高校民生檔案資源體系構(gòu)成

唐書(shū)怡 張榮霞

【摘要】本文主要介紹了高校民生檔案建設(shè)的過(guò)程，并對(duì)高校民生檔案的具體內(nèi)涵、利用情況以及資源體系的具體構(gòu)成進(jìn)行闡釋。

【關(guān)鍵詞】高校;民生檔案;資源體系

隨著民生檔案研究的深入發(fā)展，涉及各行業(yè)各領(lǐng)域的民生檔案研究也在不斷深入發(fā)展之中。本文主要探討高校民生檔案建設(shè)，著重闡述高校民生檔案資源體系構(gòu)成，理清高校民生檔案的具體內(nèi)涵、具體內(nèi)容。

一、民生檔案的提出、發(fā)展

民生檔案的大力提出開(kāi)始于12年之前。2007年國(guó)家檔案局在全國(guó)首次提出大力加強(qiáng)民生檔案建設(shè)，印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》，向全國(guó)人民做出加強(qiáng)民生檔案建設(shè)的莊嚴(yán)承諾。文件明確指出：“要求把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹十七大精神和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的戰(zhàn)略舉措來(lái)抓。2012年黨的十八大勝利召開(kāi)，在黨的十八大報(bào)告中就明確提出“緊緊圍繞更好保障和改善民生、促進(jìn)社會(huì)公平正義，深化社會(huì)體制改革，改革收入分配制度，促進(jìn)共同富?！?。從報(bào)告中我們可以看出以習(xí)近平同志為核心的黨中央再次將關(guān)注的眼光對(duì)準(zhǔn)民生建設(shè)、民生工程，把民生事業(yè)放在黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)中最重要的位置。由此學(xué)界對(duì)民生檔案的研究、發(fā)掘引向了更加深入的境界，激發(fā)了大家更高的關(guān)注熱情。

從這些年檔案部門的實(shí)踐來(lái)看，民生檔案領(lǐng)域已經(jīng)初步形成一套比較完整的理論體系與實(shí)踐體系。從理論上來(lái)講，民生檔案是指黨和政府在具體的工作實(shí)踐中形成的和老百姓切身利益密切相關(guān)的各種原始憑證材料，事關(guān)老百姓方方面面的利益，在很多具體實(shí)踐中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用。例如我們通常熟知的社保檔案、房屋產(chǎn)權(quán)檔案、戶籍檔案、醫(yī)療檔案、學(xué)籍檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、土地所有權(quán)檔案等等。無(wú)一不是老百姓的日常生活，無(wú)一不是老百姓經(jīng)常接觸的民生事件。每一樣都和老百姓的實(shí)際生活密切相關(guān)，每一樣都關(guān)乎老百姓的切身利益。

從實(shí)踐上來(lái)看，各個(gè)地方都在不斷加強(qiáng)民生檔案建設(shè)工作。并且作為各級(jí)政府部門推動(dòng)民生政策落地的配套措施來(lái)抓，建立起民生檔案建設(shè)機(jī)制、民生檔案實(shí)施機(jī)制以及民生檔案監(jiān)督機(jī)制。從國(guó)家檔案局開(kāi)始的各級(jí)各類政府檔案機(jī)構(gòu)不斷研究、出臺(tái)有關(guān)民生檔案的專業(yè)目錄，這給各個(gè)地方的民生檔案指明了專業(yè)化的發(fā)展方向，也給了檔案從業(yè)人員更大的信心、更強(qiáng)的力量。

二、高校民生檔案現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況

高校民生檔案作為民生檔案的一個(gè)分支，近年來(lái)逐漸走入大眾視線，有所發(fā)展。從知網(wǎng)查閱文獻(xiàn)來(lái)看，有關(guān)民生檔案的文獻(xiàn)有3300多條，平均每年300篇左右，但查找有關(guān)高校民生檔案的文獻(xiàn)，數(shù)量驟然下降，只找到44篇相關(guān)文獻(xiàn)，主要研究?jī)?nèi)容集中在對(duì)高校民生檔案工作的簡(jiǎn)單探討，例如高校民生檔案的內(nèi)容分析、資源建設(shè)、數(shù)字化管理等等。查看具體的研究?jī)?nèi)容，也只是一些粗略的認(rèn)識(shí)、思考，研究的廣度和深度都不夠?？梢哉f(shuō)當(dāng)前高校民生檔案研究既沒(méi)有形成理論，也少有系統(tǒng)深入。這與蓬勃發(fā)展的高校檔案事業(yè)是不相符的。隨著整個(gè)社會(huì)的不斷發(fā)展以及廣大師生檔案意識(shí)的增強(qiáng)，對(duì)民生檔案的查詢利用越來(lái)越多，民生檔案一定會(huì)成為維護(hù)廣大師生切身利益的有力武器，也將成為建設(shè)和諧校園的有力保證。因此加強(qiáng)高校民生檔案建設(shè)也將成為大勢(shì)所趨。

三、高校民生檔案利用情況

高校民生檔案工作是整個(gè)社會(huì)民生檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，雖然取得了一定成績(jī)，但是還存在一些問(wèn)題：

（一）對(duì)民生檔案的認(rèn)識(shí)和重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。高校檔案一直按照高等學(xué)校檔案管理規(guī)范分為十一大類，平時(shí)的收集整理也基本上按照分類來(lái)進(jìn)行，并沒(méi)有所謂的民生檔案這一大類。遇到查詢利用的情況，也是根據(jù)查詢內(nèi)容分別從相應(yīng)的種類中查詢利用。如果查詢利用的內(nèi)容和種類比較多的時(shí)候，花費(fèi)的時(shí)間也相對(duì)比較長(zhǎng)。如果加上查詢內(nèi)容時(shí)間跨度較長(zhǎng)的話，要花費(fèi)的時(shí)間就更多，這給檔案查詢者帶來(lái)不便，也給檔案管理部門帶來(lái)極大的工作量。所以現(xiàn)實(shí)的情況是對(duì)民生檔案查詢利用多，但檔案管理部門大多沒(méi)有建立民生檔案的意識(shí)，導(dǎo)致檔案內(nèi)容分散，查詢利用困難。

（二）民生檔案服務(wù)高校建設(shè)和發(fā)展的功能尚未充分發(fā)揮。地方上對(duì)民生檔案的重要性提的越來(lái)越多。民生檔案的收集整理也越來(lái)越規(guī)范。從實(shí)踐上來(lái)看，各個(gè)地方都在不斷加強(qiáng)民生檔案建設(shè)工作。并且作為各級(jí)政府部門推動(dòng)民生政策落地的配套措施來(lái)抓，建立起民生檔案建設(shè)機(jī)制、民生檔案實(shí)施機(jī)制以及民生檔案監(jiān)督機(jī)制。但在高校檔案這一領(lǐng)域，還沒(méi)有官方的文件明確提出建設(shè)高校民生檔案。也還沒(méi)有檔案管理部門專門針對(duì)高校民生檔案提出具體的建設(shè)意見(jiàn)、建設(shè)辦法。因此從高校檔案管理內(nèi)部運(yùn)行來(lái)看，在高校檔案利用方面，大家還在沿用一貫的傳統(tǒng)思維，查詢利用者需要什么檔案我們就提供什么檔案，查詢利用者什么時(shí)候來(lái)，我們就什么時(shí)候提供。但其實(shí)有多年高校檔案部門工作經(jīng)驗(yàn)老師的老師都會(huì)知道，我們服務(wù)的對(duì)象主要是老師和同學(xué)。老師主要查詢科研情況、職稱評(píng)聘情況、年度考核情況。學(xué)生主要查詢與學(xué)籍相關(guān)的內(nèi)容。大多數(shù)檔案館能積極地提供查詢服務(wù)，但在主動(dòng)開(kāi)發(fā)民生檔案服務(wù)高校建設(shè)和發(fā)展方面的功能沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。

（三）高校民生檔案的檢出率、檢準(zhǔn)率還有很大的提升空間。如前所講，高校民生檔案并沒(méi)有一個(gè)專門的體系、門類來(lái)進(jìn)行保存保管，高校檔案還是按照現(xiàn)行的高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施管理，沒(méi)有一個(gè)快速、準(zhǔn)確的檢索工具，當(dāng)師生前來(lái)查詢他們需要的檔案時(shí)，往往不是單一的查詢一種材料，或者是單純查詢一個(gè)時(shí)間段的材料，現(xiàn)實(shí)需求是多變的、查詢要求也是多樣性、綜合性，跨越幾個(gè)門類、跨越幾個(gè)時(shí)間段。由于缺乏有效的檢索工具，查詢的效率和準(zhǔn)確率都大打折扣。

四、高校民生檔案的內(nèi)涵

本文探討的高校民生檔案隸屬于民生檔案這一范疇，但是有一個(gè)大前提——高校，也就是說(shuō)高校民生檔案相比較于民生檔案來(lái)說(shuō)，范圍要小得多，內(nèi)容也少得多。但與民生檔案相比，高校民生檔案更具體，涉及的人群也更集中。那么究竟什么是高校民生檔案，結(jié)合民生檔案的定義以及高校檔案工作的實(shí)踐，筆者認(rèn)為要牢牢抓住人才培養(yǎng)這個(gè)根本，服務(wù)學(xué)生成才，服務(wù)教師業(yè)務(wù)水平提升，因此給高校民生檔案下一個(gè)定義就是指在高校辦學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的與教師、與學(xué)生、與社會(huì)大眾切身利益密切相關(guān)的教師的檔案、學(xué)生的檔案。這類檔案與教師和學(xué)生的切身利益密切相關(guān)，是教師和學(xué)生最關(guān)心、最關(guān)注的切身利益。例如招生名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)位證書(shū)頒證名冊(cè)、學(xué)籍卡、辦理教師資格證名冊(cè)、入黨材料以及教師的年度考核職稱評(píng)聘、科研成果等等一系列與師生密切相關(guān)的檔案材料。是維護(hù)師生員工切身利益的原始憑證。

五、高校民生檔案資源體系構(gòu)成

高校民生檔案資源體系可以劃分為教師檔案、學(xué)生檔案和其他與民生相關(guān)的綜合檔案。根據(jù)高等學(xué)校檔案管理辦法，檔案歸檔范圍主要包括十一大類。如果加上教師的人事檔案，就是十二大類。我們所探討的高校民生檔案幾乎全部出自這些檔案。

（一）教師檔案。這里所說(shuō)的教師檔案絕不僅僅是指教師的人事檔案，當(dāng)然人事檔案的很多內(nèi)容是我們今天探討的民生檔案。高校民生檔案中有關(guān)教師的檔案主要包括教師的人事檔案，里面包含大量教師的個(gè)人信息、家庭信息，在當(dāng)今社會(huì)人員流動(dòng)比較頻繁的時(shí)候，戶籍信息不能全面反映家庭關(guān)系的時(shí)候，人事檔案里面的家庭信息會(huì)起到一個(gè)絕對(duì)的證明作用。還有教師所獲得的各種稱號(hào)、榮譽(yù)，當(dāng)綜合檔案不能很好證明的時(shí)候，人事檔案可能會(huì)給你驚喜。還有人事檔案包含的工作信息、履歷、職稱、入黨入團(tuán)、出生年月、參加社保情況、婚姻狀況、學(xué)歷學(xué)位等等重要信息會(huì)幫助教師在很多重要方面、重要時(shí)刻起到關(guān)鍵性的決定作用。除此之外，綜合檔案中有關(guān)職稱評(píng)聘的文件、獲獎(jiǎng)的文件，開(kāi)展科研活動(dòng)的材料、教研教學(xué)的材料。這么多的記錄是對(duì)教職工的全面綜合，在教師職稱評(píng)聘、競(jìng)選先進(jìn)、工資調(diào)整以及升職晉級(jí)等關(guān)鍵時(shí)候發(fā)揮重要的參考作用，并作出可靠的評(píng)價(jià)。

（二）學(xué)生檔案。在高校檔案分類中有一類是學(xué)生檔案。主要包括高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄檔案、團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等，這些都是明確要求放入學(xué)生檔案的內(nèi)容。除此之外，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、錄取名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、各類獲獎(jiǎng)的文件、入黨的各類材料、學(xué)位申請(qǐng)材料、實(shí)習(xí)實(shí)踐材料等等一系列在校期間，證明學(xué)生錄取、學(xué)習(xí)、畢業(yè)的材料，都會(huì)在學(xué)生工作、晉升過(guò)程中起到關(guān)鍵性的證明作用。

（三）其他民生檔案。除了上文所列舉的有關(guān)教師和學(xué)生的檔案外，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在學(xué)校辦學(xué)過(guò)程中新產(chǎn)生的與師生員工密切相關(guān)的材料也應(yīng)歸入民生檔案類，方便查詢與利用。例如隨著誠(chéng)信社會(huì)的建立，有關(guān)教師與學(xué)生的誠(chéng)信檔案，師生參與社會(huì)實(shí)踐積累的相關(guān)檔案。還有社會(huì)保障檔案、醫(yī)療檔案、救助檔案、資產(chǎn)評(píng)估與重組、個(gè)人收費(fèi)憑證等。諸如此類。

【1.四川省教育廳2018年重點(diǎn)研究項(xiàng)目：高校民生檔案資源體系建設(shè)，項(xiàng)目編號(hào)：18SA0077;2.四川省高校檔案協(xié)會(huì)2017年研究項(xiàng)目：高校民生檔案建設(shè)研究，項(xiàng)目編號(hào)：170203】

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