，信息化的檔案管理工作中，也減少了制作光盤等不必要開銷，也減少了光盤占用空間資源的弊端，使得聯(lián)網(wǎng)的信息管理工作更加便捷和高效，對(duì)于各個(gè)組織之間的合作工作也更加容易實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于管理者來說也減少了不必要的工作量。

2 檔案管理人員工作素養(yǎng)的培養(yǎng)

檔案工作的管理是黨校管理工作中必不可少也是重要的一部分，做好基層黨校檔案管理工作，不僅可以提高管理工作的效率為其他部分提供更好和更便捷的服務(wù)，還能夠促進(jìn)黨校工作的開展?；鶎狱h校檔案管理工作的科學(xué)開展，需要檔案管理工作者進(jìn)行一定的檔案工作的培養(yǎng)，提高管理者的信息技術(shù)水平，進(jìn)而利用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。

例如，基層黨校管理相關(guān)人員可以定期開展“檔案管理的培訓(xùn)課程”的總結(jié)大會(huì)，還可以開展定期的“檔案管理”。在“檔案管理的培訓(xùn)課程”的活動(dòng)中，每位檔案管理者都應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)信息技術(shù)，學(xué)習(xí)如何利用信息技術(shù)來對(duì)檔案的分類和管理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新管理。這是對(duì)管理工作者工作素養(yǎng)的一種培養(yǎng)，管理工作者也要能夠響應(yīng)管理工作的強(qiáng)烈號(hào)召，不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)來更好地完成管理工作，進(jìn)而使得黨校各個(gè)組織之間的協(xié)同合作，共同發(fā)展。管理工作者工作素養(yǎng)的提高對(duì)于信息化檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。而在“檔案管理”的分享和總結(jié)大會(huì)中，負(fù)責(zé)不同部門的檔案管理人員可以互相交流利用信息技術(shù)管理檔案的經(jīng)驗(yàn)了，這是一種分享的和討論的黨校組織活動(dòng)，也是對(duì)管理人員階段性工作的一種檢驗(yàn)，能夠幫助管理者認(rèn)識(shí)到自己工作中的不足，并能夠針對(duì)自己的管理工作去進(jìn)行改正和優(yōu)化，這是對(duì)管理工作者工作素養(yǎng)的一種提高。

3 檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)管理檔案的改進(jìn)和創(chuàng)新

檔案管理人員受到信息技術(shù)管理檔案的培訓(xùn)后能夠大大提高基層黨校檔案管理工作的效率，還要能夠不斷地從日常的管理工作中吸取經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步在工作中去優(yōu)化信息化的檔案管理工作。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的改進(jìn)和創(chuàng)新是對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的一種考驗(yàn)，也是對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的一種考驗(yàn)，只有不斷地在具體的管理工作中去總結(jié)和吸取經(jīng)驗(yàn)，才能更出色地完成工作，進(jìn)而更好地為人民服務(wù)。

例如，檔案管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔、分類、整理時(shí)，就可以利用標(biāo)簽的方式來完成這一內(nèi)容，而對(duì)電子檔案的調(diào)用時(shí)，可以通過搜索等功能來快速找到檔案，提高檔案調(diào)用的效率，使得各個(gè)組織的工作更加高效。雖然這一工作內(nèi)容很簡(jiǎn)短但是這需要檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的分類和區(qū)分，這需要檔案管理工作者在日常的工作中不斷地去優(yōu)化這一工作內(nèi)容。由于信息技術(shù)的發(fā)展十分迅速，檔案管理工作者也需要在業(yè)余之際去自主學(xué)習(xí)信息技術(shù)，學(xué)習(xí)新技術(shù)并能夠應(yīng)用到具體的檔案管理工作中，這是一名檔案管理工作者基本的素養(yǎng)。檔案管理工作者能夠主動(dòng)地去學(xué)習(xí)信息技術(shù)，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，是一種業(yè)務(wù)能力的表現(xiàn)也是盡職盡責(zé)的一種表現(xiàn)，所以基層黨校檔案管理工作信息化的高效實(shí)現(xiàn)，主要還是依賴檔案管理工作者來完成，還需要管理工作者的再學(xué)習(xí)和再應(yīng)用。

4 基層黨校檔案管理工作的檢查工作

信息化的基層黨校檔案管理工作質(zhì)量的好壞是衡量檔案管理制度是否合理、檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的一方面，任何一項(xiàng)管理工作都應(yīng)該能夠做到不斷地反思和總結(jié)，并能夠從問題中發(fā)現(xiàn)問題并去解決。信息化的基層檔案管理工作的開展，是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步的工作，所以定期的檢查工作能夠幫助管理人員發(fā)現(xiàn)更多的問題并對(duì)這一管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

例如，黨校管理組織可以開展“基層黨校檔案信息化管理工作的檢查工作”的活動(dòng)，這一活動(dòng)的開展是必要的，黨校管理組織可以從不同部分的管理人員中對(duì)檔案的管理工作中認(rèn)識(shí)到管理人員的工作態(tài)度和工作完成的情況，并能夠指正管理工作者不端的工作態(tài)度和行為等。黨校檔案管理的工作中，管理人員的思想要能夠與時(shí)俱進(jìn)，不能懈怠，定期的工作檢查能夠反映出管理工作者近階段的工作態(tài)度和工作情況，也是對(duì)管理工作者的思想和工作的一個(gè)鞭策和激烈。此外，對(duì)于那些工作態(tài)度不認(rèn)真的管理工作者，嚴(yán)厲的批評(píng)能夠使得管理工作者對(duì)自己工作的性質(zhì)有更深的認(rèn)識(shí)，提高管理工作者的思想，使得管理工作者能夠更好地開展接下來的管理工作。此外，黨校管理組織還可以制定一定的管理工作的“評(píng)獎(jiǎng)制度”，這是對(duì)那些管理工作完成比較好，比較出色人員的一種認(rèn)可，也有利于激發(fā)更多的檔案管理者都能夠更加投入到這一管理活動(dòng)中，使得信息技術(shù)更好地融入到基層黨校檔案管理工作中。

5 結(jié)語

當(dāng)前檔案管理工作中存在的一個(gè)重要問題是檔案管理的缺失和雜亂，工作人員對(duì)基層黨校檔案管理工作意識(shí)還比較薄弱，沒有重視黨校檔案的管理。所以管理工作者要能夠改變這一不正確的觀點(diǎn)，并能夠緊跟信息科技的潮流，創(chuàng)新和優(yōu)化基層黨校檔案的管理工作，提高檔案管理的高度信息化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和合理化，進(jìn)而為今后的工作提供便捷。