醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應用

羅蘭

摘要：目的： 探究醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應用效果。方法： 本院文書檔案管理辦公室于2015年12月-2016年12月期間實施PDCA循環(huán)法管理醫(yī)院文書檔案，此前均以常規(guī)管理法管理醫(yī)院文書，對比常規(guī)管理組（2014年12月-2015年12月）、PDCA循環(huán)管理組文書檔案管理效果差異。結果： PDCA循環(huán)管理組的文書缺損率及檔案丟失率均低于常規(guī)管理組，差異具有統(tǒng)計學意義（P<0.05）。結論： 以PDCA循環(huán)法管理醫(yī)院文書檔案，可降低文書缺損率及檔案丟失率。

關鍵詞：醫(yī)院;文書檔案管理;PDCA循環(huán)

前言：

醫(yī)院文書檔案管理水平是醫(yī)院整體管理水平的表現(xiàn)[1]。良好的醫(yī)院文書檔案管理可為醫(yī)院病案查找提供基礎。但當前醫(yī)院文書檔案管理效率低下，常會出現(xiàn)文書毀損及檔案丟失現(xiàn)象。PDCA循環(huán)管理法作為近年新提出的管理模式，包括計劃、實施、檢查和處理四個步驟。PDCA循環(huán)法可在發(fā)現(xiàn)問題、解決問題中實現(xiàn)循環(huán)往返，實現(xiàn)管理質量的整體性提升。一線醫(yī)院已將其應用于醫(yī)院文書檔案管理中，效果確切。為探究其是否適用于我院，本文就其應用效果開展如下探究。

一、資料與方法

1.1一般資料

本院文書檔案管理辦公室于2014年12月-2015年12月期間實施常規(guī)文書檔案管理，共管理文書檔案7703份。后本院文書檔案管理辦公室于2015年12月-2016年12月期間實施PDCA循環(huán)管理法，共管理文書檔案8031份。本次兩組文書檔案來自相同科室，并由專人保管。兩組保管人員及來源相比，無統(tǒng)計學差異（P>0.05）。

1.2方法

常規(guī)管理組：①加強文書常規(guī)管理，完善相關登記制度及懲處條例。②嚴格明令文書管理標準，禁止文書涂改，銷毀，搶奪及盜竊事件的出現(xiàn)。③因搶救急危重病人時時間緊迫，未能及時書寫文書。故應在搶救結束后6h叮囑相關人員完善記錄，并注明。④完善文書病例的編號，依照編號歸檔。⑤患者出院前三個工作日內(nèi)或死亡五個工作日內(nèi)將病案全部收歸病案室，定期對病案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時解決。⑥確認復印或復制的病歷無誤方可加蓋印章。

PDCA循環(huán)管理組：①計劃階段（P）：首先，預以規(guī)章制度規(guī)范文書檔案管理工作。規(guī)章制度的制定需以文件檔案收集和歸檔為重點。完善相關獎懲條例以降低檔案管理缺失率。健全檔案文書分類工作原則，合理區(qū)分各科室文書檔案減少檔案混淆事件。其次，定期組織檔案管理人員培訓，提升檔案管理人員技能。最后，完善檔案管理室的基礎設備，實現(xiàn)辦公自動化，提高檔案管理軟硬件設備。②實施階段（D）：首先，依照《國家檔案局8號令》、《X省歸檔文件整理規(guī)則》、《X省檔案管理條例》等文件制定文書檔案管理規(guī)章制度。其次，建立明確的崗位責任制度和獎懲條例，具體包括檔案整理、歸檔和檔案銷毀的分工和責任歸屬。第三，健全檔案文書分類工作原則。依照《檔案文書管理細則》制定院內(nèi)檔案文書分類工作原則，規(guī)范各類科學檔案的管理規(guī)則，強化工作人員檔案分類檔案意識。第四，完善文書檔案管理工作人員的培訓工作。依照院內(nèi)相關規(guī)章制度為相關人員開展培訓，提升其工作重視度，規(guī)范其工作流程。定期組織相關人員參加文書檔案管理工作交流會，提升其工作水平及技能。最后，健全院內(nèi)計算機設備、辦公自動化系統(tǒng)及檔案管理設備，聘請計算機系統(tǒng)維護相關技術人員，確保檔案管理軟硬件設備的正常運行。③檢查階段（C）：組建文書檔案管理監(jiān)察小組，選取各科室負責人和文書檔案管理部門相關人員擔任。定期檢查文書檔案管理工作效果，不定期抽查文書檔案完善情況。如發(fā)現(xiàn)文書檔案管理存在問題，及時責令整改。④總結和反饋階段（A）：針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行研討解決對策。找出導致這些問題的原因，研究最佳解決方案。針對本次文書檔案管理不到位的地方進行重點突破，確保問題在下一階段得以解決，促進文書檔案管理質量螺旋式上升。

1.3評價指標

觀察對比兩組醫(yī)院文書檔案管理效果（文書缺損率、檔案丟失率）[2]。

1.4統(tǒng)計學方法

把SPSS21.0軟件作為數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，計數(shù)資料以n（%）表示，采用連續(xù)校正卡方檢驗。如P<0.05則差異有統(tǒng)計學意義。

二、結果

PDCA循環(huán)管理組文書缺損率及檔案丟失率低于常規(guī)管理組，差異具有統(tǒng)計學意義，P<0.05。

3.討論

PDCA循環(huán)管理法是近年來醫(yī)院管理工作常用的方法，但本院尚未將其用于文書檔案管理工作。故本次結合本院實際情況，細化其四個步驟，將其落實于實踐中[3]。經(jīng)本次計劃、實施、檢查、總結反饋可知，以PDCA循環(huán)管理法管理醫(yī)院文書檔案效果理想。計劃階段可指定科學合理的發(fā)展方針，樹立明確的文件檔案管理目標，制定科學的管理計劃[4]。實施階段可將計劃的內(nèi)容付諸于實踐，使其與本院實際情況相融合。檢查階段可針對實踐環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題進行匯總，有利于觀察本院文書檔案管理中存在的問題?？偨Y和反饋可針對當下存在的問題進行分析和討論，為下一步問題解決鋪設道路。故以PDCA循環(huán)法用于醫(yī)院文書檔案管理工作，可實現(xiàn)文書檔案質量的螺旋式上升。但本次PDCA循環(huán)法用于文書檔案管理中，培訓開展相對倉促。故日后本院將進一步完善相關人員培訓工作，以提升PDCA循環(huán)管理的效果。

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)法的應用可降低文書缺損率及丟失率，保證文書完整性，效果理想。

參考文獻：

[1] 余曉燕. PDCA循環(huán)原理在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索運用[J]. 醫(yī)學信息， 2016， 29（20）：13-14.

[2] 張艷軍. PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應用[J]. 河北醫(yī)學， 2012， 18（4）：564-565.

[3] 郭云. 醫(yī)院文書檔案管理中實踐PDCA循環(huán)理論[J]. 世界臨床醫(yī)學， 2015， 9（4）：250-251.