宋艷梅

（山西省呂梁市交城縣自然資源局，山西 呂梁 030500）

檔案管理是周期性的系統(tǒng)項(xiàng)目，而自然資源的檔案管理，是地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及土地資源利用等歷史記錄的重要平臺，為此認(rèn)為自然資源的檔案管理工作意義深遠(yuǎn)。在自然資源的檔案中，具體內(nèi)容為相關(guān)管理部門在土地規(guī)劃有開發(fā)，以及應(yīng)用等方面，所形成的文字或圖片記錄。而當(dāng)前在自然資源檔案管理部門中所存在的常見問題是，信息化建設(shè)明顯不足，且在部分檔案規(guī)劃中還存在著資料分散等問題，極大地限制了檔案管理現(xiàn)代化方向的發(fā)展，為此有必要經(jīng)由深入分析，來為相關(guān)工作的進(jìn)一步改善提供指導(dǎo)。

1 自然資源檔案特征

1）重復(fù)性特征。與傳統(tǒng)國土資源部門的職能進(jìn)行對比，當(dāng)前自然資源管理部門所涉及的職能更多，檔案相關(guān)內(nèi)容更為復(fù)雜，且各部分之間存在著密切關(guān)聯(lián)，甚至有重合的部分，為此檔案管理在具體內(nèi)容上，具有重復(fù)性的特征[1]。以土地資源的管理為例，在針對某一塊土地進(jìn)行審批過程中，工作人員需要首先對土地相關(guān)檔案進(jìn)行查看與分析。而在此工作中有可能會涉及其他相關(guān)方面的檔案信息查詢，內(nèi)容的復(fù)雜性與牽扯廣泛性，需要檔案管理部門，同時(shí)開展信息核對以及資源審批工作。在此環(huán)節(jié)中，資源檔案管理工作的分散性，也會增加持續(xù)檔案管理工作內(nèi)容的重復(fù)性。2）周期長特征。對于自然資源檔案的科學(xué)化管理是系統(tǒng)性工程，其任務(wù)量與專業(yè)性均較高，工作人員在檔案管理實(shí)踐中，整理與管理工作所耗費(fèi)的財(cái)力物力以及時(shí)間成本較大。在某部分自然資源檔案管理中具有長期性特征，檔案編制所需要投入的時(shí)間成本較大[2]。在土地資源管理過程中，農(nóng)村地區(qū)的土地資源管理工作較為復(fù)雜，基于農(nóng)村土地資源分配與農(nóng)民的切身利益相關(guān)，為此，在此類型土地資源管理期間，有關(guān)工作人員需要嚴(yán)格核查所有相關(guān)信息，同時(shí)還需要開展具體的測量工作，用科學(xué)的手段及方法進(jìn)行計(jì)算與測量，確保土地分配的公平與公正性。在此種狀態(tài)下開展相關(guān)工作，導(dǎo)致農(nóng)村地區(qū)的土地管理時(shí)間周期較長，耗費(fèi)的精力較大，而工作人員也面臨著較大的壓力[3]。3）動態(tài)變化特征。自然資源的檔案管理涉及眾多內(nèi)容，而其中地籍管理，作為主要內(nèi)容之一存在。在傳統(tǒng)自然資源檔案管理中，國土資源檔案管理所占據(jù)的地位較高，此部分檔案相關(guān)內(nèi)容較為復(fù)雜，同時(shí)也具有可變化性特征[4]。在自然資源檔案管理中的地籍信息管理工作中，與人民的工作生活以及生產(chǎn)存在著重要關(guān)聯(lián)，但在經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展下，立即在短時(shí)間內(nèi)可出現(xiàn)變化情況，為此相關(guān)部門必須要樹立起時(shí)間管理觀念。在此觀念的引導(dǎo)下，需要對地籍檔案管理做好動態(tài)更新，確保地籍信息的時(shí)效性以及精準(zhǔn)性，為后期相關(guān)信息的核查與應(yīng)用提供良好的技術(shù) 保障。

2 自然資源部門檔案管理工作現(xiàn)狀

1）工作職責(zé)逐漸清晰但部分資料散亂。經(jīng)由多年的努力，當(dāng)前在自然資源檔案管理部門中，相應(yīng)的工作職責(zé)已經(jīng)逐漸清晰，但基于工作內(nèi)容的復(fù)雜性以及動態(tài)變化性等特征，導(dǎo)致在部分工作中還出現(xiàn)著資料散亂的情況。現(xiàn)階段自然資源檔案管理中，以國土資源管理為例，其工作重點(diǎn)還存在著片面化情況，更傾向于對地籍檔案的管理，對于其他相關(guān)文本檔案的管理缺乏應(yīng)有的重視[5]。在此種管理觀念下，導(dǎo)致部分檔案并沒有實(shí)現(xiàn)分類管理，被分布到不同的部門中，沒有實(shí)現(xiàn)集中化管理。此種管理工作可能會導(dǎo)致某些檔案的丟失或損害，最終造成資料不全，影響到后期對于相關(guān)資料的應(yīng)用。2）檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施建設(shè)有待更新。完善的硬件設(shè)施與軟件規(guī)劃是自然資源檔案管理工作得以順利開展的重要基礎(chǔ)，同時(shí)對于檔案管理的工作效率以及質(zhì)量也具有一定的影響因素。而現(xiàn)階段，國內(nèi)部分自然資源管理部門的硬件設(shè)施還存在著滯后性以及配置不足等問題。此種硬件設(shè)施建設(shè)，極大的影響了，檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。甚至于有部分檔案館的裝修過于簡陋，對于某些紙質(zhì)文件的存儲明顯不利，可出現(xiàn)霉變甚至毀損的情況。3）檔案管理工作信息化不足。在現(xiàn)代社會中，各企業(yè)以及相關(guān)政府部門，均在逐步推行信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化有助于進(jìn)一步提升工作開展效率以及精準(zhǔn)性。但在自然資源檔案管理工作中，基于信息技術(shù)引入積極性不足，以及應(yīng)用水平限制等原因的影響，導(dǎo)致自然資源檔案管理工作整體信息化明顯不足。現(xiàn)階段有部分自然資源檔案管理，還維持著原始的方式，為檔案資料的查詢帶來極大困難，而相關(guān)信息化設(shè)備的配置也明顯不足，導(dǎo)致有諸多資料還沒有實(shí)現(xiàn)電子化備份，容易出現(xiàn)丟失與損壞情況。

3 自然資源部門檔案管理工作優(yōu)化策略

1）檔案管理工作引入大數(shù)據(jù)技術(shù)。在現(xiàn)代各企業(yè)經(jīng)營管理過程中，對于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用較為廣泛，有助于提升數(shù)據(jù)存儲以及查詢效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，相關(guān)技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)中實(shí)現(xiàn)廣泛應(yīng)用，可在大量信息中，快速篩查出具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)對于數(shù)據(jù)信息的有效整理及分析[6]。在自然資源檔案管理工作中，若能夠積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，則可在相對短的時(shí)間內(nèi)獲取到所需信息，以便于進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作效率。在自然資源檔案管理部門，需要盡快落實(shí)對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上推動數(shù)據(jù)提取效率的提升。2）強(qiáng)化檔案管理的保密制度。檔案管理的保密性具有重要意義，將直接關(guān)乎到國家與單位以及個(gè)人的重要信息。為此，需要所有自然資源檔案管理人員均要做好檔案的保密工作，不能夠出現(xiàn)違規(guī)或隨意翻查以及抄襲等情況。自然資源檔案管理人員需要參與檔案管理培訓(xùn)以及保密工作培訓(xùn)，促使所有工作人員均能夠客觀的認(rèn)識到，自然資源檔案管理的重要性，以及保密工作的重要意義。所有工作人員均需要嚴(yán)格參考，檔案法與檔案保密法等，對自己進(jìn)行約束，強(qiáng)化法律意識，認(rèn)真做好所有自然資源管理相關(guān)工作，做到不損毀，不泄密，不抄襲。3）提升檔案管理的信息化水平。在檔案管理工作的信息化建設(shè)中，其中一點(diǎn)較為重要的是實(shí)現(xiàn)資源共享。在關(guān)注社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，各部門與單位的檔案管理科技水平，也需要隨之提升，尤其是在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)等基層單位。在自然資源檔案管理工作中，有部分地區(qū)的硬件設(shè)施較為滯后，極大的影響了檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。為此，檔案管理工作管理人員，需要積極向上層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請，對檔案管理工作的硬件設(shè)施，加強(qiáng)資金投入，促使自然資源檔案管理的信息化水平能夠得到快速提升，可借助于網(wǎng)絡(luò)信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高度共享。

4 結(jié)論

自然資源檔案管理具有長期性與復(fù)雜性等重要特征，且在現(xiàn)代社會中，短期內(nèi)便可出現(xiàn)各種檔案資源的更新，為此，自然資源檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜?？山?jīng)由加速檔案管理工作的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)也可經(jīng)由引入大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。