淺談增強高校師生檔案意識的有效途徑

趙新倩

摘 要：高校師生檔案意識淡薄現(xiàn)象較為普遍，影響檔案整體工作。本文闡述了提高檔案意識是高校檔案建設的關鍵，分析了高校師生檔案意識薄弱的表現(xiàn)，提出了提高檔案意識的對策。

關鍵詞：檔案;檔案意識;高校師生

學校檔案，是在學校的各項辦學職能活動中直接形成并保存的，具有查考和利用價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括學校的教學檔案、科技檔案、學生學籍檔案、教職工人事檔案、以及基礎建設過程各種文件等，是記錄學校發(fā)展歷史、傳承科學文化服務教育教學工作、辦學活動過程內容的儲藏箱，具有重要的歷史文獻價值。但是高校師生整體上檔案意識還比較薄弱，導致檔案價值未真正實現(xiàn)、檔案作用未切實發(fā)揮。因此，加強檔案建設，要注重提升檔案意識。

一、提高檔案意識是高校檔案建設的關鍵

所謂檔案意識，是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，也就是人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作地位和作用的認識，在一定程度上反映了一個國家或民族的文明程度。檔案意識越強，對檔案和檔案工作的認識越深，越能積極參與到檔案形成、保管和利用中來，越能了解過去、解決當下、預測未來，知史以明鑒，查古以至今。

高校是人才、文化知識、科學技術高度密集的地方，是培育人才、出成果的基地，高校各項工作中形成的檔案，不僅是高校的寶貴財富，更是黨和國家的寶貴財富。做好檔案工作、實現(xiàn)檔案價值是每個高校的基礎性工作。高校師生的檔案意識在檔案工作中同樣起著推動作用，領導者重視、形成者主動、利用者積極、管理者專業(yè)，才能共同推進高校檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。但是目前，高校師生的檔案意識較薄弱，成為制約檔案工作質的飛躍的關鍵問題。

二、高校師生檔案意識薄弱的表現(xiàn)

（一）領導者檔案意識薄弱

實踐證明，領導者對檔案的重視與否，是做好高校檔案工作的關鍵。由于檔案和檔案工作不能給高校建設和發(fā)展帶直接的效益和成果，造成檔案工作容易被領導層忽視，不能列入領導議事日程，對檔案工作資金、設備、人員的投入也跟不上，整體建設思路和設想得不到解決與支持，極大地影響和制約檔案建設。

（二）形成者檔案意識薄弱

檔案形成者的檔案意識對檔案質量、檔案完整性及檔案的齊全規(guī)范起著至關重要的作用。有的檔案形成者不注重日常積累，隨手亂丟亂放;有的形成者注意日常積累了，但都是將材料留在自己手上，事情結束后不愿意歸檔;還有部分形成者將幾年前的檔案壓箱底，在工作出現(xiàn)調動后，由其他接手者移交檔案室或自行處置。上述情況既造成文件不齊全，也影響了正常的檔案管理工作，歸根結底，還是檔案意識不強造成的。

（三）利用者檔案意識薄弱

一般而言，檔案的所有基礎工作都是為了利用，只有有效利用才能發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)檔案的價值。高校師生由于任務多、學業(yè)重、事情雜等問題，對學校檔案內容不了解，對高校及社會檔案管理制度與轉檔程序知之甚少，在填寫資料時不準確、不規(guī)范，事后不檢查、不關注，又或者在利用檔案時不注重愛惜、不確保安全、不及時歸還，造成檔案丟失、篡改、破損等問題出現(xiàn)，對檔案工作造成影響。

（四）管理者檔案意識薄弱

檔案管理者的基本職責是對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用，其檔案意識的強弱直接影響到檔案工作的管理水平和服務質量。目前，大部分高校檔案管理者都不是檔案專業(yè)出身，沒有經過系統(tǒng)的學習和指導，專業(yè)知識有限，對檔案工作因循守舊，難以發(fā)揮檔案的作用;有些檔案專業(yè)的管理者，又缺乏其他相關學科知識和創(chuàng)新頭腦，對檔案建設難以推動。

三、提高高校師生檔案意識的有效途徑

（一）領導層面重視檔案和檔案工作，形成制度

習近平指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案作為高校發(fā)展的DNA，雖不能帶來直接效益和成果，不能為個人發(fā)展添磚加瓦，但它是維護師生合法權益、組織科研、編研等工作的必要條件。各級領導應該重視檔案和檔案工作，加強頂層設計，統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調，使檔案工作在全校范圍內形成制度，得到認可，變成習慣，才能做好檔案工作、發(fā)揮檔案價值。

（二）抓好檔案宣傳工作，群策群力

檔案的形成與管理不僅僅是檔案管理者的一己之責，更是全校所有教職員工共同的責任與義務。加強檔案工作的宣傳，幫助高校師生掌握必備的檔案法規(guī)和知識，群策群力開展工作，才能將應歸檔的文件材料收集齊全，才能為檔案的提供利用打下堅實基礎。對領導者注重宣傳檔案的價值，對形成者注重宣傳檔案規(guī)章制度、細則辦法和歸檔范圍，對利用者注重宣傳他們在檔案工作方面的權利和義務，對管理者注重提高責任意識，將檔案宣傳融入到日常管理工作中，才能取得事半功倍的效果。

（三）加強檔案教育工作，共管共建

在高校課程設置中，增加《檔案法》的相關知識和學習，明晰廣大師生在檔案方面享受的權利、承擔的義務和應盡的責任;其次，定期開展檔案培訓班：對從事或兼職檔案工作的師生進行檔案專業(yè)技能的培訓，練就過硬的本領，在檔案管理工作中發(fā)揮最大效用;第三，開展檔案主題教育：高校檔案館或各檔案部門加強協(xié)作，按照檔案性質的區(qū)別為廣大師生講解各類檔案存在的地位和意義、發(fā)揮的不同價值、對個人帶來的直接影響等，從思想上和行動上形成共管共建的局面。

（四）夯實檔案專業(yè)知識，提高能力

檔案工作看似是一項不起眼的工作，其實是一項復雜的系統(tǒng)工程，對個人專業(yè)性要求極高，這就要求高校檔案管理者們加強檔案專業(yè)知識的學習、增強檔案創(chuàng)新建設的研究、做好檔案編研利用的服務、發(fā)揮檔案實際價值的效用。首先樹立終身學習的理念：通過對檔案基礎知識和檔案信息化技術的學習，用理論豐富頭腦、指導實踐、升華理論，實現(xiàn)檔案知識不斷更迭，以適用快速發(fā)展的軍隊工作;其次，注重檔案工作的創(chuàng)新建設：加強使用新技術、新設備、新方法，對檔案的現(xiàn)代化智能管理和延長保管壽命、維護檔案完整做保障;第三，加強檔案編研利用服務：檔案工作的最終目的、檔案價值的最大體現(xiàn)都是利用，對檔案進行整合、加工、編研，能夠活化檔案作用、便于進行利用、利于長久保存，是檔案管理者能力水平的體現(xiàn)，是能夠為高校建設發(fā)展提供參考依據(jù)的重要體現(xiàn)。

（火箭軍士官學校）