信息化視角下高職院校人事管理機(jī)制改革路徑研究

朱曉蕓 李欣

[摘 要]本文總結(jié)了高職院校人事管理信息化工作存在的問題，即對信息化認(rèn)識不足、信息化建設(shè)人事素質(zhì)較低和信息化建設(shè)管理水平較低，并提出了準(zhǔn)確定義人事管理信息化的工作內(nèi)容，重視人事管理信息化建設(shè)工作，全面推動(dòng)人事管理信息化建設(shè)和構(gòu)建“多方復(fù)用”的人事管理信息化平臺4條改革路徑，這對提高人事工作效率，改革高職院校人事管理機(jī)制，促使高職院校建設(shè)整體水平有效提升都有重要作用。

[關(guān)鍵詞]信息化;人事管理;高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.107

[中圖分類號]G717[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）06-0-02

0? ? ?引 言

師資隊(duì)伍是決定高職院校能否存活、發(fā)展和脫穎而出的重要因素，是高職院校賴以生存、發(fā)展壯大的決定性因素。人事管理工作是一個(gè)學(xué)校日常工作的核心，高職院校由于體制、經(jīng)費(fèi)等與公辦院校存在較大差異，行政管理人員一直不夠充裕，而高職院校人事管理工作又存在事務(wù)繁雜、牽扯面寬、信息量大、重復(fù)率高的特點(diǎn)，經(jīng)常需要完成數(shù)據(jù)錄入、核驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)分析、導(dǎo)出上報(bào)等工作。人工手動(dòng)模式不僅效率低下，而且由于員工經(jīng)常需要在不同板塊填報(bào)相同的數(shù)據(jù)，會(huì)產(chǎn)生負(fù)面情緒，易導(dǎo)致上報(bào)數(shù)據(jù)不認(rèn)真，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不閉合的情況。雖然很多高職院校已經(jīng)開始在人事管理方面采用了一些信息化技術(shù)，也取得了一定的成績，但由于相關(guān)理念和技術(shù)問題，整個(gè)人事管理工作未見大的起色。

1? ? ?高職院校人事管理信息化現(xiàn)狀

1.1? ?對信息化工作認(rèn)識不足

雖然現(xiàn)在很多高職院校已經(jīng)開始信息化校園、智慧校園建設(shè)，開始嘗試使用信息化手段進(jìn)行人事管理，但整個(gè)觀念還較為落后，對人事管理沒能及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，還是將人事管理等同于員工招聘或檔案管理乃至后勤管理，將信息化等同于使用電腦和網(wǎng)絡(luò)辦公，沒有系統(tǒng)、完善、統(tǒng)一的人事管理機(jī)制和體系。這種人事管理觀念已經(jīng)不能適應(yīng)高職院校的發(fā)展需要，必須根據(jù)時(shí)代需求，及時(shí)做出調(diào)整。此外，絕大部分高職院校對人事管理信息化的認(rèn)識還處在一個(gè)初級階段，即只要信息錄入了電腦，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)化，就算信息化工作完成了。但人事管理信息數(shù)據(jù)化只能提供查詢、統(tǒng)計(jì)等輔助功能，最終起決定性作用的還是人事專業(yè)。高職院校對信息化工作的認(rèn)識要看到其工作的本質(zhì)：人事管理信息化建設(shè)工作不能只停留在信息數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化階段，要讓其成為人事管理的一種重要輔助手段，依托整個(gè)管理機(jī)制，發(fā)揮更重要的作用。

1.2? ?信息化建設(shè)人員素質(zhì)較低

高職院校要做到智慧校園，做到學(xué)校信息系統(tǒng)達(dá)到較高水平，就一定要建設(shè)好人事管理信息系統(tǒng)，為學(xué)校提供方便、快捷的查詢手段以及實(shí)時(shí)、充足的管理信息，為學(xué)校發(fā)展提供保障。目前，高職院校人事管理效率低、數(shù)據(jù)更新慢、保密性差、查找時(shí)間長，給人事管理帶來了很多不必要的困難。這種信息化管理水平低下的可能因素如下：一是高職院校中負(fù)責(zé)人事管理的員工很多是老職工甚至是快退休的職工，自身信息化水平很低，更談不上人事管理的信息化水平，缺乏針對性的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。由于高職院校的人事信息化管理工作量較大、數(shù)據(jù)處理較多、數(shù)據(jù)更新維護(hù)較繁重，建議高職院校的人事管理信息化建設(shè)工作由專業(yè)人士負(fù)責(zé)（或至少配備一名專業(yè)人士），這樣才能快速滿足工作需求，提供準(zhǔn)確的信息，保證高職院校人事管理的信息化水平和高職院校人事管理工作的效率。二是在人事管理信息化工作的建設(shè)中，存在人事管理工作流程與信息化建設(shè)技術(shù)沖突的問題。由于高職院校人事管理標(biāo)準(zhǔn)、手段、方法和企事業(yè)單位乃至普通高校都存在不同，針對同一項(xiàng)業(yè)務(wù)具有較大的差異性，不能套用企業(yè)常見的人力資源管理信息系統(tǒng)，而高職院校人事專員不了解信息技術(shù)、信息技術(shù)人員不了解人事工作，因此高職院校人事管理信息化系統(tǒng)的研發(fā)工作就會(huì)存在很大的難度，推行進(jìn)程相對緩慢，想要緩解這個(gè)問題，需要提高人事專員的信息化能力，同時(shí)也要加強(qiáng)與技術(shù)研發(fā)人員的溝通。

1.3? ?信息化建設(shè)管理水平較低

由于對人事管理信息化管理認(rèn)識不足，很多高職院校沒有對信息化管理進(jìn)行統(tǒng)籌安排和系統(tǒng)規(guī)劃，幾乎沒有信息共享和統(tǒng)一管理，數(shù)據(jù)孤立，每個(gè)部門各自為政，都建設(shè)了本單位或本板塊的信息系統(tǒng)，而這些信息系統(tǒng)只能滿足本部門的數(shù)據(jù)查詢功能，無法實(shí)現(xiàn)不同部門間的信息共享，形成事實(shí)上的信息孤島，數(shù)據(jù)利用不充分，且容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)計(jì)算或不一致的情況，加上人員素質(zhì)不高，系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新和維護(hù)較慢，缺乏準(zhǔn)確性和時(shí)效性，給數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析利用帶來了很大的不利影響。這就要求高職院校做好頂層設(shè)計(jì)，將人事管理信息系統(tǒng)從一開始就設(shè)計(jì)為“多方復(fù)用”的管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)端口能與不同的職能部門實(shí)現(xiàn)無縫對接，避免信息孤島的弊端，實(shí)現(xiàn)人事管理信息資源共享，從而真正發(fā)揮人事管理信息化的優(yōu)勢。

2? ? ?高職院校人事管理機(jī)制改革路徑

2.1? ?準(zhǔn)確定義人事管理信息化的工作內(nèi)容

要把高職院校人事管理信息化工作做好做順，首先要準(zhǔn)確界定人事管理的工作范圍，不能把所有的工作都放入人事管理這個(gè)籃子里。人事工作信息從管理內(nèi)容來看，可分為內(nèi)部信息與外部信息，兩者相互影響相互促進(jìn);從工作職能來看，可分為工資信息、人事檔案信息、員工業(yè)績信息、基本人事信息以及政策信息;從信息的存儲形態(tài)來看，可分為紙質(zhì)信息與電子信息。這些信息是高職院校開展人事管理信息化工作的重要依據(jù)，學(xué)校在工作界定、分類和管理中要制定好標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類，合理規(guī)劃人事管理內(nèi)容，有效推動(dòng)人事管理信息化工作順利高效運(yùn)行。

2.2? ?重視人事管理信息化建設(shè)工作

首先，重視人事管理信息化建設(shè)工作，教職員工要有自覺學(xué)習(xí)的意識，要主動(dòng)將信息化與自身工作結(jié)合起來，而不是面對新事物采用敷衍甚至拒絕的態(tài)度。其次，做好頂層設(shè)計(jì)，將人事管理信息化建設(shè)工作定位于服務(wù)學(xué)校整體戰(zhàn)略發(fā)展的重要推手，要高屋建瓴，在整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)初始就精準(zhǔn)地、預(yù)判性地從整體上進(jìn)行架構(gòu)設(shè)計(jì)，將應(yīng)具備的功能和業(yè)務(wù)流程盡可能設(shè)計(jì)周全。再次，要加強(qiáng)人事工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從學(xué)院到系部整體推進(jìn)人事管理信息化建設(shè)路徑研究，從而達(dá)到加強(qiáng)信息化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)目的。最后，要建立人事管理信息化服務(wù)機(jī)制，整合教科研、電教、信息、網(wǎng)站、設(shè)備等專業(yè)機(jī)構(gòu)力量，構(gòu)建技術(shù)服務(wù)機(jī)制;完善組織領(lǐng)導(dǎo)體制，對信息化工作進(jìn)行規(guī)范化管理，構(gòu)建制度服務(wù)機(jī)制。

2.3? ?全面推動(dòng)人事管理信息化建設(shè)

高職院校通過建章立制來切實(shí)全面地推動(dòng)人事管理信息化建設(shè)和管理，實(shí)現(xiàn)人事管理的科學(xué)化、智能化和信息化發(fā)展，先搭建基于網(wǎng)絡(luò)的、符合高職院校實(shí)際的方便實(shí)用的信息交換平臺，在日常辦公中鼓勵(lì)使用信息化管理系統(tǒng)，讓教職員工養(yǎng)成使用信息化辦公的習(xí)慣。從一般的材料提交和申報(bào)，到后期的教職員工的基本信息管理、職稱申報(bào)評聘管理、績效考核、工資福利、培訓(xùn)、招聘專兼職教師等都要使用信息化平臺，盡量做到無紙化辦公。同時(shí)學(xué)校應(yīng)意識到人事管理信息化工作不僅僅是人事處的工作，每個(gè)二級學(xué)院系部都應(yīng)有信息管理員，要加強(qiáng)對人事管理員工的信息化培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平、認(rèn)知態(tài)度和綜合技能，他們只有熟練地應(yīng)用信息化平臺，做好業(yè)務(wù)流程，才能真正提高辦事效率和辦公質(zhì)量。

2.4? ?構(gòu)建“多方復(fù)用”的人事管理信息化平臺

人事管理信息化平臺至少應(yīng)包括基本信息、獎(jiǎng)懲信息、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、教學(xué)工作、科研工作、社會(huì)服務(wù)及年度考核等和人事管理密切相關(guān)的版塊。這樣才能滿足高職院校人事工作多樣性、復(fù)雜性、多元性、特殊性、動(dòng)態(tài)性等特征，將以往傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的條塊串聯(lián)起來，重點(diǎn)解決信息孤島、各自為政、重復(fù)建設(shè)、實(shí)際效率低下的問題。根據(jù)上述相應(yīng)的版塊，首先由職工自己填寫、申報(bào)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，再分別由歸口部門進(jìn)行常規(guī)業(yè)務(wù)審核，校級最終審批，這樣可以實(shí)現(xiàn)各類信息“一次填報(bào)、多方復(fù)用、一體管理、互認(rèn)共享”。這個(gè)人事管理信息化平臺應(yīng)具備手機(jī)APP功能和網(wǎng)頁功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、審核、監(jiān)督和決策功能，做到數(shù)據(jù)無線上傳，及時(shí)更新。

3? ? ?結(jié) 語

隨著互聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)對工作生活的影響越來越大，國家對高職院校也提出“數(shù)字化校園”“智慧校園”的工作要求。在這個(gè)背景下，高職院校在開展人事管理時(shí)，也要朝著信息化的趨勢發(fā)展，分析人事管理策略中存在的問題，加快高職院校人事管理機(jī)制改革步伐，這是人事管理發(fā)展的必然趨勢，也是當(dāng)前高職院校發(fā)展的客觀需要。

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