淺談做好高職院校學(xué)生檔案管理工作的對策與措施

田妍

摘 要：在高職院校的教學(xué)當(dāng)中做好學(xué)生的檔案管理工作對于確保學(xué)校的正常管理具有十分重要的意義?；诖?，本文首先對高職院校當(dāng)中檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，之后從三個方面研究了能夠有效提升高職院校檔案管理工作質(zhì)量的方案，以供有關(guān)人員進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;工作方案

隨著我國的高職院校的招生范圍以及數(shù)量不斷擴(kuò)大，高職院校當(dāng)中的學(xué)生管理資料越來越多，在現(xiàn)階段的管理當(dāng)中仍舊存在著不少的問題，影響著實(shí)際的管理效率，所以我們應(yīng)加強(qiáng)管理研究，致力于提高資源管理的效率。

1 高職院校檔案管理工作當(dāng)中存在的問題

1.1 檔案管理意識不強(qiáng)

不少的工作人員在實(shí)際工作當(dāng)中對于檔案管理工作的認(rèn)識程度不足，不能夠很好的認(rèn)識到檔案管理工作對于學(xué)生以后工作的重要性，在基本的檔案管理人員分配、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上并沒有進(jìn)行精確的規(guī)劃，存在著不少的問題。在高職院校的檔案管理當(dāng)中沒有認(rèn)識到專業(yè)的檔案管理人員對于檔案管理工作的重要性，不少的教師身兼多份工作，僅僅了解檔案管理的基本工作，對于專業(yè)化的管理技術(shù)手段了解得不夠深入，存在著較大的技術(shù)漏洞，同時大量的工作使得教師沒有充足的時間進(jìn)行檔案管理，檔案管理的質(zhì)量不高。再加上在檔案管理工作當(dāng)中一些工作設(shè)備的精細(xì)化程度較低，不少的檔案設(shè)備較為老舊，沒有及時地進(jìn)行更新，導(dǎo)致工作過程當(dāng)中存在著較低地運(yùn)行效率，影響著實(shí)際的檔案管理工作。對于檔案的儲存，一些檔案室較為狹窄、潮濕，沒有結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行更換，導(dǎo)致一些檔案資料在不恰當(dāng)?shù)墓芾砉ぷ鳟?dāng)中損失，影響著檔案的使用狀況。在檔案管理當(dāng)中對于檔案服務(wù)型的工作認(rèn)識不足，檔案管理工作處于較為尷尬的境地[1]。

1.2 檔案管理人員需要完善

一些檔案管理人員的自身技能不足，對于現(xiàn)代化的技術(shù)操作以及技巧掌握的并不完善，在工作的過程當(dāng)中仍舊采用較為傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行工作，影響著工作的效率。一些高職院校當(dāng)中把并沒有專業(yè)的檔案管理部門，通常是歸屬于辦公室和領(lǐng)導(dǎo)部門，通過配備一兩名專職或者兼職的檔案管理人員對檔案進(jìn)行監(jiān)管，這會造成工作人員的專業(yè)技能不足的狀況。不少的工作人員負(fù)責(zé)著多樣化的技術(shù)工作，對于檔案管理工作的技術(shù)研究不夠深入，在實(shí)際的工作當(dāng)中存在著較大的差距，不能很好地承擔(dān)起科學(xué)的檔案管理工作。再加上隨著高職院校當(dāng)中的學(xué)生數(shù)量逐漸增多，各種各樣的事務(wù)需要搜集學(xué)生的基本信息，資源信息量較為龐大，不夠?qū)I(yè)的資源管理人員以及不夠完善的工作環(huán)節(jié)容易使得在資源管理當(dāng)中出現(xiàn)信息爆炸，造成管理癱瘓[2]。

1.3 缺乏檔案保護(hù)意識

在進(jìn)行檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)及時地對檔案的管理質(zhì)量進(jìn)行檢查，查找在檔案管理過程的缺漏，避免造成信息的損失，及時地進(jìn)行反思和反省，將檔案管理工作的損失降到最低，這些是進(jìn)行檔案管理的必要工作條件。但是在當(dāng)今的高職院校檔案管理工作當(dāng)中一些管理工作人員的主動性較差，處于較為被動的管理地位，對于檔案信息資料缺乏必要的保護(hù)意識。一些高職院校在檔案管理工作當(dāng)中沒有設(shè)定專業(yè)化的管理職責(zé)，當(dāng)管理工作當(dāng)中出現(xiàn)問題時，經(jīng)常會出現(xiàn)相互推脫和界限不清的狀況，完成不了基本的工作要求[3]。隨著我國的現(xiàn)代化的信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在管理工作當(dāng)中經(jīng)常會應(yīng)用到現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行管理，大多將信息資源儲存在優(yōu)盤、磁盤當(dāng)中，但是由于這些設(shè)備容易受到一些外界環(huán)境的侵害，在管理當(dāng)中如果沒有把控好儲存的基本條件，就會導(dǎo)致資料損失，影響管理工作。因此，及時的加強(qiáng)對于現(xiàn)代化的信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，了解不同設(shè)備的基本保管條件，及時進(jìn)行檢查，對于確保檔案管理工作的質(zhì)量具有十分重要的意義[4]。

2 提升檔案管理水平的措施

2.1 加強(qiáng)對檔案管理工作宣傳力度

加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳能夠調(diào)動全員參與到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，將檔案管理的信息搜集、資源整理、信息儲存等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效地加強(qiáng)，提升檔案管理的質(zhì)量。為了能夠更好地對檔案管理工作進(jìn)行宣傳，首先應(yīng)當(dāng)提升高職院校管理人員以及工作人員的工作意識，確保工作人員的先進(jìn)性，及時的更新工作的手段，加強(qiáng)對新的知識、設(shè)備學(xué)習(xí)，提升自我管理能力。之后，借助校園當(dāng)中的宣傳欄、宣傳墻等加強(qiáng)對管理工作的宣傳，對工作當(dāng)中涉及的問題及時地進(jìn)行搜集，在宣傳欄上進(jìn)行詳細(xì)的說明，及時的幫助工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解檔案管理的技術(shù)以及儲存的手段，確保管理的安全性，進(jìn)一步提升工作的質(zhì)量。另外，加強(qiáng)對專業(yè)化的管理技能的學(xué)習(xí)，通過多樣化的渠道聯(lián)系校園之外的專業(yè)管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行更加系統(tǒng)化的信息技術(shù)管理學(xué)習(xí)，提升自身的工作質(zhì)量。

2.2 創(chuàng)建專業(yè)的管理隊(duì)伍

專業(yè)化的管理隊(duì)伍能夠進(jìn)一步確保學(xué)生檔案工作管理質(zhì)量，優(yōu)良的檔案管理隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)化、高效化、責(zé)任化、先進(jìn)化的管理意識，在各個環(huán)節(jié)當(dāng)中能夠嚴(yán)謹(jǐn)對待，具備較高的責(zé)任意識。在選拔管理人員的工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)對管理人員進(jìn)行考核，了解管理人員的工作狀況，避免出現(xiàn)身兼多職的狀況，采用技術(shù)考核的方式了解管理人員的資源管理技術(shù)，嚴(yán)格檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻。在工作人員在職工作當(dāng)中，要及時地進(jìn)行工作技術(shù)培訓(xùn)，對工作當(dāng)中應(yīng)用地設(shè)備進(jìn)行了解，了解不同設(shè)備地運(yùn)行以及更新狀況，根據(jù)實(shí)際需要，對設(shè)備進(jìn)行更換，確保設(shè)備的先進(jìn)性。對工作人員應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對人員的知識教育，將先進(jìn)化的知識通過講座、研討會等方式向工作人員進(jìn)行傳授。對工作當(dāng)中的實(shí)際操作進(jìn)行一對一教授，了解工作當(dāng)中存在的問題，及時地進(jìn)行解決，提升工作質(zhì)量。積極聯(lián)合專業(yè)化的管理部門對工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，了解更加專業(yè)化的管理技術(shù)方案。在管理工作當(dāng)中涉及的資源量較多，數(shù)量較為龐大，為了能夠提升管理的質(zhì)量，可以為管理人員配備助手，對檔案管理過程中的零碎工作進(jìn)行管理，減少工作時間，提升綜合工作效率，在共同合作的模式下提升資源管理的質(zhì)量。

2.3 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度

嚴(yán)格的檔案管理制度能夠有效地幫助工作人員提升管理意識，認(rèn)識到檔案管理工作對于高職工作的重要性。首先在高職院校當(dāng)中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的制定檔案管理制度，對檔案管理工作當(dāng)中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，對工作的基本細(xì)節(jié)進(jìn)行設(shè)計，研究好在每一個階段當(dāng)中基本規(guī)定，確保制度在工作當(dāng)中的全面覆蓋。對制度的落實(shí)狀況進(jìn)行審查，檢測工作人員的工作狀況，定期對儲存的資源進(jìn)行審核，確保資源管理和儲存的環(huán)境。對工作人員的工作技能進(jìn)行考核，嚴(yán)格對工作人員的檢測，制定責(zé)任落實(shí)制度，對工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題及時的進(jìn)行審查，提高工作的效率。檔案管理工作制度應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行設(shè)計，加強(qiáng)制度與實(shí)際的相互配合，給予實(shí)際的檔案工作更加精確的指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)人員要重視對于檔案管理的制度設(shè)置，將落實(shí)對于制度完成情況的監(jiān)督，及時進(jìn)行工作狀況抽查，充分的發(fā)揮制度在監(jiān)察過程當(dāng)中的優(yōu)勢，提升高職院校檔案管理工作的效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，在高職院校進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)專業(yè)化的教師人員的建設(shè)，加強(qiáng)對管理信息設(shè)備的更換，注重將更加先進(jìn)化的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行引入，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]孫文靖.淺談高職院校檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀與對策[J].科技風(fēng)，2017（13）：44-44.

[2]陳曉娜.高職院校檔案管理工作中存在的問題與對策研究[J].知識經(jīng)濟(jì)，2017（16）：147-148.

[3]王楠.關(guān)于高職院校學(xué)生檔案管理方法淺談[J].文存閱刊，2017（21）：17-17.

[4]豆亞玲.淺析高職院校檔案的社會化服務(wù)研究[J].決策探索（下半月），2017（5）：73-73.