基于信息化的高校財務共享服務中心構建研究

王瑤

摘 要：隨著信息化時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的高校財務管理模式由于其自身架構分散、效率低下、管理成本高等缺點而難以適應時代的要求。因此，以某高校為例，深入分析當前高校財務管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，并針對這些問題創(chuàng)新性地從財務機構和系統(tǒng)、業(yè)務流程、績效考評等方面提出構建高校財務共享服務中心的解決方案，以提高高校財務管理效率和財務服務質量，推動高校財務管理信息化、智能化、無紙化發(fā)展。

關鍵詞：信息化;高校;財務共享服務中心

中圖分類號：G647.5? ? ? 文獻標志碼：A? ? ?文章編號：1673-291X（2020）05-0113-02

信息技術的發(fā)展改變了高校所處的環(huán)境，為了減少復雜的分支機構、降低管理成本和重復建設、加快企業(yè)管理過程，讓企業(yè)在激烈的競爭下存活，信息化和智能化成為未來高校財務管理的必然趨勢。

從實踐層面而言，基于信息化研究高校財務共享服務中心，對于提高高校財務工作效率、服務水平、財務信息質量、財務管理信息化水平等都具有重要意義。從理論層面來看，在云計算、大數據、“互聯(lián)網+”信息時代背景下，高校基于云計算的財務共享服務中心建立，可以為高校財務管理研究提出新的研究課題，可以適當為高校財務共享服務中心構建研究提供一定的借鑒。同時，通過高校財務共享服務中心構建研究，可以從系統(tǒng)體系架構、功能模塊、流程再造等方面更好的豐富高校財務管理理論體系。

一、我國高校財務管理現(xiàn)狀及存在的問題——以某高校為例

某高校財務部門已實現(xiàn)學雜費電子支付、校園卡網上充值、微信校園碼消費等業(yè)務，對學校的資金流動和總體狀況有一定的掌控。但是，對于電子報銷及其實時查詢等業(yè)務還未實現(xiàn)信息化。目前，該高校積極響應國家和政府的號召，為建設“雙一流”高校和S省高水平研究型大學而不斷奮斗。而學校財務處也將緊抓此戰(zhàn)略發(fā)展期，并以此為契機，全力推動學校財務管理水平和內控體系建設。為實現(xiàn)該目標，高校應主動去發(fā)現(xiàn)和解決現(xiàn)有的財務管理系統(tǒng)的如下不足。

（一）財務系統(tǒng)架構分散，財務信息共享不暢

某高校本部財務部目前有財務管理科、收費管理科、內控管理科、會計科、科研經費管理科、財務信息化科、產業(yè)會計科等科室。目前，該高校的財務信息系統(tǒng)各成體系，有各自獨立的數據儲存庫，因為沒有統(tǒng)一標準加以規(guī)范，不同系統(tǒng)的數據沒有辦法自動采集和有效銜接，也難以進行有效整合并適應信息共享和協(xié)同工作的要求，不能滿足該高校實現(xiàn)服務學校事業(yè)發(fā)展的宗旨。

（二）財務機構設立重疊，財務管理成本較高

某高校在其本部及三大校區(qū)、出版社和附屬場所均設立了財務部門，各個財務部門的財務管理水平不均衡，在每個財務部中也均配備了財務報銷和核算人員，這些人員的工作量差異較大，業(yè)務量較大的財務工作人員擔任的職責較多且任務相對復雜，業(yè)務量小的人員職責較少，工作相對輕松，造成了該高校的人力資源浪費。該高校沒有很好的進行資源優(yōu)化配置，導致人員配備不合理、機制重疊、財務管理成本高。

（三）報賬流程煩瑣重復，精細管理易被忽視

為方便廣大職工和學生報銷費用，某學校建立了報銷預約系統(tǒng)。該校職工及學生需要先在網上預約，然后將報銷票據送交財務處報銷大廳，在柜臺辦理相關報銷手續(xù);之后由財務人員在柜臺進行票據清理及制單處理工作并現(xiàn)場審核，審核完成后銀行三個工作日內劃轉。報銷全程無現(xiàn)金，持幣風險也將大幅降低。但是一旦審核出現(xiàn)問題不通過，報銷人則需要重新修改信息并準備紙質文件重新履行報銷流程。這一環(huán)節(jié)從側面增加了財務處的報銷量，拉長了報銷人報銷的時間。另外，由于職工和學生仍然需要去財務報銷大廳現(xiàn)場辦理手續(xù)，且系統(tǒng)之間關聯(lián)性不大，并沒有從根本上解決排長隊的困難，也沒有從根本上降低財務人員的工作量，減輕財務人員壓力。當前的報銷工作大多數都依賴于財務人員的現(xiàn)場審核及數據錄入，而高校服務群體數量很大，財務人員在審核及錄入過程中很難做到萬無一失，這就增加了高校的財務風險。

（四）復合型人才很缺乏，與業(yè)務增長不匹配

在高校財務資金量快速增長的同時，財務人員數量并沒有增長，只有小幅波動，財務人員的工作量超負荷并且壓力很大。而高校由于缺乏科學的考評體系和工作量計量方式，難以建立有效的激勵機制，員工工作積極性不斷降低，所以提高財務人員創(chuàng)造價值的積極性，是當前高校財務管理改進中所需要思考的重要問題。另外，該高校在財務人才引進時并沒有注重復合型人才的引進，財務核算人員大多是會計專業(yè)本科生，甚至有些還不是財會專業(yè)的，由于這些員工長期忙于同一項工作，缺乏進取心和財務分析能力。

二、我國高校財務共享服務中心構建——以某大學為例

（一）重構財務機構和系統(tǒng)，建立融合共享服務中心

針對某高校的財務機構設置情況，應整合原有基礎核算崗位，減少重復性大、附加值低的核算崗位，以節(jié)約管理成本及管理人員的時間和精力，使他們更多地關注高校財務的管理而不是核算。與此同時，增設預算管理科和戰(zhàn)略科，所有工作崗位按照業(yè)務性質重新分類，針對特定項目設立項目小組，明確職責關系，實現(xiàn)專業(yè)化分工，針對每個項目小組制定統(tǒng)一的會計政策、核算標準、會計核算科目以及考核方式，起到預算管理、財務管控和績效管理的綜合作用，可以為老師提供咨詢、決策等服務。

重構財務信息系統(tǒng)主要是通過建立一個財務共享服務中心來實現(xiàn)的。所有數據都存儲于這個財務共享中心內，包含了數據采集、數據處理和數據分析。數據采集是由教職工根據實際發(fā)生的業(yè)務活動填寫基礎的財務信息，并將其傳送到財務共享平臺;平臺會根據其所對應的業(yè)務內容匹配相應的模塊，分配給對應的財務人員審核;審核通過之后進行事先設定好的標準化、規(guī)范化的流程處理;經過處理之后，一方面需要付款的平臺會自動請求關聯(lián)的銀行付款，另一方面會在系統(tǒng)中生成會計核算憑證，每個核算期也會提供各類的財務報表。

整合高校財務機構和系統(tǒng)，建立融合性的財務共享服務中心，不僅可以提高基礎業(yè)務處理工作的效率、降低人員費用和管理成本，轉變高校的會計崗位職能，還可以為高校的戰(zhàn)略決策提供科學可靠的財務信息。

（二）優(yōu)化業(yè)務流程，使之智能化、標準化

構建財務共享服務中心的基礎和關鍵之處在于梳理并完善業(yè)務流程。因為，如果缺乏明確的財務規(guī)章制度，即使重新構建財務機構和系統(tǒng)也還是會出現(xiàn)問題，所以，必須將制度政策與財務流程和作業(yè)標準進行整合。以下將以報銷業(yè)務流程重新設計為例，說明如何優(yōu)化業(yè)務流程。

根據之前所述某高校針對報銷僅設置了網上報銷預約系統(tǒng)，報銷流程較為煩瑣重復，根據這些特點，在財務共享中心中設立專門的職工報銷通道，優(yōu)化后的報銷流程如下。

1.職工報銷的準備。職工進入網上報銷通道填制報銷單，將原始票據掃描后上傳，在系統(tǒng)中提交后將原始憑證投遞到指定地點，提交后就會自動生成報銷單號并啟動審批程序，按事先設定好的審批流程發(fā)送給對應的領導逐級審批，若有問題直接返回至用戶端，若無問題則審批程序結束，系統(tǒng)自動送交財務專員審核。在此過程中，職工可以憑報銷單號查詢報銷進度。

2.財務專員審核報銷申請。主要檢查系統(tǒng)中的附件是否與原始憑證一致，原始憑證是否真實、有效，此筆業(yè)務是否符合規(guī)定的報銷要求。審核完成后小額常規(guī)性業(yè)務財務專員可自行同意，大額則提交財務領導審核和批準。

3.審批完成后財務共享中心會自動生成會計憑證，會計復核人員復核關鍵業(yè)務流程和風險控制節(jié)點，對于小額、常規(guī)性、風險較低的業(yè)務，審核完成后系統(tǒng)會自動通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)啟動付款程序;對于大額、非常規(guī)、風險較大的業(yè)務，在復核記賬后將單據提交出納人員再次審核金額、付款單位及賬號后再付款。付款完畢之后，系統(tǒng)會自動記錄報銷人的相關信息，以便財務人員及時查詢。財務專員應當定期將報銷的原始單據與報銷匯總打印后歸檔留存。

建立以上的信息化、智能化、少紙化的報銷流程，不僅提高了財務報銷工作的效率和質量和報銷支付的便捷性、及時性和安全性，加快了報銷速度，減輕了財務工作人員的壓力，還可以消除高校教職工報銷排長隊的煩惱，并讓他們可以隨時查詢報銷進度。透明化的財務報銷流程更有利于加強高校財務的內部控制制度。

（三）建設科學公平的考評體系，促使財務人員轉型為復合型人才

通過財務共享服務平臺可以將財務人員分為戰(zhàn)略決策、管理和執(zhí)行等多個不同的層級，并且明確職位晉升要求和方式。執(zhí)行層級的人只需要做好基礎的工作，處理簡單的業(yè)務，比較適合工作經驗較淺的人，可以在執(zhí)行層級選拔業(yè)績較好，有一定的財務分析能力和管理能力的員工擔任組長，并從組長中挑選優(yōu)秀的人才擔任管理人，從事管理工作。對于那些工齡較長、接觸過各種復雜業(yè)務、財務分析能力很強、有大局觀的員工，可以讓他們從事戰(zhàn)略決策層級的工作。高校財務部應當建立一套科學、公平、全面的考評體系，通過這個機制為高校財務職工建立一條與崗位、薪酬、職稱、職務等掛鉤的晉升通道，并定期對表現(xiàn)優(yōu)秀的財務人員進行激勵和獎勵，督促財務人員積極工作。

與此同時，在新的財務系統(tǒng)、業(yè)務流程及組織架構下，崗位的職能分工也有了很大的不同，對于財務人員的專業(yè)知識和綜合素質的要求也產生了很大的變化，財務人員須要擁有組織和策劃能力、學習與推廣能力、專業(yè)判斷和綜合決策能力、全新的視角、協(xié)助能力。該高校針對新老員工可以分別通過提高準入門檻、集中培訓、員工自主學習等方式，逐步提高財務人員的技能，促進財務人員向核算加管理型人才轉型，提高高校財務部針對特殊情況的應急處理能力，降低財務風險水平。

結語

構建財務共享服務中心是高校的一種嶄新的財務管理模式，對于高校財務管理的變革有著突破性的意義，尤其是對跨區(qū)域的高校而言是十分有必要的。相信在不久的將來，財務共享中心也會不斷地改進、完善和突破，更好地為高校財務管理服務。

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