大智移云時(shí)代高校收費(fèi)業(yè)務(wù)存在的問題與改進(jìn)

楊柳菁

關(guān)鍵詞：大智移云 ?高校 ?收費(fèi)

一、大智移云時(shí)代的高校財(cái)務(wù)收費(fèi)工作概述

大智移云時(shí)代上是指大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)與人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合形成的全新信息技術(shù)新時(shí)代。大智移云時(shí)代的到來給高校財(cái)務(wù)工作帶來了翻天覆地的變化，推動(dòng)著財(cái)務(wù)管理理念和會(huì)計(jì)核算方法的變革。高校收費(fèi)是一件瑣碎而又要求精確的工作，尤其是在學(xué)生收費(fèi)上要區(qū)別學(xué)生類別、收費(fèi)項(xiàng)目、學(xué)費(fèi)減免、各種補(bǔ)貼、國(guó)家政策、學(xué)費(fèi)緩交、多次交費(fèi)、欠交清收、票據(jù)打印、財(cái)務(wù)對(duì)賬、學(xué)費(fèi)上繳、學(xué)費(fèi)統(tǒng)計(jì)信息通報(bào)等紛繁復(fù)雜的具體情況，收費(fèi)工作充滿挑戰(zhàn)。因辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大、國(guó)家經(jīng)費(fèi)投入增加、高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益復(fù)雜等原因，高校收費(fèi)崗位面臨著的人員不足，疲于應(yīng)付日常的困境。傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)、銀行劃扣、銀行代扣代繳等手段已經(jīng)不能滿足收費(fèi)工作的需要，基于“大數(shù)據(jù)”、“人工智能”、“移動(dòng)客戶端”、“云服務(wù)”等數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，各高校紛紛推出各式基于新的信息技術(shù)的“校園收費(fèi)平臺(tái)”。但因思想觀點(diǎn)轉(zhuǎn)變較慢、學(xué)校信息化的基礎(chǔ)差、財(cái)務(wù)治理體制機(jī)制落后、人才結(jié)構(gòu)不合理等方面的原因，很多高校在上線的“校園收費(fèi)平臺(tái)”，僅實(shí)現(xiàn)了繳費(fèi)渠道從財(cái)務(wù)處柜臺(tái)變成了移動(dòng)客戶端，沒有進(jìn)行收費(fèi)工作其他環(huán)節(jié)的信息化配套改革，收費(fèi)平臺(tái)的作用沒有得到充分的發(fā)揮。本文以廣東省某高校的“校園收費(fèi)平臺(tái)”運(yùn)行為研究對(duì)象，探討運(yùn)行的現(xiàn)狀、目前存在的問題，梳理出“大智移云”時(shí)代高校收費(fèi)工作信息化中的難點(diǎn)和困境，提出從學(xué)校智慧校園的建設(shè)、財(cái)務(wù)處內(nèi)部崗位職責(zé)的優(yōu)化、業(yè)務(wù)流程再造等角度去優(yōu)化收費(fèi)工作的建議。

二、高校收費(fèi)工作的現(xiàn)狀及存在的問題

某高校是廣東省省屬重點(diǎn)高校，國(guó)家“雙一流”學(xué)科建設(shè)高校、廣東省高水平大學(xué)建設(shè)單位，目前全日制在校生約17000人，非全日制學(xué)生約20000人，年收入約10億，其中行政事業(yè)收費(fèi)約2.6億，學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)收入占行政事業(yè)收費(fèi)收入的90%。某高校于2014年開始啟動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，分步推出了預(yù)算信息系統(tǒng)、核算信息系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，并于2018年正式上線了校園收費(fèi)平臺(tái)。在收費(fèi)平臺(tái)運(yùn)行后，某高校的收費(fèi)工作取得了很大的進(jìn)步，改善了以往學(xué)生扎堆來財(cái)務(wù)處柜臺(tái)排隊(duì)繳費(fèi)的狀況，收費(fèi)工作突破了時(shí)間空間的限制，但因業(yè)務(wù)流程、學(xué)校整體信息化程度、人員崗位設(shè)置等原因也暴露出以下問題：

第一，學(xué)校層面收費(fèi)工作管理缺失，職能部門之間協(xié)同性差。校園收費(fèi)內(nèi)容繁多，有學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、儀器設(shè)備使用費(fèi)等各類收費(fèi)，涉及眾多職能部門，如學(xué)生處、教務(wù)處、國(guó)際交流合作處、資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處、研究生院、繼續(xù)教育學(xué)院、學(xué)生宿舍服務(wù)中心、醫(yī)療保險(xiǎn)辦公室等。某高校每個(gè)職能部門都有自己的工作方法，信息化程度不高，未實(shí)現(xiàn)職能部門之間的數(shù)據(jù)共享。此外，職能部門對(duì)收費(fèi)工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為收費(fèi)都是財(cái)務(wù)處的工作，不愿意承擔(dān)收費(fèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理職能，報(bào)送財(cái)務(wù)處的收費(fèi)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不及時(shí)、不完整的情況經(jīng)常發(fā)生，給學(xué)校收入確認(rèn)帶來很大風(fēng)險(xiǎn)。

第二，收費(fèi)崗位的人力資源配置不足，職責(zé)不明確。某高校當(dāng)前的收費(fèi)崗位只安排了一人負(fù)責(zé)學(xué)生收費(fèi)管理，其他收費(fèi)職責(zé)分散在核算科的審核崗。但審核崗報(bào)銷任務(wù)繁重，在處里水電費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、儀器設(shè)備使用費(fèi)等日常收費(fèi)工作時(shí)，審核崗位負(fù)責(zé)收費(fèi)的人員僅起到開票員的職責(zé)，負(fù)責(zé)根據(jù)繳費(fèi)通知開具發(fā)票后移交給出納收款，后續(xù)的核算、入賬、預(yù)算分配都沒有人跟進(jìn)，導(dǎo)致各類收費(fèi)款項(xiàng)長(zhǎng)期掛賬。

第三，尚未建立全過程校園收費(fèi)平臺(tái)全過程管理體系，未實(shí)現(xiàn)收費(fèi)平臺(tái)和其他財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接。校園收費(fèi)平臺(tái)由某高校提出需求，信息技術(shù)公司負(fù)責(zé)建設(shè)，這個(gè)過程中難免出現(xiàn)財(cái)務(wù)人員不能深入理解信息技術(shù)，建設(shè)公司又不了解學(xué)校收費(fèi)管理的矛盾，導(dǎo)致收費(fèi)平臺(tái)目前僅實(shí)現(xiàn)了單一的收費(fèi)方式的轉(zhuǎn)變，沒有體現(xiàn)其作為管理工具的價(jià)值。當(dāng)前，尚未建立起基于校園支付平臺(tái)的收入預(yù)算管理、票據(jù)管理、賬務(wù)處里、查詢分析等全過程管理。尚未建立起信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，沒有根據(jù)收費(fèi)系統(tǒng)的特點(diǎn)更新收費(fèi)工作的監(jiān)督、稽核機(jī)制，也沒有和其他模塊的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)接。收費(fèi)管理工作中具體存在以下問題：

一是校園平臺(tái)收費(fèi)無預(yù)算管理環(huán)節(jié)，導(dǎo)致發(fā)生平臺(tái)收取的款項(xiàng)無人認(rèn)領(lǐng)、無法入賬、無法進(jìn)行收入結(jié)算分配的現(xiàn)象。對(duì)通過校園平臺(tái)收到的款項(xiàng)，當(dāng)前該高校采用的是T+1到賬模式，每天的銀行收款財(cái)務(wù)人員都采用掛賬方式，全部列入其他應(yīng)付款，大量收入在往來科目無法及時(shí)確認(rèn)。二是校園收費(fèi)平臺(tái)和電子票據(jù)開票系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)接。目前仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)票，電子票據(jù)系統(tǒng)還在上線運(yùn)行初期，沒有和收費(fèi)系統(tǒng)的繳費(fèi)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)接。目前在校園平臺(tái)的繳費(fèi)除學(xué)費(fèi)住宿費(fèi)之外大多沒有開票，開票了也沒有合適的途徑下發(fā)給繳費(fèi)人，只能將開好的票據(jù)放在出納，等待認(rèn)領(lǐng)，時(shí)間一長(zhǎng)非常容易丟失票據(jù)。學(xué)費(fèi)住宿費(fèi)由專人通過學(xué)費(fèi)系統(tǒng)開具紙質(zhì)收據(jù)，整理分發(fā)到各個(gè)學(xué)校，每學(xué)年多達(dá)五六萬份的紙質(zhì)票據(jù)，需要經(jīng)過打印、蓋章、分類登記、簽收等環(huán)節(jié)，在此過程中經(jīng)常出現(xiàn)票據(jù)遺失的情況。三是缺少對(duì)平臺(tái)收費(fèi)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析。因觀念落后、人手不足等原因，一直未對(duì)校園收費(fèi)平臺(tái)的收費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析工作，沒有開展收費(fèi)進(jìn)度、收費(fèi)時(shí)間分布、收費(fèi)收入結(jié)構(gòu)等分析利用工作。四是缺少退費(fèi)有關(guān)的管理辦法，未開通平臺(tái)直接退費(fèi)功能。某高校因?qū)W籍異動(dòng)、宿舍調(diào)整等原因經(jīng)常有退費(fèi)業(yè)務(wù)，但目前校園平臺(tái)并未開通這個(gè)功能，退費(fèi)還需通過銀行代付、個(gè)別匯款等方式。例如某個(gè)學(xué)生因退學(xué)需要退費(fèi)，需要本人憑借教務(wù)處的退費(fèi)申請(qǐng)來財(cái)務(wù)處柜臺(tái)辦理，學(xué)生提供銀行卡，月底通過銀行代發(fā)的方式退回。很多退費(fèi)人員都沒有指定銀行的賬號(hào)，跨行退款目前又無法實(shí)現(xiàn)批量操作。五是校園收費(fèi)平臺(tái)的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制不完善，校園收費(fèi)的數(shù)據(jù)安全性、不相容崗位職責(zé)的分離、稽核監(jiān)督機(jī)制還是在空白。

應(yīng)建立內(nèi)部獎(jiǎng)懲監(jiān)督機(jī)制，營(yíng)造全員終身學(xué)習(xí)的氛圍，鼓勵(lì)大家積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，為積極學(xué)習(xí)賬務(wù)信息技術(shù)的員工的職稱晉升、個(gè)人職業(yè)發(fā)展提供支持

三、高校收費(fèi)工作的改進(jìn)思路和建議

高校的收費(fèi)平臺(tái)是“大智移云”時(shí)代背景下的產(chǎn)物。優(yōu)化高校的收費(fèi)工作，需用更長(zhǎng)遠(yuǎn)、更深刻、更全面的角度去理解收費(fèi)平臺(tái)的本質(zhì)，而不僅僅是將收費(fèi)平臺(tái)作為現(xiàn)場(chǎng)刷卡繳費(fèi)的替代。大智移云時(shí)代下高校財(cái)務(wù)學(xué)生收費(fèi)工作的改進(jìn)是一個(gè)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。要改進(jìn)的收費(fèi)工作，需要學(xué)校層面、各個(gè)職能部門和財(cái)務(wù)處本身的共同改進(jìn)與配合。

第一，增加收費(fèi)業(yè)務(wù)的人員配備，提升人員專業(yè)技術(shù)能力?！靶@收費(fèi)平臺(tái)”運(yùn)行的好壞關(guān)鍵在人。財(cái)務(wù)人員應(yīng)改變思維觀念，用開放的心態(tài)擁抱“大智移云”時(shí)代的到來，應(yīng)認(rèn)識(shí)到大量基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)工作被人工智能取代，高校財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉治?、管理、預(yù)測(cè)、決策，主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的變化，更好的去理解和認(rèn)識(shí)校園收費(fèi)平臺(tái)的本質(zhì)。首先，應(yīng)優(yōu)化崗位設(shè)置，將收費(fèi)數(shù)據(jù)導(dǎo)出和賬務(wù)處里等不相容崗位分離。其次，要增加收費(fèi)系統(tǒng)維護(hù)、運(yùn)行的職責(zé)，注重網(wǎng)絡(luò)安全。再次，引進(jìn)擁有計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能、網(wǎng)絡(luò)安全等背景的人才加入某高校財(cái)務(wù)處收費(fèi)崗位，為收費(fèi)工作配置好人力資源。建立內(nèi)部交流培訓(xùn)機(jī)制，通過校外培訓(xùn)、邀請(qǐng)專家校內(nèi)培訓(xùn)、線上網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等各種方式加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)。最后，還應(yīng)建立內(nèi)部獎(jiǎng)懲監(jiān)督機(jī)制，營(yíng)造全員終身學(xué)習(xí)的氛圍，鼓勵(lì)大家積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，為積極學(xué)習(xí)賬務(wù)信息技術(shù)的員工的職稱晉升、個(gè)人職業(yè)發(fā)展提供支持。

第二，加強(qiáng)校園收費(fèi)平臺(tái)和其他財(cái)務(wù)子信息系統(tǒng)的對(duì)接。首先，應(yīng)增加校園收費(fèi)平臺(tái)的電子票據(jù)功能，完善收費(fèi)平臺(tái)收入的項(xiàng)目管理。應(yīng)在校園收費(fèi)平臺(tái)上開通電子票據(jù)服務(wù)，對(duì)不同收費(fèi)業(yè)務(wù)設(shè)置不同的票據(jù)類型，繳費(fèi)人員繳費(fèi)完成后即時(shí)生成電子票據(jù)。其次，做好平臺(tái)收費(fèi)的項(xiàng)目管理工作，實(shí)現(xiàn)收費(fèi)平臺(tái)和預(yù)算管理信息系統(tǒng)的對(duì)接。對(duì)校園收費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置，并對(duì)對(duì)接好項(xiàng)目的預(yù)算管理、結(jié)算提成。

第三，理順收費(fèi)業(yè)務(wù)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行流程再造。校園收費(fèi)平臺(tái)帶來的不單是繳費(fèi)方式的變化，還涉及更深層次的收費(fèi)業(yè)務(wù)流程再造。校園收費(fèi)平臺(tái)的全過程管理，參與的人員有收費(fèi)人員、票據(jù)管理人員、賬務(wù)處里人員、繳費(fèi)人員等。收費(fèi)流程的起點(diǎn)是收費(fèi)單位，有收費(fèi)項(xiàng)目的單位將經(jīng)過審批的收費(fèi)內(nèi)容、收費(fèi)名稱、收費(fèi)時(shí)間、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)范圍通過收費(fèi)平臺(tái)提交給財(cái)務(wù)處;財(cái)務(wù)處收到職能部門的申請(qǐng)后，在收費(fèi)平臺(tái)上生成繳費(fèi)項(xiàng)目、設(shè)定收費(fèi)時(shí)間、票據(jù)類型;繳費(fèi)人員登錄校園收費(fèi)平臺(tái)，選擇繳費(fèi)項(xiàng)目，通過支付寶、微信、網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付;財(cái)務(wù)處根據(jù)銀行的收款回單和收費(fèi)平臺(tái)數(shù)據(jù)核對(duì)，進(jìn)行賬務(wù)處里、收入管理等工作;終點(diǎn)是結(jié)合職能部門提供的收費(fèi)信息，將校園平臺(tái)的收費(fèi)收入通過預(yù)算的形式進(jìn)入到學(xué)校的各類項(xiàng)目，上繳財(cái)政或者在校內(nèi)進(jìn)行結(jié)算提成，職能部門通過校園收費(fèi)平臺(tái)查詢到有關(guān)財(cái)務(wù)項(xiàng)目的信息和收費(fèi)明細(xì)，進(jìn)行跟蹤管理。

第四，推進(jìn)學(xué)校層面的信息化建設(shè)，促進(jìn)職能部門之間的協(xié)同。大智移云時(shí)代要做好高校收費(fèi)工作，有賴于學(xué)校層面智慧校園的建設(shè)，有賴于各個(gè)職能部門的密切配合。收費(fèi)工作的理念、組織形式、操作方法要實(shí)現(xiàn)智能時(shí)代的變革，需要招生、教務(wù)、人事、后勤、資產(chǎn)等部門的協(xié)同，實(shí)現(xiàn)各個(gè)職能部門數(shù)據(jù)的對(duì)接。如后勤系統(tǒng)學(xué)生住宿狀態(tài)的改變，教務(wù)系統(tǒng)的休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)都涉及到收費(fèi)數(shù)據(jù)的變動(dòng)。為此，需要通過智慧校園的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)的互通共享，財(cái)務(wù)處才能及時(shí)獲得收費(fèi)相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，辨別所收款項(xiàng)的歸屬，并快速對(duì)收費(fèi)項(xiàng)目和收費(fèi)變動(dòng)做出處理。

四、結(jié)束語(yǔ)

某高校在2018年推出“校園收費(fèi)平臺(tái)”后，收費(fèi)工作取得了很大的進(jìn)步，但其中也暴露出缺乏信息化的收費(fèi)人才、缺乏職能部門之間的協(xié)同、缺乏收費(fèi)全過程管理、缺乏風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制等問題。大智移云時(shí)代下的做好高校收費(fèi)工作關(guān)鍵在人。當(dāng)前財(cái)務(wù)人員普遍缺乏與信息技術(shù)有關(guān)的視野和知識(shí)，收費(fèi)管理工作還停留在“收到錢”這個(gè)階段，缺乏預(yù)算、核算、管理一體化的思維。針對(duì)存在問題，短期通過要優(yōu)化財(cái)務(wù)處內(nèi)部的管理、提升學(xué)校層面的信息化建設(shè)來解決，長(zhǎng)遠(yuǎn)看還需要加大復(fù)合型財(cái)務(wù)人員的引進(jìn)和培養(yǎng)。

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