胡立成 王 璐

（惠州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 惠州 516025）

大學(xué)是國家高等教育的學(xué)府，是父輩人向往的象牙塔。隨著社會經(jīng)濟(jì)的騰飛，國家教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高等職業(yè)教育“平民化”使越來越多的人能夠進(jìn)入高職院校接受高等教育。但相對較高的錄取率、專業(yè)設(shè)置的“滯后性”等因素在一定程度上影響了高職院校畢業(yè)生的就業(yè)就職，引起當(dāng)前的“就業(yè)難”“畢業(yè)等于失業(yè)”現(xiàn)象。解決之道在于優(yōu)化自身能力。如此看來，高職院校除了是專業(yè)技術(shù)人才的搖籃，還應(yīng)該是培養(yǎng)大學(xué)生綜合素質(zhì)能力的前沿陣地。而肩負(fù)這光榮使命的載體便是高職院校學(xué)生組織，如高職院校院系學(xué)生會、青年志愿者協(xié)會、學(xué)生社團(tuán)等。學(xué)生組織雖然種類較多，但各類學(xué)生組織的組建初心都是為了提升學(xué)生的個(gè)人綜合能力。而個(gè)人綜合能力中的“公文”寫作能力，對學(xué)生將來的職場頗為有用，學(xué)生組織中的“公文”主要包括校園活動策劃書、活動總結(jié)等。對如何撰寫好這兩種常用“公文”，筆者淺識如下。

1 撰寫工具

工欲善其事，必先利其器。要撰寫好策劃、總結(jié)，還需先準(zhǔn)備如下工具。

1.1 硬件

文房四寶筆、墨、紙、硯曾是撰寫文檔的必備，但隨著數(shù)字時(shí)代的到來以及“無紙化辦公”的環(huán)保提倡，電子設(shè)備以其高效、整潔、易于修改、便于傳閱保存等特點(diǎn)，已成為撰寫文檔的主流硬件。一臺非常普通的臺式或手提電腦都基本都能滿足撰寫要求，隨著移動智能手機(jī)的普及，部分高中檔的智能手機(jī)也能完成文檔的撰寫。

1.2 軟件

對于學(xué)生群體，最普及的Windows系統(tǒng)常用文檔編輯軟件有微軟的Office Word，金山的WPS等，智能手機(jī)可以選裝WPS軟件進(jìn)行文檔編輯。

1.3 語言

學(xué)生組織的公文除了作者自身要留檔查閱外，還要給他人查閱并對照執(zhí)行，因此語言要通順流暢，無明顯語病，選詞用句避免口語化。

2 文本格式

由于電子輸入設(shè)備的普及，工整的文檔書寫已不再是對寫作者的奢求，取而代之的是規(guī)范統(tǒng)一的文本格式。雖然各高職院校院系甚至各用人單位對于文本格式的要求可能略有不同，但最終目的都是要讓文本美觀整潔。因?yàn)橐环莞袷揭?guī)范、統(tǒng)一的文檔，能讓讀者減少視覺疲勞，對于篇幅較長的文檔尤為重要。故以本院系學(xué)生組織的文本格式要求進(jìn)行闡述。

2.1 標(biāo)題

①除規(guī)章制度的名稱可以加書名號外，文檔標(biāo)題不用標(biāo)點(diǎn)符號。②標(biāo)題采用“宋體”字體，字體大小為“小二”，加粗，居中，實(shí)際操作按文件性質(zhì)和美觀性而定。

2.2 正文

①正文采用“仿宋GB-2312”字體、字體大小為“三號”。②每自然段需左空4個(gè)字符。③結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層“一、”，第二層為“（一）”，第三層“1?！保谒膶訛椤埃?）”，第五層“①”；第一、二層為頂格書寫，其他的三層為首行縮進(jìn)兩字符。④正文采用1.5倍行距。⑤文檔如有附件，在正文下空一行并左空4字符處，用3號“仿宋GB2312字體”標(biāo)識，后標(biāo)冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號，附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)標(biāo)識序號。

2.3 落款

①落款字體要求與正文一致，可以加粗。②落款單位是“（惠州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院）醫(yī)技系團(tuán)總支/學(xué)生會××部”。落款日期是“二○××年×月×日”，需注意描述日期的所有數(shù)字均使用簡體中文，且用簡體中文的“○”代替“零”。③落款的位置須超過一頁紙的二分之一。

3 文本內(nèi)容

同文本格式一樣，各高職院校院系對于內(nèi)容要求可能會不盡相同，但只要分點(diǎn)敘述，詳略得當(dāng)，把內(nèi)容要求和問題所在表達(dá)清楚，便不失為一份好的公文?，F(xiàn)仍以本院系學(xué)生組織的文本內(nèi)容要求為例進(jìn)行分述。

3.1 活動策劃書

3.1.1 標(biāo)題 簡潔扼要，如：“關(guān)于XX活動的策劃書”或者“XX活動方案”。

3.1.2 活動目的 闡明此次活動的意義所在，如“通過此次活動可以給學(xué)生們帶來什么樣的益處”，還可以適當(dāng)加入部分此次活動的背景資料。

3.1.3 活動主題 避免臃腫、短小精煉、賦予文采。如對于一場大型運(yùn)動會，可用“一起來，更精彩”作為活動主題。

3.1.4 活動時(shí)間 時(shí)間力求精確，最好有始有終，如”某征文比賽投稿日期由2019年4月25日18時(shí)起至5月25日12時(shí)止”，如有特殊需求還需另外注明，如“某十大歌手決賽，觀眾需于當(dāng)晚19時(shí)10分入場完畢”。

3.1.5 活動地點(diǎn) 闡述清楚，避免產(chǎn)生異義，必要時(shí)對活動地點(diǎn)進(jìn)行描述，如“某辯論賽決賽賽場為1104室（信息樓負(fù)一層多功能報(bào)告廳）”。

3.1.6 活動對象 寫明某系某級學(xué)生，必要時(shí)備注其他要求，如“醫(yī)技系2015級學(xué)生”“藥學(xué)系2014級男學(xué)生”。

3.1.7 活動嘉賓 以前為尊，嘉賓的描述格式為“頭銜+名字”，如“某某系黨委書記，某某某；某某系黨委副書記，某某某”。

3.1.8 活動流程 體現(xiàn)的是策劃者對活動的整體設(shè)計(jì)。主要闡述每一活動環(huán)節(jié)的名稱，活動持續(xù)時(shí)間，必要時(shí)還可以對每一環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)解釋。目的是增加讀者對活動的認(rèn)知，提高活動的吸引力。

3.1.9 工作安排 ①活動前期：主要工作有采購、宣傳、邀請嘉賓、確定參與對象、規(guī)則制訂、服裝道具準(zhǔn)備、拉取贊助、電子文件制作、制訂預(yù)案等。②活動中期：主要工作有布置會場、拍攝、秩序引導(dǎo)與維護(hù)、暖場等。③活動后期：主要工作有清理會場、相片整理、撰寫新聞稿、撰寫總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流等，每項(xiàng)工作任務(wù)需將完成時(shí)間、完成地點(diǎn)、任務(wù)要求、責(zé)任人或責(zé)任部門，一并詳述。以便策劃者能整體把握，不至于活動時(shí)手忙腳亂，建議使用表格描述。

3.1.10 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 要求具體、詳細(xì)。主要包括：項(xiàng)目、單價(jià)、數(shù)量、采購部門、總計(jì)、合計(jì)，建議使用表格。

3.1.11 落款 分落款單位和落款日期。落款單位用以注明該文檔正文的出處，如“某某學(xué)院某某系團(tuán)總支”，切記不能添字、少字、錯(cuò)字；落款日期，用以注明該文檔正文撰寫完成的時(shí)間，用新歷記時(shí)，用如“二○一九年六月二十五日”。

3.2 活動總結(jié)

3.2.1 標(biāo)題 格式為“單位+時(shí)間/活動名稱+（工作/活動）總結(jié)”。如“醫(yī)技系學(xué)生會組織部2018-2019學(xué)年第一學(xué)期工作總結(jié)”“醫(yī)技系十大歌手活動總結(jié)”。

3.2.2 正文 正文是工作總結(jié)的主體，正文的主要內(nèi)容包括：活動環(huán)節(jié)，取得的成績，活動的不足之處以及經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。要求言辭中肯，實(shí)事求是。

3.2.3 結(jié)尾 一般用精煉、簡潔的語言寫明今后努力的方向。

3.2.4 落款 要求同活動策劃書。

4 歸檔保存

每一份活動的策劃和總結(jié)都是學(xué)生的勞動成果，從每次活動中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，學(xué)生活動的質(zhì)量才能提高，策劃者的綜合素質(zhì)才能提升。而為了讓活動策劃者少走彎路，先前類似活動的策劃書和總結(jié)可作為前車之鑒。因此，學(xué)生組織將相關(guān)資料及時(shí)歸檔保存至關(guān)重要?？梢灾朴啘?zhǔn)則，規(guī)定學(xué)生組織的專職人員或?qū)Ｂ毑块T統(tǒng)一管理文檔資料，讓這些累累碩果在經(jīng)驗(yàn)寶庫中揮發(fā)余香。

5 結(jié) 語

一份好的活動策劃書就算讓一個(gè)完全沒有類似活動經(jīng)驗(yàn)的人看了也知道該怎么進(jìn)行。而一份好的活動總結(jié)就算讓一個(gè)完全沒有參與策劃此次活動的人看了，也能從你的言語中讀懂下次活動該做什么不該做什么。而想達(dá)到這樣的撰寫水平，要做到如下幾點(diǎn)要求：第一，活動已經(jīng)在撰寫者的心里舉辦了數(shù)次，撰寫者只是把心中的活動用文字演繹出來。就像一個(gè)將軍，把心中的陣法，布置到沙盤上，運(yùn)籌帷幄，決策千里。第二，多方面考慮，注重細(xì)節(jié)。有意思的是從策劃書中，我們能看出撰寫者的處事風(fēng)格，是嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心，還是不拘一格。第三，清楚可用資源，包括人力資源，財(cái)力資源，物資資源。合理安排工作任務(wù)，切記限定時(shí)間地點(diǎn)，責(zé)任到人。第四，既不能妄自菲薄，也不能妄自尊大?；顒优e辦前，要有信心；活動中遇到困難時(shí)，要有耐心、恒心；后期發(fā)現(xiàn)活動的不足之處，更要虛心請教，誠心改正。第五，多讀，多寫，規(guī)范用語。勤用，妙用，善用表格。望“公文”寫作能力的提高能助力高職院校學(xué)生在人生的航程中一路順風(fēng)。