基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理研究

許雯君

摘 要：在財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理在某種程度上發(fā)生了很大的變化，與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比較，電子會(huì)計(jì)檔案更具有實(shí)效性、便捷性和高效性的特點(diǎn)。但是在實(shí)際應(yīng)用中也面臨著很多新問題，如信息系統(tǒng)的接口無法實(shí)現(xiàn)對(duì)接，會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)比較大，各項(xiàng)檔案管理制度不完善等因素，將會(huì)嚴(yán)重影響電子會(huì)計(jì)檔案管理。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享模式;電子會(huì)計(jì)檔案管理;研究

財(cái)務(wù)共享模式與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式有著很大的區(qū)別，這是一種全新的管理模式，是在信息技術(shù)背景下發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，能夠?qū)⒏鱾€(gè)地區(qū)分公司的財(cái)務(wù)工作以及更為復(fù)雜的工作全部轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)共享中心來處理，而且還能夠?yàn)樗蟹止咎峁└鼮闃?biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程和多樣化服務(wù)?？梢哉f在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理發(fā)生了很大改變，能夠更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步。

一、財(cái)務(wù)共享的概述

財(cái)務(wù)管理是隨著企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)從而產(chǎn)生的，企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中會(huì)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展從而更好地提升企業(yè)自身發(fā)展實(shí)力和經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)力，促使企業(yè)從生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)再到銷售環(huán)節(jié)都能夠更好的適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境。因此，在財(cái)務(wù)管理在實(shí)際發(fā)展過程中切不可墨守成規(guī)，要積極創(chuàng)新。企業(yè)實(shí)際發(fā)展中，財(cái)務(wù)管理所涉及的內(nèi)容也會(huì)越來越多，而且應(yīng)用新技術(shù)能夠更好地提升財(cái)務(wù)管理水平，于是便繁衍出“財(cái)務(wù)共享模式”。財(cái)務(wù)共享在一定程度上能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行科學(xué)化、合理化的管理，將各種有效的信息資源進(jìn)行有效的連接，使其能夠更好地適應(yīng)各項(xiàng)工作，適應(yīng)財(cái)務(wù)管理需要。再者，財(cái)務(wù)共享的出現(xiàn)也是代表企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展，促使企業(yè)財(cái)務(wù)工作能夠更好地管理，為企業(yè)節(jié)省大量的經(jīng)濟(jì)成本，節(jié)省大量的時(shí)間和精力。而且會(huì)計(jì)檔案管理也是財(cái)務(wù)管理中最重要的工作內(nèi)容，同時(shí)各項(xiàng)管理體系和流程方面能夠?yàn)樨?cái)務(wù)檔案管理提供更好的服務(wù)。

二、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電子檔案管理能夠?qū)⒂跋裣到y(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)以及資源管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效的連接，同時(shí)還會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案信息進(jìn)行有效的收集、整理、分析以及匯總等，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電子檔案的優(yōu)勢(shì)條件。

其一，便捷性，企業(yè)在實(shí)際工作中可以通過影像管理系統(tǒng)來收集和整理各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，將收集的信息全部掃描并上傳到財(cái)務(wù)共享信息平臺(tái)，企業(yè)財(cái)務(wù)在云平臺(tái)上可以利用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的掃描，例如，SAP、用友、金蝶等多種方式，還能夠?qū)Ω鞣N原始憑證數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的處理，使其能夠生成電子會(huì)計(jì)憑證，同時(shí)還會(huì)生產(chǎn)各類財(cái)務(wù)報(bào)表，如明細(xì)表、現(xiàn)金報(bào)表、多欄式明細(xì)賬單等，最終生成現(xiàn)金流量表、利潤表等。再者，在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)與銀行的聯(lián)系方式在某種程度上也在發(fā)生改變，企業(yè)能夠直接向各大銀行獲取電子回單，還能夠?qū)㈦娮踊貑紊呻娮討{證，以此來實(shí)現(xiàn)電子對(duì)賬。

其二，實(shí)效性，以往的會(huì)計(jì)檔案管理模式在一定程度上無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新，而企業(yè)應(yīng)用的財(cái)務(wù)共享則是在原始數(shù)據(jù)信息上對(duì)其進(jìn)行上傳的，傳送到網(wǎng)上云平臺(tái)，使其能夠在電子系統(tǒng)中生成各類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)發(fā)展決策提供更好的幫助。例如，在費(fèi)用報(bào)銷中，若是職工在出差中所使用信用卡產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用，能夠更加精準(zhǔn)的上傳至云平臺(tái)中，若是職工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)也會(huì)根據(jù)各項(xiàng)消費(fèi)內(nèi)容選擇相應(yīng)的報(bào)銷模板，同時(shí)還會(huì)根據(jù)各項(xiàng)銷售金額和銷售事項(xiàng)進(jìn)行填寫與核對(duì)，若是信息費(fèi)用相同，那么這些信息便會(huì)自動(dòng)上傳到銀行服務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，然后由銀行完成所有費(fèi)用的支出。而且企業(yè)云平臺(tái)還會(huì)根據(jù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息自動(dòng)生產(chǎn)相應(yīng)的電子憑證，確保企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案形成的有效性。

其三，高效性，在實(shí)際應(yīng)用中能夠快速且有效收集會(huì)計(jì)電子檔案，同時(shí)還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的分析和整理，自身具有很高的實(shí)效性。再者，在以往會(huì)計(jì)檔案管理中，工作人員在工作中會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間、精力，在一定程度上嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)工作的實(shí)效性。

為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化，而且會(huì)計(jì)電子檔案能夠在企業(yè)不同的部門之間進(jìn)行更好的應(yīng)用。例如，若是采購部門想要采購物品，那么采購人員要在采購系統(tǒng)上輸入采購信息，生產(chǎn)采購訂貨單、采購票據(jù)等，之后再將采購發(fā)票傳送到財(cái)務(wù)部門的總系統(tǒng)中，之后采購貨單便會(huì)傳送到倉庫部門，使其能夠完成采購入庫。不同的數(shù)據(jù)單據(jù)傳遞在不同的部門，使其能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。

三、電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)生的變化

1.電子會(huì)計(jì)檔案

因財(cái)務(wù)共享模式的出現(xiàn)，在一定程度上帶動(dòng)了財(cái)務(wù)體系的工作重心逐漸有經(jīng)營實(shí)體的管理化逐漸轉(zhuǎn)為異地財(cái)務(wù)共享中心管理的體系。受種種因素的影響，財(cái)務(wù)工作逐漸開始依賴各種影像系統(tǒng)，也就是說，財(cái)務(wù)工作人員通過影像系統(tǒng)能夠及時(shí)傳輸各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，以此來進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，這樣的工作方式，在某種程度上促使紙質(zhì)檔案的使用率逐漸降低，而且檔案管理方式的收集、整理工作也發(fā)生了很大的改變。

2.會(huì)計(jì)形成過程

因會(huì)計(jì)形成過程正在逐漸加長(zhǎng)，在一定程度上也促使會(huì)計(jì)檔案管理工作的鏈條逐漸加長(zhǎng)。在財(cái)務(wù)共享的背景下，財(cái)務(wù)體系中心逐漸由經(jīng)營實(shí)體化管理轉(zhuǎn)向FSSC的管理標(biāo)準(zhǔn)，而且該過程是一個(gè)漫長(zhǎng)且鏈條更為復(fù)雜的過程，在這個(gè)過程中，還會(huì)加入不同的角色，甚至不同的內(nèi)容還會(huì)出現(xiàn)交叉的現(xiàn)象，這在無形之中就增加了會(huì)計(jì)檔案收集、整理以及歸檔的復(fù)雜性。因會(huì)計(jì)形成時(shí)間比較長(zhǎng)，而且電子檔案鏈條也比較復(fù)雜，在以往實(shí)體管理模式中發(fā)現(xiàn)的問題很難察覺到，只有在歸檔環(huán)節(jié)中才會(huì)發(fā)現(xiàn)。

四、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理

1.會(huì)計(jì)檔案管理逐漸從屬地轉(zhuǎn)變成FSSC管理

因電子會(huì)計(jì)檔案容易保存，各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息不會(huì)輕易丟失，而且還能夠便于攜帶，已經(jīng)成為新時(shí)代檔案管理工作的重要內(nèi)容，而且在一定程度上更傾向于紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。尤其是在FSSC的管理模式下，在整理各項(xiàng)電子會(huì)計(jì)檔案工作過程中，一定要注意資料的合法性，確保各項(xiàng)材料能夠符合各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。若是出現(xiàn)與原有業(yè)務(wù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，那么就要重新設(shè)定，使其能夠符合各項(xiàng)檔案管理工作的需求。再者，在會(huì)計(jì)檔案管理過程中還要根據(jù)各項(xiàng)防控點(diǎn)設(shè)置合理的解決方案，若是沒有對(duì)其進(jìn)行有效的控制，那么將會(huì)嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)共享中心的會(huì)計(jì)工作。所以，在各項(xiàng)管理工作中，一定要將風(fēng)險(xiǎn)控制放在首位。

2.流程化與標(biāo)準(zhǔn)化逐漸提升

在會(huì)計(jì)檔案進(jìn)入FSSC處理之前，一定要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和流程標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，以此來確保會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性和均衡性。在FSSC的處理下對(duì)其進(jìn)行更為專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化處理，使其能夠避免在工作中出現(xiàn)偏差現(xiàn)象，以免出現(xiàn)其他類型的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在財(cái)務(wù)共享模式下一定要保障電子會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，避免出現(xiàn)失誤、瑕疵的現(xiàn)象，從而給企業(yè)造成風(fēng)險(xiǎn)問題。

3.集中化管理

在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理過程中，首先要考慮會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部質(zhì)量和外部風(fēng)險(xiǎn)問題，同時(shí)還要對(duì)其進(jìn)行集中化管理，使其能夠有效提升檔案服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范各項(xiàng)管理問題。在實(shí)際操作過程中，還能夠?qū)Ω鞣N資料信息進(jìn)行有效的整理、分析以及管理。也就是說，在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案的管理中要考慮多方面因素，結(jié)合實(shí)際情況，使其能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的特征。

五、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑

1.完善會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理體系

在財(cái)務(wù)共享模式的背景下，要進(jìn)一步強(qiáng)化各項(xiàng)管理制度和內(nèi)部約束，同時(shí)還要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理者責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。要知道，政府部門是監(jiān)督和管理的執(zhí)行者，在該過程中應(yīng)明確各項(xiàng)主體，統(tǒng)一各項(xiàng)職責(zé)權(quán)利，充分發(fā)揮注冊(cè)會(huì)計(jì)師和會(huì)計(jì)事務(wù)所的作用，促使企業(yè)通過層層保障，同時(shí)還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

2.合理分類會(huì)計(jì)檔案

企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案分類的重要性，使其能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案鑒定、保障和使用奠定好基礎(chǔ)。合理分類檔案，使其能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，能夠更好地提升檔案管理的工作效率。再者，在檔案分類過程中，還要根據(jù)檔案自身的特點(diǎn)和客觀性規(guī)律，對(duì)其進(jìn)行有效的管理，使其能夠構(gòu)成更為嚴(yán)謹(jǐn)檔案管理體系。

3.強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部職能管理

企業(yè)要在實(shí)際發(fā)展中要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部管理職能，使其能夠更好地提升管理質(zhì)量，盡量避免出現(xiàn)出錯(cuò)或失誤的現(xiàn)象。再者，在信息化背景下，電子檔案也在快速發(fā)展，可以說電子檔案與紙質(zhì)檔案在一定程度上實(shí)現(xiàn)了共存的現(xiàn)象，為確保雙方質(zhì)量能夠一致，在實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)獲取相關(guān)部門的認(rèn)可和審核。同時(shí)企業(yè)在實(shí)際工作中，應(yīng)加大力度推廣電子會(huì)計(jì)檔案，將紙質(zhì)檔案作為補(bǔ)充，為電子化檔案的應(yīng)用打好基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力

要知道會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力對(duì)于檔案管理工作來說是非常重要的，而且會(huì)計(jì)檔案管理人員是整個(gè)工作的參與者，其自身的綜合素質(zhì)能力將嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量。因此，會(huì)計(jì)檔案管理人員一定要做到以下幾點(diǎn)，其一，嚴(yán)格保密，堅(jiān)決不能泄露公司內(nèi)部機(jī)密;其二，要能做到遵紀(jì)守法、廉潔秉公，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)紀(jì)律;其三，要積極主動(dòng)參加企業(yè)組織的各項(xiàng)培訓(xùn)工作，使其能夠不斷充實(shí)自己，提升自己的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng);其四，在工作中要認(rèn)真負(fù)責(zé)、恪盡職守，盡量不要出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤，認(rèn)真對(duì)待工作。

六、綜上所述

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化的背景下，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)都得到了非常廣泛的應(yīng)用，會(huì)計(jì)電子檔案管理也發(fā)生了很多的變化，而且還能夠減少大量的經(jīng)濟(jì)成本。會(huì)計(jì)檔案管理在財(cái)務(wù)共享的模式下，在一定程度上已經(jīng)發(fā)生了變化。因此，財(cái)務(wù)工作人員要能夠盡快摸索出能夠適應(yīng)新環(huán)境的工作準(zhǔn)則，跟上時(shí)代發(fā)展潮流，以全新的眼光來看待，積極把掌握會(huì)計(jì)電子檔案行業(yè)的工作準(zhǔn)則，能夠積極把握住發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率，可以說，財(cái)務(wù)共享已經(jīng)成為新時(shí)代財(cái)務(wù)工作發(fā)展的重要方向，更是未來發(fā)展趨勢(shì)，希望國家在發(fā)展中能夠盡快完善各項(xiàng)法律法規(guī)建設(shè)，使其能夠創(chuàng)造更多的價(jià)值。

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