李楠
【摘 要】醫(yī)學(xué)檔案管理工作是醫(yī)學(xué)發(fā)展不可或缺的堅實后盾和保障,是推動醫(yī)學(xué)發(fā)展的一大助力。通過對醫(yī)學(xué)檔案管理工作要點進行闡述,并對其現(xiàn)狀進行分析,指出在其發(fā)展過程中所存在的問題以及亟待解決的弊端,并提出針對性的措施和方法,使醫(yī)學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢明朗化。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)檔案;檔案管理;工作要點;發(fā)展趨勢
【中圖分類號】R197.323 【文獻標識碼】B 【文章編號】1002-8714(2020)03-0-02
伴隨著社會科技的進步和醫(yī)學(xué)研究的進展,越來越多的醫(yī)學(xué)檔案都需要進行檔案管理。醫(yī)學(xué)檔案不僅僅是醫(yī)學(xué)發(fā)展進程的反映,還是整個醫(yī)院科研成果和醫(yī)學(xué)應(yīng)用能力的反映。因此,醫(yī)學(xué)檔案的管理工作需要十分重視。目前由于相關(guān)管理的滯后性使得醫(yī)學(xué)檔案管理工作進展受制,需要改變現(xiàn)狀就得保障工作要點的順利進行和突破,緊跟醫(yī)學(xué)檔案管理工作的發(fā)展趨勢,為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
1 醫(yī)學(xué)檔案管理的工作要點
1.1檔案管理的首要條件
進行材料的收集,在材料文件的形成和組建的時候,作為管理人員就要把握住相應(yīng)的文件是如何形成的,要找到文件形成時候的對應(yīng)規(guī)律,然后再利用能夠使用的設(shè)備設(shè)施進行檔案資料的合成和收集,在整理的時候需要保證資料的完整性,并且要保證每個步驟上的規(guī)范性,把握好時間,在文件需要進行查閱時做好對應(yīng)的工作,在各個部門落實好文件的回收工作[1]。醫(yī)學(xué)檔案管理的工作要點就指明要想做好檔案管理,就必須首先做好文件的收集整理工作,落實文件的情況,還要做到及時回收,保證檔案的完整性。
1.2檔案管理的要點
做到有層次有選擇,在整理檔案的時候也要分清主次,把握需求的重點,將重要的檔案提前進行整理歸檔,保證重點文件本身的時效性,在選擇歸檔的時候一定要注意當(dāng)前歸檔的文件是否已經(jīng)完成當(dāng)前階段需要解決的問題,必須保證歸檔的檔案嚴謹有序。而且在檔案歸檔整理中,要具有敏銳的觀察和判斷力,認真細致的觀察材料中所闡述和解決的問題,將其中內(nèi)容和形式作用相似的文件進行篩選,選擇其中的有效信息進行存檔,不要將許多繁長冗雜的內(nèi)容重復(fù)的歸檔,保障檔案管理的有效利用度[2]。而且在歸檔時要注意到文件的關(guān)聯(lián)性和主次,將有聯(lián)系的材料整合在相同的卷組之中,這樣不僅能保證資料的完整性,還可以在需要使用資料的時候更簡單明了的找到相應(yīng)的資料,提高文件的利用效率,保證檔案利用價值的最大化。在檔案管理中需要劃分好檔案需要進行保管的年限,定期清理無用檔案,保障所存檔案的價值。
2 醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析
2.1醫(yī)學(xué)檔案管理制度與現(xiàn)代化進程脫軌
雖然說為了適應(yīng)快速發(fā)展的經(jīng)濟社會,各地區(qū)都有進行了對醫(yī)院管理制度的制定和完善,但是對于管理工作中的醫(yī)學(xué)檔案管理觸及的卻是寥寥幾語,更有甚者連醫(yī)院進行的考察中都沒有檔案管理的存在。作為一個鮮有人問津的區(qū)域,自然導(dǎo)致了許多問題,檔案管理人員思想懈怠,消極怠工,造成收集的檔案效率不僅低而且收集的檔案還并不完整。
2.2檔案信息化管理人才缺失
醫(yī)學(xué)研究周期都是比較長的,并且過程中還有各種多樣化的信息記載,很多不同的研究課題都有不同的載體形式,記錄的載體和形式也都有所不同,這就導(dǎo)致進行醫(yī)學(xué)檔案管理需要較長的時間跟進,并且需要一定的專業(yè)性知識去進行分門別類的管理,分類和整理。管理人員缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)就會導(dǎo)致工作效率低下。
2.3檔案管理缺乏現(xiàn)代化設(shè)備和手段
如果只是通過手工進行資料檔案管理,那么肯定會出現(xiàn)一系列的諸如工作效率低下,歸檔信息不全等問題,在科技發(fā)展的當(dāng)下,信息化時代的到來,電子檔案逐漸應(yīng)用于醫(yī)學(xué)研究領(lǐng)域,但是很多存檔設(shè)備都達不到要求,致使現(xiàn)代化檔案管理進程受阻,而且大多數(shù)的基層醫(yī)院還是多以紙質(zhì)檔案作為主要的檔案管理手段,落后的設(shè)備使得信息化和數(shù)字化的檔案管理很難進行突破,自動化管理遲遲無法實現(xiàn)。
3 醫(yī)學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢及創(chuàng)新
隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化程度的不斷加深,許多新興技術(shù)不斷投入到醫(yī)學(xué)建設(shè)中去,對于檔案管理的管理手段和管理流程都具有非常大的益處。同時在當(dāng)下這個信息時代中,檔案管理也會逐漸公開化,管理理念會逐步轉(zhuǎn)變和提升,這對于檔案管理的合理性和有序性也是有極大裨益的。同樣的,根據(jù)現(xiàn)象尋求措施也是對醫(yī)學(xué)檔案管理發(fā)展趨勢的一個探討。
3.1促進管理制度與現(xiàn)代化進程接軌
給予檔案管理足夠的重視程度,通過規(guī)范合理的制度保障構(gòu)建新型優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度,與現(xiàn)代化管理接軌,貫徹落實好檔案管理工作,提高工作效率和質(zhì)量,針對材料收集、整理歸檔、取調(diào)使用等流程都進行專門的管理措施應(yīng)用。提高檔案管理人員的熱情和工作積極性,從資料收集到歸檔管理都給予相應(yīng)的保障,讓檔案管理人員能夠行之有效的實現(xiàn)最佳管理目標。
3.2提升信息化時代下的人才素養(yǎng)
檔案管理工作既然需要相應(yīng)的經(jīng)驗和專業(yè)知識,那么對檔案管理人員進行技術(shù)知識培訓(xùn)就是十分必要的,管理者的能力高低是管理工作能否有效開展的重中之重[3]。首先從內(nèi)部建立相應(yīng)的培訓(xùn)制度,并且逐步進行完善健全,定期或不定期開展培訓(xùn)課程和培訓(xùn)活動,讓管理者實時提升自己的管理能力和管理水平,更好的推動管理工作的開展。同時挖掘優(yōu)秀的具備信息化管理能力的人才對檔案管理進行優(yōu)化推動,發(fā)揮優(yōu)秀人才在信息化時代中的關(guān)鍵作用,提升檔案應(yīng)用更大的力量。
3.3推進大數(shù)據(jù)時代下的自動化管理
在現(xiàn)代化信息模式下,可以使用智能管理系統(tǒng)進行管理。比如將需要進行歸檔的檔案進行分類編碼,將實體檔案運用整理的方法通過編碼的方式形成設(shè)計方案,在管理系統(tǒng)中模擬整個管理的運行,實現(xiàn)自動編制運行。這就是通過輸入方案名稱,選擇和實體檔案架同樣的組成部分進行輸入,然后對已經(jīng)設(shè)定好的檔案門類進行編碼輸出,自動顯示在整理檔案門類界面。通過大數(shù)據(jù)、云計算和區(qū)塊鏈技術(shù)等實現(xiàn)檔案的自動化管理。
參考文獻
[1] 黃瑋.探析醫(yī)院檔案資源重要性與管理工作要點[J].傳媒論壇,2019,2(09):153.
[2] 趙繼業(yè).淺析醫(yī)院檔案歸檔工作要點[J].臨床醫(yī)藥文獻電子雜志,2017,4(14):2720-2721.
[3] 周建華.婦幼保健院檔案管理實踐中的問題與新思路解讀[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(15):135.