淺談信息化對民政檔案管理工作的影響

許潔

摘 要：民政部門是政府部門的重要構(gòu)成，民政檔案管理工作的高效化開展，負(fù)責(zé)完成檔案文件的整理、檔案資料的分類等，新時期緊跟時代潮流，運用信息化的手段提高檔案管理質(zhì)量顯得至關(guān)重要。具體實踐過程中，信息化對于民政檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，根據(jù)新要求，不斷地優(yōu)化檔案管理模式，補(bǔ)充檔案管理內(nèi)容，妥善解決檔案管理的相關(guān)問題，需要民政部門人員付出更多的努力。鑒于此，本文就做出了具體的研究。

關(guān)鍵詞：民政檔案;管理工作;信息化;影響分析;研究

民政檔案管理人員必須做好管理制度的完善、工作流程的調(diào)整，善用信息化手段促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。信息時代已經(jīng)到來，傳統(tǒng)模式下的民政檔案管理無法融合先進(jìn)思想，更好地加快信息化建設(shè)。不妨運用信息化的手段，科學(xué)、合理的完成檔案管理工作的整體優(yōu)化，朝著新的目標(biāo)、新的方向而努力，最終取得事半功倍的理想成效。下面，筆者特意憑借多年實踐經(jīng)驗，對于信息化影響下民政檔案管理工作闡述了幾點不同的看法。

1 信息化對民政檔案管理工作提出的新要求

在民政檔案管理工作開展過程中融合信息化思想，運用信息化手段，可以提高檔案管理質(zhì)量，能夠優(yōu)化管理工作效果，一舉數(shù)得。隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們已經(jīng)摒棄了傳統(tǒng)觀念，信息化對民政檔案管理也提出了幾點新要求。首先，民政檔案有“實時化”要求。傳統(tǒng)模式下的檔案傳輸是點對點的，積極轉(zhuǎn)變?yōu)槊鎸γ鎮(zhèn)鬏敊n案信息，優(yōu)化了互動形式，十分方便數(shù)字化民政服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。管理人員上網(wǎng)查詢相關(guān)資料，對于民政業(yè)務(wù)信息進(jìn)行了深入的分析，也實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，檔案文件的利用者及時獲取檔案資料，管理工作的存在才有意義[1]。其次，檔案信息有“多樣化”要求。出于保密的考慮，傳統(tǒng)的民政檔案通常很少向公眾開放，而是由民政管理人員間接為公眾調(diào)取資料，而且實施信息化后，文件的存儲空間得到極大的拓展，方便了文件形成者留存副本，檔案的使用者只需要擁有一個用戶名、一個口令就可以從客戶端訪問各種各樣的民政信息。最后，檔案管理有“人本化”要求。為人民服務(wù)是黨的宗旨，以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的第一要義。民政檔案管理的信息化提高了檔案管理水平，使檔案使用更加便捷，為領(lǐng)導(dǎo)決策、民政業(yè)務(wù)及人民群眾提供了更為便利的服務(wù)。

2 信息化對民政檔案管理工作的影響

信息化的出現(xiàn)將會完善民政檔案管理的統(tǒng)計，要增強(qiáng)民政檔案管理對信息化的認(rèn)識。加大投資力度的同時需要領(lǐng)導(dǎo)們對信息化有高度的重視，上級的重視才是問題的關(guān)鍵所在。民政檔案管理人員要加強(qiáng)對信息技術(shù)的認(rèn)識和了解，和管理部門要招聘相關(guān)專業(yè)的人才，能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)運用自如，做到推動信息化對民政工作管理的影響者。舊的檔案管理模式存檔已經(jīng)不能滿足我們現(xiàn)在多元化的社會國家。信息技術(shù)更是提高了檔案管理的工作，完善了檔案管理的性能。將繁瑣的檔案管理工作簡便化。分類保存出很重要和不太重要的文件資料，給他人查閱時提供方便，也節(jié)省大部分時間。信息技術(shù)可以給重要的文件加以保密工程，不會輕易被人盜取和復(fù)制;還可以通過安全軟件，檢測文件安全情況，避免被不懷好意的黑客分子侵入。新時代下，信息化對民政檔案管理工作和國家的發(fā)展有著很大的關(guān)系。

3 信息化對民政檔案管理工作的建議

3.1 加強(qiáng)硬件配置

在民政檔案信息化管理工作中，硬件設(shè)備在其中起到了非常重要的基礎(chǔ)作用，所以要想保證各項工作可以實現(xiàn)合理的開展，一定要加強(qiáng)硬件設(shè)備方面的投入力度[2]。通常情況下，檔案信息管理所設(shè)計到的硬件設(shè)備主要包括了計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等輸入設(shè)備，這些設(shè)備在整個檔案信息管理過程中起到了必不可少的作用。另外，針對于已經(jīng)看老舊的設(shè)備不能在加入到檔案信息管理當(dāng)中，應(yīng)該對設(shè)備進(jìn)行及時的更換，保證設(shè)備的先進(jìn)性，通過這種方式才能保證信息化建設(shè)工作的有效開展。因此，民政部門在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時，一定要加大資金方面的支持，保證所選擇的設(shè)備具有先進(jìn)性以及適用性。

3.2 重視系統(tǒng)維護(hù)

民政部門一定要對檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的選擇進(jìn)行深入的分析，保證系統(tǒng)的安全性以及穩(wěn)定性，并對安全性方面進(jìn)行不斷的優(yōu)化不可以對外來數(shù)據(jù)進(jìn)行使用，同時不允許使用檔案信息化管理的電腦接收陌生文件，可以在系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置相應(yīng)的硬件防火墻，從而落實好對民政檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)工作。另外，民政部門應(yīng)該安排專業(yè)水平較高的人員進(jìn)行信息平臺的管理工作，可以結(jié)合實際情況構(gòu)建出完善的保密制度，從而為信息化的實施提供良好的基礎(chǔ)條件。

3.3 提高人員素質(zhì)

檔案管理人員自身的素質(zhì)水平在一定程度上將直接影響對最終信息化檔案管理質(zhì)量。因此，民政部門一定要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，保證管理人員可以對信息化檔案管理流程進(jìn)行全面的了解，并加強(qiáng)對先進(jìn)檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，使自己的專業(yè)水平實現(xiàn)明顯的提升[3]。另外，還應(yīng)該加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)方面的培訓(xùn)工作，保證檔案管理人員在思想上可以樹立出一定的責(zé)任意識，認(rèn)真分析理論與實踐之間存在的差異，從而可以發(fā)展信息化檔案管理中存在的問題，并及時采取有效的措施進(jìn)行解決，這對于提升民政部門信息化檔案管理工作效率和質(zhì)量有著非常重要的意義。

4 結(jié)束語

總之，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用及發(fā)展，讓我國各行各業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，隨之也給民政檔案管理工作帶來的前所未有的挑戰(zhàn)，要求對民政檔案的實時化、人文化、多樣化，當(dāng)面對這種挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮堅持不懈，迎難而上的精神，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高工作效率，不斷提高民政檔案資源的利用率，加強(qiáng)民政檔案信息在不同端口的平臺的數(shù)據(jù)更新以及系統(tǒng)維護(hù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)的平臺搭建更加開放的檔案查閱形式，積極探索努力實踐，才能更好地提高民政檔案管理的工作效率，變相提升經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求。文章簡單總結(jié)了民政檔案管理工作的一些建議，期望其他人員作出補(bǔ)充，共同促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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