新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設(shè)研究

朱莎

摘 要：高校檔案是高校活動的直接記錄，一定程度上體現(xiàn)著高校的教育質(zhì)量和管理水平。分析了新時期加強高校人事檔案管理人才隊伍建設(shè)的意義及存在的問題，提出了新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;人才隊伍

人事檔案是高校檔案的重要組成部分，體現(xiàn)著高校人才引進、培養(yǎng)、使用等基本情況，是高校人才選拔和評定的依據(jù)。因此，檔案管理人員應(yīng)積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，全面做好人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的價值。

一、新時期加強高校人事檔案管理人才隊伍建設(shè)的意義

在大數(shù)據(jù)背景下，高校人事檔案管理既面臨機遇也面臨挑戰(zhàn)，要求高校必需加大技術(shù)、設(shè)備等方面的投入， 更要打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，確保高校檔案事業(yè)適應(yīng)時代需求。新時期加強高校人事檔案管理人才隊伍建設(shè)，具有如下幾個方面的意義：

第一，提高管理水平。加強人事檔案管理人才隊伍建設(shè)，首先，要努力提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)該既能掌握檔案管理的專業(yè)知識與技能，也能把握人力資源管理相關(guān)知識，還應(yīng)該了解高校人才的特征、高校教育基本規(guī)律。其次，檔案管理人員要熟練掌握計算機軟硬件相關(guān)知識，懂操作、會管理、能維護，從手工管理快速過渡到信息化、數(shù)字化管理。

第二，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量。高校人事檔案管理人員，要系統(tǒng)記錄高校教職工的崗位、職稱、工資、科研等信息，以在干部任免、職稱評聘等工作中提供準確參考信息。加強人事檔案管理人才隊伍建設(shè)，有助于確保人事檔案工作的公平性、科學性，激發(fā)教職工的工作積極性，努力提高自身教學、科研和管理能力，保證高校人才培養(yǎng)質(zhì)量，推動高校教育事業(yè)的發(fā)展。

第三，順應(yīng)人才強校戰(zhàn)略的實施。高校人才的引進與培養(yǎng)，離不開人事檔案管理工作。人事檔案管理人員素質(zhì)的提高，有利于準確應(yīng)對和快速解決高校人事檔案管理中的各類難題，能較好地避免學校人才戰(zhàn)略難以實施等問題。

二、新時期高校人事檔案管理人才隊伍存在的問題

目前，部分高校對人事檔案管理工作依然不夠重視，相關(guān)管理制度不夠完善，人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)滯后，還存在人事檔案管理人員隊伍建設(shè)缺失的問題，無論是人員數(shù)量，還是質(zhì)量，都存在一些問題。

1.人員編制不足。許多高校都配置了專職的檔案管理人員，但是人員的總數(shù)不夠，專職人員較少，編制嚴重不足。隨著高校規(guī)模的擴展，人事檔案的利用率不斷提高，檔案管理人員的工作量也在加大，人員配置不夠直接導致其工作難以按時按質(zhì)完成、工作的連續(xù)性較差，影響了工作的質(zhì)量。

2.人員綜合素質(zhì)有待提升。首先，觀念轉(zhuǎn)變慢，不夠重視。一些人事檔案管理工作者仍然遵循傳統(tǒng)的觀念開展工作，把人事檔案看作是基本的材料和數(shù)據(jù)，把人事檔案管理工作看作是簡單的資料收集、分類、整理和保存，沒有意識到新時期高校人事檔案的作用，沒有把人事檔案管理工作上升到人力資源信息管理層面。

其次，人員引進隨意，人才結(jié)構(gòu)不合理。部分相關(guān)領(lǐng)導，管理觀念滯后，存在安排領(lǐng)導家屬、不按條件進人的現(xiàn)象，把綜合素質(zhì)不高的人員安置到人事檔案管理崗位，一方面導致人員綜合素質(zhì)偏低，另一方面也制約了人事檔案管理人員的創(chuàng)造性和積極性，降低了員工的滿意度。從高校人事檔案管理人員的學歷和職稱情況看，本科以上學歷所占比例達不到50%，檔案管理專業(yè)的員工在20%以下;受科研能力不高、名額等因素的影響，人事檔案管理人員中高級職稱人員寥寥無幾，很多人員停留在中級職稱上，即使達到了履職年限也難以晉職。一些兼職人員，僅僅憑借臨時培訓或者經(jīng)驗認知來開展工作，無法滿足新時期高校人事檔案管理工作的要求。

最后，檔案管理人員科研意識薄弱。受舊的觀念的影響，一些人事檔案管理人員沒有充分意識到檔案科研的重要性，不能主動把人事檔案管理工作實踐和相關(guān)理論結(jié)合起來，缺乏探索和研究。科研意識薄弱、科研水平不高，直接制約了高校人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。

3.缺失激勵機制

一些高校由于對人事檔案管理不夠重視，不僅在檔案管理的軟硬件投入方面不足，制約著人事檔案管理的信息化和數(shù)字化，而且缺乏對人事檔案管理隊伍的有效激勵，導致隊伍積極性不高。首先，缺失人力資源規(guī)劃。高校人事檔案管理人員，有的是領(lǐng)導安置的，有的是應(yīng)聘進入的，還有的是校內(nèi)轉(zhuǎn)崗過來的，因此即使存在崗位職級制度，通過競聘上崗，但實際上往往流于形式，基本是領(lǐng)導內(nèi)定。缺失人才資源開發(fā)規(guī)劃，導致了員工的公平感和能動性缺失。

其次，人事檔案管理人才培養(yǎng)制度脫節(jié)。當前，我國有近30所院校開設(shè)了檔案學本科專業(yè)，10余所院校開設(shè)了檔案學相關(guān)碩士專業(yè)，但開展人事檔案專業(yè)方向的更少。還有部分專業(yè)人才畢業(yè)后又不愿意從事檔案相關(guān)工作，加之檔案管理工作繁瑣，在職培訓和學習充電不夠，使得一些檔案管理人員難以適應(yīng)新時期檔案管理的工作要求，人才培養(yǎng)制度脫節(jié)。

最后，人事檔案管理人才流失嚴重。高校人事檔案管理工作者工作時間較長、工作強度較大，薪資福利又相對較低，加之職稱評審、職務(wù)晉升困難等，所以崗位的吸引力不強，許多專業(yè)人才不愿意從事這項工作;高校對人事檔案管理的重視程度不足，兼職人員從事檔案管理工作的現(xiàn)象普遍，降低了工作人員的積極性和自豪感。這就導致高校人事檔案管理人才異動頻繁，人員流失嚴重。

三、新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設(shè)的對策

針對新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設(shè)存在編制不足、人員綜合素質(zhì)不高、缺失激勵機制等問題，結(jié)合多年的高校人事檔案管理工作經(jīng)驗，提出一些建議對策。

1.提高全體員工對人事檔案管理工作的重視程度。領(lǐng)導、教職工以及檔案管理工作者對人事檔案管理工作的重要性認識不足，必然導致人事檔案管理人力、物力和財力投入不夠，檔案管理工作者的綜合素質(zhì)難以提升。為此，高校要從多層面提高對人事檔案管理工作的重視程度，推動人事檔案管理人才隊伍建設(shè)。

首先，領(lǐng)導層面。學校領(lǐng)導要充分意識到新時期人事檔案管理工作在提升高校人才培養(yǎng)質(zhì)量、順應(yīng)高校人才強校戰(zhàn)略實施等方面的作用。督促相關(guān)部門健全人事檔案管理制度、制定發(fā)展規(guī)劃，對人事檔案管理工作進行常態(tài)化的指導、監(jiān)督和考核;同時，加大對人事檔案管理的軟硬件投入，從人員、資金、設(shè)備等方面對其提供大力支持，提高學校的人事檔案管理水平。

其次，教職工層面。高校要加大人事檔案管理的宣傳力度，讓廣大教職工全面認識到人事檔案管理的重要性，讓他們了解和掌握人事檔案的內(nèi)容和管理辦法、制度，意識到人事檔案管理是維護自身利益的重要工作，從而支持和配合檔案管理部門的工作。

最后，管理者層面。人事檔案管理工作者要提高自身政治素質(zhì)，更新管理思想，緊跟時代步伐，努力把人事檔案管理工作和高校教學、科研工作等結(jié)合起來，為高校教職工成長、人才培養(yǎng)、科學決策等提供依據(jù)和保障。

2.合理配置人力資源。新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設(shè)，既要重視數(shù)量建設(shè)，也要重視質(zhì)量建設(shè)。

首先，配齊人員。針對高校人事檔案管理人員編制不足的實際，組建專職的人員隊伍是關(guān)鍵。高校在招聘時就要提高標準和要求，引進檔案學相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀人才，實現(xiàn)專職管理，避免兼職人員占據(jù)編制。各高校應(yīng)結(jié)合學校規(guī)模、教職工人數(shù)、人力資源狀況等情況，明確人事檔案管理部門的崗位設(shè)置和人員編制，確保高校人事檔案管理工作的正常開展。

其次，優(yōu)化結(jié)構(gòu)配置。第一，要確保檔案學相關(guān)專業(yè)人才的配置比例，讓專業(yè)的人干專業(yè)的工作;第二，要確保檔案管理人員具備較高的學歷和職稱，提高本科以上學歷、高級職稱人員所占比重;第三，確保人崗匹配、人盡其才，在人才測評和工作分析的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案管理人員的特長。

3.構(gòu)建人力資源開發(fā)和人才激勵機制。首先，確保人才引進、聘用、晉升等均遵循公平、公開和公正原則，營造良好的人才競爭機制。要盡可能避免優(yōu)先安排領(lǐng)導親屬、論資排輩等現(xiàn)象，根據(jù)人員的綜合素質(zhì)決定是否聘用、是否提拔，最大限度發(fā)揮人才的作用。

其次，加強人事檔案管理人員的學習和培訓，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才。采取專題講座、培訓班、外出考察交流、學歷提升等多種形式，提高新時期檔案管理人員的綜合素質(zhì);同時，采取傳幫帶、自薦推薦、崗位輪換等方式，暢通人力資源開發(fā)渠道，打造“少中青”人才梯隊，加強人才隊伍梯隊建設(shè)。

最后，適當提高薪資待遇。要提高員工的工作積極性和創(chuàng)造性，留住優(yōu)秀人才，適當提高薪資待遇是非常必要的。高校應(yīng)在考評考核的基礎(chǔ)上，客觀評價管理人員的工作績效，努力提高其薪酬和福利水平，同時重視人文關(guān)懷等精神激勵，確保人才隊伍穩(wěn)定。

參考文獻：

[1]朱 瑜.現(xiàn)階段高校人事檔案管理中存在的問題及對策研究[J].中國管理信息化，2018

[2]陳瑞珠.加強高校人事檔案管理隊伍建設(shè)的思考[J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學院學報，2014

（作者單位：昆明學院）