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      淺談RPA機(jī)器人在財務(wù)管理中的應(yīng)用

      2020-04-10 06:45:49陶之成
      經(jīng)營者 2020年4期
      關(guān)鍵詞:財務(wù)機(jī)器人人工智能

      陶之成

      摘 要 從紙質(zhì)到數(shù)字,從會計電算化到ERP,財務(wù)自動化、智能化進(jìn)程從未停止過。2016年3月,德勤會計師事務(wù)所推出了財務(wù)智能機(jī)器人——小勤人,正式將人工智能引入財務(wù)工作中;隨后,畢馬威、普華永道也相繼推出機(jī)器人自動化解決方案,使財務(wù)管理邁入了一個全新的時代。本文以鐵塔公司嘗試引入RPA財務(wù)機(jī)器人進(jìn)行會計稽核為例,通過分析RPA機(jī)器人在財務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀和存在的問題,并針對性地提出對策,以期大大減輕會計人員的工作量,助力會計人員迅速轉(zhuǎn)型,更好地支撐服務(wù)生產(chǎn)運(yùn)營決策。

      關(guān)鍵詞 人工智能 財務(wù)機(jī)器人 會計人員轉(zhuǎn)型

      一、將財務(wù)機(jī)器人引入財務(wù)管理的重要性

      RPA,即Robotic Process Automation(機(jī)器人流程自動化系統(tǒng)),其主要特點就是能夠處理大量重復(fù)的、基于規(guī)則的工作流程任務(wù),并且減少人工錯誤、確保零失誤、提高效率、大幅度降低運(yùn)營成本。RPA并不是專門為財務(wù)工作開發(fā)出來的,但基于財務(wù)工作的特點,RPA技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用異常豐富。所謂RPA財務(wù)機(jī)器人,就是以機(jī)器人模擬財務(wù)人員,將財務(wù)管理過程中發(fā)生的各項業(yè)務(wù)經(jīng)過梳理,通過流程自動化完成相關(guān)操作的技術(shù)。

      目前,鐵塔公司實行單站核算,就是劃分單個“通信站址”為最小生產(chǎn)單元、作為最細(xì)管理維度進(jìn)行相應(yīng)的收入、建設(shè)及各項成本費(fèi)用的歸集核算活動。從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分析,圍繞鐵塔從建設(shè)期所產(chǎn)生的工程報賬,生產(chǎn)運(yùn)營期產(chǎn)生的場租、電費(fèi)、維護(hù)修理費(fèi)、監(jiān)控流量費(fèi)核算,每月或每天均發(fā)生。不僅重復(fù)性強(qiáng)、工作量大、生產(chǎn)效率低下,而且財務(wù)人員人工稽核容易出錯,核算質(zhì)量不高,造成財務(wù)數(shù)據(jù)失真。以天津鐵塔公司為例,共1.5萬個站址,每月報賬單數(shù)量約8000筆,目前配置了11個會計稽核人員,工作量飽和。因此,推廣應(yīng)用RPA財務(wù)機(jī)器人,有助于將財務(wù)人員從日常的、機(jī)械的會計處理工作中解放出來,有助于減輕財務(wù)人員負(fù)擔(dān),激發(fā)財務(wù)人員活力,發(fā)揮財務(wù)專業(yè)特長,支撐服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營決策,而且有助于減少企業(yè)用人成本,提高公司效益與效率。

      二、財務(wù)機(jī)器人在財務(wù)管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀

      (一)實現(xiàn)模擬會計核算人員對報賬單自動稽核

      1. RPA機(jī)器人實現(xiàn)自動稽核的流程。報賬人員提請報賬后,自動觸發(fā)財務(wù)機(jī)器人。財務(wù)機(jī)器人提取并解析相關(guān)數(shù)據(jù)包括OCR識別發(fā)票信息、附件信息、外圍系統(tǒng)數(shù)據(jù)等;自動輸入賬號及密碼登錄,啟動或調(diào)用相關(guān)系統(tǒng),包括財務(wù)系統(tǒng)、PMS、物業(yè)、合同系統(tǒng)等。依據(jù)內(nèi)設(shè)的規(guī)則進(jìn)行判定,通過的單據(jù)出具稽核報告并自動發(fā)至下一環(huán)節(jié);未通過的單據(jù)出具稽核報告,并發(fā)信息通知會計稽核崗提請人工干預(yù)。

      2.機(jī)器人上線后的稽核情況。目前已經(jīng)實現(xiàn)工程、場租、直供電、轉(zhuǎn)供電以及維護(hù)修理費(fèi)5大類報賬業(yè)務(wù)的自動稽核,對前期設(shè)定的15項業(yè)務(wù)場景、313個系統(tǒng)稽核要點全部按會計標(biāo)準(zhǔn)化要求完成。這5大類業(yè)務(wù)相對規(guī)則單一,且報賬數(shù)量大,約占全公司報賬數(shù)量的80%以上。以工程報賬業(yè)務(wù)為例,原需人工稽核共4項,包括發(fā)票、保廉合同各1項,稅務(wù)風(fēng)險承諾書2項,已全部實現(xiàn)機(jī)器人稽核,稽核要點共32個。其中,對發(fā)票的真?zhèn)?,購買方信息與稅務(wù)系統(tǒng)的稅控信息、銷售方信息與合同、報賬單及發(fā)票專用章的一致性,商品名稱、金額、稅率、是否在認(rèn)證期內(nèi)等19個要點完成自動稽核;是否簽訂保廉合同、執(zhí)行情況調(diào)查表是否有供應(yīng)商簽字蓋章2個要點完成自動稽核;稅務(wù)風(fēng)險承諾書公司名稱、合同名稱、合同編號與報賬單的一致性;現(xiàn)行稅率與發(fā)票稅率的一致性;承諾說明是否符合規(guī)范、是否有簽章等13個要點完成自動稽核。

      (二)會計核算質(zhì)量和效率大幅提升

      1.稽核準(zhǔn)確率得到大幅提升。以2019年12月1日至26日稽核結(jié)果統(tǒng)計,自動觸發(fā)提交的報賬單數(shù)量為8465張,共需校驗項目數(shù)量為220796個,其中校驗通過項目數(shù)量為188986個,校驗通過率為85.59%。未通過校驗數(shù)量為31802張。經(jīng)會計人員人工重新復(fù)核,未通過校驗的報賬單,主要與保廉合同相關(guān)的占26%,與報賬單填寫不規(guī)范相關(guān)的占比40%,與稅務(wù)認(rèn)證相關(guān)的占比33%,全部存在瑕疵,稽核準(zhǔn)確率達(dá)到100%,保證了會計核算質(zhì)量。

      2.提升工作效率,降低人工成本。財務(wù)機(jī)器人可以全天候工作,有效提升工作處理效率,降低人力成本;且工作內(nèi)容和時間可以隨需而變,及時響應(yīng)業(yè)務(wù)需求。據(jù)測算,人工稽核平均每張單據(jù)所需時間為13分鐘,財務(wù)機(jī)器人稽核每張單據(jù)所需時間僅為5分鐘,按每月8094張報賬單測算,財務(wù)機(jī)器人稽核每月節(jié)約時間為78430分鐘;按照每天工作8小時,月工作日21.75天計算,可節(jié)約7.5個完整人工。目前,配置稽核人員為11個,未來可保留4人左右即可,從而有助于降低人工成本。

      三、財務(wù)機(jī)器人推廣應(yīng)用中存在的問題

      (一)管理不規(guī)范延遲財務(wù)機(jī)器人的推廣

      基于RPA機(jī)器人的技術(shù)特點,對重復(fù)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)規(guī)則明確、流程標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理應(yīng)用有絕對優(yōu)勢。而在實際推廣應(yīng)用過程中,由于鐵塔公司成立時間短,內(nèi)控制度不健全,財務(wù)制度不完善,會計核算、業(yè)務(wù)流程沒有完全實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。以業(yè)務(wù)招待費(fèi)報賬需提供的附件為例,財務(wù)要求提供的附件包括招待費(fèi)審批表、發(fā)票、粘貼單3張,并且明確了填寫、粘貼規(guī)范。但實際報賬中,傳到財務(wù)的附件各類各異,有的缺少附件,有的填寫不規(guī)范,有的提供的招待費(fèi)審批表是作廢格式的,等等。造成PRA機(jī)器人在應(yīng)用中很容易報錯,審核不通過,需要人工干預(yù)處理,不但大大增加了財務(wù)人員的工作量,而且讓人質(zhì)疑RPA機(jī)器人的功能,制約了RPA機(jī)器人的快速推廣應(yīng)用。

      (二)對RPA機(jī)器人的應(yīng)用思考不深

      2016年,德勤財務(wù)機(jī)器人專家曾預(yù)言:“我們預(yù)計到2025年,基礎(chǔ)財務(wù)都會被機(jī)器人替代?!?017年,“人工智能”被寫入政府工作報告,人工智能產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為國家戰(zhàn)略重點扶持發(fā)展的產(chǎn)業(yè)。TechNavio.com資料顯示,到2020年,預(yù)測超40%的組織機(jī)構(gòu)將會引入RPA技術(shù)應(yīng)用,全球機(jī)器人自動化市場規(guī)模預(yù)計可達(dá)到49.8億美元。美國德勤會計師事務(wù)所在2017年采訪了1200名信息技術(shù)高管,其中64%的受訪者表示在未來兩年會投資該技術(shù),90%的受訪者表示已經(jīng)開始使用財務(wù)智能技術(shù)或者處于學(xué)習(xí)該技能階段。未來15年,美國將有高達(dá)38%的財務(wù)工作崗位可能被機(jī)器人取代,而在中國,這一比例可能要超過70%。全國2000萬會計人員中,基礎(chǔ)會計工作人員比例高達(dá)80%,這勢必將造成未來5~10年內(nèi)大量的基礎(chǔ)會計人員流失。但在鐵塔公司內(nèi),目前對該項技術(shù)沒有組織深入學(xué)習(xí)和思考。在財務(wù)機(jī)器人推廣應(yīng)用過程中,財務(wù)人員沒有充分認(rèn)識到其對未來職業(yè)發(fā)展的影響。

      (三)RPA機(jī)器人推廣應(yīng)用還存在很大的局限性

      一方面,基于RPA機(jī)器人模擬人的方式,自動執(zhí)行特定工作流程的技術(shù)特點,它在不同行業(yè)、不同部門、不同業(yè)務(wù)均有很好的應(yīng)用。目前,RPA機(jī)器人僅在鐵塔公司財務(wù)部門開始應(yīng)用,后期建議在采購部門、人力部門可嘗試應(yīng)用,實現(xiàn)自動訂單處理,代替人工實現(xiàn)自動考勤等等,以提高公司運(yùn)營效率。

      另一方面,RPA機(jī)器人和人工智能(Artificial Intelligence,簡稱“AI”)都能在一定程度上替代原有的人工勞動,但是二者有很大的區(qū)別。RPA只能依靠固定的腳本執(zhí)行命令,并且進(jìn)行重復(fù)、機(jī)械性的勞動;而人工智能結(jié)合機(jī)器學(xué)習(xí)和深度學(xué)習(xí),具有自主學(xué)習(xí)能力,通過計算機(jī)視覺、語音識別、自然語言處理等技術(shù)擁有認(rèn)知能力,可以通過大數(shù)據(jù)不斷矯正自己的行為,從而有預(yù)測、規(guī)劃、調(diào)度以及流程場景重塑的能力。另外,RPA機(jī)器人技術(shù)及應(yīng)用已經(jīng)成熟,而AI技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用還處在初步探索階段。因此,從短期而言,企業(yè)更傾向于以標(biāo)準(zhǔn)化、邏輯清晰的RPA為基礎(chǔ),未來逐步向智能化程度更高的AI方向發(fā)展。實現(xiàn)RPA與AI融合,將財務(wù)自動化從簡單的會計核算向深化財務(wù)管理轉(zhuǎn)變,結(jié)合大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈技術(shù),整合運(yùn)營數(shù)據(jù),深化財務(wù)分析,支撐公司運(yùn)營決策。

      四、提升財務(wù)機(jī)器人應(yīng)用成效的對策

      (一)做好組織協(xié)調(diào)與培訓(xùn)

      做好組織協(xié)調(diào),是確保項目順利實施的關(guān)鍵。RPA機(jī)器人的應(yīng)用,需要得到公司管理層的高度重視,明確各部門的職責(zé)分工,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程及應(yīng)用場景,確定解決方案,最終確保成功上線。加強(qiáng)RPA培訓(xùn),讓員工更好地了解和掌握RPA的操作,建立一支熟知RPA機(jī)器人技術(shù)的人才隊伍,減少對RPA顧問的依賴,確保未來RPA機(jī)器人在公司的深入推廣與應(yīng)用。

      (二)財務(wù)人員應(yīng)主動轉(zhuǎn)型與再造

      財務(wù)機(jī)器人的運(yùn)用和其他新興技術(shù)一樣,將會計人員從機(jī)械的財務(wù)處理工作中解放出來,有利于減輕會計人員的負(fù)擔(dān),財務(wù)人員面臨轉(zhuǎn)型。但人工智能取代的只是“賬房先生”式的基層會計人員,而具備深入分析和管理控制技能的人員是難以被取代的。會計人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí),豐富計算機(jī)基礎(chǔ)知識,緊跟大數(shù)據(jù)時代,重新進(jìn)行職業(yè)定位。

      1.由普通財務(wù)會計到管理會計轉(zhuǎn)變。財務(wù)人員繼續(xù)深入跟進(jìn)新經(jīng)濟(jì)政策、財稅知識,還應(yīng)主動學(xué)習(xí)新的商務(wù)模式與價值體系,高度關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)模式下信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用和人工智能,拓寬個人的知識面,樹立既能“低頭干活”,又能“抬頭看路”的管理會計思維;通過職業(yè)判斷,充分利用財務(wù)信息,提高分析問題能力、解決問題的能力,完成從財務(wù)會計到管理會計的過渡與轉(zhuǎn)變。

      2.由基礎(chǔ)核算人員向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。財務(wù)機(jī)器人的功能可以覆蓋報賬的所有流程,且相比人工更具優(yōu)勢。未來,基礎(chǔ)會計核算人員崗位很可能被財務(wù)機(jī)器人全部取代。為應(yīng)對挑戰(zhàn),基礎(chǔ)會計人員應(yīng)加強(qiáng)其他業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),不局限于會計領(lǐng)域,實現(xiàn)向具有專業(yè)知識、良好的職業(yè)判斷能力、良好的計算機(jī)操作能力等復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變,通過崗位調(diào)整,為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

      五、結(jié)語

      財務(wù)機(jī)器人在鐵塔公司的推廣應(yīng)用,提高了工作效率,提升了會計核算質(zhì)量,更重要的是解放了財務(wù)人員。財務(wù)人員應(yīng)主動適應(yīng)人工智能給會計領(lǐng)域帶來的巨大改變,加速向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)型,向管理會計再造,主動學(xué)習(xí)、維護(hù)和升級智能會計程序,提高人工智能的可靠性與安全性,推動企業(yè)長期、穩(wěn)定發(fā)展。

      參考文獻(xiàn)

      [1] 何麗,張新中,張麗娜,劉言祥.財務(wù)管理智能化及其未來發(fā)展方向[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報,2018(3):54

      [2] 黃晶.人工智能在會計領(lǐng)域的應(yīng)用——以財務(wù)機(jī)器人為例[J].山西農(nóng)經(jīng),2018(24):100

      [3] 王星月.人工智能對財務(wù)工作的影響及其應(yīng)用探析[J].財稅研究,2018(21):124.

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